1.3.1. Офис управления проектами
Рис. 6. Схема процесса управления портфелями
ОУП это «офис» - физический или виртуальный - в состав которого входят специалисты в области управления проектами, выполняющие функции управления проектами в своей организации. Также ОУП является центром накопления знаний организации в области управления проектами.
Контроль выполнения проектов в организациях может вестись разными способами. Расходы по проектам отслеживает финансовая служба, но, зачастую, она не ведет учета расходов по отдельным проектам. За использованием трудовых ресурсов следят функциональные подразделения, в которых работают специалисты занятные в проектах. Возможно, отдел кадров, который, также как и финансовая служба, не контролирует отдельные проекты. Задача этих подразделений состоит в отслеживании финансовых и трудовых затрат по отдельным подразделениям в соответствии со структурной схемой организации или по отдельным статьям расходов в соответствии с принятой системой управленческого учета. Исключение составляют компании, занимающиеся исключительно вы-
полнением проектов такие, как строительные компании, компании, занимающиеся постройкой судов и другие, им подобные.
Финансовый отдел и отдел кадров обычно не занимаются обобщением данных по проектам в привязке к стратегическим целям организации.
Они также не располагают временем и соответствующей квалификацией, чтобы непосредственно отслеживать ход выполнения проектов и своевременно вмешиваться в него. В большинстве случаев в функции этих подразделений не входит координация всех проектов, выполняемых в организации, и, как правило, они не способны собирать и представлять руководству необходимые данные для успешного контроля за выполнением проектов. Все это ведет к экономическим потерям, которые в отчетах о прибылях и убытках компании обычно не отражаются, как непосредственно связанные с управлением проектами. Поэтому важной задачей представляется «открыть глаза» руководству на реальную цену реализации проектов.По мнению редакционной коллегии журнала Project Management Journal формализация процедур внедрения ОУП является одним из наиболее значительных достижений за последние годы в этой области. ОУП в зависимости от нацеленности решаемых им задач может иметь различные названия. Например, проектного офиса, если основными являются задачи по оперативному управ-лению проектами. Распространенны и другие названия - центр совершенствования управления проектами или дирекция по управлению проектами, но, независимо от конкретного наименования, под ОУП понимают службу с постоянными сотрудниками и отвечающую за внедрение и применение в организации методов и средств управления проектами. По оценкам американской консал-тинговой компании Meta Group, организация ОУП может сократить число неуспешных проектов на 80%.
Офисы управления проектами являются наследниками офисов поддержки проектов (проектных офисов), которые впервые стали появляться на западе в 1960-х годах с целью поддержки сложных строительных и аэрокосмических проектов. В 1990-х годах спектр
задач, которые должны были решать проектные офисы, изменился и основной их функцией стала координация множества проектов для обеспечения согласованности методов и средств управления проектами, применяемых в организации и поддержания функций управления портфелями проектов.
В то время как в рамках отдельных проектов, в зависимости от их масштабов и сложности, могут создаваться собственные проектные офисы, ОУП обеспечивает поддержку всего множества проектов, реализуемых организацией.С началом нового, 21-го века все большее число организаций учреждает у себя ОУП в качестве инструмента обеспечения и поддержки управления проектами. ОУП призваны осуществлять поддержку качественных и количественных аспектов финансово- ориентированного управления проектами. При этом под количественными аспектами понимают создание и применение формализованных процедур и методов управления содержанием проектов, их стоимостью, качеством, графиками, рисками, контрактами, интеграцией и условиями выполнения. Качественные аспекты деятельности ОУП помогают справляться с усложняющимися коммуникациями при выполнении проектов, управлять отношениями внутри команды исполнителей проектов, взаимоотношениями организации с заказчиками и поставщиками.
Цели работы ОУП могут варьироваться в широких пределах по своей сложности и ответственности. Предприятия, осуществ-ляющие проекты, могут ставить перед собой задачи достижения результатов, лучших в своем классе, которые могут служить отраслевыми стандартами в части организации работ по проектам. Менее амбициозные предприятия могут довольствоваться решением частных задач совершенствования управления проектами, но чаще всего имеют своими целями просто своевременное завершение запущенных проектов в пределах выделенных на их выполнение бюджетов.
Внедряя у себя ОУП, организация стремится усилить внимание, уделяемое тем сторонам собственной стратегии, которые связаны с наилучшим исполнением функции управления проекта-
ми. При этом долговременные планы организации в отношении ОУП, безусловно, должны включать сокращение превышений фактической продолжительности выполнения проектов предусмотренной графиком, совершенствование распределения ресурсов между проектами, ускорение темпов поставки потребителям результатов проектов.
Уровень сложности и формализации структуры ОУП, размеры его финансирования могут сильно различаться между организациями в зависимости от общих целей, которые они перед собой ставят. Такими целями могут быть:повышение эффективности выполнения отдельных проектов;
повышение эффективности выполнения всех проектов данного подразделения и организации в целом;
повышение уровня зрелости организации в части управления проектами.
Наличие в организации ОУП способно приносить ей следующие выгоды и преимущества:
внедрение в должной степени формализованных и устойчивых процедур управления проектами;
повышение эффективности выполнения проектов в части обеспечения требуемого содержания, сокращения стоимости и продолжительности, использования трудовых ресурсов;
внедрение современных подходов к управлению проектами;
повышение прибыльности работы организации.
К числу полезных для предприятия результатов от создания и внедрения ОУП следует отнести создание принципов, средств и методов, способствующих применению количественных подходов к управлению содержанием, стоимостью и сроками выполнения проектов.
Для того, чтобы организация была способна гибко реагировать на пожелания и нужды потребителей, она должна особое внимание уделять всем трем указанным характеристикам проектов и устранению любых оправданных и необоснованных их отклонений от первоначально запланированных. Порой, в погоне за рационализа- 32
цией при выполнении проектов, организации в ходе интенсивного внедрения ОУП забывают об интересах людей или упускают их из виду. Поэтому методы и средства, которыми пользуется ОУП в своей работе, должны предусматривать эффективное обращения с такими, на первый взгляд, не поддающимися строгому количественному описанию категориями как удовлетворенность клиентов, взаимоотношения внутри команд исполнителей проектов и т.д.
Если организация сознательно прежде не уделяла должного внимания управлению проектами, то создание в ней полноценного ОУП может потребовать значительных капиталовложений. Вместе с тем, организациям, которые всегда очень трепетно относились к успешности и эффективности собственных проектов, часто не требуются значительные дополнительные расходы на учреждение ОУП. В том или ином виде эти организации уже располагают всем необходимым для выполнения тех функций, которые обычно возлагают на офисы управления проектами, хотя соответствующие структуры могут называться в них по-иному.