<<
>>

Тема 7. Обобщение учетной информации для составления бухгалтерской отчетности.

1. Учетные регистры и техника записей в них.

2. Способы выявления и исправления ошибок в учетных регистрах

3. Формы бухгалтерского учета.

1. В процессе деятельности организаций происходит множество хозяйственных операций, которые оформляются первичными документами.

После проверки и обработки данные первичных документов группируются и записываются в определенном порядке. Документы, в которых осуществляется этот этап учетной работы, называются учетными регистрами. Они являются важнейшим средством ведения бухгалтерского учета, составления отчетности, получения показателей, характеризующих хозяйственную деятельность.

Учетные регистры — это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировки данных об имуществе и источниках его образования. В зависимости от строения учетные регистры делятся на:

1. хронологические, информация в которых записывается в последовательности совершения операций;

2. систематические, в которых хозяйственные операции группируются по установленным признакам.

Учетные регистры ведутся в форме книг, журналов, ведомостей, карточек, машинограмм, отдельных листов и т. д.

Регистры хронологического учета предназначены для регистрации хозяйственных операций в порядке их совершения (по мере поступления документов в бухгалтерию).

Регистры систематического учета предназначены для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций и подразделяются на систематические регистры синтетического и систематические регистры аналитического учета.

Систематические регистры- синтетического учета предназначены для систематизации информации по синтетическим счетам в обобщенном денежном выражении. Примером может служить оборотная ведомость по синтетическим счетам..

Систематические регистры аналитического учета отражают подробное содержание хозяйственных операций и ведутся в развитие синтетических счетов (карточки складского учета материалов, карточки пообъектного учета основных средств).

В настоящее время широкое распространение получили комбинированные регистры систематического учета, объединяющие синтетические и аналитические записи, что повышает достоверность и экономичность учета. Примером могут служить журналы- ордера .

Имеются особые регистры, занимающие промежуточное положение между первичными документами и учетными регистрами, — накопительные и группировочные ведомости.

Накопительные ведомости используются для накопления в течение месяца частных сумм из первичных документов по однородным хозяйственным операциям или объектам бухгалтерского учета.

Группировочные ведомости применяются для предварительной группировки и последующего распределения затрат по объектам учета. В отличие от накопительных группировочные ведомости отражают лишь месячные итоги по всей совокупности оправдательных документов.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги одного формата различного графления, заверенные главным бухгалтером. Книги имеют двустороннее строение, одна сторона отводится для дебетовых, другая — для кредитовых записей. В настоящее время в практике учета их употребление ограничено, поскольку они не приспособлены к ведению учета в условиях автоматизации. Книги используются для учета массовых операций, например по счету «Касса».

Свободные листы применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Каждый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость и т. д.) и указание периода их действия (месяц, квартал).

Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера или других ЭВМ. Информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам.

Карточки применяются для аналитического учета и группируются по определенным признакам. Карточки ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы.

Они используются главным образом для аналитического учета товарно-материальных ценностей, основных средств.

Записи в регистрах бухгалтерского учета могут осуществляться вручную или при помощи вычислительной техники (компьютеров).

К учетным записям предъявляются следующие требования: документальность, своевременность, краткость, точность, ясность.

Записи в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных, утвержденных документов. В необходимых случаях (скажем, на кассовых и банковских документах) указывается корреспонденция счетов, что способствует обеспечению своевременности учета хозяйственных фактов.

Необходимо, чтобы каждый хозяйственный факт, оформленный документом, нашел свое отражение в бухгалтерской проводке, составляемой в том или ином учетном регистре.

На основании данных сводных документов (отчетов по кассе, выписок из расчетного счета, авансовых отчетов подотчетных лиц и др.), представляющих собой итог нескольких простых документов, производятся бухгалтерские записи в регистры учета денежных средств в кассе, на расчетном счете, расчетов с подотчетными лицами и др.

Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по проставленной корреспонденции счетов и содержанию отдельных простых документов составляются общие бухгалтерские проводки (как правило, сложные) согласно сводному документу в целом, которые служат основанием для записи в соответствующий учетный регистр.

Окончание записи отмечается на каждом документе путем проставления номера учетного регистра (ведомости, карточки и т.п.), в котором этот документ отражен. Это гарантирует от повторного (ошибочного) включения документа в бухгалтерские проводки.

Первоисточником всех бухгалтерских записей, в первую очередь бухгалтерских проводок, являются документы. При этом каждый документ служит основанием для записей в соответствующий учетный регистр. Обоснованное распределение документов между учетными регистрами является одной из важнейших предпосылок постановки учета, разделения учетного труда, а следовательно, существенным резервом снижения его трудоемкости и стоимости.

Содержание записей в учетных регистрах определяется их видами,, построением и назначением.

Наиболее существенными элементами бухгалтерских записей в учетных регистрах являются:

• дата записи в регистр;

• номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

• обоснование содержания записи;

• принятые коды бухгалтерских счетов и позиций аналитического учета;

• сумма.

Указанные элементы в том или ином сочетании встречаются во всех видах и формах учетных регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные реквизиты.

Бухгалтерские записи должны быть по смыслу точными и ясными, т.е. они должны отражать хозяйственные факты в полном соответствии с действительностью и исключать возможность их различного понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво, с тем чтобы их можно было легко и правильно прочесть. Аккуратное ведение учетных регистров, к тому же по аккуратно оформленному документу, позволяет легко обнаружить возможную ошибку и сразу же исправить ее.

2. В практике бухгалтерского учета применяется несколько способов проверки итогов записей. Контроль основан на взаимной системе увязки данных учетных регистров. Так, если регистр построен по шахматному принципу, то общий итог по вертикали должен совпадать с итоговой суммой по горизонтали.

Для проверки полноты записей можно подсчитать итоговые суммы, учтенные в том или ином учетном регистре, и сопоставить их с общей суммой, подсчитанной по первичным документам (тем самым убедиться в равенстве контрольных итогов).

Другой способ контроля — взаимосверка итоговых сумм в одних бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами в других. Дело в том, что некоторые хозяйственные факты учитываются в учетных регистрах дважды в силу оформления одного хозяйственного факта в двух документах, каждый из которых создается в разных инстанциях.

Важным моментом в контроле является сверка данных синтетического и аналитического учета. После всех проверок записей данные переносятся в Главную книгу, по данным которой составляется отчетность.

Оформлять как первичные документы, так и учетные регистры необходимо аккуратно, в них не должно быть помарок и подчисток, особенно в денежных документах и регистрах для учета денежных средств. Все исправления должны быть оговорены в соответствии с существующими правилами. Обнаруженные ошибки в документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

- зачеркивается неправильный текст и над зачеркнутой надписью записывается исправленный текст или сумма; зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное, Исправление ошибки в документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью работников, подписавших документ, также должна быть поставлена дата исправления. Такой способ вправления называется корректурным. Например, если в учетном регистре неверно была сделана запись, скажем, вместо 100 руб. ошибочно было записано 115 руб., то следует аккуратно одной чертой зачеркнуть 115 руб., рядом

поставить 100 руб., надписать «Исправленному верить», ставить дату исправления и скрепить записи подписью ответственного работника, который внес исправление;

- способом «красного сторно», состоящим в том, что неправильно составленная корреспонденция счетов или сумма записывается чернилами красного цвета, что в бухгалтерском учете заменяет знак минус, т.е. означает вычитание. Записи красными чернилами можно заменить записью синими или черными чернилами в квадратной рамке, что также означает способ «красного сторно»; этот способ применяется и для записей сумм экономии средств;

- способом дополнительной записи, применяемым в случаях, когда сумма хозяйственного факта, записанная в правильной корреспонденции счетов, занижена.

3. Форма бухгалтерского учета представляется совокупностью учетных книг, ведомостей, карточек, машинограмм и других регистров в их взаимосвязи.

Формы бухгалтерского учета находятся в постоянном развитии. Это объективный процесс, так как невозможно разработать и практически использовать всего одну форму бухгалтерского учета для всех видов деятельности и типов предприятий.

В начале XX столетия с целью облегчения труда счетных работников стал бурно развиваться процесс замены учетных регистров в виде книг регистрами на отдельных листах (карточках). Возник целый ряд карточных форм, при которых в одних случаях происходит замена книг карточками путем механического разделения книг на отдельные листы (карточные формы), в других — записи в карточки производятся с применением копирования (копировально-карточная форма, или «копир-учет»), в третьих — карточка используется для записи одной хозяйственной операции, а последующая систематическая раскладка карточек заменяет записи в учетные регистры (карточно-ордерная форма). Позднее получили развитие «ручные» формы, такие как мемориально-ордерная, основанная на ордерах, а затем — журнально-ордерная. Необходимо при этом оговориться, что термин «ручные формы» будет несправедливо понимать буквально: при современном уровне технического оснащения учета при любой «ручной» форме используются в различной степени те или иные ЭВМ. В чистом виде «ручные» формы в России практически не существуют.

Научно-технический прогресс обусловил качественно новое техническое обеспечение обработки учетной информации и вместе с этим — появление машиноориентированных форм бухгалтерского учета. Сначала это была таблично-перфокарточная форма учета, для которой характерен перенос данных с обрабатываемого документа на перфорационные карточки путем пробивки отверстий в определенной зашифрованной колонке цифр.

С появлением автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера происходит процесс совершенствования машиноориентированных форм бухгалтерского учета. В основу последних заложены принципы ранее действовавших систем, а самым положительным фактором каждой обновленной системы является повышение быстродействия при суммировании и расчете сальдо на заданную дату.

В связи с появлением и развитием небольших организаций (малых предприятий) получила распространение упрощенная форма учета, отличительными чертами которой являются:

• сокращение трудоемкости и временных затрат на обработку информации;

• контроль качества полученной информации, обнаружения и исправления ошибок;

• наглядность и аналитичность учетных показателей на всех стадиях учета.

Формой бухгалтерского учета называется установленное сочетание особенностей построения и взаимосвязи учетных регистров, последовательности и способов записи в них хозяйственных фактов с использованием определенных технических средств учета.

Исходя из выше описанного, в настоящее время применяются следующие формы бухгалтерского учета:

1. Журнал-Главная;

2. Упрощенная форма для малых предприятий;

3. Мемориально-ордерная;

4. Журнально-ордерная;

5. Автоматизированная.

Выбранная форма ведения бухгалтерского учета на предприятии закрепляется в учетной политике.

Форма бухгалтерского учета Журнал-Главная является одной из книжно-карточных форм учета и ведется на предприятиях с небольшим объемом производства. Все регистры учета объединены одной комбинированной книге Журнал-Главная.

Журнал-Главная

№ п/п Дата Содержание операции Сумма оборотов по статьям Шифр и наименование счетов
«10» «50» «51 » и
Д-т К-т Д-т К-т Д-т К-т

Записи в Журнал-Главную производятся на основании первичных документов либо на основании составленных мемориальных ордеров. В начале месяца в Журнал-Главную заносят сальдо по каждому синтетическому счету, в конце месяца записанные хозяйственные операции подсчитываются, выводят оборот по дебету и кредиту каждого счета и определяется сальдо на конец месяца. Аналитический учет ведется в книгах или в карточках, данные которых сверяются с данными синтетического учета.

Упрощенная форма бухгалтерского учета стала применяться в период перехода экономики на рыночные отношения, появились малые предприятия с простым процессом производства, незначительным количеством хозяйственных операций и не имеющих имущества в собственности. Ответственность за организацию бухгалтерского учета на малом предприятии несет руководитель. Бухгалтерский учет может вестись специализированной организацией в случае отсутствия бухгалтерской службы на предприятии. Для организации учета по этой форме предприятия используют рабочий План счетов бухгалтерского учета, составленный на основе типового плана счетов бухгалтерского учета. Учет может вестись двумя способами:

1) простая форма бухгалтерского учета;

2) форма учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия, рекомендованных для малых предприятий.

Мемориально-ордерная форма учета получила название от используемого учетного регистра — мемориального ордера. Все поступающие в бухгалтерию документы на протяжении определенного периода накапливаются и регистрируются в группировочных и накопительных ведомостях по группам однородных хозяйственных операций. На основании сгруппированных документов каждая бухгалтерская проводка оформляется отдельным мемориальным ордером, к которому прикрепляются все относящиеся к данной проводке первичные документы. Мемориальному ордеру присваивается номер, дается краткое содержание операции, проставляются корреспонденция счетов, сумма операций.

Мемориальный ордер № .. « »_______________ 2Р0_г-

Содержание операции Д-т К-т Сумма

Синтетический учет при мемориально-ордерной форме ведут в двух регистрах — в Регистрационном журнале и Главной книге.

Регистрационный журнал за 200 г.

Порядковые номера мемориальных Дата ордера Сумма

В Регистрационный журнал записываются в хронологическом порядке все бухгалтерские проводки. В нем каждому мемориальному ордеру присваивается постоянный порядковый номер, нумерация производится отдельно за каждый месяц. Затем мемориальные ордера записываются в Главную книгу, которая имеет развернутую двустороннюю форму, в ней записи мемориальных ордеров производят по каждому счету с указанием корреспондирующих счетов, что дает возможность обобщать показатели за тот или иной период времени. По окончании каждого месяца в Главной книге подсчитывают обороты по дебету и кредиту и выводят сальдо по каждому счету и составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам. Аналитический учет при этой форме ведется на карточках или одновременно на карточках и в книгах. В конце месяца итоги их сводят в оборотную ведомость по аналитическим счетам и сверяют с итогами соответствующего синтетического счета. После сверки и контроля составляется бухгалтерский баланс.

Журнально-ордерная форма учета. Свое название она получила по основному регистру, используемому в бухгалтерии,— журналу-ордеру. Аналитический и синтетический учет осуществляется совместно в единой системе записей. В журнально­ордерной форме счетоводства применяются два вида бухгалтерских регистров:

1) журналы-ордера;

2) вспомогательные ведомости.

Также могут применяться специальные разработочные таблицы. По своему строению различают два вида журналов-ордеров:

1. Первый вид служит для отражения кредитовых операций по одному синтетическому счету, по каждому первичному документу или по итогам за день, например, журнал-ордер №1 по счету «50» Касса.

2. Второй вид предназначен для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию. Для каждого из них в журнале-ордере отведены раздел или графа. На промышленных предприятиях для учета затрат на производство наряду с журналом-ордером № 10 применяются ведомости для отражения аналитических показателей.

Итак, в основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов регистрируются только по кредиту соответствующих счетов в корреспон­денции с дебетуемыми счетами. В порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному и валютному счетам регистрируются как по кредиту, так и по дебету счетов.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, на основании которой составляется отчетный баланс. Главная книга открывается в начале года, записи производятся в одну строку ежемесячно на основании итогов журналов- ордеров.

Автоматизированная форма учета. В настоящее время происходит совершенствование бухгалтерского учета, связанное с автоматизацией обработки экономической информации с применением компьютерных программ. Бухгалтер работает на машине в диалоговом режиме, имея обратную связь в процессе обработки информации и получения соответствующих выходных документов. Учет может осуществляться путем заполнения журнала хозяйственных операций, формирования корреспонденции счетов после заполнения первичных документов. Быстрый ввод проводок осуществляется методом типовых операций. Оборотная и шахматная ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, а также баланс и другие выходные формы могут быть сформированы в любой период

и в короткое время. Перспективное развитие автоматизированной формы учета связано с дальнейшим углублением аналитичности учета, делением его на управленческий и финансовый.

Вопросы для самоконтроля

1. Что понимается под учетным регистром?

2. По каким признакам и на какие группы делятся документы?

3. На какие группы подразделяются учетные регистры при группировке их по назначению?

4. Для какой цели предназначены регистры хронологического учета?

5. Для какой цели предназначены регистры систематического учета?

6. Для какой цели предназначены накопительные ведомости?

7. Какие требования предъявляются к записям в учетные регистры?

8. В каком случае для обнаружения ошибок в бухгалтерских записях используется сплошная проверка?

9. В каких случаях для обнаружения ошибок в бухгалтерских записях используется выборка?

10. С какой целью в бухгалтерском учете применяется корректурный способ исправления ошибок?

11. Каким способом исправляются ошибки в корреспонденции счетов и повторенные в разных учетных регистрах?

12. С какой целью в бухгалтерском учете применяется способ «Красное сторно»?

13. Что понимается под формой бухгалтерского учета?

14. Какие формы бухгалтерского учета используются на практике в настоящее время?

15. В чем заключаются особенности строения Главной книги при мемориальной форме учета?

16. Что является основным регистром при журнально-ордерной форме учета?

17. В чем заключаются особенности строения Главной книги при журнально-ордерной форме учета?

18. Какие формы учета применяются на предприятиях малого бизнеса?

19. Какие виды бухгалтерских программ по учету распространены на практике в настоящее время?

Задания в тестовой форме

1. Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для:

а) упрощения бухгалтерского учета;

б) группировки данных в необходимых разрезах;

в) подготовки данных для обработки на машинах.

2. Учетные регистры группируются по следующим признакам:

а) объему информации;

б) назначению;

в) внешнему виду;

г) отношению к балансу;

д) месту составления;

е) последовательности регистрации хозяйственных операций.

3. Регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на:

а) систематические и аналитические;

б) синтетические и хронологические;

в) синтетические, аналитические, комбинированные;

г) хронологические и аналитические.

4. Регистры бухгалтерского учета по внешнему виду подразделяются на:

а) книги, карточки, свободные листы, перфокарты, магнитные диски;

б) книги, перфокарты, журналы;

в) карточки, свободные листы и книги;

г) книги, магнитные ленты и карточки.

5. Регистры по признаку последовательности регистрации хозяйственных операций подразделяются на:

а) синтетические и аналитические;

б) синтетические и хронологические;

в) систематические и аналитические;

г) хронологические и систематические.

6. Систематические регистры бухгалтерского учета предназначены для:

а) отражения однородных по экономическому содержанию операций;

б) подготовки данных для обработки на машинах;

в) отражения операций в хронологическом разрезе.

7. Регистры хронологического учета предназначены для:

а) отражения однородных по экономическому содержанию операций;

б) подготовки данных для обработки на машинах;

в) регистрации операций по мере их совершения.

8. Промежуточное положение между первичными документами и учетными регистрами занимают ведомости:

а) оборотные;

б) накопительные;

в) шахматные;

г) группировочные;

д) сальдовые.

9. Ведомости, в которых в течение месяца обобщаются данные первичных документов по однородным объектам бухгалтерского учета, называются:

а) группировочными;

б) накопительными;

в) шахматными;

г) сальдовыми.

10. Ведомости, в которых в течение месяца собираются затраты для последующего распределения по объектам учета, называются:

а) группировочными;

б) накопительными;

в) шахматными;

г) сальдовыми.

11. В учетных регистрах могут возникнуть ошибки:

а) локальные и по небрежности работника;

б) по небрежности работника и неисправности вычислительной техники;

в) локальные и транзитные;

г) транзитные и числовые.

12. Ошибки в учетных регистрах выявляются способом:

а) корректурным;

б) «Красное сторно»;

в) пунктировки.

13. Ошибки в учетных записях выявляются способом:

а) дополнительных проводок;

б) выборки;

в) переноса сумм со счета на счет.

14. Выявленные ошибки в учетных записях исправляются способом:

а) дополнительных проводок;

б) пунктировки;

в) выборки.

15. Для исправления ошибок в первичных документах применяется способ:

а) пунктировки;

б) «Красное сторно»;

в) корректурный.

16. При неравенстве дебетовых и кредитовых оборотов по синтетическим счетам ошибку выявляют способом:

а) выборки;

б) «Красное сторно»;

в) дополнительной проводки;

г) корректурным.

17. Неправильная корреспонденция счетов исправляется способом:

а) пунктировки;

б) «Красное сторно»;

в) дополнительной проводки;

г) корректурным;

д) обратных проводок.

18. Корректировка меньшей суммы на большую при правильной корреспонденции счетов осуществляется способом:

а) дополнительной проводки;

б) пунктировки;

в) корректурным;

г) «Красное сторно».

19. Форма бухгалтерского учета — это:

а) совокупность бухгалтерских регистров;

б) технологический процесс обработки информации;

в) система структурных элементов, их связь с первичными документами;

г) способы представления результатной учетной информации.

20. В зависимости от видов используемой техники различают:

а) ручные и машинно-ориентированные;

б) автоматизированные и журнальные;

в) табличные и ручные;

г) журнальные и табличные.

21. При использовании мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета оборотная ведомость по синтетическим счетам составляется на основе итогов:

а) мемориальных ордеров;

б) первичных документов;

в) Главной книги.

22. По данным Главной книги составляются:

а) оборотная ведомость по синтетическим счетам;

б) сальдовый баланс;

в) шахматная оборотная ведомость;

г) оборотные ведомости по счетам аналитического учета.

23. Разновидностью мемориально-ордерной формы учета является форма:

а) журнально-ордерная;

б) простая;

в) бухгалтерского учета с использованием ведомостей;

г) Журнал — Главная.

24. В основу строения журналов-ордеров положен признак:

а) произвольный;

б) кредитовый;

в) дебетовый.

<< | >>
Источник: Лекции по бухгалтерскому учету. 2019

Еще по теме Тема 7. Обобщение учетной информации для составления бухгалтерской отчетности.:

  1. Использование компьютерных программ для анализа финансовой отчетности
  2. Приложение 4. Пример выдержек из Правил документооборота и технологии обработки учетной информации.
  3. А. Инструменты для анализа финансового состояния предприятия
  4. 9.1. Понятие и состав бухгалтерской отчетности
  5. Информационно- аналитические возможности сегментарной отчетности. Виды сегментов
  6. 5.2. НЕОБХОДИМОСТЬ СОЗДАНИЯ МЕЖДУНАРОДНОЙ СИСТЕМЫ УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ
  7. ОСНОВОПОЛАГАЮЩИЕ ЧЕРТЫ ПОЛЕЗНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ИНФОРМАЦИИ
  8. Отчетность. Понятие и состав бухгалтерской отчетности
  9. 1. Понятие, состав бухгалтерской отчетности и общие требования к ней
  10. ТЕМЫ ДИСЦИПЛИНЫ
  11. Характеристика форм бухгалтерской отчетности, используемых для анализа финансовыхрезультатов предприятия и управления ими
  12. 3.1 Система налогового учета расходов, связанных с выполнением проектных работ и сдачей их заказчику
  13. Капитал как объект стоимостного измерения в бухгалтерском учете
  14. Концептуальные подходы к стоимостному измерению капитала в бухгалтерском учете
  15. Методология оценки обязательств в условиях изменения стоимости активов в бухгалтерском учете
  16. Адаптация бухгалтерского учета к требованиям налогообло­жения при сочетании систем налогообложения
  17. Система управления затратами на промышленных предприятиях