4 Тексты документов
Текст документа составляется на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов, направляемых: в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, составляются на русском языке.
Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.
Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.
Сплошной связный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях.
Такой текст применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.п.Тексты подразделяются на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной
буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу.
В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.Например:
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 2001г. № 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов" предлагаем Вам...
Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.
Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.
Например:
Структура текста положения об организации (или о подразделении) состоит из разделов:
Общие положения.
Задачи.
Функции.
Права.
Ответственность.
Взаимоотношения.
Структура должностной инструкции включает разделы:
Общие положения.
Должностные обязанности.
Права.
Ответственность.
Взаимоотношения.
В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение и т.д.), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа: п р и к а з ы в а ю, п р о ш у, о б я з ы в а ю (слово пишется в разрядку).
В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова П р и к а з ы в а ю.
Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий.
Действия одного характера или одного исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:п р и к а з ы в а ю:
1. Создать комиссию в составе ...
В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.
п р и к а з ы в а ю:
Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект инструкции для клиентов банка об организации работы по осуществлению валютного контроля.
Начальнику Юридического отдела Мельникову С. Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативно- методические документы.
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя группами арабских цифр.
Например: Срок представления 15.03.2001.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов, Например:
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя
председателя правления банка Сидорова К.М.
или
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления, решения и т.д.), используется форма изложения текста от третьего лица единственного лица (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛИ).
В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от глагола во множественном числе (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).
В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть строится по схеме: Председатель - . Секретарь - . Присутствовали: Приглашенные:. .Далее приводится повестка дня, пункты которой отвечают на вопрос: о чем?
Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).