Этапы учетного цикла

Учетный цикл начинается со сбора информации о хозяйственной деятельности предприятия. Сбор информации производится посредством наблюдения и измерения.

Наблюдение за хозяйственными операциями должно быть сплошным и непрерывным.

Измерение производится с помощью учетных измерителей.

2. Регистрация информации в первичных документах.

Сбор и регистрация исходных данных в финансовом учете, осуществляется способом документации (документированием), т.е. все хозяйственные операции должны регистрироваться в первичных документах. Этот процесс называется первичным учетом.

Документация является способом сплошного и непрерывного наблюдения за хозяйственными фактами и их регистрации в специальных носителях информации - документах.

Рис.№7.

Учетный цикл

3. Регистрация операций в соответствующих журналах (Journal entry).

Хозяйственные операции должны быть зарегистрированы на счетах бухгалтерского учета. В главной книге для каждого счета предусмотрена отдельная страница. Если зарегистрировать каждую операцию прямо на соответствующих счетах главной книги, возникает трудность при анализе хозяйственных операций.

Рассмотрим порядок регистрации хозяйственных операций в главном журнале, используя следующие операции:

Август 1. Приобретен компьютер стоимостью 500 у.е.

5 Поступили материалы от поставщиков на сумму 200 у.е. 9 Получен банковский кредит на сумму 2 000 у.е. 12 Приобретен второй компьютер стоимостью 450 у.е.

ГЛАВНЫЙ ЖУРНАЛ Главный журнал стр. 8 Дата 2009 Описание Справка о проводке Дебет Кредит Август

1. Компьютер

Денежные средства 500 500 5. Материалы

Счета к оплате 200 200 9. Денежные средства

Краткосрочные кредиты банка 2 000 2 000 12. Компьютер

Денежные средства 450 450

Как видно, главный журнал состоит из 5 граф:

Дата. В графе «Дата» должна быть записана дата совершения хозяйственной операции;

Описание. Здесь показывают корреспонденцию счетов, т.е. название дебетуемых и кредитуемых счетов. В этой же графе помещают краткое описание хозяйственной операции;

Справка о проводке. В этой графе проставляются номера корреспондирующих счетов;

Дебет. В графе «Дебет» записывают сумму дебетуемых счетов;

Кредит. В графе «Кредит» ставят сумму кредитуемых счетов.

В дополнение к главному журналу используются различные специальные журналы. К ним относятся:

журнал денежных поступлений;

журнал денежных выплат;

журнал реализации;

журнал покупок;

другие специальные журналы.

4. Разноска записей из журналов в Главную книгу.

После регистрации в журналах, операции будут перенесены на соответствующие счета Главной книги (Ledger account form). Процесс переноса хозяйственных операций из главного журнала в Главную книгу называется разноской (posting).

Используя наш пример, посмотрим на последовательность разноски журнальных записей в Главную книгу.

Из главного журнала видно, что 1 августа был приобретен компьютер за 500 у.е., дебетован счет «Компьютер» и кредитован счет «Денежные средства».

После регистрации каждой операции определяется остаток по этому счету. Все эти процедуры повторяется для кредитуемого счета «Денежных средств».

Главная книга Компьютер Счет № Дата Примечание Справка о Дебет Кредит Сальдо 2002 Проводке Дебет Кредит Август 1. Гж. 8 500 500 12. Гж. 8 450 950

В нижеприведенных иллюстрациях можно увидеть порядок записи счета Главной книги в формате Т-модели после завершения процесса разноски.

Компьютер

Материалы

Денежные средства

01.08. Гж. 8 500 12.08 Гж.8 450

09.08 Гж.8 2000

01.08 Гж.8 500 12.08 Гж.8 450

05.08 Гж.8 200

Счета к оплате

05.08 Гж.8 200

Краткосрочные кредиты банка

09.08 Гж. 2000

5. Пробный баланс (Trial balance).

Пробный баланс это лист всех открытых счетов в Главной книге и их остаток. Обычно составляется в конце месяца. В пробном балансе все счета размещаются в порядке их расположения в Главной книге. Счета с дебетовым остатком переносятся в графу «Дебет» пробного баланса, а счета с кредитовым остатком в графу «Кредит». Итог дебетовой и кредитовой части пробного баланса должны быть равны.

Основной целью составления пробного баланса является определение равенства дебетовых и кредитовых остатков счетов Главной книги. Пробный баланс способствует определению ошибок допущенных в процессе регистрации и разноски. Также он полезен при подготовке финансовых отчетов.

Процедура подготовки пробного баланса состоит из:

переноса каждого счета Главной книги и их остатка;

подсчета итога граф «Дебет» и «Кредит»;

проверки равенства обеих граф.

Посмотрим на пробный баланс ООО «Рамз»: ООО «Рамз» Пробный баланс на 31 августа 2009г. Название счетов Дебет Кредит Денежные средства 1 500 Счета к получению 500 Материалы 700 Канцелярские товары 50 Авансом, оплаченная арендная плата 200 Компьютер 950 Начисленный износ-компьютер 95 Здание 2 500 Начисленный износ-здание 405 Счета к оплате 1 000 Доходы будущих периодов 200 Краткосрочные кредиты банка 2 000 Уставный капитал 2 500

Доходы от реализации 2 800 Расходы по зарплате 1 000 Расходы по аренде 700 Расходы на коммунальные услуги 400 Расходы по износу 500 Итого 9 000 9 000

6.

Корректирующие проводки, или как было ранее названо, трансформационные записи производятся в конце отчетного периода. Согласно методу начисления доходы должны быть признаны, когда они заработаны, а расходы, когда понесены. Пробный баланс может содержать не полную информацию обо всех хозяйственных операциях.

Корректирующие проводки нужны, когда имеют место отсрочки / предоплаты (deferrals/ prepayments), т.е. когда полученные доходы и понесенные расходы (оплаченные авансом) требуется распределить на несколько учетных периодов, и начисления (accruals), когда доходы и расходы имели место, но не были еще зарегистрированы в учетных регистрах; например, отнесение части расходов будущих периодов к текущему периоду, начисление процентов по ценным бумагам со сроком погашения в будущем периоде, начисление амортизации основных средств, нематериальных активов и т.п.

Как было отмечено ранее, существуют четыре типа корректирующих проводок:

Предоплаченные расходы. Заранее оплаченные денежные средства за расходы, которые еще не понесены. Такие выплаты сначала признаются как актив и только по мере использования списываются как расходы. К предоплаченным расходам относятся: авансом оплаченная арендная плата, страховка, приобретение расходных материалов, износ основных средств и т.д.

Незаработанный доход. Заранее полученные денежные средства, как доходы, которые еще не заработаны. Такие поступления сначала признаются как обязательства и только после их выполнения признаются как доходы. К незаработанным доходам относятся: предоплата за товары и услуги, предоплаченные проценты по выданным кредитам и т.д.

Начисленные расходы. Понесенные расходы, по которым еще не выплачены денежные средства. В таких случаях признаются расходы и одновременно обязательства по этим расходам. Начисленные расходы могут состоять из расходов по коммунальным услугам, аренде, налогам, зарплате и т.д.

Начисленные доходы. Заработанные доходы, по которым еще не поступили денежные средства. В данном случае дебетуется счет активов и кредитуется счет доходов. Начисленные доходы могут, состоять из доходов за отгруженную продукцию, оказанные услуги, проценты по выданным кредитам и т.д.

По всем типам хозяйственных операций в конце отчетного периода составляются корректирующие проводки. Однако, корректирующие проводки никогда не затрагивают счета учета денежных средств.

На основе следующих хозяйственных операций рассмотрим порядок составления корректирующих проводок:

Признан расход по аренде за август - 100 у.е.

Расходы по аренде 100

Авансом, оплаченная арендная плата 100

Отправлена продукция покупателю, который заранее произвел оплату - 150 у.е.

Доходы будущих периодов 150

Доход от реализации 150

Начислена заработная плата рабочим - 145 у.е.

Расходы по заработной плате 145

Зарплата к выплате 145

4) Начислен процент за операционную аренду компьютера - 50 у.е.

Проценты к получению 50

Прочий доход 50

7. Составление пробного баланса после корректировки (adjusted trial balance).

После проведения корректирующих проводок и их регистрации в Главном журнале и переноса их в Главную книгу составляется откорректированный пробный баланс. В нем показывается остаток всех счетов, включая те, по которым произведены корректировки.

Цель откорректированного пробного баланса - показать следствие (результат) хозяйственных операций, которые происходили в течение отчетного периода.

Используя данные нашего примера, составляем откорректированный пробный баланс (см. ниже). ООО «Рамз» Откорректированный пробный баланс 31 августа 2009г. Название счетов Дебет Кредит Денежные средства 1 500 Счета к получению 500 Проценты к получению 50 Материалы 700 Канцелярские товары 50 Авансом, оплаченная арендная плата 100 Компьютер 950 Начисленный износ-компьютер 95 Здание 2 500 Начисленный износ-здание 405 Счета к оплате 1 000 Доходы будущих периодов 50 Краткосрочные кредиты банка 2 000 Зарплата к выплате 145 Уставный капитал 2 500 Доходы от реализации 2 950 Прочий доход 50 Расходы по зарплате 1 145 Расходы по аренде 800 Расходы на коммунальные услуги 400 Расходы по износу 500 Итого 9 195 9 195

8. Подготовка финансовых отчетов на основе откорректированного пробного баланса.

Использование откорректированного пробного баланса облегчает процесс подготовки финансовых отчетов. Используя данные нашего примера, на основе счетов доходов и расходов скорректированного пробного баланса составляем отчет о прибылях и убытках (Income statement). ООО «Рамз» Отчет о прибылях и убытках за месяц, закончившийся 31 августа 2009г. Доходы Доходы от реализации 2 950 Прочий доход 50 Итого доходы 3 000

Расходы Расходы по зарплате 1 145 Расходы по аренде 800 Расходы на коммунальные услуги 400 Расходы по износу 500 Итого расходы (2 845) Прибыль до уплаты подоходного налога 155 Налог на прибыль (30%) 47 Чистая прибыль 108

После определения налога на прибыль к оплате делается следующая проводка:

Расходы по налогу на прибыль 47

Налог на прибыль к оплате 47

В завершение составления этого отчета составляется отчет о нераспределенной прибыли (retained earnings statement). ООО «Рамз» Отчет о нераспределенной прибыли за месяц, закончившийся 31 августа 2009г. Остаток нераспределенной прибыли на начало периода - Чистая прибыль за период 108 Отчисление в резервный фонд - Остаток нераспределенной прибыли на конец периода 108

Используя откорректированный пробный баланс и отчет о нераспределенной прибыли, составим Бухгалтерский баланс: ООО «Рамз» Бухгалтерский баланс на 31 августа 2009г. Активы Дебет Кредит Денежные средства 1 500 Счета к получению 500 Проценты к получению 50 Материалы 700 Канцелярские товары 50 Авансом, оплаченная арендная плата 100 Компьютер 950 Начисленный износ-компьютер (95) 855 Здание 2 500 Начисленный износ-здание (405) 2 095 Итого активы 5 850 Обязательства Счета к оплате 1 000 Доходы будущих периодов 50 Краткосрочные кредиты банка 2 000 Налоги к оплате 47 Зарплата к выплате 145 Итого обязательства 3 242 Капитал Уставный капитал 2 500 Нераспределенная прибыль 108 Итого капитал 2 608 Итого обязательства и капитал 5 850

9. Закрывающие проводки (Closing entries).

В конце отчетного периода все временные счета должны закрываться. К временным счетам относятся счета доходов и расходов. При закрытии временных счетов используется специальный сводный счет «Свод доходов и расходов».

Закрытие проводится в 4 этапа:

Закрываются счета доходов;

Закрываются счета расходов;

Закрывается счет «Свод доходов и расходов»;

Закрывается счет «Изъятие капитала».

Закрытые счета означает перенос остатка закрывающего счета путем проводки на другой счет.

Используя данные отчета о прибылях и убытках нашего примера, посмотрим

порядок закрытия временных счетов.

Производим закрытие счетов доходов:

Доход от реализации 2950

Прочий доход 50

Свод доходов и расходов 3000

Производим закрытие счетов расходов:

Свод доходов и расходов 2892

Расходы по заработной плате 1145

Расходы по аренде 800

Расходы по коммунальным услугам 400

Расходы по налогу на доход 47

Расходы по износу 500

Разница между дебетовым и кредитовым оборотом счета «Свод доходов и расходов» составляет результат финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Свод доходов и расходов 2892 3000 108

Переносим остаток счета «Свод доходов и расходов» на нераспределенную прибыль:

Свод доходов и расходов 108

Нераспределенная прибыль 108

Как видно из закрывающих проводок при закрытии временных счетов, счета с дебетовым остатком всегда переносятся на другой счет по дебету, а счета с кредитовым остатком всегда переносятся на другой счет по кредиту

Все закрывающие проводки должны регистрироваться в Главной книге.

10. Пробный баланс после закрывающих проводок (Post-closing trial balance).

После закрытия всех временных счетов и переноса остатка счета «Свод доходов и расходов» на счет «Нераспределенная прибыль» составляется пробный баланс после закрывающих проводок. Он составляется для того, чтобы убедится, что все временные счета были правильно закрыты. В нашем примере откорректированный пробный баланс после закрывающих проводок имеет следующий вид: ООО «Рамз» Откорректированный пробный баланс 31 августа 2009 Название счетов Дебет Кредит Денежные средства 1 500 Счета к получению 500 Проценты к получению 50 Материалы 700 Канцелярские товары 50 Авансом, оплаченная арендная плата 100 Компьютер 950 Начисленный износ-компьютер 95 Здание 2 500 Начисленный износ-здание 405 Счета к оплате 1 000 Доходы будущих периодов 50 Краткосрочные кредиты банка 2 000 Налоги к оплате 47 Зарплата к выплате 145 Уставный капитал 2 500 Нераспределенная прибыль 108 Итого 6 350 6 350

9. Обратные проводки: дискреционный первый шаг в новом отчетном периоде

В начале нового отчетного периода производятся реверсионные записи (reversing entry) в главном журнале. Реверсионная проводка является обратной корректирующей проводкой предыдущего периода. Реверсионная проводка является аннулированием корректирующей проводки путем дебетования кредита и кредитованием дебета. Она применяется не ко всем корректирующим проводкам. В нашем примере, реверсионные записи выглядят следующим образом:

31 августа было начислена заработная плата в сумме 145 у.е.

Расходы по заработной плате 145

Зарплата к выплате 145

Если заработная плата за август и сентябрь будет оплачиваться 30 сентября, бухгалтерская запись имеет следующий вид:

30 сентября:

Зарплата к выплате 145

Денежные средства 145

Здесь не применялся реверсионная запись. При использовании реверсионной записи наши проводки по этим операциям имеют следующий вид:

Корректирующая запись: 31 августа

Расходы по заработной плате 145

Зарплата к выплате 145

Закрывающие проводки: 31 августа

Свод доходов и расходов 145

Расходы по заработной плате 145

Реверсивная запись: 01 сентября

Зарплата к выплате 145

Расходы по заработной плате 145

При выплате: 30 сентября

Расходы по заработной плате 290

Денежные средства 290