Схема учета расчетов с подотчетными лицами
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
В 1С:Бухгалтерии 8 выдача денежных средств под отчет регистрируется документом Расходный кассовый ордер с операцией Выдача денежных средств подотчетнику.
В некоторых организациях практикуется выдача денежных средств под отчет путем их перечисления на рублевую или валютную (в случае командировок за пределы Российской Федерации) пластиковую карточку, открытую на имя подотчетного лица. В этих случаях «выдача денежных средств под отчет» в программе регистрируется документами Платежное поручение исходящее и Платежный ордер на списание денежных средств с операцией Перечисление денежных средств подотчетнику.
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, получившие наличные под отчет, обязаны не позд-нее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
В установленные сроки подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет, в котором самостоятельно заполняет оборотную сторону, где перечисляет, когда, по какому документу и в какой сумме произведены расходы. Совершенные подотчетным лицом расходы должны быть подтверждены документами. При закупках в сети розничной торговли это чек контрольно-кассовой техники и товарный чек с указанием покупок; при закупках в организациях оптовой торговли — чек контрольно-кассовой техники, квитанция к приходному кассовому ордеру, наклад-ная, счет-фактура.
В конце отчета подотчетное лицо выводит общую сумму расходов и расписывается. Вместе с приложенными документами авансовый отчет передается в бухгалтерию на проверку и обработку.
Здесь по характеру расходов определяются корреспондирующие счета и подсчитывается итог расчетов с подотчетным лицом.Оформленный в установленном порядке авансовый отчет вместе с приложениями утверждается руководителем организации, расходы отражаются в регистрах бухгалтерского учета.
Отражение в учете расходов по авансовому отчету в 1 бухгалтерии 8 производится с помощью документа Авансовый отчет. В некоторых организациях этот документ используется также для подготовки и вывода на бумажный носитель полностью заполненного авансового отчета. Именно под этим отчетом, а не заполненным подотчетным лицом от руки, свои подписи ставит само подотчетное лицо, бухгалтер, который производит проверку и обработку отчета, и руководитель, утверждающий расходы по авансовому отчету.
Остаток неиспользованных денежных средств подотчетное лицо возвращает в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход возмещается ему по расходному кассовому ордеру.
В 1 С:Бухгалтерии 8 прием в кассу неиспользованных денежных средств регистрируется документом Приходный кассовый ордер с операцией Выдача денежных средств подотчетником, а выдача из кассы денежных средств в возмещение перерасхода - документом Расходный кассовый ордер с операцией Выдача денежных средств подотчетнику.
В небольших организациях на практике имеют место случаи, когда подотчетное лицо (обычно руководитель) сначала совершает расходы за «свой» счет, а лишь затем отчитывается за произведенные расходы и получает из кассы денежные средства в счет возмещения «перерасхода». В этом случае в схеме учета расчетов не «участвует» расходный кассовый ордер.