12.3. Новые информационные технологиив АСУДП предприятий

Большой толчок развитию финансового управления дало развитие соответствующих средств программного обеспечения. Всего несколько лет назад было проблематично найти информацию о специализированных системах управления финансами компании – слишком мало было предложений на российском рынке.

Применение компьютерных программ позволяет облегчить работу финансового менеджера, так как их применение способствует снижению трудоемкости и повышению оперативности финансовой работы, они предоставляют широкие возможности по обработке документов. Программа практически освобождает пользователей от громоздких расчетов, сама обрабатывает документы и тут же предоставляет результаты обработки за более короткое время в виде выходной информации. Это намного облегчает работу финансиста и бухгалтера. Пользователь в любое время может просмотреть тот или иной документ и внести необходимые изменения, а так же на своем рабочем месте практически мгновенно получить исчерпывающую информацию для анализа конкретной рыночной ситуации. Поэтому главной задачей АСУДП является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

В настоящее время в России можно выделить два вида программ для внедрения задач АСУДП:

– программы, предполагающие составление бюджетов по международным стандартам типа «Успех +», SAP/R3, «Проджект эксперт», «Альтинвест», «Красный директор»;

– различные версии программ, ориентированные на формы установленной бухгалтерской отчетности (например, «Галактика», «1С.Предприятие», «БЭСТ – офис» и др.).

Программы первого типа ориентированны для работы в крупной территориально распределенной компании, они надежны и рассчитаны на многообразие функций. Недостатками с точки зрения средних и небольших компаний является слабая адаптация к нашим условиям, высокая стоимость (от 40 до 200 тыс. долл. США), громоздкость (для внесения изменений в бюджетную модель требуется вмешательство специалиста компании – поставщика).

Системы второго типа вполне могут составить конкуренцию программам первого типа, как по функциональным возможностям, так и по технологическому уровню, тем более, что их стоимость и трудозатраты на их внедрение существенно ниже, чем у западных аналогов.

В любом случае руководители компаний сами решают вопрос сколько им тратить средств на программное обеспечение. Для небольших компаний, начинающих заниматься бюджетированием, могут использоваться простые программы типа Excel – это инструмент, с которым работают для составления и анализа бюджетов не более трех – пяти человек, находящихся в одном офисе, например, финансовый директор и руководители основных подразделений. Однако такие продукты нецелесообразно использовать в средней и крупной компании для построения полноценного управления денежными потоками. Здесь могут использоваться распределенные системы, рассчитанные на работу нескольких десятков пользователей в пределах одного офиса или даже нескольких территориально удаленных между собой офисов. Такая программа должна удовлетворять требованию адаптивности, т.е.

Как показывает практика, подавляющее большинство российских предприятий принимают решения о закупке или смене автоматизированной информационной системы исключительно под влиянием внешних по отношению к фирме факторов: изменений нормативной базы, требований налоговых служб, необходимости вовремя сдавать отчеты и т.д. За рубежом основной мотив такого решения – внутренняя потребность фирмы в изменении технологии: для снижения операционных расходов, улучшения обслуживания клиентов и т.п.

Отсюда и разница в механизме принятия решений. В зарубежном предприятии решение о закупке (смене) АСУДП фактически является следствием решения об изменении технологии работы фирмы. Оно принимается после тщательного обследования предприятия, изучения проходящих в нем информационных потоков и составления детального технического задания. Эта работа проводится специалистами-аналитиками (часто из внешней консалтинговой фирмы) с участием всех подразделений фирмы. АСУДП приобретается, как правило, на конкурсной основе. Ее внедрение занимает шесть-девять месяцев – с момента подписания контракта на поставку до ввода АСУДП в эксплуатацию. Обычно для управления процессом закупки и внедрения создается рабочая группа из руководителей предприятия, внешних консультантов и представителей разработчика. Эта группа наделена очень большими полномочиями по организации деятельности подразделений фирмы.

Для успешной постановки задач АСУДП компьютерные программы должны решать две взаимосвязанные задачи:

автоматизировать финансовое планирование и прогнозирование, предоставить возможность проведения так называемого сценарного анализа будущего финансового состояния предприятия или его отдельных видов бизнесов, т.е. что будет с тем или иным финансовым показателем, если изменяется внешние или внутренние условия бизнеса (темпы инфляции, условия внешнего финансирования и т.п.);

осуществлять сбор, регистрацию, обработку и анализ фактической (отчетной) информации.

Как правило, для этого применяются бухгалтерские программы. Но, во-первых, форматы отображаемых в бухгалтерских программах данных часто не могут быть использованы для нужд финансового анализа, а, во-вторых, результаты обработки данных в бухгалтерских программах могут запаздывать, систематизироваться так, что данная информация становится непригодной для принятия управленческих решений в финансовой сфере. К тому же информация бухгалтерских программ и бухгалтерской отчетности чаще всего не привязана к финансовой структуре компании.

Для постановки бюджетирования важным условием является интеграция управленческого учета с бухгалтерским. Без этого в условиях нашей страны эффективно управлять финансами нельзя. Однако при составлении отчетов об исполнении бюджетов приходится пользоваться той же информацией, которая отображается в бухгалтерском учете.

На многих предприятиях часто отсутствует другая отчетная информации, кроме поступающей из системы традиционного бухгалтерского учета, в результате чего требуется раздельный ввод информации бухгалтерского и управленческого учета в компьютерные программы параллельно, независимо друг от друга.

Для обеспечения полного и достоверного учета денежных потоков и формирования необходимой отчетности, обеспечивается координация функций и задач служб бухгалтерского учета и финансового менеджмента предприятия.

Отсутствие оперативной связи между всеми отделами организации, участвующими в процессе планирования, учета и контроля организации, делает процесс подготовки бюджета очень трудоемким, довольно длительным, не дает возможности рассмотрения вариантов изменения определенных условий финансового развития организации. Кроме того, без полной автоматизации учета в организации невозможен управленческий учет, который является одним из основных условий грамотного и оптимального управления финансами организации.

Например, структурные подразделения компании имеют на своих рабочих местах специальные компьютеры, в которые персонал, ответственный за бюджетирование, вводит первичную информацию для нужд управленческого учета, и затем эта информация обрабатывается чисто программными средствами. Отсюда важным является привязка и бухгалтерских программ и программ для управления денежными потоками компаний к единой базе первичной финансовой документации (платежным поручениям, кассовым ордерам, накладным и пр.). В этом случае каждый первичный документ (например, платежное поручение) при появлении на свет получает свои коды, с которыми входит в бухгалтерскую и управленческую отчетность (различными для каждой из программ). Согласно присвоенным кодам первичный документ с соответствующей отчетной финансовой информацией поступает, собирается и консолидируется отдельно для нужд бухгалтерского и управленческого учета. Например, платежное поручение одного центра финансовой ответственности поступает в отчетность этого центра, другого – в отчетность соответствующего центра, а вместе – в единую систему бухгалтерской отчетности предприятия.

Основной целью организации учета и формирования соответствующей отчетности, характеризующей денежные потоки предприятия различных видов, является обеспечение финансовых менеджеров необходимой информацией для построения всестороннего их анализа, планирования и контроля.

Информация, необходимая для принятия финансовых решений, поступает в основном из системы автоматизированного финансового бухгалтерского учета. Для создания учета как средства управления денежными потоками предприятия жизненно необходимо использование компьютера, а также современных средств связи и коммуникаций. Происходят существенные изменения в организации учетной работы на предприятии, меняется технология получения и обработки первичных документов, сокращается трудоемкость преобразования учетных данных, возрастают творческие функции в деятельности учетного персонала за счет предоставления ему компьютерного сервиса.

Большинство популярных в настоящее время программ автоматизации бухгалтерского учета, ориентированных на традиционные формы счетоводства, относятся к группе программных средств: «Проводки – Главная книга – Баланс» (ПГиБ).

Так как эти работы проводятся по единым правилам на предприятиях всех форм собственности и любых размеров, то и сами программы достаточно универсальны и логически завершены. Создаются они для реализации, прежде всего, функций синтетического и суммового аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять небольшой набор первичных документов и формировать отчетность. В основном, эти программы предназначены для малого бизнеса, для бухгалтерий с малой численностью без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Отличаются они, главным образом, «глубиной» ведения аналитического учета. Для ведения сводного учета на крупных предприятиях либо в небольших организациях с собственным производством разработчики программных продуктов ПГиБ предусматривают возможность ведения аналитического учета, в отдельных случаях доводя его до номенклатуры товарно-материальных ценностей. Для малого бизнеса с упрощенной формой учета полезны программы, которые в дополнение к синтетическому учету позволяют вести одно – иногда двухуровневый аналитический учет. Общим для этого уровня программных продуктов является невозможность замены программ, специализированных для ведения учета по конкретному участку как с точки зрения функциональной полноты, так и с позиции регламентированных инструкциями правил отражения соответствующих операций и ведения документооборота.

Сущность большинства автоматизированных форм учета заключается в последовательной реализации принципа переноса данных от ввода данных и формирования проводок до выдачи Главной книги и баланса (Пакеты этого класса: «БЭСТ-4», «1С:Бухгалтерия-8.0», «Турбо-Бухгалтер» и пр.).

Отличаясь в деталях, они имеют общие основные принципы:

одноразовый и минимальный ввод – многоразовый и максимальный вывод.

один журнал хронологической записи – множество регистров систематической записи.

один счет синтетический – множество счетов аналитических.

отчетная информация в срок – рабочая по запросу.

автоматическое ведение журнала хозяйственных операций.

наличие типовых проводок.

возможность автоматизированного формирования первичных бухгалтерских документов и их хранение.

организация системы оперативного доступа к информации, а также системы формирования архивов данных с возможностью доступа к ним.

Связь оперативного и бухгалтерского учета.

Систематизация данных первичного учета с целью получения всей необходимой пользователю сводной отчетной информации.

Обеспечение целостности базы данных.

Настраиваемость системы под потребности конкретного пользователя.

Основой классификации функциональных пакетов автоматизированного бухгалтерского учета может служить их ориентация на размеры предприятия: малое (пакеты мини-бухгалтерии или имеющие схему ПГиБ: проводки – Главная книга– Баланс), среднее и крупное (интегрированный и комплексный бухгалтерский учет).

В основе программных модулей, реализующих «интегрированную бухгалтерию» (ИнтБ) лежит все та же база ПГиБ, но появляется надстройка в виде одного или нескольких модулей типа: учета производственных запасов, учета основных средств, учета заработной платы, учета финансово-расчетных операций, учета ведения договоров. Вся ИнтБ ориентирована, как правило, на малый и средний бизнес и рассчитана для работы на одном АРМ.

В «Комплексном бухгалтерском учете» (КомплБ) вместо одного большого АРМ появляется несколько специализированных, соответствующих основным разделам бухгалтерского учета; имеется интерфейс обмена данными между отдельными АРМ и передачи информации через дискеты либо через сеть для сведения баланса, получения синтетических выходных форм и построения отчетности; обеспечивается возможность решения дополнительных функций управления, анализа, сбыта и т.п.

В пакетах, ориентированных на «сетевую версию бухгалтерского учета», появляются в отличие от «КомплБ» дополнительные функции: возможность сетевого обмена внутри каждого рабочего места одного АРМ и между различными АРМ; организация всего обмена данных по сети с одновременным доступом к любой разрешенной информации (а не эпизодического, как в КомплБ). По очевидным причинам такие пакеты сложнее и дороже, требуют дополнительного специального оборудования и операционных систем, а также обучения бухгалтерского персонала.

На тех крупных предприятиях, где ограничена по своим возможностям сетевая версия бухгалтерского учета на ПЭВМ, могут применяться рабочие станции, мини-ЭВМ и большие ЭВМ. Несмотря на разнообразие предлагаемых программных продуктов для решения программ бухгалтерского учета, идеальных пакетов нет. Бухгалтеру следует ознакомиться с возможностями как можно большего количества различных программ и выбрать ту из них, которая наилучшим образом учитывает специфику учета на той фирме, где он работает. Помочь в решении этой проблемы может перечень требований, предъявляемых к программному продукту для компьютеризации бухгалтерского учета. Основные из них следующие:

прохождение тестирования и соответствующей сертификации;

наличие товарного вида и надежного сопровождения;

право на получение консультаций (так называемая «горячая линия»);

модульный принцип построения системы, позволяющей выбирать ее конфигурацию в зависимости от размеров предприятия;

одновалютное и многовалютное исполнение;

органическое единство бухгалтерского учета и финансового анализа;

необходимый уровень детализации аналитического учета;

простота освоения и удобство системы в работе;

цена и пр.

Наиболее известной программой класса мини-бухгалтерия является «1С:Бухгалтерия».

Основные особенности «1С:Бухгалтерии» (версии 8.0) являются:

Автоматизация любых участков бухгалтерского учета.

Ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия.

Полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, форм отчетности.

Возможность автоматической печати первичных (выходных) документов.

Использование справочников («Валюты», «Сотрудников», «Договоров» и пр.), предназначенных для ведения аналитического учета на счетах, а также ввода различной информации при выписке первичных документов на компьютере.

Автоматический и ручной ввод бухгалтерских операций.

Многоуровневый аналитический учет, по любому счету можно вести аналитический учет в необходимых разрезах.

Использование журналов операций, проводок и документов для удобства просмотра отдельных позиций, зафиксированных в этих журналах.

Возможность получения правовой поддержки при установке на компьютере «1С: ГАРАНТ. Правовая поддержка».

Возможность анализа счетов, субсчетов, позиций аналитического учета (субконто).

Визуальные представления данных в виде графиков и гистограмм.

Возможности ведения учета в различных денежных и натуральных измерителях. В качестве денежных измерителей выступают национальная валюта и произвольный набор иностранных валют.

Надежная защита учетной информации от несанкционированного доступа.

Использование встроенного «языка программирования» для составления отчетов произвольной формы.

Ведение учета для нескольких предприятий.

В технологическом процессе, выполняемом на ПЭВМ, можно выделить следующие этапы: подготовительный, документационный, систематизации и обобщения информации, а также ее использования. Выполнение каждого из этих этапов связано с выполнением соответствующих позиций главного меню программы «1С:Бухгалтерия -8.0» .

Подготовительный этап связан с подготовкой информационной базы к работе, включая заполнение справочников и констант, вводом входящих остатков, настройкой бухгалтерских счетов, проводок и типовых операций. Этот этап следует обязательно пройти в начальный период внедрения комплекса учетных задач. Объем вводимой информации может оказаться значительным, поэтому бухгалтера, работающие на компьютерах, должны материально и морально стимулироваться, что будет предпосылкой быстрейшего внедрения АРМ.

Бухгалтеру предстоит ввести константы (фамилии ответственных сотрудников, приводимые в формах документов, ставки налогов, размеры минимальной зарплаты и пр.), а также содержимое различных справочников («Контрагенты», «Валюта», «Сотрудники», «Материалы» и пр.). Настройка бухгалтерских счетов включает открытие плана счетов, определение субсчетов и набора видов субконто. В режиме «Типовые операции» вводятся однотипные операции, а с выбором даты начала учета вводятся входящие остатки по счетам и объектам аналитики; далее они получаются автоматически. Здесь же предусмотрен период расчета итогов, как правило, тот же квартал, которому принадлежит определенная дата начала учета. Следует иметь ввиду, что количество проводок при вводе входящих остатков будет определяться числом детальных остатков по субсчетам, валютам и объектам аналитики. О правильности ввода остатков может свидетельствовать нулевой остаток по выбранному для ввода остатков фиктивному счету (обычно «00»), т.е. сумма дебетовых остатков совпала с суммой кредитовых, а значит, в основном остатки введены правильно.

Документационный этап связан с формированием первичных документов вручную или непосредственно на ПЭВМ. Часть документов предназначена только для ввода, хранения и печати, например, документов «Платежное поручение», «Доверенность», другая часть документов выполняет также автоматическое формирование проводок («Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Требование» и пр.). часть регламентных документов, которые не содержат никаких данных, а выполняют роль «Бухгалтерской справки» исключительно для автоматического формирования проводок, в частности, по операциям, связанным с переоценкой валюты.

Ввод документов осуществляется из меню «Документы» главного меню программы. Для этого используется макет для ввода документов, содержащий набор реквизитов, флажки и кнопки. Заполненные графы документа можно редактировать, сформировать печатную форму документа и/или проводки документа. Некоторые документы (накладные счета-фактуры и др.) формируются в режиме «ввод на основании» других, введенных ранее документов.

Для вывода шахматки, содержащей табличное представление оборотов между счетами за выбранный период, запрашивается пункт «Шахматка» меню «Отчеты» главного меню. В результате будет выдана таблица, в которой строки соответствуют дебетуемым счетам, столбцы – кредитуемым счетам, а на пересечении их выводятся суммы оборотов по соответствующим счетам.

Для получения оборотов счета выбирается пункт «Обороты счета (Главная книга)» меню «Отчеты» главного меню, а для получения отчета «Журнал-ордер и ведомость по счету» выбирается соответствующая позиция меню «Отчеты» главного меню. Аналогично можно произвести анализ счета, для чего выдаются обороты счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и на конец периода; анализ счета по датам.

Можно выдать карточку счета, включающую все проводки с данным счетом или проводки по нему с конкретными значениями объектов аналитического учета, провести анализ счета по субконто (объектам аналитического учета), выдать карточку субконто, обороты между субконто и пр.

Программа предоставит набор систематически обновляемых регламентированных отчетов, предназначенных для предоставления налоговым органам в различные фонды и пр. Технология работы с регламентированным отчетом практически ничем не отличается от работы с любым другим отчетом.

Пользователь, не имеющий навыков программирования, может вносить изменения в конфигурацию, применяя разнообразные конструкторы для формирования не предусмотренных системой специализированных отчетов.

После составления отчетов и закрытия отчетного периода обеспечивается автоматический переход к новому расчетному периоду. Для информационной безопасности рекомендуется периодически, например, ежедневно, перезаписывать информацию на дискеты, хранить их вне помещений бухгалтерии.

Одной из распространенных и популярных комплексных систем автоматизации оперативного и бухгалтерского учета на предприятиях являются программы серии БЭСТ – 4. На примере этого пакета рассмотрим в общих чертах работу АРМ «Касса. Подотчетные лица». В функции программы входит:

подготовка и печать кассовых документов;

ведение реестров кассовых документов;

таксировка документов и генерация проводок;

ведение журнала учета авансовых отчетов;

кассовая обработка платежных ведомостей;

учет выплаты депонированных сумм;

формирование специальных кассовых отчетов, формирование специальных отчетов по расчетам с подотчетными лицами;

формирование специальных отчетов по учету депонированной зарплаты и выплате депонированных сумм.

В предварительный период внедрения ведется настройка счетов подсистемы и заполнение справочников, содержащих условно-постоянную информацию.

Главной особенностью данной технологии является автоматизированное формирование кассовых и других документов с одновременной автоматической разноской сумм по счетам и занесением проводок в единую книгу хозяйственных операций.

Расчеты с подотчетными лицами также можно вести как в рублях, так и в валюте. Для разделения валютного и рублевого учета на счете расчетов с подотчетными лицами необходимо открыть различные субсчета. Реестр авансовых отчетов для каждого субсчета ведется отдельно.

Результатом решения задач этого комплекса является формирование выходных документов:

Ведомости операций по счету.

Оборотной ведомости по счету.

Журналов-ордеров.

Отчетов по оборотам.

Ведомостей движения валют (оборотной ведомости карточек аналитического учета).

Аналитических ведомостей.

Кассовых отчетов (кассовой книги, остатков по шифрам целевого назначения, оборотная ведомость по шифрам целевого назначения).

Ведомость открытых подотчетов.

Документы учета депонированной зарплаты (опись карточек депонентов и сводная оборотная ведомость).

Напечатанные на ПЭВМ сводные документы аналитического и синтетического учета подписываются должностными лицами и используются для анализа хозяйственных операций, принятия решений и пр.

Проблемой для каждого предприятия является повседневная «борьба» с дефицитом свободных денежных средств. Соответственно, должна быть четкое и своевременное отслеживание погашений обязательств в положенный срок и планирование будущих поступлений и выплат. АСУДП осуществляет контроль договоров и взаиморасчетов, оперативный бухгалтерский учет финансовых операций, комплексный финансовый анализ хозяйственной деятельности, помогает в разработке бюджетов и т.д.

Программа «БЭСТ-ОФИС» предполагает ведение учета наличия и движения денежных средств по центрам учета двух типов: первый предназначен для учета наличных денежных средств в кассе, а второй – для безналичных расчетов на банковских счетах.[2] Справочная информация по центру учета (классификаторы и коды, вид валюты, вид учитываемых денежных средств, их остатки по центрам учета и пр.) заносится в соответствующие справочники. В программе проводится оперативный анализ движения денежных средств, платежных операций по шифрам поступлений и выплат.

Учет данных о движении денежных средств ведется в журнале учета платежей отдельно по каждой кассе и банку. В специальной электронной форме – карточки платежа размещаются данные о платежах с бухгалтерскими проводками по счетам бухгалтерского учета как в ручном, так и автоматическом режимах с помощью аппарата типовых операций.

На экране монитора в любой момент можно увидеть текущую картину расчетов с поставщиками и покупателями по каждому документу (платежному поручению, счет -фактуре и пр.), имеющему отношение к сделке, заключенной с данным партнером.

Программные средства финансового анализа

В нашей стране профессия финансового менеджера пока еще не является столь популярной, к тому же далеко не каждое предприятие имеет возможность принять на работу профессиональных управленцев, обладающих хорошими финансовыми знаниями. В этих условиях бухгалтер становится главным консультантом руководителя, обладая надежными документационными сведениями о всех финансово-хозяйственных операциях, а сама бухгалтерия становится информационной опорой управления, от деятельности которой зависят финансовые результаты работы предприятия.

Таким образом, на бухгалтера возлагаются не только традиционные обязанности по составлению отчетности, но и функции консультанта, менеджера, аналитика.

В подобной ситуации незаменимую помощь окажут аппаратно-программные средства, которые на основе документальной бухгалтерской информации, выполнят анализ финансового состояния предприятия и представят его результаты в удобной и наглядной форме.

В таких системах, как правило, могут использоваться как предложенные разработчиками методики анализа, так и собственные методические положения, в которых воплощены опыт и знания специалистов в этой области. Современный рынок программных средств финансового анализа и финансового менеджмента довольно обширный, поэтому выбор нужной программы представляет самостоятельную задачу. Она должна удовлетворять следующим требованиям:

– в максимальной степени отражать специфику данного предприятия;

– иметь товарную форму, качественное оформление упаковки и документации, удобство инсталляции;

– соответствовать технико-эксплуатационным параметрам используемых ПЭВМ;

– иметь открытую архитектуру и возможность описания сценария анализа и формат представления результатов;

– стоить не слишком дорого для предприятия;

– быть простой в освоении, содержать несколько примеров с данными о результатах хозяйственной деятельности условных предприятий.

В ПЭВМ вводятся, как правило, следующие данные отчетности условного предприятия за год[3].

– балансовый отчет (форма № 1);

– отчет о прибылях и убытках (форма № 2);

– дополнения к форме № 2;

– сведения об акциях.

Информация представлена за каждый квартал рассматриваемого периода.

Кроме отчетных и дополнительных данных для анализа необходимо ввести справочную информацию о курсах валют, налоговых ставках, индикаторах (хранение в динамике валютной и рублевой ставок ЦБ, индексов инфляции) и т.п.

На основании этих данных программа автоматически подготовит «Аналитическое финансовое заключение», включая анализ эффективности деятельности предприятия по показателям рентабельности и оборачиваемости, платежеспособности и ликвидности, степени финансовой устойчивости и классе кредитоспособности предприятия. Каждый аналитический показатель представляется по периодам и в графической форме – в виде диаграмм в форме столбцов, в количественном выражении, а также комментируется текстом. Анализу также могут быть подвергнуты параметры предприятия, его контрагенты, потенциальные кредиторы, заемщики, конкуренты и т.п. Ведь любая бухгалтерская программа позволяет производить импорт и экспорт данных ввиду представления отчетности предприятий и банков в электронном виде.

Некоторые программы, в частности «ИНЭК – АФСП», обладают возможностью прогнозирования показателей, представленных в аналитических таблицах, а также реализуют функции консолидации исходных данных о деятельности группы предприятий, сравнения предприятий по нескольким критериям, изменение настройки системы по состоянию входа, выхода и процессов обработки, ею реализуемых. Результаты компьютерного анализа финансовой деятельности представлены в приложении №

Полностью совершенных аналитических программ на сегодня не существует. В одних из них отсутствуют возможности учета влияния внешней среды, в других– отсутствуют пользовательские средства настройки на новые методики анализа.

Предприятия динамично развиваются, поэтому процесс совершенствования программ бесконечен, появляются новые версии, с более высокими потребительскими качествами.

Финансовые расчеты в комплексных информационных

системах управления предприятиями

Современные предприятия, представляют собой сложные динамические системы. Они развиваются во времени и включают большое число элементов, реализующие различные производные и управленческие функции. Такие экономические объекты имеют многоуровневую структуру, а также обширные внешние и внутренние информационные связи. В России начинают понимать всю важность и необходимость комплексного подхода к автоматизации информационных процессов на предприятиях и организаций. На собственном опыте многие разработчики осознали, что эффективность автоматизации в первую очередь зависит от того, насколько широко она охватывает комплексы расчетов, проводимых в управлении. Поэтому в последнее время, стала столь популярной идея построения корпоративных информационных систем (КИС) применительно не только к крупным, территориально-распределенным информационным системам, но и к любым предприятиям, вне зависимости от их масштаба и формы собственности. Организация, имея сегодня одну сеть с локальным сервером и десятком компьютеров, завтра может расшириться и представлять из себя саморегулирующую систему, способную гибко и оперативно перестраивать принципы своего функционирования, имея в своем активе интеграцию большого числа программных продуктов.

Эффективное управление современным предприятием представляет собой довольно нетривиальную задачу, учитывая многообразие используемых ресурсов и высокую степень изменения внешнего окружения. Основными функциями управления предприятием являются, как известно, планирование, учет, контроль и регулирование, которые осуществляются в многомерном пространстве различных областей деятельности предприятия.

Таким образом, наиболее существенной чертой комплексной информационной системы должно стать расширение контура автоматизации для получения замкнутой, саморегулирующей системы, способной гибко и оперативно перестраивать принципы своего функционирования.

Остановимся на краткой характеристике нескольких современных комплексных систем управления предприятиями, акцентируя внимание на возможностях решения в них финансовых задач.

Система «Галактика»

«Галактика» изначально проектировалась как интегрированная управленческая система, поддерживающая автоматизацию задач планирования финансовой и хозяйственной деятельности, учета и контроля результатов выполнения планов, анализа итогов хозяйствования. Все элементы цикла управления материальными, финансовыми, людскими ресурсами реализованы в системе комплексно, в едином информационном пространстве, а соответствующая прикладная функциональность апробирована в условиях реальных бизнес-процессов.

Система постоянно развивается: наращивается функциональность, ее архитектура совершенствуется в сторону большей открытости, улучшается эргономика, отслеживаются изменения в законодательстве, предоставляются дополнительные средства информационного обмена с другими программными решениями.

К настоящему времени система прошла апробацию на сотнях предприятий и продолжает интенсивно развиваться. Она автоматизирует все участки бухгалтерского учета, управления складскими процессами, закупками и продажами товаров, финансовый анализ, производство, управление кадрами, межофисный обмен данными, коммерческие операции, анализ. Все задачи решаются на общей информационной базе, что исключает дублированный набор данных в различных службах предприятия.

С точки зрения решаемых задач систему «Галактика» можно условно разделить на несколько функциональных контуров. Каждый контур, в свою очередь, состоит из нескольких модулей. Модульность построения системы допускает как изолированное использование отдельных составляющих, так и их произвольные комбинации в зависимости от потребностей заказчика.

Контур управления персоналом – предназначен для автоматизированного учета кадров и выполнения вычислительных процедур, связанных с оплатой труда персонала предприятий.

Контур управления финансами – обеспечивает решение задач финансового менеджмента, предоставляет набор средств для управления бюджетом, ведения платежного календаря и финансового анализа.

Контур бухгалтерского учета – функционально полная система ведения бухгалтерского учета на предприятиях любой формы собственности и видов деятельности. Единое информационное пространство системы обеспечивает автоматическое отражение в бухгалтерском контуре всех хозяйственных операций. Механизм типовых хозяйственных операций – универсальное средство для формирования проводок.

Контур логистики – охватывает разнообразные задачи, связанные с организацией и управлением производственной и коммерческой деятельностью предприятия.

Контур управления производством – позволяет автоматизировать техническую подготовку производства, технико-экономическое планирование на предприятиях различных отраслей промышленности, таких как машиностроение и приборостроение; легкая, пищевая, химическая, горнорудная промышленность; черная и цветная металлургия.

Контур специализированных решений – осуществляет учет сырья, переданного для переработки сторонней организации, а также полученной от этой организации готовой продукции; кроме того, включает решение для автотранспортных предприятия, предприятий розничной торговли, организаций, где необходимо вести учет специальной и форменной одежды.

Контур управления взаимоотношениями с клиентами – ориентирован на сотрудников отделов сбыта, технической поддержки, маркетинга, которые непосредственно взаимодействуют с клиентами, ответственны за регистрацию контактов с ними, продаж, сделок и договоров на гарантийное и абонентское обслуживание.

Контур администрирования – набор сервисных средств для квалифицированного пользователя и программиста, обеспечивающих администрирование базы данных, корпоративный обмен данными, обмен документами с внешними информационными системами, а также проектирование пользовательского интерфейса и отчетов.

Современная версия «Галактика» отвечает базовым концепциям КИС: централизация данных в единой базе, близкий к реальному времени режим работы, инвариантность общей модели для предприятий любых отраслей, поддержка территориально-распределенных структур, работа на широком круге аппаратно-программных платформ и СУБД.

Другое перспективное направление развития решений корпорации – разработка Интернет-приложений, которые должны создать единое информационное пространство для предприятия заказчика и его контрагентов, с возможностью автоматизации всех функций материально-технического снабжения и увязки в единой цепочке звеньев внутрикорпоративных бизнес-процессов: бухгалтерии и финансов, учета материальных ценностей, снабжения, сбыта, планирования и анализа. В интегриророванном Интернет-решении каждое рабочее место оказывается подключенным как к внутренней зоне, в которой решаются локальные задачи управления ресурсами, так и к внешней – торговой площадке, через которую осуществляется связь и взаимодействие с партнерами и контрагентами. При этом клиент не будет чувствовать разницы между работой в локальной сети и через Интернет.

Система Scala

Программное обеспечение Scala – это современный инструмент управления различными областями деятельности предприятия, используемый более чем в 100странах уже в течение многих лет.

Комплексный набор модулей Scala охватывает такие аспекты бизнеса, как финансы, материально-техническое снабжение, управление производством, сервисное обслуживание, ведение проектов и управление персоналом.

Финансовые модули ПО Scala объединяют все функциональные возможности «Главной книги», «Книги продаж» и «Книги закупок» с элементами выбора, такими как «Ведение основных средств», «Консолидация компаний» и «Планирование движения денежных средств».

«Главная книга» – функциональное ядро системы Scala: в ней описывается структура компании или холдинга. Здесь, используя гибкую десятимерную структуру финансового и бухгалтерского учета, можно установить любую схему группировки и кодирования счетов. В дальнейшем эта структура присутствует во всех модулях Scala и полностью соответствует требованиям GAAP. Для уменьшения объема повседневной рутинной деятельности финансовых работников и бухгалтерии «Главная книга» выполняет автоматическое распределение, накопление, делает полный запрос и формирует готовые на подпись отчеты.

Модули «Книга продаж» и «Книга закупок» позволяют управлять движением денежных средств и ликвидных активов, а также вести подробную базу взаимозачетов с дебиторами и кредиторами. Суммы в местной валюте и любой другой по выбору учитываются параллельно, с их дальнейшей переоценкой согласно избранной учетной политике. Для упрощения повторяющихся операций в системе предусмотрена возможность использовать шаблоны работы автоматических платежей, что упрощает процедуру оплаты и выставления счетов.

Система управления предприятием «БЭСТ-ПРО»

Программный комплекс «БЭСТ-ПРО» относится к поколению систем управления предприятий различного профиля и форм собственности. Система помогает полностью контролировать все ресурсы предприятия, оптимизировать издержки, выявлять источники дополнительной прибыли и принимать обоснованные управленческие решения.

Модульная система «БЭСТ-ПРО» позволяет сконфигурировать и настроить систему в соответствии с бизнес-задачами, решаемыми на предприятии.

Система «БЭСТ-ПРО» – это мощный учетно-аналитический аппарат с глубокой проработкой бизнес-процессов, высокой гибкостью, тщательно отшлифованным интерфейсом, устойчивостью и надежностью.

Система «БЭСТ-ПРО» рассчитана на управление производственными предприятиями различного профиля с локальной сетью, объединяющей до 100–1500компьютеров.

Основные задачи, которые решает система «БЭСТ-ПРО»:

объемно календарное планирование;

управление составом изделия;

планирование потребности в материалах;

планирование потребности в производственных мощностях;

управление цехом;

управление продажами;

управление закупками;

управление финансами;

управление персоналом;

бухгалтерский учет;

налоговый учет;

управленческий анализ.

Бухгалтерский учет

поддержка неограниченного количества планов счетов;

мультивалютный учет;

многоуровневый аналитический учет;

оперативный анализ баланса, оборотов, объектов аналитического учета;

счета-фактуры, книга покупок и книга продаж;

внутренняя и внешняя бухгалтерская отчетность.

Налоговый учет

налоговый план счетов;

налоговый учет материальных запасов;

налоговый учет основных средств;

аналитические регистры налогового учета;

подготовка декларации по налогу на прибыль.

Учет денежных средств

подготовка банковских и кассовых документов;

ведение журналов выписок банка и кассовых книг;

расчеты с подотчетными лицами;

импорт-экспорт данных через системы «клиент-банк»;

разноска платежей (поступлений) по счетам и договорам.

Учет договоров

ведение договоров произвольной формы;

календарное планирование операций по договорам;

анализ расчетов по договорам в целом и по каждой операции в отдельности;

количественный и суммовой контроль расчетов по договорам;

расчет штрафных санкций.

Учет взаиморасчетов

оперативный контроль взаиморасчетов;

детальный анализ взаимозачетов по документам;

проведение взаимозачетов.

Управление закупками и продажами

регистрация и контроль исполнения заказов поставщикам и от покупателей;

контроль графика отгрузок готовой продукции;

подготовка и контроль отгрузочных накладных;

учет справок к получению и оплате;

учет расчетов с поставщиками и покупателями;

учет бартерных и таможенных операций;

контроль сроков оплат и отгрузок;

резервирование запасов;

поддержка неограниченного числа прейскурантов;

автоматический расчет скидок/накидок;

настройка произвольных программ расчета данных отгрузочных документов.

Master Enterprise компании «Диасофт» занимается комплексной автоматизацией финансово-хозяйственной деятельности средних и крупных предприятий в разных секторах экономики. Характерными особенностями подхода Master являются: адаптация решений для поддержки особенностей технологии работы каждого клиента; использование единой платформы реализации решений, что позволяет своевременно вносить необходимые изменения у клиента и снизить общую стоимость владения продукта; наличие штата высококвалифицированных специалистов в предметной области и в области разработки программного обеспечения. Успех подобного рода деятельности достигается, помимо прочего, только при наличии адекватной комплексной информационной системы (КИС), внедряемой у заказчика. Современная КИС должна обрабатывать большие объемы данных, обладать развитым интерфейсом, интегрироваться со сторонними приложениями, адаптироваться под нужды любого заказчика, поддерживать современные информационные технологии и обеспечивать высокую скорость внедрения. Кроме того, значимой в современных условиях развития рынка является способность системы реализовывать распределенную информационную среду предприятия.

КИС Master предлагает, в частности, автоматизированное решение управления с помощью бизнес-единиц для управления рентабельностью организации и внедрения в ней хозрасчетных отношений. Предлагаемая технология – это:

Оптимизация распределения финансовых, материальных и временных ресурсов.

Внедрение механизма финансовой диагностики и оперативного мониторинга рентабельности продуктов, подразделений и клиентов.

Организация бюджетирования центров финансового учета организации.

Организационное структурирование компании с целью выделения бизнес-единиц и перераспределение между ними функциональных задач.

Система управленческого учета, отражающая внутрихозяйственные операции и расчеты между бизнес-единицами.

Данное решение позволяет поднять качество управленческих решений и оптимизировать бизнес, повысив конкурентоспособность организации на наиболее важных направлениях деятельности.

Полная интеграция управленческого, финансового, налогового и бухгалтерского учета, технология единого документооборота, заложенные в программных продуктах центра Master, обеспечивают эффективную поддержку развивающегося бизнеса, позволяют поднять качество управленческих решений и увеличить конкурентоспособность организации. Планирование, распределение и учет ресурсов, контроль и регулирование доходов и затрат – все это работает как единое целое. При необходимости специалисты производственного центра Master проводят работы по адаптации базовых решений к требованиям каждой конкретной организации.

КИС «Мастер» включает такие комплексы задач:

Документооборот

Маршрутизация

Классификация документов

Взаимосвязь документов

Организация бизнес-процессов

Комплексный материальный учет

Комплексный материальный учет

Учет основных средств и нематериальных активов

Учет материалов и МБП

Оперативный, бухгалтерский и налоговый учет

Учет труда и заработной платы

Делопроизводство отдела кадров

Табельный учет

Альтернативные методы расчетов

Отражение результатов в бухгалтерском учете

Получение электронной отчетности (ГНИ, ПФ)

Расчеты с поставщиками и заказчиками

Ведение договоров

Формирование графиков платежей

Учет и оплата счетов

Учет расходов будущих периодов

Расчеты с подотчетными лицами

Формирование подотчетных документов

Аналитический учет расходов

Бюджетирование

Планирование и фактическое исполнение

Контроль отклонений

Лимитирование и распределение затрат

Управление количественными и стоимостными показателями