<<
>>

Документальное оформление основных средств

Документирование хозяйственных операций регламентируется статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и пунктами 12-18 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п.1 ст.9 Закона «О бухгалтерском учете»).

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены в форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной документации. Если по отдельным операциям форма документа не предусмотрена в этих альбомах, то организация самостоятельно разрабатывает и утверждает соответствующую форму. Разрабатываемые организацией формы первичных документов должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п.2 ст.9 Закона «О бухгалтерском учете», а именно:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции и пр.

Новые унифицированные формы были утверждены в марте 2003 г. (табл. 2.1).

Таблица 2.1

Унифицированные формы по учету основных средств

Номер Наименование Назначение
OC-I Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружении) Применяется для оформления приема-передачи отдельных объектов основных средств, их включения в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, а также для исключения объектов из состава основных средств при их передаче (продаже, обмене и пр.) другой организации
OC-Ia Акт о приеме-сдаче здания, сооружения Имеет ту же структуру, что и акт ОС-1, но предназначен исключительно для приема-передачи достроенных или приобретённых организацией зданий и сооружений и фиксаций момента их ввода в эксплуатацию
ОС-16 Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружении) Имеет ту же структуру, что и акт ОС-1, но предназначен для передачи групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)
ОС-2 Накладная на внутреннее перемещение объектов основных

средств

Применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой
ОС-3 Акт о приемке-передаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств Применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации.
ОС-4 Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) Применяются для списания единичных объектов основных средств, пришедших в негодность
ОС-4а Акт о списании автотранспортных средств Применяются для оформления полного или частичного списания автотранспортных средств, пришедших в негодность
ОС-46 Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных) Применяются для списания группы объектов основных средств (кроме автотранспортных) пришедших в негодность
ОС-6 Инвентарная карточка учета объекта основных средств Применяется для учета наличия единичных объектов основных средств и их движения внутри организации
ОС-ба Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств Применяется для учета наличия групп однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость и их движения внутри организации
ОС-66 Инвентарная книга учета объектов основных средств Представляет собой сокращённый вариант формы №ОС-6а, но используется для ведения инвентарного учёта объектов основных средств на малых предприятиях
ОС-14 Акт о приеме (поступлении) оборудования Применяется для учета оборудования, поступившего на склад, с целью его последующего использования в качестве объекта основных средств
ОС-15 Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж Применяется при передаче оборудования в монтаж
ОС-16 Акт о выявленных дефектах оборудования Составляется при обнаружении дефектов оборудования, выявленных в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля

Акт по форме OC-I составляется в том случае, когда организация передает или получает объекты основных средств (кроме зданий, сооружений) по договору купли- продажи, мены, дарения или лизинга.

Таким образом, при составлении акта осуществляется:

а) включение объекта в состав основных средств и учет его ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения, и для объектов, требующих монтажа, - в момент сдачи в эксплуатацию);

б) выбытие объекта из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

Для оформления приема-передачи однотипных объектов основных средств дорогостоящего хозяйственного инвентаря, инструментов, оборудования и т.п. теперь применяется форма ОС-16, которая по сравнению с формами OC-I и OC-Ia имеет некоторые специфические реквизиты. Например, графа «Цель передачи (назначение принимаемых объектов основных средств)» введена в связи с тем, что объекты основных средств, приобретаемые оптом, моїут быть предназначены как для эксплуатации, так и для дальнейшей перепродажи. В зависимости от цели приобретения они должны по-разному отражаться в учете.

Акт (формы ОС-1, ОС-la, ОС-16) после его оформления и подписания членами комиссии передается в бухгалтерию, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. К акту должна прилагаться техническая документация, относящаяся к данному объекту основных средств.

Накладная на внутреннее перемещения объектов основных средств (форма №ОС-2) выписывается передающей стороной в трех экземплярах, подписывается ответственным лицом структурного подразделения получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку учета объектов основных средств (формы №ОС-6, ОС-ба, ОС-66).

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма №ОС-3) составляется в двух экземплярах, если работы по восстановлению объекта производятся сторонней организацией: первый остается в организации, второй - передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Акт подписывает работник структурного подразделения, уполномоченный на приемку основных средств, и представитель организации, производившей работы.

При выполнении работ хозяйственным способом форма №ОС-3 составляется в одном экземпляре. Акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. При этом в технический паспорт соответствующего объекта основных средств вносятся необходимые изменения характеристики объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.

Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма №ОС-4) составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, где определяется результат от списания. Второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате списания запасных частей, материалов, металлолома и т.п.

В аналогичном порядке составляется акт о списании автотранспортных средств (форма №ОС-4а). При этом к первому экземпляру акта, подлежащему передаче в бухгалтерию, прикладывается документ, подтверждающий снятие автотранспортного средства с учета в ГИБДД.

Акт о списании по форме №ОС-4б применяется при списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных). Документ состоит из двух разделов и представляет собой упрощенный вариант формы ОС-4. Его реквизиты расположены ком- пактпее, что удобно для получения информации сразу о группе списываемых объектов основных средств.

Для оформления операций с оборудованием, требующим монтажа, Постановлением №7 предусмотрены три первичных документа. При поступлении оборудования к установке на склад приемной комиссией составляется в двух экземплярах Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма NoOC-14). Передача оборудования монтажным организациям оформляется Актом о приеме-передачи оборудования в монтаж (форма №ОС-15).

Если при поступлении оборудования на склад в состав комиссии входит представитель подрядной монтажной организации, он расписывается в получении оборудования на ответственное хранение непосредственно в Акте о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14), и ему передается копия акта.

Если в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования выявлены дефекты, не установленные при его поступлении на склад, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма NqOC-I 6. В этом случае Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма NqOC-I4) является предварительным, составленным по наружному осмотру.

Пообъектный (аналитический) учет основных средств ведется бухгалтерией в инвентарной карточке учета объекта основных средств (форма №ОС-6).

Записи в инвентарные карточки производятся на основании документов на зачислении объекта (формы NqOC-I, ОС-la, ОС-16), его перемещение (форма №ОС-3) и списанию (формы №ОС-4, ОС-4а, ОС4-6), а также на основании технических паспортов и других документов.

В инвентарных карточках приводятся основные данные по объекту: первоначальная стоимость, срок полезного использования, способ начисления амортизации.

В случае группового учета основных средств, краткая индивидуальная характеристика дается не каждому объекту отдельно, а в целом по всей группе объектов, учитываемых в инвентарной карточке.

Инвентарные карточки хранятся в бухгалтерии в картотеке. Группировка инвентарных карточек в картотеке может производиться применительно к Общероссийскому классификатору основных фондов, a BHjrrpn разделов, подразделов, классов и подкласс- сов - по местам эксплуатации (структурным подразделениям). Инвентарные карточки суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.

Аналитический учет основных средств на предприятии ведется в бухгалтерии по классификационным группам, а внутри групп - по инвентарным объектам и месту нахождения (эксплуатации) объектов у лиц, ответственных за их сохранность.

Основным регистром аналитического учета основных средств является инвентарная карточка (форма NqOC-6). На лицевой стороне инвентарных карточек указывают наименование и инвентарный номер объекта, год выпуска (постройки), дату и номер акта о приемке, местонахождение, первоначальную стоимость, норму амортизационных отчислений, шифр затрат (для отнесения сумм амортизации), сумму начисленной амортизации, внутреннее перемещение и причину выбытия.

На оборотной стороне указывают сведения о дате и затратах по достройке, дооборудовании, реконструкции и модернизации объекта, выполненных ремонтных работах, а также краткую индивидуальную характеристику объекта.

Инвентарные карточки составляются в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Они могут использоваться для группового учета однотипных предметов, имеющих одинаковую техническую характеристику, одинаковую стоимость, одинаковое производственно-хозяйственное назначение и поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце.

При размещении в одном здании нескольких структурных подразделений (цехов, отделов и т.п.), по которым затраты планируются отдельно, в дополнение к общей инвентарной карточке следует открыть справочные инвентарные карточки отдельно по каждому направлению (коду) затрат с пометкой «для начисления амортизации» в соответствии с утвержденным распределением площади и первоначальной стоимости инвентарного объекта между соответствующими пользователями.

Инвентарные карточки заполняют на основе первичных документов (актов приемки-передачи, технических паспортов и др.) и передают затем под расписку в соответствующий отдел организации.

По месту нахождения (эксплуатации) основных средств для контроля за их сохранностью можно вести инвентарные списки основных средств. В них записывают номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, его полное название, первоначальную стоимость и данные о выбытии (перемещении) - дату и номер документа и причину выбытия. Разрешается вести учет объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках. В этом случае инвентарные карточки выписывают в двух экземплярах и второй экземпляр передают по месту нахождения объекта. Учет объектов основных средств по месту нахождения осуществляют в разрезе лиц, ответственных за сохранность этих средств.

В бухгалтерии инвентарные карточки формируют в инвентарную картотеку, построенную в разрезе классификационных групп по видам основных средств.

Инвентарный объект основных средств - это законченное устройство со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет (например: станок, холодильник и т.п.), выполняющий самостоятельные функции, либо комплекс конструктивно сочлененных предметов (например, поточная линия), представляющих собой единое целое и вместе выполняющих определенную работу.

Согласно «Типовой классификации» выделяют следующие виды инвентарных объектов:

- Инвентарный объект по группе зданий - каждое отдельно стоящее здание. Если здания имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами. Постройки, ограждения и другие надворные сооружения, обслуживающие здание, составляют вместе с ним отдельный инвентарный объект. Наружные надстройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также капитальные надворные постройки являются самостоятельными инвентарными объектами.

- Инвентарный объект сооружений и передаточных устройств - отдельное сооружение (передаточное устройство) со всеми устройствами, составляющими с ним одно целое.

- Инвентарный объект силовых и рабочих машин и оборудования - отдельная машина, аппарат, агрегат, установка, прибор и т.д., включая относящиеся к ним приспособления, принадлежности, приборы, инструменты, электрооборудование, а также индивидуальное ограждение и фундамент.

- Инвентарный объект инструментов - это только те предметы, которые не входят в состав машины, станка, аппарата и т.п. и имеют самостоятельное значение.

- Инвентарный объект вычислительной техники - счетные машины и устройства (компьютеры, мониторы, принтеры и т.п.), которые не относятся к составным частям другой машины.

- Инвентарный объект прочих машин и оборудования - единица оборудования, включая относящиеся к ней принадлежности приборы и инструменты.

- Инвентарный объект транспортных средств (локомотивы, машины, прицепы и полуприцепы и т.п.) - объект с относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями (набор инструментов, магнитола и др.). Для магистральных трубопроводов таким объектом будет их отрезок в границах установленных участков.

- Инвентарный объект многолетних насаждений - зелёные насаждения независимо от их количества, возраста и породы в пределах отдельного парка, сквера и пр.

- Инвентарный объект капитальных вложений в коренное улучшение земель - сданные в эксплуатацию площади.

- Инвентарный объект природопользования - площади, находящиеся в собственности организации и рассматриваемые как единое целое или раздельно. В последнем случае каждая такая часть должна учитываться как самостоятельный инвентарный объект.

- Инвентарный объект рабочего и продуктивного скота и других животных - каждое взрослое животное.

- Инвентарный объект измерительных и регулирующих приборов и устройств лабораторного оборудования - предметы, выполняющие самостоятельные функции и не являющиеся составной частью другого инвентарного объекта.

Также выделяют: инвентарный объект измерительных и регулирующих приборов и устройств лабораторного оборудования; объекты производственного инвентаря и принадлежностей, объекты хозяйственного инвентаря; инвентарный объект прочих основных средств.

Для учета и контроля сохранности основных средств каждому инвентарному объекту присваивают определенный инвентарный номер, который сохраняется за данным объектом на все время его нахождения в эксплуатации, запасе или консервации. Инвентарный номер прикрепляется или обозначается на учитываемом предмете и обязательно указывается в документах, связанных с движением основных средств.

Применительно к сложным инвентарным объектам, т.е. включающим те или иные приспособления, обособленные элементы, составляющим вместе с ним одно целое, как правило, на каждом элементе обозначают тот же номер, что и на основном, объединяющем их объекте.

Инвентарные номера выбывших объектов могут присваиваться другим, вновь поступившим основным средствам не ранее чем через пять лет после выбытия.

Арендуемые основные средства могут учитываться у арендатора под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем.

2.4.

<< | >>
Источник: Соколова Е.С.. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ: Учебно-методический комплекс. - М.: Изд. центр ЕАОИ. -2008. - 200 с.. 2008

Еще по теме Документальное оформление основных средств:

  1. УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
  2. ГЛАВА 2ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ И УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
  3. 3.6.1 Документальное оформление выбытия основных средств
  4. 5.5 Документальное оформление
  5. 2.2. Задачи, классификация и оценка основных средств
  6. 2.3. Документальное оформление движения основных средств
  7. Документальное оформление поступления материальных запасов.
  8. 3.4. Понятие, классификация и оценка основных средств
  9. 3.5. Документальное оформление движения основных средств
  10. 3.14. Документальное оформление поступления и расхода производственных запасов
  11. Глава 7. Основные средства
  12. Содержание
  13. Документальное оформление основных средств