3.2.2. Процессы управления портфелями проектов в автоматизированной системе управления портфелями проектов

Формирование портфеля проектов (см. Рис.

Инициация проектов портфеля (см. Рис. 27);

Планирование проектов портфеля (см. Рис. 28);

Контроль исполнения проектов портфеля (см. Рис. 29);

Контроль исполнения портфеля проектов (см. Рис. 30);

• Закрытие проектов портфеля (в данной модели не рассматривается).

Первым шагом процесса управления портфелями проектов яв-ляется формирование стратегии организации. Этот процесс может сильно зависеть от специфики деятельности организации: для некоторых организаций стратегия формируется вышестоящими органами (государственные организации, генподрядные организации и т.д.), а для других - это сложный процесс проведения обследования компаний, результатом которого и является формирование стратегии (самым ярким примером является случай антикризисного управления, когда формированию стратегии предшествует долгий этап обследования). В данной работе процесс формирования стратегии организации не рассматривается.

Следующим этапом управления портфелями проектов является формирование портфеля(ей) проектов с учетом выработанной стратегии организации. Общий случай формирования портфеля проектов приведен на рисунке (см. Рис. 26).

Рис. 26. Процесс формирования портфеля проектов

Входными данными процесса формирования портфеля проектов являются стратегические цели развития организации, принятые советом директоров. Следующим этапом является формирование требований к составу портфеля(ей) с учетом поставленных стратегических целей.

излишнем количестве проектов, относящихся к производственным аспектам, при недостаточности проектов, затрагивающих рыночные аспекты деятельности организации;

излишнем числе проектов, направленных на разработку новой продукции при недостатке исследовательских проектов;

слишком большом числе проектов с краткосрочными целями и малом количестве проектов, нацеленных на долгосрочную перспективу;

несоответствии портфеля проектов наиболее важным активам организации;

несоответствии портфеля проектов стратегическим ресурсам организации;

недостаточном учете имеющихся основных возможностей для получения дохода, рисков и др.

В свете вышеперечисленного этап формирования требований к составу портфеля проектов является наиболее критичным для реализации стратегии организации. Результатом данного этапа является формирование требований к составу портфеля проектов.

На основании требований к составу проектов, офисом управления проектами формируется портфель, включающий в себя проекты, которые:

соответствуют установленным требованиям к составу;

являются наиболее эффективными по критичным для организации критериям (сроки исполнения, стоимость, уровень риска, загруженность стратегически важных ресурсов и т.д.);

совокупность всех проектов портфеля должна доставлять ему наибольшую эффективность - это условие является ключевым в управлении портфелями проектов. В состав портфеля могут быть включены и малоэффективные проекты, но совокупность всех проектов должна быть наиболее эффективна.

На следующем этапе сформированный портфель(и) проектов должны быть утверждены советом директоров.

После утверждения состава портфеля(ей) проектов, принимается решение о его инициации и инициации всех проектов, составляющих портфель. На этапе инициации проектов портфеля должны быть составлены укрупненные графики проектов (графики первого уровня). Процесс инициации проектов портфеля приведен на рисунке (см. Рис. 27).

Рис. 27. Процесс инициации проектов портфеля

Входными данными процесса инициации проектов портфеля является утвержденный состав проектов портфеля.

На этапе разработки укрупненных графиков проектов определяются:

сроки исполнения проекта и его этапов (пакетов работ);

бюджет проекта и его этапов (пакетов работ);

состав команды проекта (в данной модели это ответственные за выполнение пакетов работ проекта как из состава организации, так и внешние исполнители).

Далее варианты укрупненных графиков должны быть рассмотрены офисом управления проектами. В наиболее общем слу-чае, чтобы план проекта был реализуемым, в процесс утверждения укрупненного графика должны быть вовлечены все участники проекта (ответственные исполнители). В приведенном же случае, предполагается, что все эти участники участвуют в офисе управления проектами.

После утверждения укрупненного графика проекта , согласованный график первого уровня передается руководителю проекта для формирования подробного плана проекта. На рисунке (см. Рис. 28) приведен процесс планирования проектов портфеля.

Рис.

В процессе планирования проектов портфеля формируются графики второго уровня. Входными данными процесса планирования проектов портфеля является график проекта первого уровня.

Командой проекта формируются подробные данные плана проекта, включающие в себя:

технологию выполнения работ;

длительность и сроки выполнения работ;

ресурсы, необходимые для выполнения работ проекта;

сметную стоимость работ проекта.

Далее эти данные агрегируются на уровне пакетов работ и проектов и предоставляются в офис управления проектами. Основной задачей офиса управления проектами на данном этапе является анализ предоставленных данных по всем проектам и их корректировка с учетом приоритетности портфелей проектов, и входящих в них проектов. Под корректировкой в данном случае понимается изменение сроков выполнения этапов проектов из-за того, что ресурс, необходимый для их выполнения в это время задействован на более приоритетном проекте, замена некоторых объектов на объекты-аналоги для сокращения сроков или стоимости реализации портфеля в целом, перераспределение ресурсов и т.д.

После корректировки детальных данных плана проекта, они утверждаются офисом управления проектами и руководителями проекта и на их основании формируется детальные графики проектов, учитывающие стратегический приоритет проектов и портфелей проектов.

После формирования плана проекта и внесения в него всех корректировок, он утверждается в качестве целевого (базового) плана проекта относительно которого будет осуществляться контроль проектов и портфелей на стадии их реализации.

Следующим процессом управления портфелями проектов является контроль проектов, входящих в состав портфеля и контроль портфеля проектов в целом. Рассмотрим эти процессы по отдель-ности. Процесс контроля проектов, входящих в состав портфеля приведен на рисунке (см. Рис. 29).

Рис. 29. Процесс контроля проектов портфеля

На основании утвержденного плана проекта формируются планы выполнения работ проекта на отчетный период (в зависимости от типов проектов и специфики работы организации, отчетные периоды могут отличаться по различным проектам). За отчетный период команда проекта должна отчитаться о выполнении работ проекта. Данные, поступающие от отдельных исполнителей, агрегируются на уровне пакетов работ и проекта в целом. На основании поступившей фактической информации формируются прогнозные сценарии развития проекта. В случае возникновения отклонений руководителями проектов и офисом управления проектами принимаются управленческие решения о корректировке оставшейся части проекта. Если это решение касается перераспределения ресурсов или изменения сроков в рамках одного проекта, то оно принимается на уровне руководителя проекта, если же

решение затрагивает другие текущие проекты, то оно выносится на уровень офиса управления проектами, который принимает реше-ние «держа в голове» приоритетность тех или иных проектов в рамках портфеля и организации в целом. После принятия решения о корректировке проекта, эти изменения вносятся в его план и дальнейшее выполнение проекта осуществляется по скорректированному плану.

Следующим этапом управления портфелями проектов является контроль выполнения портфеля проектов в целом. Процесс контроля портфеля проектов приведен на рисунке (см. Рис. 30).

Рис. 30. Процесс контроля проектов портфеля

На основании данных по выполнению проектов формируются агрегированные отчеты о выполнении портфеля проектов в целом. Эта информация анализируется офисом управления проектами и предоставляется совету директоров/руководству организации.

Здесь опять же необходимо привести один из принципов портфельного управления: критичным фактором является не выполнение отдельно взятых проектов, а выполнение портфеля проектов в целом. Отклонения, возникающие за счет одного проекта, можно компенсировать за счет других проектов.

Здесь же необходимо отметить, что входными данными процесса контроля портфеля являются не только данные о выполнении отдельных проектов, но и изменение стратегии, изменение активов компании и ресурсов. На основании этих данных офисом управления проектами и руководством организации принимается решение о дальнейшем выполнении портфеля:

корректировке состава портфеля;

изменении приоритетов портфелей/проектов;

изменении технологии;

перераспределении ресурсов;

изменении сроков.

Таким образом, мы получили замкнутый процесс управления портфелями проектов. В процессе реализации, портфель может претерпевать изменения как с точки зрения своего состава, так и сточки зрения параметров составляющих его проектов - сроках, стоимости, ресурсах. Неизменным остается то, что результатом выполнения портфеля проектов (завершение всех проектов, входящих в портфель) является достижение стратегической цели организации.

Последним этапом процесса управления портфелями проектов является закрытие проектов портфеля. На этом этапе информация по реализованным проектам сохраняется в корпоративной базе знания для применения накопленного опыта в будущих проектах.

Далее установим соответствие между математическими моделями управления портфелями проектов и реальными процедурами принятия решений в рамках корпоративных автоматизированных систем управления портфелями проектов - в таблице 14 по строкам перечислены процедуры, по столбцам - модели, символ "+" в ячейке обозначает целесообразность использования данной 168

модели при реализации соответствующей процедуры принятия решений.

Таблица 14

Соответствие между моделями и процедурами принятия решения Модели Процедуры 2.1 Модели и методы оценки эффективности проектов 2.2 Модели и методы форми-рования портфеля проектов 2.3 Модели и методы плани-рования процесса реализации портфеля проектов 2.4 Модели и методы распределения ресурсов между проектами портфеля 2.5 Модели и методы опера-тивного управления портфелем проектов Формирование требова-ний к составу портфеля + + Определение состава портфеля проектов + + Разработка

укрупненных

графиков

проектов

портфеля + + Разработка детальных графиков проектов портфеля: стои-мость/ресурс ы + + +

Модели Процедуры 2.1 Модели и методы оценки эффективности проектов 2.2 Модели и методы форми-рования портфеля проектов 2.3 Модели и методы плани-рования процесса реализации портфеля проектов 2.4 Модели и методы распределения ресурсов между проектами портфеля 2.5 Модели и методы опера-тивного управления портфелем проектов Разработка детальных графиков проектов портфеля: техноло-гия/сроки + + Корректировка графиков с учетом при-оритетов проек-тов/портфелей + + Контроль проектов портфеля + + Подготовка сводной отчетности по проектам портфеля + + + + + Теперь перейдем к подробному описанию автоматизированной системы управления портфелями проектов.