ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА - информационная система, реализуемая с использованием средств ВТ и связи.

АВТОР ДОКУМЕНТА - организация или лицо, создавшее документ.

АДРЕСАТ - наименование учреждения, организации, предприятия или лица, которому направляют документ.

АДРЕС - 1) место расположения или нахождения учреждения, организации, предприятия или лица;

2) приветствие, поздравление, благодарность отдельному лицу или учреждению.

АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА - указание получателя документа путем проставления реквизита «Адресат» в правом верхнем углу листа.

АКТ - 1) обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке;

2) документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

АНКЕТА - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

АКЦЕПТ - принятие предложения о заключении контракта одной из его сторон.

АННОТАЦИЯ - краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.

АРХИВ - учреждение или структурная часть, осуществляющая прием, хранение документов и организующая их использование в политических, научных, народно-хозяйственных, социально-культурных и иных целях.

АТТЕСТАЦИЯ - характеристика квалификации специалиста, его организаторских способностей и политического развития, моральных качеств, досто-инств, недостатков.

АУТЕНТИЧНЫЙ текст - действительный, подлинный, соответствующий подлинному.

БАЛАНС ПРЕДПРИЯТИЯ - финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов).

БЛАНК ДОКУМЕНТА - носитель информации с нанесенными на него постоянными реквизитами.

БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций.

ВЕДОМОСТЬ - перечень (список) каких-либо данных, расположенных в определенном порядке.

ВИД ДОКУМЕНТА - классификационная группировка документов одинакового наименования, выполняющих однородные функции.

ВИЗА ДОКУМЕНТА - подпись должностного лица на документе, означающая согласие с его содержанием.

ВНЕШНИЙ ВИД ДОКУМЕНТА - документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ - учетный документ, содержащий список документов, вошедших в дело с указанием их порядковых номеров, индексов, названий дат и номеров листов дела.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ - документ, созданный фирмой и предназначенный для внутрифирменного использования.

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, поступивший на предприятие от сторонней организации.

ВЫПИСКА ИЗ ДОКУМЕНТА - копия части документа.

ГОСТ (Государственный общесоюзный стандарт) - документ, содержащий единые нормы и требования, предъявляемые к определенному виду сырья, полуфабрикатов, готовых изделий, материалов и документов, обязательные к соблюдению при их поставках, заготовках, изготовлении и оформлении.

ГРИФ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ (секретности) - специальная отметка, свидетельствующая о принадлежности сведений к коммерческой или государственной тайне, проставляемая на носителе сведений и/или в сопроводительной документации.

ДЕЛО - совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.д.), помещенных в обложку.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с ними.

ДИАЗОКОПИРОВАНИЕ - то же, что и светокопирование.

ДОГОВОР (контракт) - документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

ДОВЕРЕННОСТЬ - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени заверителя.

ДОКЛАД - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - письменное сообщение, составляемое сотрудником на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, содержащее обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и пред-ложениями.

ДОКУМЕНТ - материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном порядке, имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ) - процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой для управления предприятием.

ДОКУМЕНТАЦИЯ - оформленная по единым правилам совокупность документов.

ДОКУМЕНТООБОРОТ - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

ДОКУМЕНТЫ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ - документы, которым установлено бессрочное (вечное) хранение.

ДУБЛИКАТ - второй экземпляр документа, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу.

ЕГСД (Единая государственная система делопроизводства) - комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях и на предприятиях.

ЖАЛОБА - заявление о неправильных действиях лиц или учреждений и необходимости ликвидации последствий этих действий.

ЖУРНАЛ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ - журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними.

ЗАГОЛОВОК ДЕЛА - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов, находящихся в деле.

ЗАГОЛОВОЧНАЯ ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА - совокупность реквизитов: «Эмблема», «Наименование предприятия», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Дата», «Номер», «Ссылка на номер и дату входящего документа», «Заголовок к тексту».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ - документ, содержащий мнение, оценки, выводы комиссии, специалиста, должностного лица по какому-либо вопросу (документу).

ЗАКОН - акт высшего органа государственной власти, обладающий высшей юридической силой и изданный в установленном порядке.

ЗАЯВЛЕНИЕ - документ, содержащий просьбу или предложение лица учреждению или должностному лицу.

ИЗВЕЩЕНИЕ (о заседании, собрании, конференции) - документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.

ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ - присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ - документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними на предприятии.

ИНФОРМАЦИЯ - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, созданный на одном предприятии и отправленный адресату, копия которого, как правило, остается в деле.

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ - документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.

КВИТАНЦИЯ - расписка, выданная организацией подтверждающая получение денег или материальных ценностей.

КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА - производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной.

КОММЕРЧЕСКИЙ АКТ - документ о нарушениях (порче, хищений), допущенных при транспортировке грузов.

КОММУНИКАТИВНЫЙ формат - коммуникабельный, склонный, способный к коммуникации, установлению контактов и связей, легко устанавливающий их.

КОНСТИТУЦИЯ - основной закон государства, определяющий общественное и государственное устройство, принципы организации и деятельности органов государственной власти и управления, избирательную систему, основ-ные права и обязанности граждан.

КОНТРАГЕНТ - одна из сторон контракта, договора.

КОПИЯ - точный список, точное воспроизведение, повторение чего-либо.

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА - документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров.

ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ - документ, содержащий основные сведения о работнике учреждения, организации, предприятия.

ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и общественное положение, содержащие биографические и другие сведения о нем.

НАКЛАДНАЯ - документ, содержащий сведения о грузе и гарантиях его доставки.

НОМЕНКЛАТУРА - перечень наименований.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

ОБЗОР - документ, составленный в целях информации подведомственных и других организаций о работах в той или иной области или деятельности группы предприятий в определенный период.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа.

ОБХОДНОЙ ЛИСТ - документ, удостоверяющий отсутствие какой-либо задолжности перед учреждением у лица, увольняющегося с работы или уходящего на каникулы.

ОПИСЬ - список предметов с их краткими характеристиками.

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (ОРД) - документы, в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти и управления учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА - первый, подлинный экземпляр документа.

ОТЗЫВ - документ, содержащий мнение предприятия или специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.

ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА - отметка, проставляемая в правом нижнем углу входящего документа, состоящая из наименования пред-приятия, входящего номера и даты поступления.

ОТЧЕТ - документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, подготовке мероприятий, поручений и проведении мероприятий, представляемый вышестоящему предприятию или должностному лицу.

ОФЕРТА - письменное предложение о заключении контракта.

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, созданные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

ПЕРЕЧЕНЬ - систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм и требований.

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ - сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина.

ПЕЧАТЬ - элемент удостоверения наиболее важных документов предприятия, свидетельствующий о их подлинности.

ПИСЬМО - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

ПЛАН - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

ПОДЛИННИК - подлинная вещь; все что сделано по образцу; не подражательно, не список, не подделка, а вещь на лицо, как она сделана.

ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА - первый или единственный экземпляр документа.

ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, сведения о времени, месте создания которого и содержащейся в нем информации соответствуют действительности.

ПОДПИСЬ ДОКУМЕНТА - важнейший реквизит документа, придающий ему юридическую силу и состоящий из указания должности, личной подписи и ее расшифровки.

ПОЛОЖЕНИЕ - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения.

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ - субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и использующийся ею.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

ПРАВО ПОДПИСИ - полномочие должностного лица на подписание до-кументов.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ - разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов.

РАСПИСКА - документ, подтверждающий получение чего-либо, заверенный подписью получателя.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА - запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

РЕПРОГРАФИЯ (от репродукция и графия) - обобщенное название процессов копирования документов фотографическим или другими способами, не связанными (в отличии от полиграфии) с применением печатных форм.

РЕШЕНИЕ - 1) правовой акт, принимаемый исполкомами местных Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции;

документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже;

резолюция собрания, совещания и т.д.

СВОДКА - документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу.

СКАНЕР - устройство ввода в ПК, способное воспринимать печатный, рукописный текст непосредственно с листа.

СЛУЖБА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА - секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел и т.п. подразделения, основной функцией которых является работа с документами.

СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ с необходимыми реквизитами, созданный или полученный (ее подразделением, работником) в связи с осуществлением служебных функций и полномочий.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА - обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями.

СПРАВКА - 1) документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий;

2) документ, подтверждающий факт биографического или служебного характера.

СТЕНОГРАММА - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

СПИСОК - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР (процессор) - программное изделие, дающее широкий спектр возможностей для создания документов и работы с ними (Word, Лексикон и т.д.).

ТЕЛЕГРАММА - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).

ТЕЛЕФОНОГРАММА - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

ТРУДОВАЯ КНИЖКА - книжка, содержащая основные сведения о трудовой деятельности ее владельца, являющаяся подтверждением его трудового стажа и основанием для назначения пенсии.

УДОСТОВЕРЕНИЕ (свидетельство) - документ, подтверждающий достоверность какого-либо факта.

УДОСТОВЕРЕНИЕ ДОКУМЕНТА - придание документу юридической силы посредством его подписания (утверждения), проставления печати и даты.

УДОСТОВЕРЕНИЕ ЛИЧНОСТИ - документ, удостоверяющий личность предъявителя.

УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА - заполнение реквизита «Гриф утвер-ждения» должностным лицом, как правило, руководителем.

УКАЗАНИЕ - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

УСТАВ - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия.

ФАЙЛ - совокупность данных, записанных на машинном носителе под определенным именем.

ФИРМА - предприятие, компания, организация (в производственной, торговой, транспортной, банковской и других сферах), обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА - группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой.

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа.

ХАРАКТЕРИСТИКА - описание характеристик качеств, особенностей, достоинств и недостатков кого (чего) - либо.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ - перечень должностей в учреждении, организации с указанием их количества и размеров должностных окладов.

ЭКСПЕРТИЗА НАУЧНОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ - изучение документов в целях определения сроков их хранения.

ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ (ЭК) - комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА - свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий.