<<
>>

Методика проведення раптової Інвентаризації каси

Суб’єкти контролю

Загальні положення з контролю за обігом грошових засобів та цінностей в касі сформульовані в Положенні про порядок ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затвердженому постановою Правління Національного банку України від 19 лютого 2001 року №72.

В системі внутрішньогосподарського контролю раптова інвентаризація каси проводиться у термін, встановлений керівником підприємства, але не менше одного разу на квартал. На підприємствах, де це передбачено їх статутом, ревізії каси проводяться ревізійними комісіями.

Інвентаризацію каси можуть проводити, згідно з Положенням, засновники підприємств та аудитори, якщо така перевірка відповідає укладеній угоді.

Під час проведення документальних ревізій вищестоящими організаціями (у разі їх наявності) в обов’язковому порядку здійснюється ревізія каси на всіх підвідомчих підприємствах.

Гнучкість методики (універсальність)

Розглянуто загальну методику інвентаризації каси на прикладі її проведення зовнішніми контролюючими організаціями. Одразу ж слід відмітити, що методика досить докладна і завдяки цьому гнучка.

Вона може використовуватись перевіряючими різних суб’єктів контролю. Досить лише дещо доповнити, або спростувати окремі її пункти. В даному випадку інвентаризація каси розглядається як складова частина комплексної ревізії, що проводиться вищестоящою організацією.

Контрольні процедури на початковій стадії ревізії каси

Одразу після представлення керівництву підприємства ревізор- бухгалтер приступає до інвентаризації каси:

• разом з головним бухгалтером, або його заступником, або іншою, призначеною керівником особою, ревізор зупиняє всі касові операції;

• опечатує сейфи та інші місця зберігання грошей;

• ревізор відбирає книги обліку прибуткових та видаткових касових ордерів;

• відбирає касову книгу;

• перевіряє наявність наказу керівника ревізованого підприємства про призначення на посаду касира;

• перевіряє наявність договору про повну матеріальну відповідальність касира.

Слід пам’ятати, що згідно статті 135 Кодексу законів про працю України письмові договори про матеріальну відповідальність підприємство укладає з працівниками, які досягли вісімнадцятирічного віку і виконують роботу, безпосередньо пов’язану із зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням чи застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей. Існує перелік таких посад і робіт та типовий договір.

Зокрема договори про повну матеріальну відповідальність укладаються:

• із завідуючим складом і його заступником;

• із завідуючим господарством, який здійснює збереження матеріальних цінностей;

• з агентами системи постачання;

• з експедиторами при перевезенні вантажів і т.п.

У переліку ніколи не було таких посад, як майстри, начальники цехів, відділів (крім підприємств торгівлі та харчування). Законодавство не передбачає складання договорів з такими посадовими особами. Подібні договори недійсні з моменту їх укладення. В разі приведення до збитків з ви- ни цих осіб вони відповідатимуть не на підставі таких договорів, а з урахуванням вимог, викладених у главі 9 Кодексу законів про працю України;

• ревізор проставляє свій підпис проти останнього прибуткового та останнього видаткового касових ордерів в книзі їх реєстрації і проставляє номери в акті ревізії;

• опечатує сам або відсилає інших членів ревізійної бригади в підвідомчі каси та опечатує їх.

Якщо такі каси є, то спочатку проводиться інвентаризація в усіх них. Касири звітують серед старшим касиром і вже потому приступають до ревізії головної каси.

Якщо касир відсутній, то назначається комісія і ревізія каси проводиться за його відсутності.

Якщо почати ревізію каси раптово через непередбачені причини не вдасться, то необхідно опечатати касу. Це робиться, щоб запобігти діям касира з оприбуткування зайвої готівки або відшкодування нестачі з інших джерел, а також для того, щоб запобігти оформленню підроблених документів.

Контрольні процедури з перевірки облікової суми залишку грошей в касі

На цій стадії перевірки виконується наступна робота:

• касир підбирає всі прибуткові та видаткові касові ордери, систематизує їх у звіті;

• ревізор перевіряє ці первинні документи, ревізує їх своїм підписом. Документи перевіряються на достовірність. Розписки, не оформлені належним чином видаткові документи до виконання не приймаються. Але в акті ревізії обов’язково фіксується: кому, коли, скільки видано грошей;

• звіт касира перевіряє присутній при ревізії головний бухгалтер підприємства (або замісник) та проставляє свій підпис;

• після цього звіт касира перевіряє ревізор.

Приділяється увага:

- правильності заповнення;

- переносу залишків з попереднього дня;

- правильності підрахунку залишку.

Ревізор візує звіт;

• касовий звіт з доданими до нього первинними документами передається бухгалтеру, який:

- робить записи в журналі-ордері №1 та в відомості №1;

- виводить залишок за даними бухгалтерського обліку;

- складає довідку про залишок грошей в касі та передає її ревізору. Аналогічні дії проводяться в книгах аналітичного обліку бланків

суворої звітності. Складені при цьому звіти про їх рух також передаються в бухгалтерію для визначення відповідних залишків на момент перевірки;

• залишок за звітом касира звіряється з залишком за даними бухгалтерського обліку.

Таке звірення повинні проводити бухгалтер і касир щоденно при передачі касового звіту в бухгалтерію. Про додержання касової дисципліни в цьому напрямку повинен свідчити відповідний запис внизу кожної сторінки касової книги.

В момент ревізії каси, при виявлені відхилень даних касового звіту від даних бухгалтерського обліку, визначаються їх причини та даються письмові пояснення;

• відбираємо у касира розписку про те, що всі прибуткові та видаткові касові ордери відображено в звіті і не списаних чи не оприбуткованих грошей немає.

Перелічення касової наявності

Відкриваємо сейф і звертаємось до касира з проханням покласти всю наявність із сейфа на стіл.

Приступаємо до перерахування. Його робить касир, а присутні стежать за правильністю та записують кількість грошей покупюрно.

Якщо в касі є лотереї, марки, інші документи, перевіряємо, чи зареєстровані вони в книзі обліку інших грошових засобів та чи відображені вони на субрахунках 331 “Грошові документи в національній валюті”, 332 “Грошові документи в іноземній валюті” до рахунку 33 “Інші кошти” (може бути також рахунок 34 “Короткострокові векселі одержані”).

Якщо в касі є бланки суворої звітності, слід перевірити, чи ведеться їх облік на забалансовому рахунку 08 “Бланки суворого обліку”. їх перерахування проводиться аналогічно переліку грошей.

Примітка. В разі наявності в касі бланків доручень слід перевірити стан їх обліку: придбання бланків доручень бухгалтерія повинна відобразити на субрахунку 209 “Інші матеріали” за їх купівельною ціною і водночас на рахунку 08 - за ціною не нижче 1,50 грн.

Якщо в касі є не повністю оплачені платіжні відомості, то їх закривають в останній день видачі заробітної плати. Складають видатковий касовий ордер і відображають цю операцію у звіті касира з виходом на залишок.

Якщо перший, чи другий день виплати заробітної плати, то в частково оплаченій відомості напроти кожної виплаченої суми на полях олівцем проставляється відмітка “зараховано”. Визначається сума виданих грошей і кожна відомість записується в акті інвентаризації. Ця сума враховується в залік касової наявності.

Кінцева стадія перевірки касової наявності

Вказуємо в акті всю наявність та суму за частково оплаченою відомістю і визначаємо фактичний залишок. Зіставляємо його з залишком за обліковими даними і виявляємо відхилення: надлишок або нестача.

Звертаємось до касира з проханням покласти всю наявність в сейф. Після цього відбираємо розписку про те, що: “Усі, пойменовані в акті інвентаризації цінності прийняті під особисту відповідальність. Претензій до перевіряючих немає”.

Дата Підпис касира

У разі відхилення ревізор звертається до касира з проханням скласти письмове пояснення про причини надлишку чи нестачі.

Примітка. Відкладати цю процедуру не рекомендується. Не слід закінчувати ревізію каси до тих пір, поки не будуть зроблені письмові пояснення.

У разі значної нестачі чи надлишку викликаємо керівника для урегулювання ситуації. Керівник приймає рішення за результатами і робить про це відповідний запис в акті ревізії. Видається наказ на підприємстві.

Примітка. Особливо значними, згідно зі статтею 168 карно-процесуального Кодексу України, є суми, що дорівнюють сто і більше розмірів мінімальної заробітної плати.

На суму надлишку виписують прибутковий касовий ордер з проводкою:

Дт-30 Кт-719 “Інші доходи від операційної діяльності”

На суму нестачі - видатковий касовий ордер з проводкою:

Дт-947 “Нестачі і втрати від псування цінностей” Кт-30 “Каса”.

На основі акту ревізії та наказу керівника в бухгалтерії складається довідка про нарахування касирові для подальшого погашення ним суми нестачі. Довідка супроводжується бухгалтерською проводкою:

Дт-375 “Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків”

Κτ-947 “Нестачі і втрати від псування цінностей”.

У разі нестачі бланків цінних паперів і документів суворого обліку розмір збитків визначається з урахуванням коефіцієнта:

5 - до номінальної вартості, яка зазначена на бланках цінних паперів і документів суворого обліку, або до вартості документів, установленої законодавством;

50 - до вартості придбання (виготовлення) бланків цінних паперів і документів суворого обліку, на яких не зазначена номінальна вартість, або вартість яких не установлена законодавством.

Акт ревізії складається за типовою формою (Схема 4.1). Як правило його складають в двох примірниках У разі зміни матеріально відповідальних осіб акт складається у трьох примірниках. Один з них повинен зберігатись в бухгалтерії; другий одержує матеріально відповідальна особа, що відповідала за збереження коштів і передає справи; третій залиша- єгься у матеріально відповідальної особи, яка прийняла справи з ведення розрахунків у касі підприємства.

підприємство

Структурний підрозділ (цех)

А К Т №

інвентаризації наявних коштів

“____________________ ”________________________ 200__ р.,

що знаходяться_______________________________

РОЗПИСКА

Цим засвідчую, що до початку проведення інвентаризації усі видаткові і прибуткові документи та кошти здані до бухгалтерії і всі кошти, що надійшли під мою відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані за видатками.

Матеріально відповідальна особа

посада підпис прізвище, ім’я, по батькові

На підставі наказу від “_____ ”___________ 200__ р. №__________

проведена інвентаризація коштів за станом на “_ ”__________ 200 р.

Під час інвентаризації встановлено такий обсяг цінностей:

1) готівки_________________________ грн.______ коп.

2) поштових марок_________________ грн.______ коп.

3) ______________________________ грн.______ коп.

Підсумок фактичної наявності___________ грн.______ коп.

словами

За обліковими даними__________________ .грн. коп.

Підсумок інвентаризації: надлишок____________ нестача

Останні номери касових ордерів: прибугкового № _______ видаткового №

Голова комісії:

посада підпис прізвище, ім’я, по батькові

Члени комісії:

посада підпис прізвище, ім’я, по батькові

Підтверджую, що кошти, перелічені в акті, знаходяться на моєму відповідальному зберіганні

Матеріально відповідальна особа:

“___ ”________________ 200_ р.

Пояснення причин лишків або нестач

Матеріально відповідальна особа Рішення керівника підприємства

_______________________ 200__ р.

Схема 4.1. Акт інвентаризації каси.

4.3.

<< | >>
Источник: Максімова В.Ф.. Контроль і ревізія. Навчальний посібник. Одеса - 2003. 2003

Еще по теме Методика проведення раптової Інвентаризації каси:

  1. 13.3. Методика проведення інвентаризації окремих видів активів і зобов’язань
  2. ЗМІСТ
  3. План викладення матеріалу лекції
  4. Методика проведення раптової Інвентаризації каси
  5. Додаток 1
- Антимонопольное право - Бюджетна система України - Бюджетная система РФ - ВЕД України - ВЭД РФ - Господарче право України - Государственное регулирование экономики России - Державне регулювання економіки в Україні - Инвестиции - Инновации - Инфляция - Информатика для экономистов - История экономики - История экономических учений - Коммерческая деятельность предприятия - Контроль и ревизия в России - Контроль і ревізія в Україні - Логистика - Макроэкономика - Математические методы в экономике - Международная экономика - Микроэкономика - Мировая экономика - Муніципальне та державне управління в Україні - Налоги и налогообложение - Организация производства - Основы экономики - Отраслевая экономика - Политическая экономия - Региональная экономика России - Стандартизация и управление качеством продукции - Страховая деятельность - Теория управления экономическими системами - Товароведение - Философия экономики - Ценообразование - Эконометрика - Экономика и управление народным хозяйством - Экономика отрасли - Экономика предприятий - Экономика природопользования - Экономика регионов - Экономика труда - Экономическая география - Экономическая история - Экономическая статистика - Экономическая теория - Экономический анализ -