Составление описей дел.
требованиями, ежегодно составляются описи.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).
На предприятии в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивной службы. По архивным описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи предприятия, которую готовит архив, и по которой он сдает дела на государственное хранение.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером). Порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделении устанавливается по согласованию с архивом. Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же". При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Вид системы хранения документации, которая используется фирмой, зависит от ее размеров и типа работы.
Какой бы метод систематизации не использовался, полная система хранения документации должна иметь следующие свойства:
занимать как можно меньше пространства в канцелярии или офисе,
быть быстрой и простой для использования,
иметь возможность увеличения или уменьшения,
обеспечивать легкую локализацию требуемой информации,
позволять надежно хранить конфиденциальную информацию,
использовать правильную классификацию документов и дел.
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа (в службе ДОУ или канцелярии).
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Машинограммы, используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
В организациях могут быть использованы следующие типы систем слежения за выданными документами (делами):
алфавитные перечни,
карточки выдачи,
«пустые бумажники».