10.7. Контроль учредительных документов

Источником информации для контроля учредительных документов и внутренних положений организации являются: учредительные документы, протоколы собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионной комиссии, правления и других коллегиальных органов, планы работы, приказы и распоряжения руководителя, акты проверок, учетная политика, данные бухгалтерского учета и отчетности и др.

При аудиторской проверке учредительных документов проверяются лицензия, устав, учредительный договор, дополнительные соглашения, изменения к уставу и составу учредителей, новый устав и лицензии при изменении организационно-правовой формы. В филиале проверяются наличие положения о филиале, учрежденного в соответствии с требованиями устава, и доверенности на совершение операций, юридических действий управляющим филиалом и др.

В организации должны быть разработаны и утверждены внутренние положения, инструкции, иные распорядительные документы, обеспечивающие реализацию положений, законов и учредительных документов (например, о работе структурных подразделений, совете директоров, правлении ревизионной комиссии, операционной работе, порядке распределения прибыли, образовании и расходовании фондов экономического стимулирования, должностные инструкции сотрудников и другие положения с учетом направлений деятельности организации). В обязательном порядке разрабатывается учетная политика, которая способствует созданию механизма реализации методов бухгалтерского учета в соответствии со структурой и спецификой деятельности организации.

При аудиторской проверке правильности ведения учетной политики рассматриваются следующие вопросы:

• соответствие учетной политики Плану счетов бухгалтерского учета и правилам бухгалтерского учета, изложенным в инструкциях;

• наличие и качество содержания внутреннего приказа об учетной политике;

• обеспечение выполнения принципиальных положений бухгалтерского учета;

• целесообразность и правомерность применения способов бухгалтерского учета, закрепленных в учетной политике;

• последовательность применения учетной политики;

• соответствие учетной политики условиям хозяйственной деятельности и направлениям по совершению производственных, финансовых и инвестиционных операций.

Во внутреннем приказе об учетной политике должны быть определены:

• рабочий План счетов бухгалтерского учета;

• формы первичных документов, применяемых для оформления производственных, инвестиционных и финансовых операций;

• формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

• порядок расчетов с филиалами, структурными подразделениями, проведения учетных операций, не противоречащих законодательству, нормативным актам Минфина РФ;

• порядок проведения инвентаризации и методы оценки по видам имущества, требований, обязательств;

• правила документооборота, технология обработки учетной информации;

• порядок, периодичность вывода на печать документов аналитического и синтетического учета и др.

Существенные изменения в учетной политике возможны в случае изменений законодательства РФ, нормативных актов, разработки новых способов ведения бухгалтерского учета, появления существенных изменений в условиях деятельности организации.

Особенности применения учетной политики раскрываются в пояснительной записке к годовой бухгалтерской отчетности. По результатам рассмотрения документов, в которых изложена учетная политика, и анализа ее применения в повседневной деятельности аудиторы делают вывод о качестве и полноте содержания, эффективности этих документов и адекватности их использования сотрудниками, составляют рекомендации по улучшению работы организации. Выводы аудитора находят отражение в аудиторском заключении.

В результате проверки учредительных документов и внутренних положений могут быть выявлены такие нарушения, как:

• отсутствие ряданеобходимых внутренних положений;

• наличие формально подготовленных положений;

• несоответствие положений требованиям федерального законодательства и нормативным документам Минфина РФ;

• невыполнение внутренних положений по отдельным пунктам или в целом;

• формальные действия отдельных коллегиальных органов;

• неправильное оформление протоколов.

Финансовые менеджеры используют результаты проверки учредительных документов и внутренних положений для совершенствования работы персонала.

Проверка и оценка качества управления имеют большое значение для определения надежности деятельности организации. Система управления основывается на наличии определенных инструктивных материалов, касающихся многочисленных бизнес-операций организации. В аудиторском заключении в части оценки качества управления должны быть отражены следующие моменты:

• участие совета директоров в управлении;

• наличие положений о структурных подразделениях, положений о центрах финансовой ответственности, должностных инструкций распределения обязанностей между руководителями, положений о филиалах и контроле над их деятельностью;

• организация контроля над качеством и состоянием операционного портфеля по заказам (сделкам) на продукцию (товары, услуги), правильность оформления обязательств, своевременность оплаты сделок клиентами, обоснованность пролонгирования договоров, постановка и проведение претензионной работы;

• состояние и обоснованность построения инвестиционного портфеля;

• систематичность проведения внутреннего контроля над совершением финансовых операций, количеством проверок, мерами, принятыми по результатам.

Критерием оценки качества управления являются достигнутые результаты. Если организация имеет хорошие финансовые результаты, то это достаточно высокий уровень управления. Если организация имеет небольшой капитал, незначительный портфель заказов и убытки, то это свидетельствует о неудовлетворительном качестве

управления, которое может быть вызвано ошибками, искажениями, мошенничеством в учете и отчетности.

Оценка качества управления включает оценку организационной структуры, роли совета директоров, отделов внутреннего аудита и анализа. Аудитор должен понять особенности внутренней структуры, стиля и уровня управления, определить выборку данных при проведении аудита. При оценке организационной структуры целесообразно установить, какие уровни управления находятся в структуре организации в целом, их взаимосвязи.

Рассматривается также положение об андеррайтинговом центре, его численный и профессиональный состав. Чем больше круг лиц, входящих в центр, тем оперативнее работа с договорами и сделками по степени обоснованности в них соотношений «риск—доходность». Аудитор рассматривает процедурный вопрос андеррайтинга, выясняет, какие специалисты задействованы в принятии управленческих решений, выявляет наличие инструкции или схемы последовательности действий андеррайтинга, проводит анализ портфеля заказов (сделок) на продукцию (услуги, работы), устанавливает эффективность работы центра продаж.

Изучая разграничения полномочий между центрами финансовой ответственности и внутри их, аудитор устанавливает наличие положений об отделах, ответственность лиц за участие в работе и контроль над выполнением функций. При разработке финансовой стратегии и тактики финансовые менеджеры используют материалы аудита по качеству управления организацией.