9 Экспертиза ценности документов
Оптимальный срок нахождения документов в делопроизводстве - 3 года.
По истечении этого срока обычно принимается решение о дальней шей судьбе документа (оставить для дальнейшего использования, уничтожить или готовить для архивного хранеия).Экспертиза ценности документов на предприятиях проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов на предприятиях может создаваться постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях предприятия с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимается руководителем предприятия.
Функции и права экспертной комиссии предприятия, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел предприятия путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 11).