2.3. Программные средства для автоматизации поддержки принятия управленческих решений
Какие принципиальные выгоды приносит использование компьютеров или комплексной автоматизации деятельности предприятия? Отвечая на данный вопрос, следует учитывать следующие особенности компьютерных технологий:
во-первых, происходит реальное снижение операционных из-держек;
во-вторых, выгоды формируются за счет повышения качества управленческих решений.
Реализованная в управленческом учете экономическая модель предприятия позволяет строить классическую схему управления по следующим этапам:
планирование работ;
сбор и анализ данных о происходящих процессах;
анализ соответствия фактических результатов плановым показателям;
разработка организационных, финансовых, маркетинговых и иных процедур, снижающих влияние неблагоприятных факторов, к которым можно отнести снижение рыночного спроса или изменение стоимости комплектующих изделий;
• адаптация дальнейших планов работ с учетом сложившихся условий.
При всей своей очевидности такая схема управления предприятием на практике не имеет универсальных решений.
Она формируется с учетом специфики и масштаба производства, существующего управления, уровня детализации решаемых задач.Таблица 2.5
Участие различных типов ИС в процессе принятия решений Фазы приня ИСУ СППР ИСМ ЭС тия решений Изучение Основная Дополнительная Цель ис- Диагностика проблем помощь помощь пользования Сбор данных Использова Дополнительная Цель ис- Интерпрета- ние СУБД СУБД пользования ция данных Разработка - Основная по- - Основная возможных мощь помощь альтернатив Выбор - Частично - Частично решения Реализация Использова- Электронная Электронная Использова- решения ние сети терминалов почта (ТКС) почта (ТКС) ние сети Оценка ис Периодиче Сбор специали- Периодические отчеты полнения ские отчеты ных данных В этом отношении интересен опыт западных компаний.
По оценкам западных специалистов, свыше 30% из подлежащих исследованию крупных предприятий поддерживает более двух методов оценки себестоимости выпускаемой продукции, практически реализуя принцип «расчет разной себестоимости для разных задач». В это понятие вкладываются, как минимум, три типа себестоимости: - себестоимость по центрам ответственности - для планирования и контроля деятельности ответственных исполнителей;полная себестоимость - для установления цен и принятия других оперативных решений в нормальных обстоятельствах;
прямая производственная себестоимость - для установления цен и принятия других оперативных решений в специфических обстоятельствах, если необходимо задействовать свободные производственные мощности. Такой подход [36] позволяет снизить методические погрешности различных учетных процедур и детальнее воспринимать взаимосвязь происходящих процессов.
Очевидно, что в этом случае информационные технологии являются важнейшим инструментом поддержки принятия решений, обеспечивающих устойчивость развития бизнеса в рыночных условиях.
Комплексная автоматизация финансово-хозяйственной деятельности для предприятия, безусловно, проект инвестиционный. Однако попытки ответить на этот вопрос в традиционных категориях анализа инвестиционных проектов, построенных на основе сравнения денежных потоков, будут некорректны, прежде всего, потому, что прямая экономия на операционных издержках, как правило, несопос-тавима с экономическим эффектом, который достигается при детальном знании и контроле за происходящими процессами. Если считать текущее снижение операционных издержек основной статьей доходов от автоматизации, то в большинстве своем такие проекты окажутся просто нерентабельными.
Основная отдача от новых форм управления, построенных с использованием информационных технологий, складывается из целого ряда преимуществ, имеющих иную природу. Одним из важнейших преимуществ является обеспечение устойчивости функционирования
предприятия при изменениях рыночной конъюнктуры и его конкурентоспособности.
Конечно, автоматизированные системы масштаба предприятия не дадут ответа типа «выпускать/не выпускать продукцию».
Это сделают управляющие. Их интуиция, подкрепленная расчетами, позволит сделать лучший выбор с учетом анализа влияния разнообразных рыночных и производственных факторов. Построить необходимую информационно-аналитическую работу на предприятии без информа-ционных технологий на сегодняшний день практически нереально. По этой причине количественные оценки экономической отдачи от проектов комплексной автоматизации значительно усложняются. Эти оценки уже нельзя рассматривать в отрыве от самого бизнеса и умения использовать с выгодой эти возможности.Поэтому, перефразировав военную поговорку, скажем так: автоматизация «...не догма, а руководство к действию». Естественно без современных информационных технологий не может быть и речи о масштабной и эффективной деятельности предприятия.
Первоначальным этапом формирования интегрированной информационной системы является автоматизация управленческого и финансового учетов. Как раньше уже было отмечено, главная цель управленческого учета - информационная поддержка принятия управленческого решения, поэтому она является, с позиции элементов ИС, методикой формирования, накопления и агрегирования информации.
ИС, как компьютерная технология, является сложной многоэлементной электронной системой. Мы остановимся на прикладном программном обеспечении, в частности прикладных программных
пакетах (ППП) информационно-управленческой направленности, так как в рамках нашего исследования это наиболее значимый элемент. Ряд разработчиков компьютерных информационных систем (В. Чистяков, А. Горланов, А. Клепач, П. Кузнецов) предлагают следующую стандартную классификацию бухгалтерских программ*
Мини-бухгалтерия (СЭОД);
Интегрированные бухгалтерские системы (ИСУ);
Бухгалтерские конструкторы (ИСУ+СППР);
Корпоративная бухгалтерия и управление финансами (ИСУ+СППР+ЭС).
Нами были проанализированы программы второго и третьего класса (1С:Бухгалтерия, Инфо-бухгалтер, Парус 97, «Гримо»). Обзор данных программ мы провели на основе научно-критической литературы по данным разработкам, инструкциям по их применению, личном опыте в практическом использовании.
Оценка производилась с позиции пользования (удобность программы, наглядность, широта возможностей), настройки программы применительно к конкретным условиям предприятия (технологичность), и возможности расширения и модификации в будущем (модифицируемость, масштабируемость).Предпочтение было дано программным продуктам фирмы 1С (1 С: Бухгалтерия ). Поскольку в исследованиях в основном ведутся разработки на базе «1С: Бухгалтерия 7.5», то конкретней остановимся на некоторых ее особенностях и преимуществах, которыми мы воспользовались в наших разработках.
Более подробно о критериях классификации см. [52, 137]
Как и в предыдущих версиях программы, ведение бухгалтер-ского учета в «1С: Бухгалтерия 7.5» основывается на плане счетов. Кроме собственно синтетического учета, настройка плана счетов оп-ределяет возможности ведения валютного, аналитического и количе-ственного учета.
В версии 7.5 (7.7) реализованы значительно более широкие возможности настройки плана счетов:
настройка длины кодов счетов и субсчетов;
настройка количества уровней субсчетов к счетам;
возможность создания нескольких планов счетов.
Первая возможность особенно актуальна в связи с тем, что последнее время все чаще появляются публикации, посвященные переходу к новому трехзначному плану счетов, активным сторонником которого является профессор В.Ф. Палий (более подробно см. [102]). И более того, данный вопрос уже поднимался на Съезде бухгалтеров и аудиторов (г. Москва, май 1998 г.). Возможности программы позволяют безболезненно перенастроить на 3-значный план счетов.
Вторая возможность позволяет точнее детализировать отчет по центрам ответственности
Третья - позволяет на единой информационной базе формировать баланс, адаптированный к анализу со стороны высшего руководящего звена (управленческий).
Но одной из наиболее важных особенностей в версии 7.5(7.7) является многомерная аналитика. Многомерная аналитика позволяет вести несколько независимых друг от друга разрезов аналитического учета. Данная версия допускает использование до 5 разрезов аналитического учета, что дало возможность реализовать систему норма-
тивного учета себестоимости продукции в сельскохозяйственном производстве.
Кроме всего вышесказанного, хотелось бы отметить, что «1 С: Бухгалтерия» позволяет реализовать значительную часть возможностей управленческого учета путем его автоматизации. «1 С: Бухгалтерия» является компонентой программной системы «1 С: Предприятие» (см.рис.6). Это позволит в дальнейшем увязать ее с рядом других компонентов «1С: Предприятие» (1С:Расчет, 1 С: Оперативный расчет), и тем самым создать предпосылку для перехода предприятия от автоматизированного управленческого учета к интегрированной информационной системе предприятия.
В отличие от конкурирующих систем автоматизации производства, в которых сделано умышленное разделение учета на модули типа «Банк», «Касса», «Склад», «Материалы», т.е. по объектам учета, в системе «1 С: Предприятие» введено разделение учета по видам: бухгалтерский, оперативный, расчетный.
Легко увидеть, что при помощи этих видов учета возможно построение любого объекта, например «Бухгалтерия» или «Себестоимость». Таким образом, изначально комплекс «1 С: Предприятие» является более полной системой в отличие от конкурирующих.
Налицо тенденция развития финансово-бухгалтерских систем до уровня предприятия. Подтверждением тому является охват компьютерными программами все большего количества функций: пару лет тому назад они работали на уровне проводок, а сейчас уже могут продавать, покупать и делать выводы.
Будем надеяться, что скоро они научатся прогнозировать и смогут помогать принимать решения.
Таблица 2.6
Сравнительная оценка прикладных программных пакетов ин-формационно-управленческой направленности Основные аспекты сравнения 1С: Бух-галтерия Инфо- Бухгалтер Парус 97 ГРИМО Фирма -разработчик 1С «Инфор-
матик» . Парус НТФ
Гримо Формирование бухгалтерской отчетности ТК ТК ТК ТК Автоматизация бухгалтерского учета операции по банку
основные средства и нематериальные активы
материалы и МБП товары и услуги учет производства продукции взаиморасчеты с организациями расчеты с бюджетом ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК ТК Гибкие возможности учета использование нескольких планов счетов
многоуровневые планы счетов
многомерный аналитический учет
многоуровневый аналитический учет
количественный учет
ведение на одном компьютере учет для
нескольких организаций
ведение консолидированного учета V V V V V V V V V V V V V V V V V V V Гибкость и настраиваемость настраивать систему на различные виды учета и реализовать любую методологию учета
создавать новый справочник настраивать внешний вид и поведение форм для ввода информации изменять экранные и печатные формы создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации
систему учета V V неора- нич. огранич. неогра- нич. огранич. V V V V V неора- нич. огранич. огранич. огранич. конфи-
гур. модульн. модульн. модульн. Открытость и доступность возможность импорта и экспорта ин-формации через текстовые файлы поддержка средств интеграции приложений: OLE, OLE Automation и DDE V V V V V
Основные аспекты сравнения 1С: Инфо- Парус ГРИМО Бух Бухгалтер 97 галте рия Средства администрирования V V V назначать пользователям пароли на вход в систему
назначать права на доступ к информа V V V V V ции получать историю работы пользовате лей Сетевая версия КС КС КС ФС Минимальная стоимость внедрения на 540 950 1.020 350 условную единицу АРМ (сетевая вер-сия), долл.США Примечание. V - поддерживает, допускает, позволяет, в наличии; ТК - типовая конфигурация; ДН - дополнительная настройка; КС - «клиент-сервер»; ФС - «файл-сервер».
Сегодня управленцы хотят в реальном времени видеть текущие остатки на складе и суммы задолженности своим поставщикам. Завтра они захотят, чтобы машина в реальном времени прогнозировала поведение их конкурентов и т.п. Одним словом, все идет к тому, что такие понятия, как "бухгалтерская программа", "информационно- справочная система", "склад", "программа анализа финансовой деятельности предприятия", будут заменены одним понятием "Информационная система предприятия". Естественно, что для таких задач необходимы и соответствующие технические решения.
Таким образом, с позиции информационных технологий, управленческий учет представляет собой методику формирования, накопления и агрегирования данных, т.е. является структурно- логической схемой движения информации от входных данных до формирования аналитической информации и предоставления ее управляющим.
Обзор программно-инструментальных средств бухгалтерского направления показал, что современные информационные технологии позволяют в значительной мере реализовать аналитический потенциал управленческого учета. Наиболее удачным, на наш взгляд, является выбор программы «1С:Бухгалтерия» в сочетании с MS Office.
Рис. 2.7. Структура программного комплекса «1С: Предприятие»
Минимальные требования к аппаратной части для версии 7.5: компьютеры с процессорами не ниже Pentium 100, оперативная память не ниже 16 Мб, операционная система Windows 95. Для версии 7.7 и выше желательно использование процессоров Pentium II и операционной системы Windows 98 (2000).
Перечисленные требования определяют инструментальную часть системы для реализации аналитических функций управления и СППР. Функциональные возможности и особенности использования упомянутых систем в совокупности с методическими средствами будут рассмотрены ниже.