Авансовый отчет по командировочным расходам

работы.

При направлении работника в командировку в пределах Российской Федерации на него оформляется командировочное удостоверение, в котором указываются:

фамилия, имя, отчество командированного;

пункт назначения командировки;

наименование организации, куда командируется работник;

цель командировки;

срок командировки.

Удостоверение подписывается руководителем организации, направляющей работника в командировку.

На удостоверении делаются отметки (с указанием даты) о выбытии в командировку, о прибытии в пункт назначения, выбытии из него, о прибытии на место постоянной работы.

Оформление командировки в пределах Российской Федерации приказом по организации дополнительно к выписанному командировочному удостоверению не обязательно, но может производиться по решению руководителя. Вместе с тем приказ необходим при командировке за грани-цу, поскольку командировочное удостоверение при этом не выписывается. Кроме того, приказ необходим для расчета размера аванса, если руководитель своим решением устанавливает размеры компенсационных выплат выше нормативно установленных (суточные, оплата найма жилого помещения и т.д.).

Регистрация лиц, отбывающих и прибывающих в командировки, ведется в журналах специальной формы. При этом лицо, ответственное за ведение этих журналов и производство отметок в командировочных удо-стоверениях, назначается приказом руководителя организации.

Накануне выбытия в командировку работнику выдается аванс на командировочные расходы исходя из срока командировки, стоимости проезда и установленных размеров компенсационных выплат.

Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:

сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;

оплату суточных за время нахождения в командировке;

оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;

оплату расходов по найму жилого помещения.

В период командировки за работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту по-стоянной работы.

За каждый день нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) работнику выплачиваются суточные. Их размер определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом (но не менее размера, установленного для организаций, финансируемых из федерального бюджета). При этом следует учитывать, что для целей налога на прибыль суточные признаются расходами в размере не более 100 руб. в сутки. У работников, направляемых в командировки, су-точные не признаются доходом для целей НДФЛ в размере, не превышающем 700 руб. в сутки.

Днем выезда в командировку считаются календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другое транспортное средство из места постоянной работы командированного, а днем приезда— календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы. Если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, в котором расположена организация, при определении дня выезда в командировку или возвращения из командировки учитывается время, необходимое для проезда до места отправления транспортного средства.

Суточные не выплачиваются, если командировка длится один день или если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Решение о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает руководитель организации.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями.

В случае утери проездных документов расходы возмещаются ра-ботнику по минимальной стоимости. Для принятия этих расходов в целях налогообложения налогом на прибыль организации необходимо получить документ соответствующей транспортной организации (вокзала, аэропорта, пристани), в котором указана минимальная стоимость проезда до определенного пункта.

Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

Дополнительно работнику возмещаются расходы по бронированию мест в гостиницах.

При командировании работника за границу командировочное удостоверение не выписывается, а основанием командировки является приказ руководителя организации, в котором указывается, кто, в какую страну, какой город, на какой срок и с какой целью командируется. Время пребывания работника в загранкомандировке при этом определяется по отметкам в загранпаспорте. Исключение составляют страны СНГ, при въезде на территорию которых наличие загранпаспорта не обязательно. В этом случае командировочное удостоверение необходимо, поскольку расходы по командировкам в страны СНГ могут быть приняты на основании приказа по организации, командировочного удостоверения и авансового отчета сотрудника с приложением всех оправдательных документов.

Работнику, командированному за пределы Российской Федерации:

выплачиваются суточные;

возмещаются расходы по проезду и провозу до 30 кг багажа;

возмещаются расходы по найму жилого помещения;

возмещаются расходы по получению заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта;

возмещаются комиссионные, удержанные при обмене чеков в банке за иностранную валюту.

Выплата суточных при командировке работника за пределы Российской Федерации производится в следующем порядке:

при проезде по территории Российской Федерации — в валюте Российской Федерации — рублях по нормам, действующим при командировках в пределах Российской Федерации;

• при проезде и за время пребывания на территории иностранного государства — в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу.

Размер суточных устанавливается конкретно для каждой страны пребывания.

Со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для страны, в которую работник направляется, со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной для командировок в пределах Российской Федерации.

Если принимающая сторона за свой счет обеспечивает командированного работника иностранной валютой на личные расходы, выплата суточных направляющей стороной не производится.

Если принимающая сторона предоставляет за свой счет только питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 % нормы.

Если работник выехал в командировку за пределы Российской Федерации и в тот же день (календарные сутки) вернулся, суточные выплачиваются в размере 50 % нормы.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация.

Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. При отсутствии подтверждающих документов расходы не возмеща-ются.

Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются в счет суточных и возмещению не подлежат.

Командированному работнику возмещаются фактические затраты на получение заграничных паспортов и виз, а также за прописку паспорта.

При выдаче в качестве аванса банковских и дорожных чеков в ино-странной валюте для оплаты расходов, связанных с командированием за границу, командированному работнику возмещаются комиссионные, удержанные при их обмене за наличную валюту.

Работник имеет право на возмещение иных расходов, не включаемых в доход, облагаемый подоходным налогом, если они связаны с вы-полнением задания руководителя.

Отражение в 1С:Бухгалтерии 8 расчетов с работниками по наиболее типичным командировочным расходам рассмотрим на примерах.

Пример 3-1

Работник организации Тимохин В.И. командирован в город Брянск для согласования графика поставки товаров в рамках заключенного договора сроком на 5 дней (с 12 по 16мая) проездом самолетом.

8 мая работник получил аванс на командировочные расходы в размере 4710руб. из расчета:

суточные — 500руб. (5х 100руб.);

расходы по найму жилого помещения 2200руб. (4 х 550); расходы на проезд - 2010руб.

После возвращения из командировки в бухгалтерию представлен отчет с подтверждающими документами: квитанция гостиницы по найму жилого помещения на сумму 3000 руб. (4 х 750 руб.) и авиабилеты на сумму 2010руб. Суммы уплаченного налога на до-бавленную стоимость в документах не выделены отдельной строкой. Кроме того, по заявлению работника приказом руководителя ему разрешено выплатить суточные из расчета 150 руб. за каждый день пребывания в командировке. Итого авансовый отчет утвержден 19 мая в сумме 5760руб.

В бухгалтерском и налоговом учете расчеты с работником в рамках данного примера отражаются следующим образом: Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль Де-бет Кре-дит Сумма, руб. Операция Дебет Кре-дит Сумма, руб. Операция 71.01 50.01 4710.00 Выдан аванс на команди-ровочные расходы Не отража-ется 44.01 71.01 3000.00 Отражены расходы по найму жилого помещения 44.01,

вид учета «НУ» ПВ 3000.00 Отражены расходы по найму жилого помещения 44.01 71.01 2010.00 Отражены расходы на проезд 44.01,

вид учета «НУ» ПВ 2010.00 Отражены расходы на проезд 44.01 71.01 500.00 Суточные по нормативу 44.01,

вид учета «НУ» ПВ 500.00 Суточные по нормативу 44.01 71.01 250.00 Суточные сверх норма-тива 44.01,

вид учета «ПР» ПВ 250.00 Суточные (сверх норма-тива) НЕ01.9 250 Суточные (сверх норма-тива) 71.01 50.01 1050.00 Компенсация перерасхода по авансовому отчету (5760-4710) Не отража-ется

1С:Бухгалтерия 8:

1. Выдача работнику денежных средств на командировочные расходы отражается документом Расходный кассовый ордер с операцией Выдача денежных средств подотчетнику (рис. 3-4).

Рис. 3-4. Выдача денежных средств на командировочные расходы

2. Отчет по командировочным расходам регистрируется с помощью документа Авансовый отчет.

В форме документа (рис. 3-5) указывается, кто и за что отчитывается, сколько документов приложено к отчету, на каком количестве листов.

На вкладке Авансы указывается расходный кассовый ордер, по которому выданы денежные средства на командировочные расходы.

Рис. 3-5. Сведения о документе, которым выдан аванс на командировочные расходы

Сведения о произведенных командировочных расходах приводятся на вкладке Прочее (рис. 3-6 ). Для целей правильного отражения в налоговом учете суточные по нормативу и сверх норматива в отчете отражаются отдельными строками. При этом для суточных сверх норматива указывается статья с Видом расходов НУ Не учитываемые в целях налогообложения.

Рис. 3-6. Сведения о командировочных расходах

При проведении документа по данным, приведенным на вкладке Прочее, формируются проводки бухгалтерского (рис. 3-7) и налогового (рис. 3-8) учета. Бухгалтерский уче Действия» [Q ^Налоговый учет 1 U.... . О і J V)L"rfTr[ ?' Счет Лт Счбконто Дт Количество Дт Счет Кт Субконто Кт | Количество Кт Сумма Содержание Валюта Дт Валюта Кт Вал сумма Дт Вал сумма Кт № журнала Д»

Г.І «01 К0М0Иамр0е0>НЫе р Л.01 Тимохин Виктор Мих 3 ООО.ОС Расходы по найму ж... , д»

1 к* 44 01 Команикювочмые р 7101 Т имохин Виктор Мих. 2 010.00 Расходы на проезд а.. * 44 01 Командировочные р.. 71 01 Тимохин Виктор Мих 500.00 Суточные (но мормат.. І 44 01 Суточные (сверх мор 71.01 Тимохин Виктор Мих 250.00 Суточные (сверх мор.

Рис. 3-7. Бухгалтерские проводки документа

По расходам, не принимаемым для целей налогообложения, в регистр бухгалтерии Налоговый учет производится дополнительная запись по дебету субсчета второго порядка НЕ.01.9 «Прочие выплаты», открытого к субсчету НЕ.01 «Расходы, которые не учтены на основании пунктов 1-48 статьи 270 НК РФ». Эти данные используются при составлении налоговой декларации по налогу на прибыль. Дк» Бухгалтерский учет I Налоговый учет Действия » (?; |СчетДт ,'СубконгоДт ;СчетКт Субконто Кт Сумма Количество Дт Количество Кт Содержание Вид учета Дт Вид учета Кт ¦ N- жчрнала Ї [44 01

НУ командировочные расходы ПВ НУ Заплату 3 000.001 Расходы по найму жилого п % 4401

[ну Командировочные расходы ПВ НУ За плату 2010.00!

Расходы на проезд по билет., j 44 01

НУ Командировочные расходы ПВ

НУ Заплату 500.00;

Суточные (но нормативу) по.. 4.

к» 44 01 ПР Суточные (сверх мормапва) і ПВ [НУ 250,00

Суточные (сверх норматива) НЕ.01.9 | II і 250.00Ц

Суточные (сверх норматива) 1

l!iy Вспомогательная запись для заполнения декларации

Рис. 3-8. Налоговые проводки документа

3. Выдача работнику денежных средств в возмещение перерасхода отражается вновь документом Расходный кассовый ордер с операцией Выдача денежных средств подотчетнику.

Теперь рассмотрим отражение расчетов с работниками по командировкам за пределы Российской Федерации.

Пример 3-2

Работник организации Романов СВ. командирован в США для согласования спецификации поставки товаров в рамках заключенного контракта сроком на 5 дней (с 12 по 16мая 2008г.) проездом самолетом. Перед командировкой работник получил аванс в рублях в размере 24800руб. и в долларах США в размере 868 USD из расчета:

суточные — 268 USD. [(4x67 USD)] + 100руб.; расходы по найму жилого помещения — 600 USD (4 х 150 USD);

расходы на проезд — 24700руб.; Аванс в долларах США на командировочные расходы 7 мая 2008 г. перечислен на пластиковую карту, открытую на имя Романова СВ. Курс ЦБ РФ по отношению к доллару США на 8мая 2008г. со-ставлял 23,7456руб. за 1 USD.

Аванс в рублях на командировочные расходы выдан 8 мая 2008г.

После возвращения из командировки 19 мая 2008г. работник представил в бухгалтерию отчет с подтверждающими документами: квитанция гостиницы по найму жилого помещения на сумму 400 USD (4 х 100 USD), авиабилеты на сумму 24700руб., билеты по проезду в аэропорт и обратно на сумму 150руб., копия загранпаспорта с отметками пограничной службы о выезде из РФ 12 мая и возвращении в РФ 16 мая 2008 г. За время нахождения в командировке работнику положены суточные в размере 268 USD и 100руб. Итого расходы по командировке составили 668 USD и 24950руб. Руководителем все расходы признаны обоснованными, отчет утвержден 19 мая.

Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006) при обработке авансового отчета все суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Курс ЦБ РФ по отношению к доллару США на 19 мая 2008 г. составлял 23,8391 руб. за 1 USD.

Таким образом, авансовый отчет утвержден в сумме 15924.52руб.

В бухгалтерском и налоговом учете расчеты с работником в рамках данного примера отражаются следующим образом: Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль Де-бет Кредит Сумма, py6./USD Операция Дебет Кредит Сумма, руб. Операция 71.01 50.01 26800.00 Выдан аванс в рублях на командиро-вочные расходы Не отражается 71.21 52 20611.18/

868 Выдан аванс в долларах США на командиро-вочные расходы Сама операция не отражается, но в случае выявления курсовой разницы по счету 52 вводятся записи на сумму вне- реализационно - го дохода или расхода 44.01 71.01 24950.00 Приняты к учету расходы в руб-лях

(24700 + 150 + 100) 44.01,

вид учета «НУ» ПВ 24950.00 Приняты к учету расходы в рублях 44.01 71.21 15924.52/

668 Приняты к учету расходы в дол-ларах США [(4 х 67) + (4х 100)] х 23.8391 44.01,

вид учета «НУ» пв 15924.52 Приняты к учету расходы в долларах США 91.02 71.21 81.16 Отражена курсовая разница (23.8391 - 23.7456) х 868 USD 91.02.

7, вид учета «НУ» 81.16 Отражена курсовая разница

Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль Де-бет Кредит Сумма, py6./USD Операция Дебет Кредит Сумма, руб. Операция 71.01 50.01 150.00 Выплачена компенсация пере-расхода в рублях (24950.00 - 24800.00) Не отражается 52 71.21 4767.82 Неисполь Сама операция /200 зованная не отражается, валюта пе-речислена на счет ор-ганизации (868 USD - 668 USD) но в случае выявления курсовой разницы по счету 52 вводятся записи на сумму вне- реализационного дохода или расхода

1С:Бухгалтерия 8:

1. Выдача работнику наличных денежных средств на командировочные расходы в рублях отражается документом Расходный кассовый ордер с операцией Выдача денежных средств подотчетнику.

«Выдача» работнику денежных средств на командировочные расходы в долларах США отражается документом Платежный ордер на списание денежных средств с операцией Перечисление денежных средств подотчетнику (рис. 3-9). S Платежный ордер на списание денежных средств Перечисление денежных средств подотчетнику Проиеден _ О X Операция - Действия •» «• м Зі lii Список кыд р и, а ^Советы гд Номер: [БА000000012 | от |07.05 2008 22:5047 я! Счет учета |52 » Отразить в: 0 налог, учете Вх. номер [44 Вх дата [07 05.2008 0 Организация: [Белая акация |ct'| Банковский счет: (Текущий счет (USD) в ЗАО "НеФтепромбанк {...]<*] П олучатель: Романов Степан В асильевич j. "И Счет получателя j Счет в USD (в 000 БАНК "ЕВРОКРЕДИТ! ЩЁЦ Сумма: f 868,о6"Н USD РесшиФроокв платеже Подотчетное лицо:(Романов Степан Васильевич |. X Статья движения [Оплата товаров работ, услуг, сырья и ю(* Т*1 ден средств 1 1 1 Назначение Коматировочмые расхсаы I платежа 1 Ответственный {Фамилия ответственного лица ш\ 1 Комментарий: ! ¦ 1 1 ОК Записать Закрыть |

Рис. 3-9. Перечисление денежных средств на командировочные расходы

2. Отчет по командировочным расходам регистрируется с помощью документа Авансовый отчет. При этом расходы в рублях и в долларах США регистрируются отдельными (!) документами.

Порядок заполнения документа на командировочные расходы в рублях мы рассматривали выше. Он не имеет никаких особенностей в связи с командировкой за пределы Российской Федерации.

По расходам в долларах США необходимо, прежде чем заполнять форму документа данными, по кнопке <Цены и валюта> открыть вспомогательную форму и указать валюту, в которой приводятся данные в документе (рис. 3-10).

Рис. 3-10. Выбор валюты документа

Для данного примера на вкладке Авансы указывается документ Платежный ордер на списание денежных средств, которым в учете отражено перечисление на счет работника иностранной валюты на коман-дировочные расходы (рис. 3-11). | Авансы (1 поз.) j Товары (0 поз.) Оплата (0 поз.) Прочее (0 поз.) | і % & ч a t * ё? IN; Документ аванса |Сумма аванса Валюта ! Выдано Израсходовано Д Платежный ордер на списани Н [USD 868,001 s68.q ГСІГ .. ~ : ¦ 1

Рис. 3-11. Сведения о документе, которым зарегистрирована выдача работнику аванса на командировочные расходы

Сведения о произведенных командировочных расходах приводятся на вкладке Прочее (рис. 3-12 ).

Для лучшего восприятия из табличной части путем настройки «исключены» колонки, которые в рамках рассматриваемого примера не заполняются Авансы (1 поз ) Товары (0 поз.) Оплата (0 поз ) j Прочее (2 поз.) 1 Г * № [Наименование документа (рас... Номер ]Дага [документа документа Содержание Сумма Счет затрат

(БУ) Субконто 1 Субконто 2 Субконто 3 Счет затрат

(НУ) Субконто 1 (НУ) Субконто 2 (НУ) Субконто 3 (НУ) 1 счет гостиницы расходы по найму

жилого

помещения 268.00 44 01 Команаировочи 44 01 Командироеочн 23/56 15.05 2008 2 справка-расчет

2 19.05.2008 суточные 400.00 44 01 Комамаировочн 44 01 Командироеочн

Рис. 3-12. Сведения о командировочных расходах в валюте

При проведении документа формируются «идентичные» по суммам проводки бухгалтерского (рис. 3-13) и налогового (рис. 3-14) учета.

Сумму проводки в рублях программа рассчитывает автоматически как произведение суммы расхода в валюте на курс валюты на дату документа. Бухгалтерский учет 1 Налоговый учет Действия - (J ? Счет Дт Субконто Дт Количество Дт СчетКт Субконто Кт Количество Кт Сумма Валюта Дт Валюта Кт Содержание Вал сумма Дт Вал сумма Кт № журнала Ч. 71.21 Романов Степан Ва USD 91 01 Курсовые разницы 81.16 Переоценка валюты 44 01 Командировочные р Л 21 Романов Степан Ва USD

268.00 6 388.88 расходы по найму жи. 44 01 Командировочные р 71.21 Романов Степан Ва USD

400.00 9 535.64 суточные по спрапек.

Рис. 3-13. Бухгалтерские проводки «валютного» авансового отчета Бухгалтерский учет | ^Налоговый учет ; Действия» Q ? Счет Дт ^Субкоито Дт ІСчет Кт Субконго Кт С^има Количество Дт (Количество Кт Содержание Вий учета Дт Вин учета Кт № журнала 91.01.7 НЫ Курсовые разницы 81.16

Пересчета валюты 44 01

НЫ Комамацювочные расходы пв

НЫ Заплету 6 388.88] расходы по найму жилого п Ч, 44 01

НЫ Командировочные расхааы пв

НЫ За плету 9 536.64 суточные по спралвка-расчв.

Рис. 3-14. Налоговые проводки «валютного» авансового отчета

3. Зачисление на счет неиспользованных валютных средств, перечисленных работников со «своего» счета, отражается документом Платежный ордер на зачисление денежных средств с операцией Прочее поступление безналичных денежных средств (рис. 3-15).

I Платежный ордер на поступление Прочее поступление безналичных денежных средств Проведен _ П X

Операция» Действия- «. r7j. hjg .^j ^ К» » IIг.і- ¦ КУДиР (Т) T-r Советы ?

Per номер |БА0000000іТ] от 119.05.200612:00:04 |Д| Счет учета |52 f#j Отразить в: 0 налог учете

Вх дата:

! 19052008 D

• Банковскийсчет- 'Текущий счет ( USD) в ЗАО "Не<ртепро< —Iq|

Плательщик {Романов Степан Васюъавич |~{<Х] Счет плательщица [Счет в USD (в ООО БАНК "ЕВР0КРЕД||...|^1 Сум*а 1 200,00 И USD

Рмміерош платежа

Счет и аналитика бухгалтерского учета

Счет: [Л .21 У

Работ<ки орта.. {Романов Степан Васильевич

Счет і

Счет;

"г~пГ*

Организация: {Белая акация

Ей

Статья овмженыя [Возврат аенежшк ipwup пол отчет j—і и дек срааств: Возврат неиспользованной валюты и а команоироечные расходы 1 Фамилия ответственного лица OK Загасать Закрыть

Назначене платежа:

Ког^іенгар^

Рис. 3-15. Регистрация возврата подотчетным лицом неиспользованной валюты