Информационные аспекты управления современным предприятием

Анализу проблем в управлении современными предприятиями посвящено до­статочно много работ [15, 16, 139], в которых, как правило, отмечается, что все проблемы между собой взаимосвязаны и являются следствием обработки инфор­мации.

вами, информация в производственно-сбытовых системах может выступать в каче­стве взаимозаменяемого ресурса по отношению к прочим ресурсам, среди которых можно выделить: финансовые, материальные и человеческие [1].

В общем смысле под термином информация можно понимать сведения или знание о чём-либо, независимо от форм и способов их представления [156]. В тео­рии американского математика Клода Шеннона информация трактуется «как мера снижения неопределенности системы» [103]. Один из основоположников совре­менной теории информации Ноберт Винер подчеркивал, что «информация есть ин­формация, а не материя или энергия». Определение через отрицание может ка­заться универсальным и достаточно полным, но применить его в качестве инстру­мента для построения научной методологии в теории управления практически не­возможно [71].

В теории и практике управления информация определяется как центральное, весьма важное понятие и характеризуется в виде совокупности сведений, отража­ющих состояние системы управления и внешней среды ее функционирования» [21]. Такое понимание «информации» отражает вполне определенные потребности управления и выступает в качестве основы процесса управления, в частности, под­готовка, принятие и реализация решений [114].

Предоставление фактических данных управленческим структурам определя­ется как информационное обеспечение, которое включает в себя совокупность сле­дующих процессов: поиск, обработка, хранение, анализ и выдача информации, ко­торая необходима для обеспечения технологических процессов и управленческой деятельности [24].

ного капитала каждого работника, так и в качестве коллективного тезауруса, кото­рый существенно больше суммы индивидуальных знаний за счет синергетического эффекта [84, 113].

Применение методов информационного обеспечения для автоматизации про­цесса управления организации повышает степень ее конкурентоспособности. Как следствие, возрастает уровень управляемости и адаптивности организации к изме­нениям внешней среды.

На сегодняшний день проблемы, относящиеся к управлению, в большинстве своем, могут быть преодолены путем внедрения ИС, количество которых увеличи­вается с каждым годом. ИС существовали с момента появления общества, по­скольку оно для своего управления на любой стадии своего развития требует пред­варительно подготовленной и систематизированной информации. Предназначение информационных систем можно представить следующим образом: хранение ин­формации в организованной форме специальным образом; обеспечение различных манипуляций с информацией, включая ее ввод, структуризацию, поиск по опреде­ленным признакам, построение представлений, формирование отчетов и т.д. [106]. Назначением любой ИС является обработка данных об объектах реального мира. В данном исследовании под ИС будем понимать взаимосвязанную совокупность средств, методов и персонала, которые используются для хранения, обработки, а также выдачи информации, способствующих достижению целей управления.

Возникновение информационных систем и принципы их организации произо­шло намного раньше, чем появились электронно-вычислительные машины (ЭВМ).

К ИС относят следующие: информационно-справочные и информационно-по­исковые системы; экспертные системы; системы управления контентом и докумен­тооборотом; автоматизированные систем управления; системы автоматизации

научных исследований и автоматизированного проектирования; геоинформацион- ные системы; информационно-обучающие системы.

Рассмотрим классификацию ИС управления предприятием, назначение кото­рых позиционируется как «программа управления» [135].

1. Корпоративные ИС, среди них можно выделить программные продукты (ПП), предназначенные для анализа информационных потоков, управленческие программы для ведения учета, планирование ресурсов предприятия (Enterprise Re­source Planning), планирование производственных ресурсов (Manufacturing Re­source Planning). Для формирования различных планов, содержащих информацию о приобретении сырья и материалов на будущие периоды, данная группа продуктов может содержать условный модуль «планирование». К текущей группе относятся ПП, которые способны собирать и обобщать информацию о деятельности органи­зации, предоставлять руководителям информацию для принятия управленческих решений и достижения бизнес-задач, осуществлять управленческий и бухгалтер­ский учет. При условии хорошо разработанных алгоритмов процесса управления предприятием использование ПП позволяет предлагать варианты управленческих решений. В основе рассматриваемых программных продуктов заложена логика ис­пользования референтных моделей, основанная на опыте разработанных и внед­ренных продуктов на других предприятиях, что, как правило, не соответствует практической действительности приобретаемых организаций.

Среди разработчиков таких информационных программных продуктов фирма 1С, корпорация «Парус», «Галактика» и другие отечественные производители. Из зарубежных информационных программных продуктов отметим следующие: MS AXAPTA, SAP R/3 и др.

2. Продукты, основная задача которых заключается в моделирования бизнес- процессов (БП). Данные ПП позволяют отображать БП организации как в графиче­ском, так и в табличном виде. Продукты данной группы предназначены для визу­ального представления управленческих и/или технологических последовательно­стей действий, функций и событий. В деятельности предприятий рассматриваемые

ПП могут найти применение в процессе реорганизации или реинжиниринга БП. Продукты текущей группы достаточно хорошо подходят для формализации суще­ствующих БП и разработки регламентов, описывающих деятельность предприятия, также при внедрении, например, системы менеджмента качества.

Среди наиболее распространенных ПП данной группы отметим следующие: ARIS Toolset с поддержкой методологии; ARIS - архитектура интегрированных ИС; BPWin с поддержкой стандартов описания процессов IDEF0(3), DFD и др.

3. Программные продукты класса DocFlow и WorkFlow. Продукты, относящи­еся к данной группе способны выполнять следующие функции: хранение, учет, пе­редача информации и др. Данные ПП способны оказывать помощь руководителям организаций в процессе контроля исполнения документов в соответствии с нало­женной резолюцией. Реализация проектов по разработке и внедрению программ­ных продуктов текущей группы подразумевает процесс адаптации в соответствии с требованиями конкретной организации, учитывая ее организационную струк­туры, цели и задачи, а также принятую технологию управления.

4. Программные продукты, обеспечивающие автоматизацию основных техно­логических процессов на производственных предприятиях.

На большинстве современных предприятий следствием обработки информа­ции посредством использования ИС является формирование баз данных (БД) и баз знаний (БЗ), структура и наполнение которых зависит как от уставной деятельности предприятия, так и от квалификации руководства и коллектива. В самом общем виде структуру базы знаний можно представить в виде топологической модели (ри­сунок 1.4) [24].

Область 1 отражает неформализованные знания сотрудников компании, кото­рые и обеспечивают эффективное, или наоборот, управление всеми процессами пе­реработки входных ресурсов в выходную продукцию.

Область 2 содержит информацию в виде документов, отражающих всю орга­низационную, экономическую, финансовую деятельность предприятия: приказы, распоряжения, входящую и исходящую корреспонденцию, бухгалтерскую отчет­ность и т. д.

Рисунок 1.4 - Обобщенная модель базы знаний [71]

Область 3 содержит описание технологических регламентов преобразования ресурсов в готовую продукцию, текущие значения технологических параметров, программные системы и алгоритмы управления технологическими процессами.

Область 4 охватывает описание всех бизнес-процессов, в соответствии с кото­рыми осуществляется управление деятельностью всех структурных подразделений и компании в целом и в той или иной степени отражает проблемы управления ком­панией.

База данных, как понятие, возникло в качестве альтернативы организации дан­ных в виде файлов при хранении на магнитных носителях с помощью электронно­вычислительных машин и изначально было связано возникновением и развитием компьютерных системам. На этапе распространения вычислительной техники ор­ганизация данных была характерна для прикладного программного обеспечения. Под базой данных понимают именованную совокупность данных, отражающую со­стояние объектов и их отношений в предметной области, которая может быть оха­рактеризована как информационная среда, в которой происходит обработка и управление любых видов информации [103].

С позиции управления предприятиями с использованием ИС управления пред­приятием, БД определяется как информационная модель предметной области в виде совокупности данных, хранимых в компьютерной памяти и связанных между

собой по конкретным правилам, определяющим общие принципы хранения, опи­сания и манипулирования [105].

Формирование большого количества БД, обрабатывающих все виды информа­ции за счет разработки и внедрения различных программных продуктов в пределах одной организации приводит к снижению управляемости любых бизнес-процессов. Следовательно, лоскутная автоматизация процессов постепенно уходит в прошлое и на ее место приходят современные концепции, позволяющие подходить к вопро­сам управления информацией более качественно на всех уровнях управления и кон­троля бизнес-процессов. Использование новых подходов к обработке информации вызывает все больший интерес со стороны вендоров [157].

Рассмотрим концепцию ECM - Enterprise content management, что в переводе означает «управление корпоративными информационными ресурсами, в том числе содержанием, наполнением, контентом». Данная концепция в некотором смысле объединяет как современные подходы к управлению информацией, так и информа­ционные системы, позволяющие в целом автоматизировать все бизнес-процессы предприятия. Рассматриваемая концепция подразумевает управление базами зна­ний в рамках единого информационного пространства. Макаров С. отмечает, что концепция ECM возникла путем естественного расширения систем категории con­tent management system [166] - системы управления содержимым. Контент можно охарактеризовать как «что-то, содержащееся внутри», если данный термин приме­нять к учебным пособиям, либо в целом к написанным авторским работам, то можно встретить словосочетание «table of contents» - перечень разделов, содержа­ние. Отличительной чертой контента можно отметить формирование его из различ­ных, отдельных частей. В области информационных технологий данный термин начали использовать для обобщения в понятии «документ» таких нетипичных дан­ные, такие как аудио- и видеофайлы, мультимедиа. По нашему мнению, документ является формой передачи информации, а контент в общем понимании - информа­цией.

Базовое понятие систем управления контентом подразумевает управление до­кументами, начиная от создания и обработки до момента передачи исполненного

документа в архив с последующей его утилизацией через определенный промежу­ток времени, другими словами, процесс управления жизненным циклом документа. Отметим, что любой информационный объект существует в течение своего жиз­ненного цикла. Для работы с объектами создаются банки данных, отличие которых состоит в назначении хранимых в них документов, таких как бухгалтерские, фи­нансовые документы, данные проектно-конструкторских подразделений, кадровые досье и другие, что подразумевает использование более сложной системы хране­ния, чем в системах документооборота [109].

Процессы в концепции ECM начали рассматриваться со времен управления документами, в частности, текстовыми файлами. Системы управления контентом способны обеспечивать процесс управления информацией вне зависимости от формы ее представления, разделять информацию от документа формы. Тем не ме­нее, процесс управления информацией, не представленный в какой-либо форме, не­возможен. В процессе управления контентом мы неизбежно приходим к управле­нию документами. Использование концепции систем управления контентом в ко­нечном итоге позволяет разделять управление документами (изменение, хранение и т.п.) от способа их представления конечному пользователю непосредственно в том виде, в каком это необходимо. Как правило, процесс управления информацией в итоге сводится к управлению документами [2].

Исследователи отмечают, что к ECM-системам могут быть отнесены системы, поддерживающие как минимум три из следующих функций (таблица 1.1) [172].

Таблица 1.1 - Функции систем управления контентом

Продолжение таблицы 1.1

Анализ представленных в таблице 1.1 функций позволяет сделать вывод, что внутри предприятия ECM-системы сочетают использование процессно-ориентиро­ванный подход и контентные технологии, обеспечивающих инфраструктуру для управления документооборотом и минимизирующих риски поддержки различных инструментов для реализации бизнес-процессов, т. е. уходят от проблем, связанных с лоскутной автоматизацией. Использование концепции «управление контентом» делает информационное содержимое предприятий доступным фактически для всех бизнес-приложений предприятия.

Последние два года ведущие вендоры систем управления электронным доку­ментооборотом позиционируют себя в качестве разработчиков систем управления контентом. На наш взгляд, такая позиция оправдана, поскольку функциональность таких систем удовлетворяет большинству описанных выше требований и эти раз­работки могут быть отнесены к рассматриваемому классу программных продуктов.

Отличие систем электронного документооборота (СЭД) от ECM-систем со­стоит в том, что СЭД работает с документами, у которых в классическом опреде­лении есть реквизитная и информационная части, к ним относятся текст, картинка, в частности образ бумажного документа в электронном виде, видео или аудио

файлы и т.д. В СЭД, как правило, включен модуль автоматизации классического делопроизводства, стоит отметить, что «модуль» в данном случае условное поня­тие, поскольку платформенные системы не подразумевают наличия определенных модулей, а, учитывая заложенную функциональность, позволяют разработчикам индивидуально подходить к процессу разработки в соответствии с требованиями заказчика. Учитывая специфику российского делопроизводства, большинство ком­паний в качестве первоочередного, пилотного проекта просят реализовать именно функции канцелярии для управления входящей, исходящей и внутренней докумен­тацией. Также в СЭД может быть включен модуль автоматизации договорной дея­тельности, обращения граждан и др. [14, 132].

С позиции систем управления контентом цели управления документами отли­чаются и подразумевают иной подход к построению модулей. Первоочередной це­лью ECM-систем является формирование и обеспечение единым информационным пространством компаний, которое позволяет каждому сотруднику в удобном виде получать необходимые и достоверные данные, при отсутствии дублирований и противоречий информации в документах. Соответственно такие системы подразу­мевают наличие следующих условных модулей управления: документами, обра­зами документов, записями, потоками работ, медиа- и web-контентом, знаниями, взаимодействием сотрудников при подготовке документов коллективного пользо­вания.

Управление современным предприятием происходит, прежде всего, с исполь­зованием директивной модели управления, которая реализуется посредством про­цессов классического документооборота. Для понимания механизма управления потоками работ необходимо знать и понимать суть методов процессного подхода к управлению организацией, поскольку любую компанию можно рассматривать как совокупность непрерывно протекающих во времени процессов, взаимосвязанных между собой и направленных на достижение ее основной цели [53, 73].

Практически любая информационная система управления предприятием, внедренная в процесс управления, подразумевает стандартную процедуру подго­товки распорядительных документов и возможность ее автоматизации, а также 32

предусматривает выполнение следующих последовательных работ: исполнитель получает задание от вышестоящего органа на подготовку документа, подготавли­вает проект распорядительного документа и направляет уведомление о необходи­мости проведения процесса согласования, в случае отрицательного согласования исполнитель возвращается к процессу редактирования и доработки проекта доку­мента, после чего отправляет его на повторное согласование, положительное согла­сование подразумевает выдачу проекта документа регистрирующим органам, вследствие происходит регистрация посредством присвоения регистрационного номера в специализированном электронном журнале системы и статус документа изменяется на «документ», исполнение содержания по которому становится обяза­тельным.

Подготовка задания на подготовку распорядительных документов исполни­телю, процесс согласования и контроль исполнения осуществляется вышестоящим органом, или должностным лицом, в зоне ответственности которого имеются соот­ветствующие функции.

Исполнитель, реализующий процесс подготовки проекта распорядительного документа отвечает за создание регистрационной карточки документа в системе, определяет и устанавливает перечень согласующих должностных лиц, порядок со­гласования, если такой не предусмотрен системой в соответствии с имеющимися регламентами, при необходимости дорабатывает проект документа и повторно от­правляет его на согласование. Должностные лица, задействованные в процессе со­гласования, при несогласии, либо частичном согласии, направляют проект доку­мента на доработку, комментируя при этом основания своего решения.

Изначально, информационные системы управления документам и информаци­онным контентом в целом могли включать элементы из всех представленных ниже групп, но большинство из них имели определенную, направленную ориентацию из конкретной категории.

1. К первой группе можно отнести системы, ориентированные на эффективное хранение и осуществление качественного поиска информации. В общем понима­

нии это электронные архивы, как частный случай систем электронного документо­оборота. Наиболее актуальные функции, реализуемые данными системами следу­ющие: возможность осуществления полнотекстового поиска, если сотрудник ком­пании нечетко понимает, например, какое название носит документ или знает ин­формацию о том, к какой предметной области относится смысловое содержание документа. Среди функций, реализуемых системами, относящимися к данной группе, можно выделить возможность эффективной организации хранения инфор­мации средствами концепции ILM - управление жизненным циклом информации или с использованием иерархических систем хранения данных HSM и т.д.

2. Системы со средствами «workflow» или «поток работ». Данные системы рассчитаны на обеспечение движения каких-либо объектов, в т. ч. документов, по заранее сформированным и регламентированным маршрутам.

3. Системы, направленные на автоматизацию процесса управления предприя­тием и накоплением знаний. Процесс управление документами средствами ИС управления предприятием может сочетать в себе как жесткую, так и свободную маршрутизацию. При жесткой маршрутизации сотрудник не имеет возможности изменить маршрут прохождения документа в системе, например в рамках процесса согласования распорядительного документа. Другой случай подразумевает вари­ант, при котором сотруднику или руководителю организации предоставляется воз­можность задать новый или изменить существующий маршрут движения доку­мента в соответствии с наложенной резолюцией, широкое применение свободная маршрутизация нашла в проектных организациях, где главные инженеры проекта могут выстраивать цепочку согласователей на свое усмотрение. Такие системы ак­тивно используются в государственном секторе, в больших холдингах с развитой иерархией и других предприятиях.

4. К текущей группе отнесем системы, нацеленные на организацию и под­держку совместной работы. Данные системы не зависят от организационной струк­туры предприятия, не участвуют в процессе формализации бизнес-процессов. Ос­новной задачей данной группы систем является обеспечение коллективной работы

сотрудников организации, а также обеспечение сохранности результатов проделан­ной работы. Как правило, данные системы реализовывают концепцию «корпора­тивных порталов», т.е. предоставление сервисов хранения и публикации докумен­тов в глобальной сети, обработки информации, управление корпоративными сове­щаниями и т. п.

5. Системы, имеющие дополнительные развитые сервисы, к ним можно отне­сти модуль взаимоотношения с клиентами, управления проектами, электронной по­чты и др.

Представленные системы прошли достаточно долгий путь, прежде чем транс­формироваться в новую, более качественную систему управления информацион­ными потоками, включающую в себя реализацию описанных выше функции и ре­шающую разносторонние бизнес-задачи в процессе управления предприятием.

Поскольку формирование банков данных и баз знаний является ключевым зве­ном при обработке и управлении информации на большинстве современных пред­приятий, то, на наш взгляд, необходимо провести аналитический обзор рынка ин­формационных систем, основными функциями, которых является обработка ин­формации. Учитывая, что системы документооборота все чаще относят к системам управления контентом, в следующем анализе будем опускать термин СЭД, вместо чего будем использовать терминологию концепции систем управления контентом.

По данным компании IDC, по отношению к предыдущему году, в 2012 г. за­траты компаний заказчиков на реализацию проектов по разработке и внедрению систем управления контентом возросли ориентировочно на 20 %, объем продаж программного обеспечения в среднем на 13 % [164]. Подобный рост отмечается для мира в целом, по оценкам исследовательской консалтинговой компании Gartner, рынок ECM-систем в 2012 г. вырос на 11 %, данные показатели вдвое выше темпов роста за предыдущие периоды [171].

Отметим, что ECM-системы находятся в центре внимания общественности, это объясняется тем, что проблемы управления неструктурированным контентом возникают не только в деловой, но и в частной жизни. Практически все инновации

последних лет обсуждаются в рамках концепции ECM-систем. Экспертами отме­чается, что именно через сферу управления неструктурированными данными и ин­формационными потоками растет значимость социальной составляющей информа­ционных технологий, связанная с изменениями общественно-политических устоев при управлении государством, которая включает два взаимосвязанных аспекта - управление гос. аппаратом и его взаимодействие с обществом. Аналитики отме­чают, что в 2012 г. начался более активный переход от использования технологий в рамках традиционной российской идеологии систем управления документообо­ротом к применению общемировых подходов систем управления контентом. Таким образом, целесообразно провести краткий аналитический обзор по объему реали­зованных программных продуктов, выделить значимые проблемы исследуемой предметной области и сделать соответствующие выводы [154, 155, 163].

Реализация проектов по внедрению систем управления контентом по итогам 2011 года представлены на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 - Анализ проектов внедрения систем управления контентом на территории России по итогам 2011 г. [155]

В таблице 1.2 представлены компании, занимающие лидирующее положение на рынке внедрений ECM-систем за 2010-2012 гг..

Таблица 1.2 - Лидирующие компании по количеству внедрений систем управления контентом за 2010-2012 гг. [164, 171]

Сравнение внедренных систем управления контентом по количеству автома-

тизированных рабочих мест и внедрений с 2010 по 2012 г. представлены на

рисунке 1.6.

Рисунок 1.6 - Анализ внедрений по количеству автоматизированных рабочих мест систем управления контентом на территории России по итогам 2010-2012 гг. [154, 163]

Как видно из рисунка 1.6, крупнейшими поставщиками российского рынка ECM-систем являются следующие компании: Электронные офисные системы, Di­rectum и DocsVision. Доходы крупных системных интеграторов по оценке TAdviser представим на таблице 1.3 [170].

Таблица 1.3 - доходы крупных системных интеграторов на рынке систем управле­ния контентом за 2011-2012 гг. по оценке TAdviser [170]

В представленном рейтинге программных продуктов видно, что лидерами стали не системы электронного документооборота, а платформы Lotus и SharePoint, именно те платформы, которые в большей степени позиционируются на рынке в качестве систем управления неструктурированным контентом. Также отметим, что рынок разработок и внедрений программных продуктов продолжил развиваться и в 2013 г., рост внедрений увеличился в среднем на 18%. На основе анализа Россий­ского рынка ECM-систем выделим системы, функционирующие на предприятиях разных секторов экономики за 2013 г. (рисунок 1.7).

Рисунок 1.7 - Распределение систем управления контентом в 2013 г. [163]

В настоящем параграфе рассмотрены классы систем, позиционирующихся как «программа управления», предназначенных для обработки информационных пото­ков практически на всех уровнях управления административными и производ­ственными процессами, также рассмотрена концепция управления корпоратив­ными информационными ресурсами, которая объединяет современные подходы к управлению информацией и информационные системы, позволяющие в целом ав­томатизировать все бизнес-процессы предприятия. Описаны функции, реализуе­мые данными системами, проведен анализ рынка внедрения наиболее популярных систем обработки информации. Тем не менее, по мнению автора, разработка и внедрение подобных систем в процесс планирования производственной деятельно­сти инжиниринговых консалтинговых компаний, учитывая специфику их иннова­ционной деятельности, не решает ряд задач, подразумевающих использование средств и методов информационного обеспечения. Организации, использующие в своей деятельности подобные методы, становятся более конкурентоспособными по отношению к другим предприятиям, поскольку качественный процесс обработки, хранения, анализа и выдачи информации руководителям компании позволяет при­нимать управленческие решения значительно быстрее и сокращать вероятность до­пущения ошибок.

1.3