<<
>>

6.3. формы внутренних отчетов

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом в принятии решений является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия.
Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна. Она отрицает шаблонный подход. Можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характеристике форм отчетности (рис. 32).

По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

Комплексные итоговые отчеты представляются обычно за месяц или за иной отчетный период (квартал, полугодие и т.п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период; представляются регулярно и отражают доходы и расходы по центрам ответственности, исполнение сметы издержек, рентабельность, движение денежных средств и иные показатели для общей оценки и контроля.

Тематические отчеты по ключевым показателям представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции и другим, не входящим в оценочные, плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам руководителей и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности. Например, причины, влияющие на перерасход ресурсов, уровень продаж по секторам рынка, всесторонняя оценка причин изменения

Рис.<div class=

32. Классификация внутренней отчетности" />

Рис. 32. Классификация внутренней отчетности

рентабельности, анализ рынка и использования производственной мощности, факторы риска деятельности в определенных направлениях и т.п.

По уровням управления различают оперативные отчеты, текущие и сводные отчеты. Оперативные отчеты представляются на низовом уровне управления в центрах ответственности. Они содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Составляются еженедельно и ежемесячно.

Текущие отчеты содержат агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

Сводные отчеты представляются для высшего управленческого персонала организации, по которым принимаются стратегические решения и осуществляются общий контроль деятельности и контроль управленческого персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Периодичность колеблется от ежемесячных до ежегодных отчетов.

Оперативная информация, предназначенная для низовых центров ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. Нижний уровень — это оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов, использования ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.

Пример отчета об издержках для разных уровней управления одной из организаций.

Месячный отчет вице-президента по производству, тыс. руб. Контролируемые издержки По смете Фактические Отклонения Неблагопри-ятные отклонения Содержание офиса 108 400 111 400 3000 3000 Планирование и расчеты 92 400 96 600 4200 4200! Прочие издержки 12 300 11 900 (400) — Издержки цеха А 280 600 285 000 4400 4400 цеха Б 389 440 382 650 (6790) — Всего 883 140 887 550 4410 4410

Контролируемые издержки По смете Фактические Отклонения Неблаго-приятные отклонения Общецеховые издержки: На оплату труда 21 340 19 680 (1660)! — На коммунальные услуги 63 200 64 300 1100 1100 Прочие 10 700 8100 (2600)! — Издержки подразделений: Штамповочного 110 000 113 070 3070 3070 Красильного 48 200 45 800 (2400) — Сборочного 136 000 131 700 (4300) — Всего 389 440 382 650 (6790) —

Месячный отчет мастера штамповочного участка, тыс. руб.

Контролируемые издержки По смете Фактические Отклонения Неблаго-приятные отклонения Материалы основные 44 200 45 300 1100 1100 Прямая оплата труда 25 600 25 900 300 300 Специнструмент 3850 2750 (1100)! — Оплата обслуживающего персонала 12 430 12 880 450 450 Вспомогательные материалы 20 100 20 800 700 700 Прочие издержки 3820 5440 1620 1620! Всего 110 000 113 070 3070 4170

Примечание.

«По смете» указаны издержки в пересчете на фактический объем производства; знаком «!» отмечены отклонения, превышающие 4% по данной статье.

По объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты. Сводка — это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период, иногда за день, за неделю. Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях данного центра ответственности. Общие финансовые отчеты составляются по организации в целом и содержат информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

По формам представления внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме.

Табличная форма представления внутренней отчетности является наиболее приемлемой и для составителей, и для пользователей.

Большая часть внутренней отчетной информации выражается циф-ровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К ней все привыкли, она стала традиционной. Нужно правильно структурировать отчетные показатели, разделить их на зоны, выделить главные, требующие особого внимания, а самое важное — постараться изложить отчет на одной странице без обо-рота.

Для пояснений к отчету может быть приложена записка с комментариями и раскрытием основных показателей.

Графическая форма наиболее наглядна, не нужно только перегружать графики и диаграммы излишней цифровой информацией, стараться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет восприятие информации. Много цифр нагляднее представлять в табличной форме.

Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствует цифровая информация либо ее объем незначителен, но нужно подробно объяснить взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам в табличной или графической формах.

Пример внутреннего отчета центра прибыли, распределенного на зоны (в млн руб.) за девять месяцев 2005 г. Выручка Переменные издержки Валовая прибыль С начала года 2004 факт 2005 2004 факт 2005 По 2004 факт 2005 2004 факт 2005 план факт план факт месяцам план факт план факт 7,3 7,9 7,1 4 4,6 4,0 Январь 3,3 3,3 3,1 - - - 7,8 7,7 7,2 5,1 5,6 5,4 Февраль 2,7 1,6 1,8 6,0 4,9 4,9 7,6 8,3 8,3 4,4 5,3 5,3 Март 3,2 3,0 3,0 9,2 7,9 7,9 6,9 6,9 7,0 4,4 5,5 5,0 Апрель 2,5 1,5 2,0 11,7 9,4 9,9 6,0 7,4 6,0 5,2 4,6 4,8 Май 2,2 1,4 1,2 13,9 10,8 11,1 7,6 8,0 7,6 5,4 5,8 5,3 Июнь 2,6 1,8 2,3 16,5 12,6 13,4 7,0 6,7 5,6 4,2 3,8 3,3 Июль 2,5 1,8 2,3 19,0 14,4 15,7 6,9 6,3 7,9 3,7 5,8 5,4 Август 2,6 2,1 2,5 21,6 16,5 18,2 7,6 6,9 7,8 4,2 5,0 5,4 Сентябрь 2,7 2,8 2,4 24,3 19,3 20,6

<< | >>
Источник: Палий В.Ф.. Управленческий учет издержек и доходов (с элементами финансового учета). — М.: ИНФРА-М,2006. — 279 с.. 2006

Еще по теме 6.3. формы внутренних отчетов:

  1. З.1. Операционный аудит как важнейшая форма внутреннего контроля
  2. Отчет о целевом использовании полученных средств (форма № 6)
  3. 6.2. ТРЕБОВАНИЯ К ВНУТРЕННЕЙ ОТЧЕТНОСТИ
  4. 6.3. формы внутренних отчетов
  5. § 5. Отчет об исполнении .бюджета
  6. 2.6. Отчет о прибылях и убытках (форма № 2) и его подготовка к анализу
  7. 3. Аналитические возможности формы №2 "Отчет о прибылях иубытках"
  8. 4. Аналитические возможности формы №3 "Отчет об изменениикапитала"
  9. 5. Аналитические возможности формы №4 "Отчет о движенииденежных средств"
  10. 7. Аналитические возможности формы №6 "Отчет о целевом использовании полученных средств"
  11. 3. Аналитические возможности формы № 2 «Отчет о прибылях и убытках»
  12. 4. Аналитические возможности формы № 3 «Отчет об изменении капитала»
  13. 5. Аналитические возможности формы № 4 «Отчет о движении денежных средств»
  14. 7. Аналитические возможности формы № 6 «Отчет о целевом использовании полученных средств»
  15. Информационно - аналитические возможности статистической отчетности (на примере формы № П-2 «Сведения об инвестициях»)
  16. 2.2. Внутренняя информация в оценке бизнеса, ее состав и источники
  17. 6.  Оперативная (внутренняя отчетность)
- Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях - Основы бухгалтерского учета -
- Аудиторская деятельность - Банки - Бизнес - Бухгалтерский учет - Кредит - Маркетинг - Менеджмент - Философия - Финансы - Экономика -