<<
>>

1.1. Методология реинжиниринга:новые сферы применения

Развитие новых технологий и рынков привело к тому, что сегодня во всем мире экономический рост хозяйствующих субъектов определяется той долей продукции и оборудования, которые содержат прогрессивные знания и современные решения.
В экономической литературе этот процесс характеризуют как переход от индустриальной экономики XIX и XX веков к экономике, основанной на знаниях, которая будет доминировать в XXI веке. Основное их отличие состоит в следующем. В индустриальной экономике совершенствование продукции достигается за счет приложения новых знаний к природным ресурсам, оборудованию, труду, а в инновационном типе экономики это развитие обеспечивается за счет применения новых знаний к знаниям.

В связи с наметившимся переходом к экономике высоких технологий теоретики, то есть сфера науки и образования, и практики, то есть руководители предприятий и организаций, все чаще задаются вопросом о том, каковы самые современные принципы и тенденции в методологии инновационного управления. Инновации принято считать не только залогом устойчивого экономического развития, но и связывать с венчурным, а значит, рисковым предпринимательством. Да, в инновационной деятельности не обойтись без риска. Но, по существу, вся экономическая деятельность связана с неопределенностью результата, а вкладывать ресурсы в день вчерашний намного рискованнее, чем в день завтрашний. Как показывает передовой зарубежный и

ведущий отечественный опыт, внедрение инноваций может оказаться высоко рискованным только для тех, кто не обладает достаточной компетентностью и не владеет современной методологией.

Для наилучшего понимания методологического подхода реинжиниринга в целом и информационного реинжиниринга в частности начать следует с определения сущности реинжиниринга и его фундаментальных отличий от других управленческих подходов.

М. Хаммер, автор термина «реинжиниринг», рассматривает появление реинжиниринга хозяйственных процессов как революцию в экономике, которая знаменует отход от базовых принципов построения экономических субъектов, предложенных 200 лет назад А.

Смитом, и превращает конструирование экономического субъекта в инженерную деятельность [158, с. 62—69]. Ф. Тейлор, А. Файоль, М. Вебер считали функциональную специализацию, стандартизацию, универсализацию, кооперацию и разделение труда основой эффективной организации [165, с. 21]. Принципы функционального подхода, безусловно, работали в экономике индустриального типа. Однако столкнувшись с современными экономическими реалиями, субъекты экономики вынуждены искать более эффективные подходы к построению организаций и их управлению. Одним из таких подходов стал процессный подход (в приложении 1 определены основные отличия между процессным и функциональным подходом).

Для дальнейшей работы нам потребуется однозначное определение термина «процесс», поскольку очень часто в теории и на практике процессам приписываются очень различные признаки. Существует множество определений термина «процесс» (Давен- порт и Шорт (1990) [230, с. 12]; Эрл (1994) [234, с. 13]; Хаммер и Чампи (1993) [239, с. 35]; Давенпорт (1993) [229, с. 12]) . Но в связи тем, что использовавшиеся ранее определения излишне

обобщены и в отличие от самой целостности определяют отдельные признаки процессов, авторы монографии решили предложить свое определение термина «процесс». Итак, процессы могут рассматриваться как совокупность детерминированных управленческих решений [245, с. 289—308], каждое из которых определяет последовательность работ, информационные потоки которых, в свою очередь, определяют другие управленческие решения. Наиболее эффективное распределение и выполнение каждой из составляющих процесса работ определяет общую эффективность этого процесса [247]. Процессный подход подразумевает, таким образом, ориентацию на последовательно продолжающуюся совокупность работ, основанных на управленческих решениях, принимаемых на основе информации о прошлых решениях, и не ограничивает сферу действия процессов только рассматриваемой организацией.

Определим место современного реинжиниринга среди других управленческих подходов.

В практике существует множество подходов к формированию стратегии развития организационных процессов и организации в целом:

интенсификация — усовершенствование процессов с целью достижения более высокого уровня их эффективности;

расширение — использование наиболее сильных процессов для выхода на новые рынки сбыта;

приращение — развитие процессов для предоставления более широкого спектра услуг потребителям;

конверсия — использование наиболее эффективного процесса для предоставления услуг другим экономическим субъектам;

инновация — использование наиболее эффективных процессов для создания и предоставления новых товаров и услуг;

диверсификация — создание новых процессов для предоставления новых товаров и услуг [238, с. 193].

Реинжиниринг нельзя поставить в ряд с вышеназванными подходами к формированию стратегии развития организации, поскольку реинжиниринг сам использует эти подходы . Он является одним из последних представителей семейства процессуально ори-

ентированных подходов к управлению, к которым также относятся методики «точно в срок» (just in time) и всеобщего (тотального — в других источниках) управления качеством (TQM), но занимает свою, особую нишу [183, с. 7]. Реинжиниринг хозяйственных процессов основан на подходе всеобщего управления каче-ством и использует ряд базовых процедур концепции: 1) метод анализа процессов; 2) внутрифирменную оценку деятельности (interdepartment evaluation of activity); 3) анализ восприимчивости (process perception analysis) [165]. И реинжиниринг, и всеобщее управление качеством, рассматривая экономический субъект как открытую систему, которой свойственно отклоняться в своем развитии от оптимального направления, ставят под сомнение эффективность существующих на предприятии процессов. Основное же отличие реинжиниринга в том, что подход всеобщего управления качеством обеспечивает прирост эффективности, а реинжиниринг — значительное изменение («качественный скачок») в эффективности организации (именно поэтому реинжиниринг не может заменить концепцию всеобщего качества) [225, с. 30]. Реинжиниринг и TQM различны также и по подходу к объекту преобразования: TQM используется в случаях, когда не требуется масштабного изменения, а значит, применяется локально, в пределах структур организации, в отличие от реинжиниринга, оперирующего процессами организации в целом.

В целом же наиболее существенным отличием реинжиниринга от других управленческих подходов является именно то, что реинжиниринг — не концепция непрерывного улучшения. Он направлен на создание относительно устойчивой структуры заданного качества, учитывающей, однако, возможность будущих преобразований. Суть реинжиниринга с практической точки зрения состоит в том, что структура экономического субъекта, подвергаемого преобразованию, не ломается. Переопределяются цели и связи организации, то есть происходит целесообразное преобразование процессов организации не извне, а изнутри. Если определить суть реинжиниринга с общетеоретической точки зрения, то в его современном состоянии реинжиниринг сочетает в себе признаки как управленческой технологии, так и управленческого подхода. Реинжиниринг сегодня — это процесс применения различных управленческих приемов, методов, средств; в то же время он обладает особым подходом, определяемым теоретиками реинжиниринга

как «особый философский подход». Категоризация этого подхода до сих пор была возможна исключительно на практике, поскольку реинжиниринг пока не является методологией.

Реинжиниринг, по мнению многих авторов, в отличие от других подходов к изменению, «универсален». Однако сами эти авторы говорят, что реинжиниринг хозяйственных процессов не разрабатывался как способ управления организаций (и таким никогда не станет). Поскольку реинжиниринг не только может, но и должен увязываться с другими подходами, технологиями и методами, используемыми организацией [165, с. 61], гипотеза универсальности не должна нами использоваться. Смело можно утверждать лишь то, что реинжиниринг универсален в определенных условиях — ситуациях, требующих масштабного изменения в критическом состоянии экономического субъекта (воздействие в точке бифуркации подобно эффекту рычага: качество системы изменяется кардинально).

Таким образом, основываясь на вышеприведенных утверждениях о том, что максимального эффекта применения реинжиниринга можно добиться именно в критической точке развития организации, несмотря на все ограничения и сравнительную новизну, реинжиниринг может быть использован в российских условиях, где требуется массовое масштабное преобразование экономических субъектов.

Несмотря на достаточно большое количество имеющихся на данный момент теоретических работ по реинжинирингу, непосредственных разработок в области моделирования хозяйственных процессов чрезвычайно мало, а теоретических и методических разработок в области исследования информационного пространства или его структурных элементов практически не существует [249, с. 1556]. Кроме того, как уже было отмечено, в существующем виде реинжиниринг нельзя назвать методологическим подходом. По результатам проведенного исследования теоретической и эмпирической базы реинжиниринга авторы монографии пришли к выводу о том, что существующие теоретические разработки не дают логически обоснованной последовательной схемы организа-

ции процесса реинжиниринга . Современный реинжиниринг, апеллируя к интуиции и управленческому искусству лиц, осуществляющих преобразование организации и четко следующих «особому философскому» подходу (нигде так и не категоризированно- му), в большинстве случаев (а по статистике — более чем в 70 % случаев) приводит к отрицательным результатам проектов преобразований.

Проблема используемой на данный момент технологии реинжиниринга заключается в том, что ошибки, допущенные в процессе выбора альтернатив изменения организации, могут быть обнаружены только после того, как проект преобразования был уже осуществлен. Неудачи проектов реинжиниринга списываются теоретиками реинжиниринга на некие субъективные факторы и неверное следование подходу. Преувеличивая «законченность» технологии и значимость «философской» составляющей реинжиниринга, исключая другие, не менее действенные подходы, теоре-тики допускают очень важную ошибку, вступая в противоречие с собственными доводами — на одном реинжиниринге, технологии масштабного изменения невозможно построить организацию. За большими процессами не видны мельчайшие работы и функции организации. К тому же реинжиниринг — не способ управления организацией. Технология не работает в «некритических» ситуациях. (В самом деле, есть ли смысл кардинально менять процесс, обладающий существенным резервом эффективности?)

Некоторые авторы, понимая ограниченность ставшей уже «традиционной», «классической» технологии реинжиниринга хозяйственных процессов, отмечают, что процессно ориентированный подход к организации не отрицает, а, скорее, подразумевает применение системного подхода к оценке структурных элементов и связей между ними [249]. Поэтому экономический субъект с точки зрения системного подхода может рассматриваться как совокупность постоянно взаимодействующих экономических субъектов меньшего масштаба, объединенных общими процессами, образующими внутреннее единство экономического субъекта [249, с. 1552]. Тем самым, авторы не отрицают возможность применения системного подхода к анализу процессов в рамках применения реинжиниринга. В самом деле, игнорирование системного подхода может привести к непредсказуемым последствиям, поскольку решения в сложных системах интегриро-

вано влияют на взаимосвязанные и взаимозависимые структурные компоненты организации, процессы организации и на организацию в целом [246] (так как нескоординированное изменение одного компонента организации может отрицательным образом сказаться на организации как целостной системе).

Что же есть реинжиниринг? Чрезвычайно важно и удивительно, что практически все авторы, работы которых были проанализированы в ходе написания монографии, так или иначе, цитируют либо определение Робсона-Уллаха, либо Хаммера [165, с. 10, 13; 238, с. 32], не давая своего определения реинжиниринга хозяйственных процессов. Это тем более странно, что даже поверхностный анализ определений показывает их узость и двойственность толкования.

Для формирования методологического подхода реинжиниринга и дальнейшего перенесения подхода в сферу информации обратимся к истокам реинжиниринга. Технология реинжиниринга хозяйственных процессов — лишь часть реинжиниринга, использовавшаяся экономистами, однако существует и другая часть. Ре-инжиниринг изначально зародился в сфере информационных систем. Однако в сфере информационных систем существуют два взаимосвязанных подхода — системный реинжиниринг и реинжиниринг процессов [218, с. 55—68]. Системный реинжиниринг был (и до сих пор остается) инструментом, используемым исключительно в информационных системах в рамках глобального повышения качества всей системы. Системный реинжиниринг базируется на процедурах декомпозиции информационной системы для последующего конструирования системы с качественно новыми характеристиками [218, с. 55]. На взгляд авторов монографии, именно игнорирование системного реинжиниринга при создании теоретической базы реинжиниринга в экономике обусловило существование значительных ограничений в его применении в экономике и управлении (где любая неудача проекта моментально ставит под угрозу существование самого экономического субъекта). До сих пор системный подход к реинжинирингу оставался в исключительной компетенции системных администраторов. Трудно однозначно определить причины такого положения, однако можно предположить, что затратность системного реинжиниринга не позволяла до сих пор использовать его в экономической практике. Это упущение, безусловно, должно быть исправлено. В своем исследо-

вании авторы монографии предлагают использовать методологический подход реинжиниринга (основанный на совместном ис-пользовании системного реинжиниринга и реинжиниринга процессов) в рамках информационной подсистемы экономического субъекта и применить его в первую очередь к информационной базе в рамках управления предприятием. Однако для выполнения этой цели необходимо сначала выстроить сам методологический подход реинжиниринга.

Определим, чем отличаются системный реинжиниринг и реинжиниринг хозяйственных процессов.

Реинжиниринг системы подразумевает разработку экономического субъекта или любой системы «с чистого листа», то есть построение совершенно новой системы, требует комбинирования различных управленческих подходов и сложного организационного и математического моделирования для определения внутренней структуры системы, а также подразумевает разработку надоргани- зационного уровня системы и ее связей с окружающей средой. Реинжиниринг системы позволяет добиться ощутимых результатов сразу после завершения работ по реинжинирингу и отладке работы системы. Границы системы определяются по установленным системным подходом признакам. Системы, моделируемые с использованием системного реинжиниринга, могут быть вложенными в системы большего масштаба (таким образом, правомерна возможность реинжиниринга информационной подсистемы в рамках реорганизации экономического субъекта).

В отличие от системного реинжиниринга, реинжиниринг хозяйственных процессов использует управленческие методики и процессный подход и ставит своей целью организацию качественно новых (измененных) процессов на базе уже существующей организационной схемы и действующей модели развития экономического субъекта. Реинжиниринг процессов призван качественно повысить эффективность работы экономического субъекта и оставляет неприкосновенной его целостность, лишь модифицируя отдельные его компоненты, которыми являются процессы. Основными инструментами, используемыми реинжинирингом хозяйственных процессов, являются процессный подход и метод логических абстракций.

Реинжиниринг хозяйственных процессов, несмотря на его внешнюю фундаментальность, установленную при разработке

экономистами, не изменяет компонентов системы, меняя лишь их свойства и переопределяя связи между ними. Системный реинжиниринг в отличие от реинжиниринга процессов требует адекватного преобразования всех составных частей системы и пере-определения связей между частями системы.

В терминах программного обеспечения применение системного реинжиниринга и продуцирование новой системы подразумевают последовательное завершение пяти фаз: 1) определение существующего дизайна системных компонентов; 2) определение системных требований существующих компонентов; 3) разработка системных требований новой системы; 4) дизайн новой системы; 5) продуцирование новой системы [218, с. 55].

Ясно, что каждый из подходов имеет четко определенную сферу применения. Тем не менее совместное применение системного реинжиниринга и реинжиниринга хозяйственных процессов возможно. Более того, для полноценного и наиболее эффективного следования организационной стратегии, в случае несоответствия какой-либо системы поставленным перед организацией стратегическим целям требуется применение как реинжиниринга хо-зяйственных процессов, так и системного реинжиниринга. В таком случае реинжиниринг хозяйственных процессов и реинжиниринг систем будут интегрироваться на уровне взаимозависимых процессов, проходящих через подсистемы организации [218, с. 55].

Реинжиниринг, направленный на создание нового качества управляемой системы, подчинен целям организации, ее миссии и должен соответствовать не только стратегическим, но и тактическим задачам организации. Поэтому системный реинжиниринг и реинжиниринг хозяйственных процессов требуют адекватного преобразования стратегии организации1.

В рамках достижения поставленных целей реинжиниринг как методология использует и традиционные инструменты менеджмента, и специфические . Реинжиниринг хозяйственных процессов ис-

пользует инструменты и методы, направленные на преобразование обычной организационной структуры путем объединения разнородных функций организации на макроуровне [165, с. 9]. Наиболее используемый технический прием — работа с диаграммами процессов IDEF (Integration Definition for Function Modeling).

Системный реинжиниринг строит организацию заново. Именно поэтому основными инструментами, используемыми системным реинжинирингом являются декомпозиция и рекурсивный инжиниринг (reverse engineering) [218, с. 57] — разработка параметров системы из заданных свойств системы и внешнего ее окружения. В рамках экономической системы используются системный и организационный подходы, моделирование.

Как реинжиниринг хозяйственных процессов, так и сис-темный реинжиниринг основной своей целью определяют достижение нового уровня качества результативных показателей системы; для этих целей они используют процедуры итерации, добиваясь решений эволюционным путем (см. прил. 3), в отличие от применения предетерминированных решений [218, с. 55], свойственных другим подходам к преобразованию.

Для формирования методологического подхода реинжиниринга требуется определить, каким образом реинжиниринг хозяйственных процессов и системный реинжиниринг должны быть интегрированы для наиболее эффективного конструирования параметров объекта, подвергаемого реинжинирингу. На взгляд автора, использование (и степень использования) того или иного подхода должно соотноситься с конечной целью экономического субъекта. В случаях когда требуется коренное преобразование процессов, проходящих в системе, безотносительно к системным объектам, следует использовать реинжиниринг хозяйственных процессов. Если состояние системы и процессов, протекающих в ней, критическое, причем система работает с эффективностью, близкой к максимальной, так же как и процессы в ней, то дальнейшее изменение системы невозможно и требуется разработка новой системы. В таком случае применяется системный реинжиниринг. В процессы системы добавляются новые элементы, но сами процессы при этом не подвергаются реинжинирингу. Если экономический субъект нуждается в изменении общей организационной структуры и объектов системы, при-меняются оба подхода для усиления силы воздействия на систему. Тогда структура системы, так же как и связи между объектами,

входящими в систему, создается заново, переопределяются входы и выходы системы. В случае невозможности достижения системой заданного качества и уровня эффективности дальнейшее ее существование нецелесообразно, следует ликвидация системы.

Хаммер и Чампи [239] выделяют три ситуации, когда экономические субъекты прибегают к реинжинирингу: 1) экономические субъекты находятся в критической ситуации (потеря доли рынка, падение прибылей, высокие издержки и т. д.); 2) экономические субъекты не находятся в критической ситуа-ции, но предвидят ее появление в будущем; 3) экономические субъекты находятся на пике своей эффективности.

Применение одной и той же стратегии изменения в каждом из указанных случаев представляется сомнительным с точки зрения эффективности. Было бы логичней предположить, что в первом случае целесообразно применять системный реинжиниринг, во втором — реинжиниринг хозяйственных процессов, а в третьем — обе стратегии совместно (далее в тексте исследования под реинжинирингом мы будем понимать методологический подход реинжиниринга, основанный на совместном использовании реинжиниринга систем и реинжиниринга хозяйственных процессов, если не указано иное).

Реинжиниринг, осуществляемый после возникновения существенных проблем, когда время для создания новых качеств системы ограничено и ситуация требует немедленного решения, не сможет быть осуществлен в полном объеме и с соответствующим качеством, прежде всего из-за нехватки времени и ограничений, на-кладываемых существующими обстоятельствами . Косвенным подтверждением мнения авторов представленной монографии является работа Л. Коллинза [225, с. 30—35]. Реинжиниринг в соответствии с накопленными практическими знаниями достаточно затратен с точки зрения как материальных, так и (что немаловажно) временных затрат. Экономический субъект, находящийся в критической ситуации, может быть не способен изыскать подобные ресурсы . Коллинз утверждает, что в такой ситуации может помочь TQM, одна-

ко добиться резкого изменения эффективности всех структурных элементов системы без повреждения самой системы, особенно если речь идет о сравнительно небольшом периоде времени и ограниченных ресурсах экономических субъектов, сложно, так как в ситуации, когда необходимы срочные меры воздействия, ресурсы экономических субъектов расходуются быстро и в больших объемах. В таких случаях существует опасность перехода в другую кризисную ситуацию с катастрофическими для всей организации последствиями. Наиболее важные факторы в условиях кризиса — стабильность и контроль. Это еще одна причина, по которой примене-ние реинжиниринга нецелесообразно в кризисной ситуации. Только срочные, скорее нетрадиционные, чем традиционные механизмы и инструменты, определяемые для каждого конкретного случая индивидуально, могут помочь в такой ситуации. Рассмотреть влияние различных частей реинжиниринга можно на предлагаемой в приложении 4 схеме.

Поскольку нами уже были определены границы реинжиниринга системы и процесса (двух составляющих методологического подхода), дана основа самого методологического подхода реинжиниринга. Определим значение термина «реинжиниринг» как методологии: реинжиниринг — это конструирование процесса выработки и исполнения управленческих решений в рамках качественного улучшения характеристик системы с использованием максимально доступного количества методик, технологий и инструментов.

Основной целью реинжиниринга является коренное преобразование системы, ее процессов и частей для кардинального повышения эффективности их функционирования. Система (или комплекс) в рамках реинжиниринга рассматривается не просто как множество или вектор составляющих с определенными от-ношениями между ними (как у Л. Берталанфи, А. Холла, У. Чер- чмена и др.), а проводится четкое различие между организацией и структурой [183]. В рамках подхода организация рассматривается не как конечное состояние, нечто застывшее, а как процесс преобразований, связанных с непрерывной сменой состояний

равновесия [183]. Непрерывные же (с позиции закона больших чисел) организационные изменения подчиняются определенным объективным законам: А. Богданов для организационных систем выделяет закон наименьших относительных сопротивлений в решении практических задач организации [19, с. 223], закон равномерного распределения активностей в структурных частях организации [19, с. 229], закон расхождений . Важным для нас моментом представляется определение А. Богдановым зависимости устойчивости целого от наименьших относительных сопротивлений всех его частей [19, с. 217]. Этот закон позволяет говорить о возможности построения устойчивой системы за счет проведения реинжиниринга ее частей, определения их структурной целостности и целостности системы. Последнее позволяет утверждать, что возможно преобразование организации за счет реинжиниринга ее подсистемы, в нашем случае информационной.

В ходе выполнения процесса преобразования экономического субъекта с использованием реинжиниринга целесообразно решение следующих задач:

исследование потребности системы в реинжиниринге;

выделение процессов, требующих преобразования;

построение новых процессов;

отслеживание функционирования новых процессов и внесение необходимых корректив.

Реинжиниринг опирается на ряд принципов, позволяющих коренным образом изменять базовые правила работы системы:

Принцип целесообразности. Реинжиниринг основывается на целях и задачах организации, ее стратегических планах.

Принцип радикальности изменений. Важнейшим принципом реинжиниринга является то, что процессы, подвергаемые коренным преобразованиям, разрабатываются «с нуля», на не-обходимых для выполнения целей организации управленческих решениях, чтобы в ходе перестройки избежать влияния обычаев и традиций, которые привели процесс к его текущему состоянию [238, с. 109]. Реинжиниринг основан на концепции прерывистого мышления: определении устаревших правил и фундаментальных допущений, на которых строится работа системы, и

решительном разрыве с ними. Так, во многих экономических системах традиционные схемы организации информационного пространства укоренились настолько глубоко, что, несмотря на все их недостатки, уже сложно представить, чтобы работа выполнялась как-либо иначе. Структура процессов фрагментирова- на и раздроблена, в них отсутствует интеграция, необходимая для поддержания качества процессов [237]. Реинжиниринг позволяет не просто исправлять процессы, тем самым оставляя поле для ошибок и допущений, а преобразовать их до уровня рациональных или заменять новыми, способными учитывать возможные будущие изменения внутренней структуры системы и ее внешнего окружения (см. рис. 1). Прежнее правило Реинжиниринг Новое правило Рис. 1. Изменение традиций с помощью подхода реинжиниринга

Принцип объектной ориентированности. Реинжиниринг ориентируется на объекты и предполагает декомпозицию экономического субъекта в рамках построения новой модели его функционирования и переопределения его хозяйственных процессов. Объекты просты: пользователи могут работать с объектами, не зная их внутренней структуры. Неотъемлемым и очень важным свойством объектов является возможность их повтор-ного использования. Это свойство согласуется с тем, что реинжиниринг учитывает возможность цепи непрерывных преобразований системы.

Принцип экономической выгоды. Подход реинжиниринга основывается на концепциях затратности и полезности. Именно затратность, вне зависимости от самих сумм затрат, побуждает экономических субъектов искать пути повышения эффективности своей деятельности для более полного удовлетворения своих потребностей. Использование количественных характеристик позволяет оценить эффективность организации хозяйственных про-цессов и их частей, определить источники потерь эффективности экономического субъекта.

Принцип перспективности. Реинжиниринг ориентируется как на реальные процессы, так и на перспективные. Структура системы и ее процессы разрабатываются не только с учетом реально существующих условий деятельности экономического

субъекта, не только с учетом будущего состояния внешней и внутренней среды экономического субъекта, но и будущих изменений экономического субъекта. Таким образом, реинжиниринг не исключает постоянное улучшение, а предопределяет его.

Принцип участия подразумевает вовлечение внешнего окружения организации в процесс ее функционирования. Это означает, что обращение с контрагентами и условиями внешней среды должно быть таким, как будто они являются частью организации [238]. Только активное использование внешней среды может обеспечить одновременно сохранность системы и рост ее эффективности [19]. Этот принцип разрушает традиционное представление о внешней среде организации как о среде, не поддающейся управлению. Система не просто взаимодействует с внешним окружением, но, будучи структурно связанной с ним, адаптируется к изменениям и коэволюционирует вместе со средой, оказывая активное на нее воздействие [19].

Принцип централизации/децентрализации. Построение системы осуществляется на основе «организованной» децентрализации ее подсистем посредством объединения их общими информационными потоками [238]. Централизация ускоряет адаптацию и определяет специализацию элементов системы, но по мере развития централизации совершенствование технологий и внедрение инноваций происходит все более инертно. Поэтому целесообразно установить некоторый уровень децентрализации, обеспечивающий требуемую защищенность системы, возможность продуктивного развития отдельных ее звеньев, и поддерживать оптимальный баланс между централизацией и децентрализацией. Следует, однако, помнить, что сам процесс реинжиниринга всегда проходит централизовано, сверху вниз, и подчинен целям организации и ее миссии.

Принцип горизонтальной и вертикальной общности под-хода. Горизонтальная общность подхода обеспечивает его применение при совершенствовании деятельности экономических систем и их частей, если они функционируют в различных сегментах экономики. Вертикальная общность подхода обеспечивает охват всех направлений совершенствования деятельности экономического субъекта [66]. Именно данный принцип позволяет адаптировать методологический подход реинжини-

ринга для различных отраслей: финансов, коммерции, произ-водства, управления.

9. Процессная ориентированность. Реинжиниринг ориенти-руется на процессы как на определяющие моменты существования организации.

Основные требования, которые предъявляет подход реинжиниринга к реорганизуемым процессам, следующие:

а) вовлечение как можно меньшего объема человеческих ресурсов в процесс;

б) простота процесса [66];

в) выполнение процесса клиентом этого процесса;

г) создание множества версий сложных процессов;

д) рациональное уменьшение количества входов в процессы;

е) управление процессами на основе децентрализации полномочий [238];

ж) организация процесса для достижения результата (цели) процесса, а не для выполнения определенной задачи процесса;

з) выполнение шагов процесса в их естественном порядке [44];

и) выполнение работ процесса там, где это имеет наибольший смысл;

к) сокращение количества проверок и корректирующих управленческих воздействий на процесс [238];

л) использование централизованных и децентрализованных операций .

Помимо принципов реинжиниринга, на практике часто применяются ряд рекомендаций по осуществлению процесса реинжиниринга, они выражены в виде постулатов [228, с. 19—28]:

организация перестраивается с целью достижения результатов, а не более качественного выполнения заданий;

параллельные процессы целесообразно объединять в общий процесс и управлять ими централизовано;

в рамках реинжиниринга должно осуществляться делегирование полномочий исполнителям процесса [228, с. 25];

информация процесса должна отслеживаться у ее источника;

процесс качественного изменения должен базироваться прежде всего на применении концепций затратности и полезности для конечного пользователя (или потребителя результатов процесса) [237, с. 108].

Определим границы методологического подхода реинжиниринга: реинжиниринг не является панацеей от всех болезней организации. Он — лишь средство, одно из многих, которое может помочь достичь определенных изменений и улучшений, но при этом остается всего лишь средством достижения целей организации [238, с. 45].

Реинжиниринг на практике — особый взгляд на проблему повышения эффективности работы экономических субъектов. Существует мнение, что экономические субъекты, повышая производительность, улучшая процесс планирования, выстраивая свою стратегию для максимизации степени удовлетворения потребителей продуктом, усиливают процесс распада организации и своим «правильным» подходом к управлению приводят к гибели экономического субъекта. Экономические субъекты, как полагают приверженцы данной концепции, прилагают слишком много усилий и затрачивают слишком большие суммы, оставляя, тем самым, поле для деятельности более агрессивно настроенных конкурентов [223, с. 20]. Такое предположение исходит из того, что термин «улучшение», используемый другими управленческими методиками, означает преобразование или изменение, которое приближает систему к стандартным, или нормальным условиям работы. Понятие «улучшение системы» предполагает, что система уже создана и порядок ее работы установлен. Улучшение для многих управленческих методик является «вынужденным», второстепенным действием, именно поэтому изменения, приводящие систему к ее рациональному состоянию, во многих организациях не осуществляются в запланированном объеме. Этому есть и чисто психологическое объяснение : улучшение, близкое к кардинальному изменению существующего порядка, воспринимается как чуждое организации явление. Ре-

инжиниринг же, в отличие от других управленческих подходов, изначально предполагает изменения и требует совершенно новых подходов для получения новых решений. Традиционный реинжиниринг хозяйственных процессов, при всей его ограниченности, несет в себе рациональное зерно: он успешно решает проблему «правильного подхода», так как универсальной для каждого конкретного случая схемы применения подхода реинжиниринга не существует.

Реинжиниринг как процесс предполагает создание плана мероприятий перевода экономического субъекта из текущего в заданное состояние, реализацию этого плана, разработку механизмов приема сигналов рынка и реагирования на них [66]. Следует помнить, что реинжиниринг нецелесообразен в случае с процессами малого масштаба (затраты на реинжиниринг не компенсируют полезности проекта реинжиниринга).

Однако реинжиниринг не обязательно несет прямо измеряемых последствий в виде резкого изменения эффективности работы каждого компонента системы (это зависит от принятого подхода реинжиниринга системы или процесса). Последствия реинжиниринга должны рассматриваться на уровне всего экономического субъекта, поскольку изменения в результате реинжиниринга происходят по целому ряду параметров: обычно это зат-раты, доходы, время и качество [237, с. 110]. Немаловажное значение имеет выбор масштаба изменений (широты процесса, подвергаемого реинжинирингу). Недооценка или переоценка широты процессов, подвергаемых изменению, может привести к не-достижению ожидаемых результатов из-за потери масштаба изменений или чрезвычайно больших затрат при относительно небольших результатах [237, с. 115].

Разработаем последовательность этапов реинжиниринга, которую в дальнейшем будем использовать как базовую последовательность для подхода информационного реинжиниринга.

Итак, первым шагом применения реинжиниринга является описание используемых в организации процессов. Описание процесса подразумевает формирование требований входа для каждого шага процесса; определение требований потребителей процесса (внутренних и внешних); сравнение требований потребителей процесса с проходимостью системы; определение требуемого уровня подготовки персонала; непосредственное описание процесса

[221, с. 82]. В соответствии с данными требованиями формируется общая схема процесса. Процессы можно описать на различных уровнях [165, с. 27], при этом следует помнить, что стандартного перечня процессов не существует: он разрабатывается индивидуально и отражает текущую ситуацию, опыт работы организации и ожидания управляющих относительно ее будущего. На практике это означает, что в процессе выполнения проекта требуется определить процесс и его границы (разделить отдельные процессы) и определить схему его реализации [165, с. 110]. Наиболее важным представляется идентификация ключевых процессов и их подпроцессов. Нижней границей процесса является точка, в которой выход процесса служит входом в другие процессы. Верхней границей может быть точка, где выходы других процессов стыкуются с данным процессом.

На первом этапе применения подхода реинжиниринга производится предпроектное обследование и системное моделирование процессов системы. Цель первого этапа работ — получение и систематизация сведений об экономическом субъекте, анализ стратегических целей экономического субъекта, выработка целей и задач реинжиниринга. Основные методы, используемые на этапе, — маркетинговые, социометрические исследования, анализ. В рамках выполнения целей данного этапа выделяют следующие задачи:

Анализ миссии организации, целей организации, ее стратегических планов.

Анализ хозяйственных процессов:

а) анализ клиентов хозяйственного процесса:

классификация существующих клиентов хозяйственного процесса по наиболее значимым признакам,

анализ последовательности и содержания операций хозяйственного процесса, временных, финансовых, иных затрат,

анализ ожиданий клиентов процесса,

анализ степени включения в процессы экономического субъекта хозяйственных процессов контрагентов;

б) анализ хода исполнения хозяйственного процесса.

Анализ конкурентов экономического субъекта с точки зрения:

а) классификация конкурентов:

удовлетворения потребностей внутренних и внешних клиентов,

финансовых и маркетинговых показателей,

показателей хозяйственного процесса (скорость, точность, полнота удовлетворения запросов клиентов, стоимость товаров и/или услуг и т. п.);

б) лучшие показатели хозяйственных процессов конкурентов, достигнутые и возможные.

Анализ существующих партнеров и/или поставщиков:

а) роль в хозяйственном процессе и степень влияния на хозяйственный процесс;

б) требования к «идеальным» партнерам и/или поставщикам;

в) «идеальные» требования партнеров и/или поставщиков к хозяйственному процессу;

г) потери партнеров и/или поставщиков в результате взаимодействия с существующим хозяйственным процессом.

Обоснование фазы жизненного цикла экономического субъекта, ценностей и мотивации в организации.

Классификация типа управления экономическим субъектом:

а) анализ степени формализации процессов принятия решений (количество участников, наличие «прозрачных» критериев, «узаконенных» процедур);

б) анализ структуры экономического субъекта (имеющиеся структурные подразделения, наличие четкого распределения обязанностей между подразделениями, особенности распределения обязанностей между сотрудниками).

Анализ реальных и установленных организацией ценностей и мотивации сотрудников:

а) в отношении клиентов;

б) организации.

Спецификация целей реинжиниринга — установление конкретных целей реинжиниринга хозяйственных процессов.

Анализ параметров и объектов, которые будут использо-ваны в рамках реинжиниринга: количество операций, число завершенных хозяйственных процессов в единицу времени, затратность хозяйственных процессов и т. п.

Прогноз результата реинжиниринга:

а) круг клиентов хозяйственного процесса после реинжиниринга;

б) экономические показатели;

в) базовые технологии хозяйственных процессов;

г) системы управления и мотивации.

Составление плана реинжиниринга: сроки, факторы риска, точки принятия решений:

а) создание стратегии реинжиниринга;

б) создание предварительных требований к проекту реинжиниринга [222, с. 32].

Второй этап является этапом, на котором, наряду с другими задачами, решается задача выбора процессов для преобразования. От того, какие процессы выбраны для преобразования, зависит не только результат реинжиниринга, но и деятельность организации в целом. Анализируя процессы организации, следует иметь в виду, что единственной целью любого процесса является удовлетворение потребностей клиентов процесса (которые могут сами производить операции внутри макропроцесса) и потребителей (потребляют результаты процесса) [165, с. 30]. Это ограничение поможет в дальнейшем обнаружить неэффективные процессы.

Большинство неудачных проектов реинжиниринга проис-ходит из-за неправильно выбранной стратегии реинжиниринга. Сама же стратегия закладывается непосредственно до выбора процессов для преобразования. Для этого выполняется следующая последовательность шагов:

Производится анализ деятельности экономического субъекта в разрезе процессов с использованием требований потребителя и выделением добавляющих и недобавляющих стоимость работ.

Определяется время выполнения каждой работы, производится оценка других метрик процесса.

Производится анализ циклической эффективности: до-бавляющего стоимость времени в сравнении с общим временем выполнения процесса.

Рассчитывается эффективность всей хозяйственной цепочки [221, с. 82].

Производится первоначальное планирование изменений: определение не добавляющих стоимость механизмов (или недо-

статочно эффективных механизмов) и методов их элиминирования [221, с. 82].

6. Разрабатывается стратегия реинжиниринга.

Несмотря на то что в экономическом анализе используются и финансовые показатели, и показатели, отражающие положение экономического субъекта на рынке, использование оценок эффективности выполнения субъектом хозяйственных процессов является ключевым в применении реинжиниринга. Кроме того, анализ хозяйственных процессов используется как способ оценки финансово-экономического положения экономического субъекта в случаях, когда база для анализа недостаточна или когда другие методы оценки нельзя использовать без потери адекватности отражения действительности [238, с. 247] .

В рамках организации как субъекта экономических отношений выделяют следующие группы хозяйственных процессов:

процессы, непосредственно обеспечивающие выпуск продукции;

процессы планирования и управления;

ресурсные процессы;

процессы преобразования;

процессы, обеспечивающие сбыт продукции;

информационные процессы;

иные процессы [66].

Кроме того, все процессы в организации в рамках реинжиниринга делятся на основные, вспомогательные процессы и процессы управления. Основные процессы определяют основное направление деятельности экономических субъектов в рамках выполнения их миссии (экономический субъект производит продукцию, осуществляет сервисное обслуживание, перепродает товар, оказывает услуги). Вспомогательные процессы — процессы, связанные с решением внутренних задач экономических субъектов по обслуживанию основных процессов. Выделяют также и хозяйственные процессы управления, которые предусматривают

регулирование деятельности экономических субъектов (планирование, организация и контроль).

При анализе хозяйственных процессов следует помнить, что внутри одного хозяйственного процесса часть составляющих его технологических и организационных процессов может быть организована в отдельный, вложенный процесс меньшего масштаба. Сам хозяйственный процесс характеризуется определенной тех-нологией его реализации. Воздействие именно на технологию реализации процесса является ключевым моментом осуществления реинжиниринга хозяйственных процессов [66].

Описываемый этап является по сути этапом создания модели существующих хозяйственных процессов. Цель данного этапа — выявление и описание хозяйственных процессов, подвергаемых реинжинирингу. Основная технология, используемая на этапе — метод «совмещения». Наиболее общие задачи данного этапа следующие:

Идентификация хозяйственного процесса.

Выявление и ранжирование хозяйственных процессов компании.

Построение модели существующих процессов.

Анализ процессов.

Определение стратегии реинжиниринга.

Выбор приоритетных хозяйственных процессов.

В рамках этапа проводится операционное исследование процессов, на основании которых создается динамическая модель системы. Определяется экономически обоснованное время на выполнение каждого элемента процессов и вводятся поправки, учитывающие влияние случайных факторов. Далее оценивается производительность занятых в этом процессе объектов, связей и субпроцессов, что позволяет провести их сравнение. При этом принимается во внимание влияние неучтенных факторов и вносятся соответствующие корректировки в модель [13, с. 217]. Определим последовательность решения задач данного этапа:

1. Измерение хозяйственных процессов:

определение имеющихся показателей: времени, цены, качества реализации хозяйственного процесса с точки зрения клиентов, взаимодействующих с данным хозяйственным процессом («внешняя» метрика);

то же с точки зрения экономического субъекта («внутренняя» метрика);

рассмотрение возможности создания уникальной метрики хозяйственного процесса («внешняя» = «внутренняя»). Примеры метрик: нефинансовые показатели эффективности — количество жалоб потребителей, количество вовремя доставленных грузов, доля трудно- контролируемых подсистем [221, с. 80]; финансовые — общие затраты подразделения, общие затраты на процесс [237, с. 109] и т. д.

Определение технологии реализации процессов:

последовательность и содержание операций хозяйственных процессов (по схеме: объекты, субъекты, сущность операции, затраты, выгоды);

необходимые для каждого хозяйственного процесса ресурсы.

Анализ проблем в хозяйственном процессе:

обусловленных внешними причинами;

обусловленных внутренними причинами;

выявление и ранжирование текущих потерь в хозяйственных процессах (для каждой операции и для процесса в целом).

Уточнение и спецификация целей реинжиниринга.

Определение стратегии реинжиниринга.

Выбор процессов, которые будут подвергаться преобразованию.

Детальная разработка проекта:

план переопределения процессов;

оценка и разработка решений, связанных с элементами процесса реинжиниринга — ресурсы, технология, организационная структура, метрики процессов;

анализ «результат — затраты»;

принятие решений, позволяющих немедленно поправить существующие проблемы (в случае с ограниченными сроками осуществления проекта) [222].

В качестве альтернативы второму этапу возможно построение модели системы принимаемых экономическим субъектом управленческих решений, совершенствование последней и дальнейшее построение новых процессов хозяйствующего субъекта на основе рационализированной системы принятия управленческих решений.

Третий этап — проектирование процессов. Оценка и изме-нение существующих процессов производится в соответствии с процедурой, описанной на рисунке 2.

Рис. 2. Преобразование процесса [239]

Рис. 2. Преобразование процесса [239]

Основными показателями оценки эффективности процессов хозяйствования являются:

количество производимой продукции заданного качества;

количество потребляемой продукции [66];

количество и длительность необходимых для завершения операционного цикла операций внутри процессов;

затратность процессов, их эффективность и рентабельность;

объем требуемых для реализации процессов финансовых и материальных ресурсов;

время ответа системы на раздражитель [220];

время возврата системы в состояние равновесия.

Новые процессы, возникающие в результате реинжиниринга, обычно имеют отличительные свойства. К ним относятся реинтеграция, или горизонтальное сжатие процесса (несколько операций объединяются в одну), вертикальное сжатие процесса (исполнители, которым была делегирована часть властных полномочий, принимают самостоятельные решения), совмещение или распараллеливание части ранее последовательных работ, уменьшение количества проверок и управляющих воздействий, минимизация согласований, преобладание смешанного централизован-ного/децентрализованного подхода [183].

В процессе проектирования системы следует учитывать, что структура большинства организаций была разработана без учета процессов возможных изменений в них [238]. Большинство экономических структур страдают громоздкостью, негибкостью и низким уровнем управляемости, приобретенными ими в процессе развития (деятельность становится многоплановой, структура расширяется и становится более громоздкой [183]).

Под конструированием новой системы в рамках реинжиниринга мы будем понимать изменение (замену, уничтожение) процессов и структурных компонентов внутри системы для достижения ею заданных параметров. Для этого на основе итера-

тивного преобразования системы элиминируются не приносящие пользы процессы и их части, а также функции и компоненты.

Рассмотрим технологию применения реинжиниринга в рамках системы. Так как любая экономическая система (так же как и ее компоненты) является открытой, ее структура состоит из двух составляющих: внутренней и внешней. Внешняя включает определенный набор связей, структур и объектов (систем, опосредующих хозяйственные процессы). Именно внешняя составляющая подвержена изменениям, тогда как внутренняя отвечает за под-контрольность и эффективность этих изменений. Она отслеживает воздействия, которым система подвергается извне, и преобразует систему, перестраивая ее для получения наибольшей выгоды от происходящих изменений [238, с. 215—216]. Реинжинирингу подвергается как внутренняя, так и внешняя составляющие системы.

Анализ внутренней структуры системы целесообразно проводить по следующим направлениям:

анализ сильных и слабых сторон, возможностей, угроз для системы как извне, так и изнутри [238, с. 46];

анализ добавленной стоимости;

анализ процессов и функций, выполняемых внутренней и внешними структурами системы в рамках хозяйственных процессов на предмет их целесообразности, эффективности и своевременности (см. рис. 3).

Рис. 3. Алгоритм реорганизации хозяйственных процессов организации [238]

Рис. 3. Алгоритм реорганизации хозяйственных процессов организации [238]

Цель третьего этапа проекта реинжиниринга — разработка технологии реализации новых процессов и систем, определение требований к системам поддержки и ресурсам, необходимым для их реа-лизации. Основные методы, используемые на этапе — методы нелокальной оптимизации. В рамках этапа выделяются следующие задачи:

Разработка технологии новых процессов и систем.

Разработка решений (организационных, технических, тех-нологических и т. п.), устраняющих основные потери, ликвидирующих текущие и, при условии целесообразности, возможные

конфликты в хозяйственных процессах. При выполнении этой задачи следует учитывать следующие варианты построения струк-туры экономического субъекта:

клиенты и партнеры и/или поставщики не включены в хозяйственную систему;

клиенты и партнеры и/или поставщики включены в хозяйственную систему;

конкуренты не включены в хозяйственную систему;

конкуренты включены в хозяйственную систему.

Выбор технических решений для новых процессов и систем.

Разработка требований к системам поддержки:

определение требований к структуре и квалификации персонала, реализующего новые процессы и системы;

формулирование требований к системам управления и мотивации для персонала;

формирование системы информационного обеспечения.

Выработка рекомендаций по внедрению новых хозяйственных процессов.

Четвертый этап — стресс-тестирование новой системы. В результате стресс-тестирования выявляется время ответа системы на раздражитель [220, с. 513], время возврата системы в нормальное состояние, осуществляется проверка реакции пользователей и управляющих в критической ситуации.

Этот этап является этапом предварительного применения решений по реинжинирингу в рамках условий, близких к реальным. Цель данного этапа — описание возможных проблем будущих процессов и систем, выработка предложений по корректировке проекта реинжиниринга. Этап включает:

Тестирование принятых решений с использованием пилотного проекта.

Измерение и оценку результатов пилотного проекта.

Корректировку решений и разработку детальных планов их внедрения [222]. Общая схема тестирования системы дана в приложении 5.

Пятый этап — корректировка и внедрение новых процессов. Цель этапа — внедрение хозяйственного процесса, подвергнутого реинжинирингу. Этап включает:

1. Внедрение нового хозяйственного процесса в масштабах целой компании.

Сопровождение внедренного хозяйственного процесса.

Оценку результатов [222].

Заключительный, шестой, этап — последующий контроль и координация работы системы. Цель данного этапа — осуществление послепроектного обслуживания системы.

Построение хозяйственной системы, таким образом, осуществляется в ряд последовательных этапов, представленных в приложении 6. Отметим, однако, что предложенная последовательность этапов реинжиниринга является приблизительной, и в каждом конкретном случае она должна соответствующим образом корректироваться исходя из целей и возможностей организации.

<< | >>
Источник: Перекрестова Л.В., Нелюбова Н.Н.. Информационное пространство управления предприятиями. — Волгоград: Изд-во ВолГУ,2004. — 210 с.. 2004

Еще по теме 1.1. Методология реинжиниринга:новые сферы применения:

  1. 3.3. Экономическая сущность банковских услуг физическим лицам
  2. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
  3. Сферы применения результатов обучения
  4. 2.3. Сферы применения реинжиниринга в российских условиях
  5. Ситуация 4. «Сегментирование рынка по сферам применения» и ситуация 5. «Вертикальное замещение».
  6. 1.1. Методология реинжиниринга:новые сферы применения
  7. Инновационная политика
  8. ГЛОССАРИЙ
  9. 3. Новая сфера конкуренции
  10. § 7. Rentenkauf