6.2. ОБРАБОТКА БУХГАЛТЕРСКОЙ ИНФОРМАЦИИ
Количество счетов, открываемых фирмами, зависит от того, какая информация нужна и будет использоваться в процессе принятия управленческих решений.
Каждая операция анализируется с точки зрения своего влияния на увеличение или уменьшение активов, пассивов, капитала на доходы или расходы предприятия. Эти изменения, вызываемые хозяйственными операциями, отражаются по дебету и кредиту счетов.
Список всех счетов, используемых фирмой (предприятием), называется планом счетов. Каждый счет имеет свой идентификационный номер. Например, счета активов могут иметь нумерацию от 100 до 199, счета пассивов — 200—299, счета капитала — 300— 399, счета доходов — 400-499, счета расходов — 500—599.
Полный реестр всех счетов компании отражается в Книге счетов. Счета делят на две группы: счета баланса (активов, пассивов, капитала) и счета отчета о прибылях и убытках (доходов, расходов).
Счета баланса называют реальными счетами, так как они не являются субсчетами к другим счетам, а счета отчета о прибылях и убытках — номинальными счетами.
Все хозяйственные операции в хронологическом порядке записывают в бухгалтерский журнал. Так как каждая операция сначала записывается в журнале, а затем — в книге счетов, то журнал называют еще Книгой первичного учета. Основной формой бух-галтерского журнала является Главный бухгалтерский журнал. Он имеет следующие графы: Название счетов и пояснения
Ссылка на перенос
Дата
Дебет
Кредит
Графа "Ссылка на перенос" заполняется после переноса записи на соответствующий счет книги счетов.
Заполнение других граф не вызывает трудностей.Необходимость в информации о результатах деятельности субъектов хозяйствования возникает периодически. Эти результаты выявляются на основании данных финансовой отчетности. Пе-риод, за который составляется финансовая отчетность, может быть равен месяцу, кварталу или году. Период, длиной в один год, называется отчетным годом. Составление периодической финансовой отчетности требует осуществления корректирующих записей на счетах.
Эти записи делаются в конце отчетного периода для приведения в соответствие доходов и расходов. Корректирующие записи отражают содержание хозяйственных операций, уже имевших место, но не учтенных должным образом по причине того, что бух-галтерам целесообразно это делать в конце отчетного периода или же из-за отсутствия необходимых документов. Корректирующие записи дают возможность превратить суммы, числящиеся на счетах, в суммы, которые будут использованы для определения финансовых результатов деятельности предприятия.
Корректирующие записи могут быть двух типов: отложенные (отсроченные) и накопленные (нарастающие).
Отложенные состоят из корректирующих записей сумм, уже отраженных на счетах учета расходов и доходов. Накопленные состоят из корректирующих записей, относящихся к хозяйственным операциям, которые еще не отражались на счетах.
Например, компания "А" уплатила 1 декабря 2001 г. 1800 долларов за 3 месяца вперед за аренду склада. На счетах эта операция найдет отражение следующим образом:
Дебет счета "Расходы на аренду" — 1800
Кредит счета "Счет в банке" - 1800
В конце отчетного периода будет сделана отложенная (отсроченная) запись на сумму 1800 долларов по дебету счета "Расходы будущих периодов" и кредиту счета "Расходы на аренду".
Второй пример, 1 декабря 2001 г. компания "А" получила авансом 4500 долларов за будущие транспортные услуги. В момент записи операции на счетах будет сделана запись: дебет счета "Счет в банке" и кредит счета "Доходы от оказания транспортных услуг" на сумму 4500 дол.
По мере оказания услуг необходимо сделать накопленную корректирующую запись по дебету счета "Доходы от оказания транспортом услуг" и кредиту счета "Доходы будущих периодов" на сумму в соответствии с удельным весом выполнения заказа на конец отчетного периода. Корректирующие записи позволяют определить реальный финансовый результат предприятия за отчетный период.Для сбора и получения необходимой информации после проведения корректирующих и заключительных записей, используемой для составления финансовой отчетности, применяют рабочий лист, где отражают все корректирующие записи, что дает возможность получить необходимую информацию для составления баланса и отчета о прибылях и убытках.
После подготовки финансовой отчетности корректирующие записи из рабочего листа переносят в бухгалтерский журнал и книгу счетов.
Следующим этапом учетного цикла является закрытие счетов. Процесс закрытия счетов - это процесс переноса сальдо со счетов учета доходов и расходов на счет "Прибыли и убытки". После этого сальдо со счета "Прибыли и убытки" переносят на счет "Собственный капитал".