2.1. Информационные аспекты управленческих решений

Проанализируем современные подходы к процессу управления предприятием, а точнее рассмотрим единый процесс функционирования предприятия, но с разных сторон и в разном понятийном аппарате.

Общеизвестно, что управление представляет собой синтез науки и искусства, причем ряд ученых отдает приоритет последнему компоненту. Результаты выполнения формализованных аналитических процедур не являются, по крайней мере, не должны являться, единственным и безусловным критерием для принятия того или иного управленческого решения. Они в некотором смысле служат «материальной основой» управленческих решений, принятие которых основывается также на интеллекте, логике, опыте, личных симпатиях и антипатиях лица, принимающего решение. Эти «нематериальные» компоненты в отдельных случаях могут иметь приоритетное значение. И тем не менее, в настоящей работе будут рассматриваться именно «материальные основы».

Взаимообусловленность информационных интересов субъектов рыночных отношений Потребители Производители Общественность Соответствие заявленных рекламой и службой ин-формации свойств товаров действительным свойствам Закрепление за предпри-нимателем потребителей благодаря высокому каче-ству представляемой услуги Контроль за выпуском товаров надлежащего качества Безопасность потребления товара Престиж торговой марки ограничение риска для третьих лиц (правовой аспект) Пригодность товара к ис-пользованию и его на-дежность. Уровень торго-вого обслуживания и со-блюдение сроков поставки заказанного товара Эффективность каналов распространения товара на рынке.

Возможности расширения коммерческой сбытовой сети Минимальное загряз-нение окружающей среды.

Деление процессов управления на функции - это «классический» подход к их рассмотрению. В специальной литературе в настоящее время отсутствует единый подход к определению сущности и классификации функций управления.

Одни экономисты (О.В.Козлова, И.К.Кузнецов, Г.Х.Попов) в понятие функции управления вкладывают организационные аспекты, отражающие ее целенаправленное воздействие на объект в общей системе управления. Например, Г. Х. Попов определяет функцию управления как особый вид управленческой деятельности, продукт процесса разделения труда и специализации в сфере управления [108]. О.В. Козлова и И.К. Кузнецов считают, что под функцией управления, понимается совокупность решений, действий или процессов, объединенных общностью объекта и решаемых задач по управлению производством [74].

Другие экономисты при определении сущности функции управления основное значение придают действиям субъекта управления. Л.С. Бляхман и А.А Маркин характеризуют функцию управления как "области (роды и виды) управленческой деятельности, закрепленные за определенными функциональными службами (сотрудниками) и различающиеся по содержанию" [21].

Различный подход к определению сущности функции управления предопределяет и наличие разнообразных идентификационных признаков, положенных в основу классификации.

Так, О.М. Бобровым в основу классификации функций управления положены следующие признаки: стадии производства, содержание выполняемых работ, характер и производительность труда, функциональная принадлежность [22]. А.А.Годунов выделяет функции организации системы управления и функции управления процессом производства (общие и специфические) [35]. Г.Х. Попов классифицирует функции по таким признакам: функции управления, отражающие объект управления; функции управления, отражающие черты самого управления; функции руководства и специализированные функции управления [108].

Иной подход к классификации функций управления использован В.В.Смирновым. Основой классификации функций управления, по его мнению, должны быть задачи управления. В этой связи все задачи управления он представляет в виде двух больших групп. В первую группу, именуемую общей, входят задачи, решение которых приводит к образованию системы производства, обеспечивает ее устойчивость, надежность, развитие. Во вторую, именуемую специфической, - непосредственно производственные, научно-технические и политические. Каждой группе задач управления соответстует перечень функций управления [120].

Говоря о функциях управления, следует различать понятия "функции управления" и "функции органов управления". Важнейшей особенностью функций управления является характер их происхож-дения, обусловленный потребностями постоянно развивающегося производства, они характеризуют функционирование системы в целом; функции же органов управления характеризуют деятельность структурных подразделений системы управления.

Мы разделяем точку зрения той группы экономистов, которые считают, что в процессе управления объектом следует выделить функции, именуемые общими, или функции первого порядка, ибо они присущи любой системе управления производством, а значит и предприятия, хотя по вопросу состава и количества этих функций экономисты высказывают различные суждения.

В современных публикациях отечественных (О.С. Виханский, И.Н. Герчикова, З.П. Румянцева, А.И. Наумов, Н.А. Саломатин) и за-рубежных (М. Альберт, М. Мескон, Ф. Хедоури) авторов, помимо ранее прозвучавших функций планирования, контроля, регулирования (координации), аргументируются такие функции как маркетинг, мо-тивация, нормирование и т.д. Основываясь на позиции, что набор ос-новных функций должен охватывать полностью все виды деятельности по осуществлению управленческого цикла, мы полагаем, что управление хозяйственной деятельностью на всех стадиях кругооборота средств осуществляется с помощью следующих основных функ-

ций: планирования, организации, контроля, координации, мотивации. При этом анализ и учет мы, так же как и профессора З.П. Румянцева и Н.А. Саломатина, считаем инструментом выполнения функции контроля.

Перечисленным функциям присуща определенная стадийность:

первая стадия предполагает наличие цели, ее постановку, разработку программы, планы действий и соответствующую организацию с тем, чтобы привести систему в заданное состояние (планирование и организация);

вторая стадия предусматривает наблюдение, фиксацию, переработку информации о действительном состоянии объекта с выявлением отклонений в их причинной связи и зависимости реального экономического процесса от плановой модели (контроль (учет и анализ));

третья стадия заключается в сравнении и сопоставлении фактических данных исследуемого объекта с заданными параметрами, разработке и последующей реализации управленческих воздействий на объект управления с целью регулирования его фактического состояния (контроль (анализ) и координация).

Что же касается функций управления второго порядка, то, на наш взгляд, к ним следует отнести конкретные (специальные) функции управления, представляющие собой функции органов управления, которые определяются исходя из целесообразного разделения труда внутри управляющей системы применительно к конкретному уровню хозяйствования предприятия (службы, отдела, бюро и т.п.).

Хотя общие и конкретные функции управления в технологии исполнения и объеме выполнения работ имеют много различий, но

целевая направленность функций второго порядка не может быть не тождественной функциям первого порядка, иначе будет нарушен принцип объективности и научности управления. К тому же на практике все функции в процессе управления конкретным объектом взаимодействуют между собой. Поэтому, несмотря на выявленную четкость состава общих функций и их стадийность, в процессе управления при решении комплекса задач, связанных с экономным и рациональным использованием ресурсов на всех стадиях кругооборота средств, между собой взаимодействуют все функции, ибо на практике ни один организационно-структурный орган не занимается только одной функцией. Поэтому затруднительно, а порой и невозможно отделить одну функцию от другой. К тому же, нам представляется, что и не следует стремиться к этому, а в целях повышения эффективности управленческих решений необходимо привести в действие все функции управления, создавая условия для оптимального их взаимодействия. Именно в интегрированном подходе видится оптимальность процесса управления конкретным объектом.

Функциональный подход достаточно эффективен при выработке форм рационализации регламентированных, рутинных операций в процессе управления. В течение длительного времени, когда основным типом структур были линейно-функциональные, условия управления характеризовались стабильностью целей, технологий, внешней среды и т. п. Этот подход позволял успешно решать многие организационные проблемы, однако в современных условиях все больше проявляются его слабости. Главная из них состоит в том, что разделение процессов на функции не раскрывает механизма их интеграции. Каковы, в частности, «стыки» разных функций, последовательность и приоритеты их осуществления, роль в достижении ко-

нечных результатов? Эти вопросы обостряются, когда организация попадает в условия сильной неопределенности, вынуждена постоянно осуществлять поиск новых курсов действий, решений, использовать «нерутинную» технологию и т.п. Поэтому функциональный подход к процессам управления все чаще дополняется, а иногда и заменяется другими, более гибкими подходами (например, процесс принятия решения).

Важным положением современной теории управления является рассмотрение принятия решений не только как «акта выбора» курса действий, результат которого оформляется документально, и не как одной из функций управления, помещаемой между функциями «планирование» и «организация», либо отождествляемой с функцией «руководство», а как всеобъемлющего организационного процесса. «Корни процесса принятия решений,— справедливо пишет В. Коур, - уходят далеко в глубь организации. Основанные на широком применении здравого смысла, они простираются далеко за пределы форм и ритуалов формальной организации и ее рациональных процедур. Следовательно, полностью характер принятия решений в организации не так легко выявить» [42].

Обзор управленческой литературы зарубежных (М. Мескон, Ф. Хедоури и т.д.) и отечественных авторов (О. Виханский, Л. Евенко, В. Кондратьев, Л. Матвеев, А. Наумов, З. Румянцева) выявил тот факт, что нет однозначного толкования, состава и содержания элементов (этапов) процесса принятия решений. При всем разнообразии подходов представляется возможным выделить шесть основных фаз принятия решений:

сбор данных и определение целей;

изучение и анализ проблем;

разработка и анализ альтернатив;

выбор решения;

реализация решения;

оценка исполнения.

Это, однако, не означает, что в действительности этапы процесса принятия решений осуществляются строго в данной последовательности. По образному выражению Г. Саймона, процесс принятия решений представляет собой «колесо в колесе», когда каждая стадия включает в себя все остальные и сочетание фаз и стадий в процессе разработки проблемы может принимать любые формы [42].

Процесс принятия решений тесно сопряжен с процессами «решения проблем» и «творческого мышления» по тому кругу вопросов, которые возникают в процессе хозяйственного управления. По структуре эти три процесса весьма сходны. Различия же между ними состоят в следующем: принятие решения — это выбор курса действия, предназначенного к реализации; решение проблем означает интеллектуальный процесс по нахождению (будь то новая разработка или заимствование) рациональных курсов действий; творческое мышление — это выработка непременно новых, ценных, оригинальных идей, путей развития в нестандартных ситуациях.

Не вдаваясь в более подробное рассмотрение сущности этапов процесса принятия решений и их взаимосвязей, мы считаем целесообразным сформулировать объективные преимущества данного подхода для наших исследований:

во-первых, это является одной из основ «процессного подхода» к управлению предприятием, когда выделяются центры принятия

решений, а не функции управления и проектируются процессы, обеспечивающие работу этих «центров»;

во-вторых, это основа «системного анализа» для решений сложных слабоструктурированных проблем, ибо этапы системного анализа есть не что иное, как перечисленные выше этапы процесса «принятия решений» (точнее «решения проблем»), но с некоторой детализацией, отражающей применение метода моделирования (построение модели, формулировку критерия, анализ чувствительности и т. п.).

в-третьих, это основа гибкого подхода к применению формальных (математических, системных, машинно-имитационных) методов, когда в зависимости от полноты информации об элементах проблем (целях, альтернативах, затратах, моделях, критериях) они относятся либо к числу программируемых проблем («рутинных» и «хорошо структурированных»), решаемых с помощью математики, либо непрограммируемых («слабо структурированных» и «неструк-турированных»), решаемых с помощью системного анализа;

в-четвертых, это основа построения рациональной методологии формирования управленческих информационных систем.

Традиционный подход, доминировавший в 50...60-х годах, был ориентирован на «рационализацию информационных потоков» с целью сокращения административно-управленческого персонала и повышения качества и эффективности выполняемых им операций. Более современный подход, ориентированный на «рационализацию принятия решений», предполагает, что диагноз проблем, классификация решений, определение потребностей в информации со стороны руководителей, их принимающих, и специалистов, их подготавливающих, — отправной момент формирования УИС.

Более подробно мы изложили свое отношение к «старым» АСУ и современным управляющим информационным системам в следующих разделах.

Также хотелось бы отметить, что при всем многообразии подходов к исследованию процесса принятия хозяйственных решений в нем можно выделить три основных аспекта:

кибернетический, основанный на представлении о принятии решений как о процессе переработки информации;

организационный, состоящий в выявлении взаимосвязанной последовательности действий индивидуумов и групп в организации при выработке решений;

психологический, заключающийся в рассмотрении процесса принятия решений с точки зрения мышления и психической деятельности людей.

Исходя из поставленных задач исследования, наиболее близок к нашей работе кибернетический аспект процесса принятия решения, так как информация как средство управления выступает коррелятором организованности системы и служит основой процесса принятия оптимальных управленческих решений. Это определяет необходимость повышения качества всей ее совокупности, представляющей информационный базис экономической системы управления предприятием.

Кстати, следует подчеркнуть, что именно кибернетический аспект процесса управления подтверждает, что функциональный подход и подход с позиции процесса принятия решений не противоречат друг другу. Это наглядно демонстрирует предлагаемая нами схема реализации решений в информационном процессе управления (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Функции принятия и реализации решений в информационно- кибернетическом процессе управления

С информационно-кибернетической точки зрения можно считать, что процесс управления реализуется обязательным набором блоков в системе управления [119], включающим:

блок формулировки целей;

блок анализа выходов и постановки проблем;

блок анализа входов;

блок сравнения вариантов решений проблем;

блок принятия (выбора) решения;

блок воздействия на управляемый объект с целью реализации решения.

Важнейшее значение в механизме управления имеет формулировка целей системы как состояний ее выходов, которые признаются наиболее желательными, с точки зрения интересов данной системы и

системы более высокого порядка. Блок формулировки целей является внешним по отношению к системе управления организацией.

Совокупность аналитических и руководящих действий, связанных с формулировкой целей, представляет одну из составных частей функций планирования и контроля. Другая часть этих функций выполняется блоком сравнения, который представляет основное аналитическое звено, занятое осознанием и анализом выявленной проблемы, ее формулировкой, отысканием и оценкой возможных путей ее решения. В блоке принятия решений на основе сравнения вариантов возможных действий руководители с помощью объективных суждений выбирают, какой из предложенных вариантов является предпочтительным (это может быть сделано не сразу, а путем поиска нового, улучшенного варианта плана по требованию руководителя). Такой выбор, являющийся в конечном счете волевым актом руководителей, представляет собой основу функции координации.

В блоке воздействия осуществляются распределение материальных ресурсов между исполнителями решений и выработка административных мер по распределению задач и ответственности между ними, вырабатываются материальные и моральные стимулы выполнения заданий. Это связано с выполнением принятых планов и программ.