3.3. Автоматизация бюджетирования

Технология бюджетирования предполагает составление большого количества финансовых отчетов на основе организации системы сбора и обработки финансовой информации. Эффективность бюджетирования зависит от полноты и цельности используемой информации.

Таблица 4.21

Бюджет движения денежных средств 000 «Хайнц АПК», тыс. дол.

Таблица 4.22

Бюджет движения денежных средств 000 «Хайнц АПК» на 2004 г., тыс. дол.

Кроме этого, бюджетирование предполагает возможность создания различных сценариев развития предприятия и создание системы контроля за нормативными показателями определенными в бюджетах. Выполнение всех вышеперечисленных условий эффективного бюджетирования не возможно без использования современных средств обработки информации с использованием электронно — вычислительной техники на основе внедрения современных компьютерных технологий.

Создание единой информационной базы данных всех участников агрохолдинга.

Создание системы позволяющей оперативно обрабатывать финансовую информацию и составлять финансовые отчеты.

Составление сценариев финансового состояния всех дочерних предприятий агрохолдинга и составление агрегированных сценариев управляющей компании.

Создание возможностей оперативного контроля за ходом исполнения или неисполнения бюджетов дочерних предприятий с целью принятия оперативных управленческих решений.

Создание единого информационного пространства с целью обмена финансовой информацией между предприятиями — частниками агрохолдинга и управляющей компании.

Достижение вышеперечисленных задач возможно при условии внедрения единой компьютерной технологии для всех участников холдинга. Автоматизации бюджетирования имеет большое значение для отечественных агрохолдингов, поскольку дочерние предприятия находятся на значительном расстоянии от управляющей компании. Так, большинство управляющих компаний агрохолдингов находится в Москве, а их дочерние предприятия располагаются на юге России — Краснодарский, Ставропольский край и т.д. Благодаря использованию автоматизации бюджетирования, высший менеджмент агрохолдингов получает необходимую финансовую информацию в режиме реального времени. Однако это становится возможным только при оперативной обработке финансовой информации менеджерами дочерних предприятий.

Учитывая отраслевые особенности и сложность внутренних финансовых взаимоотношений, многие агрохолдинги самостоятельно разрабатывают и внедряют компьютерные программы для автоматизации бюджетирования.

Примером эффективной автоматизации является программа бюджетирования используемая агропромышленным холдингом «Русагрокапитал». АПХ «Русагрокапитал» обладает уникальной системой управления агробизнесом Agrocapital-Management TM, разработанной специалистами холдинга на основе семилетнего опыта работы. Данная система позволяет отслеживать товарнофинансовые потоки внутри Холдинга, обеспечивая руководство и TOP- менеджмент необходимой оперативной информацией. Используемая программа позволяет:

создавать товарно-материальный баланс холдинга на предыдущую

дату;

анализировать объемы продаж продукции составленные на предыдущую дату;

формировать показатели по результатам переработки сырья с итогом за предыдущую дату и нарастающим итогом за месяц;

собирать статистические данные по продажам продукции холдинга, в разбивках по распределению продукции на региональных рынках, объемам продаж с каждого комбината, динамикой продаж трейдерских групп, и видам готовой продукции (со средними ценами продаж за определённый интервал) в режиме он-лайн на каждую дату;

формировать данные дебиторской и кредиторской задолженностей в разрезе дочерних предприятий и всего холдинга в разбивках по трейдерским группам, контрагентам, срокам погашения; количество распределенного законтрактованного товара, внесенного в план отгрузки;

оперативно формировать и следить за себестоимостью всех видов продукции предприятий холдинга (более 20 разных пунктов номенклатуры);

отслеживать товарные потоки сырья на предприятиях холдинга с ориентировочным сроком доставки и качеством;

формировать статистику продаж продукции контрагентам за любой период, в разрезе номенклатуры, цен, количества;

планировать поступления денежных средств на расчетный счет по законтрактованным и отгруженным объемам, согласно условиям оплаты.

Система управления Agrocapital-Management TM позволяет принимать необходимые управленческие решения, как то:

установление оптимального уровня закупочных цен на сырьевую продукцию;

установление оптимальной цены продаж по всем видам готовой продукции;

определение лимитов региональных дистрибьюторов по продажам;

определение сроков переработки сырья в готовую продукцию;

планирование закупок сырья, с учетом остатков и движения законтрактованного сырья на комбинаты;

планирование комбинатов, в зависимости от регулирования: цен на закупку сырья, цен на продажу готовой продукции, затрат комбинатов на переработку сырья[22].

Автоматизация бюджетирования в агрохолдингах дает возможность руководству и менеджменту холдинга минимизировать «человеческий фактор» и менеджерские риски в принятии управленческих решений, позволяя контролировать производственный процесс перерабатывающих предприятий и коммерческих компаний в режиме «реального времени». Используя автоматизацию бюджетного процесса, управляющая компания агрохолдинга осуществляет централизованное управление товарно-финансовыми потоками внутри холдинга, что позволяет принимать взвешенные решения по привлечение оборотных средств и инвестиционных кредитов для развития предприятий входящих в объединение. Используемая система автоматизации бюджетирования в агропромышленном холдинге «Русагрокапитал» обеспечивает гарантированные закупки сырья; обеспечивает информацией о сбыте продукции на федеральных рынках и позволяет контролировать финансово — производственную деятельность предприятий и сбыт на местных рынках. Потоки информации возникающие, например, при выполнении мероприятий по инвестиционному плану представлены ниже (схема 4.6). Автоматизация инвестиционного бюджета в данном случае позволяет установить контроль за результатами принятых инвестиционных решений.

На отечественном рынке программных продуктов в области автоматизации бюджетирования существует достаточно большое количество предложений по их внедрению и установке. При этом предлагаются программы как зарубежных, так и отечественных производителей (табл. 4.23).

Таблица 4.23

Список наиболее известных внедренческих компаний и предлагаемые программные продукты

Схема 4.6. Информационные потоки при реализации решения об инвестициях

Программный продукт Adaytum e.Planning от компании Adaytum является одним из самых дорогих продуктов для автоматизации бюджетирования и предполагает обработку больших массивов информации. Данная программа состоит из трех основных компонентов: e-Planning Analyst — обеспечивает финансового менеджера возможностями для определения процессов, моделей информации используемых в планировании, бюджетировании и прогнозировании, а также позволяет осуществлять эффективное распределение шаблонов между участниками процесса планирования; e-Planning Contributor предусматривает собой Internet шаблоны для сбора информации от сотен и даже тысячи участников процесса планирования; e-Planning Reporter представляет пользователям возможности доступа и обработки информации на основе разнообразных, построенных на основании отчетов опций, а также публиковать отчеты через Internet.

Программные продукт Comshare MPC (MPC — Management Planning and Control), от компании Comshare позволяют структурировать и автоматизировать основные процессы управления предприятием. Системы класса MPC позволяют значительно увеличить обоснованность финансовых планов, прогнозов и бюджетов, одновременно обеспечивая отчетами по их исполнению и предоставляя широкие возможности оперативной корректировки первоначальных бюджетов согласно изменяющимся обстоятельствам. Это достигается посредством: оперативного процесса составления, изменения и обоснования бюджетов как предприятия в целом, так и всех его подразделений, основанного на взаимосвязанном бюджетировании всех этапов производственной деятельности; многовариантного прогноза развития событий по принципу «что если»; своевременной консолидации финансовых и количественных данных при сложной организационной структуре предприятия или группы предприятий, в том числе в холдинге; оперативного предупреждения об отклонениях от плановых показателей с возможностью незамедлительного анализа причин; самостоятельного, без привлечения технических специалистов, использования высшим руководством прогнозных и аналитических возможностей системы; широкого вовлечения сотрудников предприятия в процесс достижения корпоративных целей за счет применения двунаправленной технологии бюджетирования: «директор — руководитель подразделения — исполнитель — руководитель подразделения — директор». Программные решения базируются на программных продуктах, адаптированных компанией «ЭпикРус» к российским стандартам и практике ведения бизнеса; на опыте компании в области внедрения и настройки программного обеспечения, осуществления специальных разработок исходя из специфики бизнеса компании-клиента, обучения персонала и технической поддержки компании- клиента. Программные решения включают:              систему управления

производством (распределение ресурсов и материальных потоков, планирование их использования для создания заказанной продукции, контроль качества и др.); систему управления отношениями с клиентами как на этапе маркетингово-сбытовой деятельности, так и в период дальнейшего обслуживания; системы автоматизации бюджетного анализа и планирования; системы автоматизации дистрибьюции и логистики; системы управления бизнесом (Business Performance Management); системы управления цепочками поставок (Supply Chain Management); средства электронной коммерции). Однако данная программа не получила широкого применения в отечественных агрохолдингах. В России и других странах СНГ решения «ЭпикРус» используют предприятиями машиностроения, нефтегазовой, химической и легкой промышленности, оптовой торговли, сферы телекоммуникаций, а также системными интеграторами, инвестиционными компаниями.

Программный продукт Active Planner является системой автоматизации бюджетного планирования и анализа производства международной корпорации Epicor Software, локализованная компанией «ЭпикРус». Эта система позволяет упростить составление бюджета для предприятия, используя привычные функции работы с электронными таблицами в сочетании с мощными средствами интеграции информации по всей компании. С помощью Active Planner можно: создавать бюджетные таблицы на основании оперативных и исторических данных; просматривать их текущий статус и отслеживать внесенные изменения; управлять слиянием и распределением значений входящих в таблицы ячеек; определять права доступа пользователей к бюджетным таблицам. Система позволяет составлять бюджеты «сверху — вниз» и «снизу — вверх», консолидировать и распределять данные по структуре бюджетного плана, пересчитывать бюджет с учетом фактических показателей прошедших периодов, поддерживать «скользящий» бюджет, создавать неограниченное число версий бюджетных таблиц и оперативно переключаться между ними, определять стоимость различных видов деятельности компании на отчетную единицу, поддерживать сценарии «что..., если...». В системе задаются значения глобальных факторов, доступ к которым необходим в рамках всего предприятия — инфляционные корректировки, ставки налогов или количество платежных циклов в финансовом периоде.

Hyperion Enterprise, продукт компании Hyperion Solution Corporation, является удобным программным продуктом для консолидации финансовой отчетности, построения отчетных форм и их анализа. Система используется в более чем 3 500 компаниях во всем мире благодаря своим функциональным возможностям по упрощению сбора, консолидации финансовой информации и представлению ее в виде необходимых пользователю отчетных форм, существенно сокращая время, необходимое для этих процессов и подготавливая все необходимую информацию для финансового анализа и планирования. Hyperion Enterprise отличается широкими возможностями для консолидации финансовой отчетности, масштабируемостью, обеспечивающей поддержку наиболее объемных и сложных приложений, гибкими инструментами для конечного пользователя, возможностью доставки информации через Интернет, быстрым внедрением и простотой использования.

Hyperion Pillar — система для бюджетирования и планирования в масштабах предприятия или холдинга. Pillar повышает надежность, эффективность и скорость итерационного иерархического процесса бюджетирования, позволяет участвовать в составлении бюджета специалистам всех подразделений, легко адаптирует бюджет к изменениям внешней среды. Hyperion Pillar освобождает менеджеров от использования электронных таблиц и работы над технической частью бюджетного механизма, позволяя посвящать больше времени решению аналитических и управленческих задач. Система позволяет автоматизировать весь комплекс задач, возникающих в процессе бюджетирования: формирование и утверждение бюджета, сбор фактических данных и контроль исполнения бюджета, анализ отклонений и выявление их причин. Существует два способа ввода фактических данных в систему Hyperion Pillar. Первый способ — закачка данных из внешних источников. Для этого в системе предусмотрена возможность импорта данных из текстовых файлов и электронных таблиц (форматах, в которые можно выкачать данные из любого источника), а также модуль Hyperion Application Link предназначенный для обмена данными с наиболее распространенным системами, в которых осуществляется хранение фактических данных. Второй способ — ввод данных непосредственно в Hyperion Pillar. Бюджетные строки с фактическими данными создаются также, как и строки с плановыми данными. Выбор того или иного способа определяется спецификой бюджетного процесса предприятия и наличием внешних источников фактических данных. Настоящая программа позволяет создавать несколько бюджетных файлов, в каждом из которых строятся различные сценарии бюджета. С помощью глобальных переменных вводятся предпосылки бюджета и система автоматически производит расчет результирующих показателей. Далее, создается контрольный файл, обращающийся к бюджетным файлам со сценариями и с его помощью проводится необходимый анализ. Hyperion Pillar позволяет формировать отчеты о движении средств прямым и косвенным методом. Отчет о движении денежных средств косвенным методом формируется автоматически в рамках модуля «Финансовые отчеты» в соответствии с изменениями значений статей баланса. Отчет о движении денежных средств прямым методом формируется с помощью глобальных переменных в соответствии с правилами, устанавливаемыми пользователями. В поставку Hyperion Pillar входит специальное приложение Hyperion Pillar SpreadSheet Add-In, которое позволяет интегрировать Pillar с электронными таблицами (Excel, Lotus). Таким образом, все необходимые предприятию отчетные формы создаются средствами Hyperion Pillar, автоматически выкачиваются в Excel (Lotus), форматируются средствами электронных таблиц и, соответственно, приводятся в «привычный» для руководства компании вид. Бюджетирование в Hyperion Pillar осуществляется с дискретностью в месяц, квартал, год. Процесс планирования осуществляется как на основе данных прошлых периодов, так и оперативных данных. Для этого создаются два бюджетных файла: файл с плановыми данными и файл с данными о фактическом исполнении бюджета. Кроме этого, пользователи программы могут создавать любое количество бюджетных файлов, которые будут отражать тот или иной сценарий бюджета, и анализировать их с помощью контрольных файлов. Также, используя зависимости, описанные с помощью глобальных параметров, программа позволяет «проиграть» различные сценарии в одном и том же бюджетном файле. Важным отличительным качеством настоящей программы является возможность настраивать форматы бюджетных таблиц в соответствии со спецификой бюджетного процесса компании. Hyperion Pillar является гибкой настраиваемой системой, позволяющей настроить бюджетные таблицы на необходимый формат. Программа поддерживает 12 аналитических направлений с возможностью создания до 8 дополнительных атрибутов (группировки, иерархии) в каждом направлении; с помощью глобальных параметров задаются справочники различных нормативов и осуществляется взаимосвязь бюджетных строк. В дополнение к этому использование Hyperion Pillar Spreadsheet Add-In позволяет реализовать в MS Excel любые отчетные формы, принятые в компании и необходимые пользователям. Hyperion Pillar — многопользовательская система, созданная в архитектуре «файл-сервер», обеспечивающая формирование бюджета не только отдельного предприятия, но и холдинга в целом. Пользователям нет необходимости работать на компьютерах, объединенных в сеть, так как обмен информацией осуществляется через бюджетные файлы. Еще одним преимуществом данной программы является то, что ввод бюджетной информации осуществляется отдельно каждым поль- зователем-планировщиком в отдельный бюджетный файл. Бюджетные файлы планировщиков затем объединяются в единый файл бюджета предприятия, что существенно упрощает задачу консолидации информации в рамках одного предприятия.

Программные продукты Business Builder Application, отечественной компании Софтпром, полностью соответствуют передовым решениям мирового рынка систем управления финансовыми ресурсами предприятий. Существенным конкурентным преимуществом Business Builder Application является цена решений, которая на порядки ниже зарубежных аналогов. Серия продуктов BusinessBuilder Application представлена комплексом решений, покрывающим основные функции предприятия. «BusinessBuilder Application — PlanDesigner» — современное программное средство, предназначенное для автоматизации бюджетного управления и контроля финансового состояния предприятия.

Все вышеперечисленные программы являются достаточно дорогостоящими, но при этом никто не может быть уверен в том, что поставленные перед внедрением задачи автоматизации бюджетирования будут достигнуты. Это происходит из-за того, что в процессе внедрения очень сложно увязать имеющиеся особенности бизнеса компании с предлагаемыми решениями. По этой причине, большинство агрохолдингов предпочитает не рисковать, покупая распространенные программные решения, а автоматизировать процесс бюджетирования собственными силами, создавая свои программные продукты. Однако, в любом случае, эффективность автоматизации бюджетирования зависит от сотрудников компании. И главным фактором здесь является всеобщее понимание того, что бюджетирование является ключевым этапом финансового планирования и залогом будущей успешной деятельности предприятия.