Обработка отправляемых документов.
согласование проекта документа,
проверка правильности оформления проекта документа секретарем,
подписание документа руководителем,
регистрация документа,
отправка документа адресату,
подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за
исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
Важнейшей процедурой в обработке всех групп документов является регистрация.
Она необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.Существуют несколько систем регистрации документов в организации:
централизованная, когда все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации, поэтому является наиболее эффективной,
децентрализованная, которая предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях),
смешанная, когда часть документов с учетом специфики предприятия регистрируется централизованно, а другая - в структурных подразделениях.
Регистрация всегда должна быть однократной. Документы целесообразно регистрировать один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, документы, имеющие гриф ограничения доступа, контракты или договоры и т.д. При регистрации
каждой группе документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров.
В практической деятельности используются две регистрационные формы: журналы и карточки (приложение 7).
Гораздо чаще, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по картотекам, используя различные признаки классификации.Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют и включают: индекс (номер) документа, дата документа,
автор документа - для входящих документов,
адресат - для исходящих документов,
резолюция,
исполнитель,
подпись исполнителя,
срок исполнения, отметка об исполнении,
номер дела.
Фирма по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф.
Для регистрации документов с помощью ПЭВМ можно использовать те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документов на ПЭВМ может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).