<<
>>

2.3 ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙСИСТЕМЫ

В соответствии с предлагаемым нами подходом по систематизации эко­номической информации в холдинге, при организации информационной мо­дели компании необходимо разработать систему управленческой отчетности.

Отчетность - это совокупность отчетов о функционировании экономической! системы и состоянии окружающей среды. Соответственно, отчет - документ, представляющий в систематизированной форме на заданном интервале вре­мени фактические значения планов.

Целью составления управленческих отчетов является удовлетворение информационных потребностей руководства, т.е. управленческая отчетность предназначена для самого холдинга в лице руководителей всех структурных элементов. Такая ориентированность определяет специфические свойства от­четности холдинга. С одной стороны, информация, предоставляемая в виде

чить. Следующие факторы и характеристики менеджеров определяют требования к управленческой информации:

• задачи и функции управленцев;

• место в организационной структуре и иерархии;

• виды принимаемых управленческих решений:

• полномочия в принятии управленческих решений;

• критерии мотивации и стимулирования.

Соответственно, можно сформулировать следующие общие требования к любой управленческой отчетности (табл. 4) (113, стр. 70].

Таблица 4

Общие требования в управленческой отчетности

1. Соответствие целям по­лучения информации

2. Правильные оператив­ность. периодичность, ис­торические горизонты и инерционность

3. Оптимальное сочетание типов измерителей

4. Полнота целевых ин­формационных зон и объ­ектов анализа

5 Правильная логик) и по­следовательность подго­товки и предоставления данных

» знать и понимать ситуацию

j выявлять резервы эффективности_______________________________________________

? планировать и прогнозировать

| отнять, организовывать. реагировать, принимать решения

[ оценивать, мотивировать, стимулировать, контролировать ; корректировать планы

І ежедневно I еженедельно і ежемесячно

} ежеквартально___________________________

I ежегодно____________________________________________________

і по запросу

’ натуральные_________________________________________________

* денежные временные процессные

•абсолютные_________________________________________________

( относительные 1 сильные стороны

слабые стороны

Г возможности

[ угрозы ___

.

внутреннее состояние компании I внешние ус лов/я

цели - критерии • показатели - планы - операции - стимулирование - контроль

соответствие управленческим целям

Продолжение таблицы 4

6. Адекватно» бззъ’ для сравнения план - факт предыдущего периода
фд. станов­ление временного горизонта проекта

$

Выяснение потребности в информации
Определение ответственных за выполнение задачи и вре­мени на выяснение информа­ционных потребностей Определение релевант­ных методов Определение необходимой информации, ее группиров­ка

Псе:роение процесса сбор.), тестирования и обработки данных
Выяснение источников дан­ных Определение трсбова­ннії к расчетам показа­телей и выявление воз­можности их унифика­ции в рамках холдинга У становление ответствен­ных за выполнение задач по сбору, агрегирования, обра­ботки данных и координа­

ция этих процессов

Определение путей передачи информации по всей вертикали и горизонтали управления
Определение структуры отче­тов по аналогии со структу­рой планирования и их со­

держание

Установление времен­ных интервалов состав­ления отчетов Определение сосгавш елей и получателей отчетен

I

__________________________ 1

Формализация процесса
Выяснение видов документов необходимых для документирования процесса Определение ответственных за составле­ние документов и за их периодическую актуализацию

Рис.

15. Алгоритм создания системы управленческой отчетности хол

динга

Топ-менеджмент должен получать интегрированную отчетность, по­зволяющих судить о выполнении задач структурными элементами и дости­жения холдингом поставленных целей. Она может содержать данные, харак­теризующие результаты различных сторон деятельности компании в целом и в разрезе структурных элементов за определенный период времени, анализ воздействия на результаты внешних и внутренних факторов, прогнозные по­казатели на предстоящий период.

Менеджменту среднего звена, представляющим собой руководство структурных подразделений всех уровней холдинга, необходима информа­ция, содержащая анализ показателей деятельности их подразделений за оп­ределенный момент времени.

Служащим низшего звена, прежде всего, необходима детальная ин­формация о результатах их деятельности с анализом влияния основных внут­рипроизводственных факторов.

При выявлении потребности важно понимать, что отчеты нужны не только руководству. Необходимо ''читывать интересы каждого сотрудника в производственном процессе, снабжая его существенной информацией в фор­ме соответствующих ею деятельности отчетов. Поэтому необходимо разгра­ничить отчетность для менеджмента и для оперативного уровня. Это вызвано тем, что для уровня менеджмента необходима, прежде всего, обобщающая информация, а на оперативном должен быть обеспечен анализ причин вплоть до информации о каждом отдельном случае.

В ходе выполнения работ на данном этапе, аналитикам следует ста­раться сірого придерживаться принципа экономичности (ценность информа­ции должна оправдывать расходы на се получение) и краткости (информация должна быть четкой, нс содержать ничего лишнего).

При выяснении потребности в информации в качестве релевантных мо­гут выступать следующие методы:

• метод интервью, при котором следчет опросить каждого менеджера, какая информация ему необходима для работы, и к какому сроку ее жела­тельно получить.

• мої од анкетирования, при котором менеджеры заполняют предвари­тельно составленные аналитиками анкеты;

• метод экспсргной комиссии основан на выявлении единого коллек­тивного мнения специально подобранными экспертами при обсуждении по­ставленной проблемы;

• метод комиссий и конференций, в процессе которого происходит вы­движение идей и осуществляется их критика;

• метод типологии основывается на идеи существования стандартного набора потребностей в управленческой информации.

Совокупность применяемых методов может быть расширен и допол­нен, например, методами анализа задач, анализа документов, методом сооб­щений и др. Выбор метода обусловлен адекватностью и практической поль­зой его использования на данном этапе.

Аналитические материалы второго шага являются основой для даль­нейших этапов и от того насколько тщательно проведен анализ, во многом зависит качество системы управленческой информации.

Следуюидом этапом предложенного нами алгоритма создания системы управленческой отчетности является построение процесса сбора, агрегирова­ния и обработки данных. Основной задачей этапа является составление карты потоков данных в холдинге. Здесь нужно ответить на вопросы: откуда берут­ся данные, кто их видит, что с данными делают, куда они передаются, кто их хранит. Поэтому следует корректно сформировать совокупность источников информации в соответствии с потребностями менеджмента. Этот шаг также являє ієн очень важным, т.к. источник данных определяет точность информа­ции. В зависимости ог характера потребности, разными будут и источники.

В рамках этого этапа также следует решить задачу определения требо­ваний к расчетам показателей н выявление возможности их унификации в

рамках холдинга. Унификация необходима для единой трактовки терминов, способов сбора, агрегирования первичных данных и анализа полученной ин­формации в рамках холдинга. В зависимости от формы организации, формы подачи одна и та же информация может иметь разный смысл.

Для того чтобы процесс сбора, агрегирования, обработки данных ус­пешно реализовывался необходимо четко определить ответственность ис­полнителей и их круг. Для этого необходимо выяснить, кто собирает и агре­гирует данные, кто ес обрабатывает, и кто прямо либо косвенно руководит и координирует этим процессом (создание информационной структуры).

В соответствии с приведенным алгоритмом, задачу определения путей передачи информации по всей вертикали и горизонтали управления холдинга следует решить на четвергом этапе. Первое, что требуется сделать - это сформировать струкіуру отчетов в соответствии потребностями менеджмен­та в информации и структурой планов, т.к. контроль и планирование нераз­рывно связаны друг с другом, представляя собой циклически повторяющий процесс.

К основным факторам, которые влияют на структуру отчетов, мы отно­сим:

• характеристик» представляемой информации в соответствии с опре­деленной классификацией;

• требования и пожелания пользователей отчетов;

• экономичность.

В целях данного диссертационного исследования, „е претендуя па пол­ноту и завершенность, мы считаем возможным применение следующей клас­сификации информации предоставляемой в отчетах:

По уровню управлення:

• корпоративный уровень - информация, предоставляемая в отчетах, является консолидированной по всему холдингу:

• дивизиональный уровень - информация, предоставляемая в отчетах, консолидируется по процессам;

• уровень информационных центров холдинга - информация характе­ризует состояние дел в информационных центрах холдинга

По функциональному наполнению:

• производственно-технические - отчеты содержат информацию, ха­рактеризующую техническое состояние основных средств и технических процессов производства;

• производственно-экономические - отчеты содержат экономическую информацию, характеризующую производство:

• сбытовые - отчеты содержат информацию, характеризующую со­стояние дел в сбыте и маркетинге:

• снабженческие - отчеты содержат информацию, характеризующую состояние дел в материально-техническом снабжении холдинга.

Но описываемой среде:

• о состоянии внешней среды — информация, предоставляемая в отче­тах, характеризует состояние внешней по отношению к холдингу среды;

• о состоянии внутренней среды — информация, предоставляемая в от­четах, характеризует состояние внутренней среды холдинга.

По содержанию информационной потребности:

• стратегические - информация, предоставляемая в отчетах, релевантна с точки зрения долгосрочного развития холдинга и реализации стратегии;

• оперативные - отчеты предоставляю г информацию о ходе выполне­ния текущих, постоянно повторяющих задач.

Необходимо отмсти гь, что не существует стандартного набора управ­ленческих отчетов с единым форматом и общей структурой, которые были бы приемлемы во всех ситуациях. Ниже приведены некоторые требования к структуре ) правленческих отчетов, следование которым позволит оптимизи­ровать представление управленческой информации:

• степень детализации

Содержание отчета должно соответствовать информационным потреб­ностям его пользователя. На нижних ступенях иерархической лестницы

управлення компанией необходимы более частые и более детальные отчеты. Чем выше уровень, тем реже представление и меньше подробностей. Слиш­ком большая детализация информации может привести к информационной перегруженности пользователя и затруднить ее понимание.

• контекст предоставляемых данных

Разрозненные (пусть даже точные) данные малоїінформативньї. Только данные, помещенные в соответствующий контекст, обработанные соответст­вующим образом для определенно;!, четко обозначенной цели, становятся значимой информацией.

• стандартизация

В ходе построение системы управленческой отчетности холдинга важ­ную роль играет стандартизация. Для основных периодически формируемых управленческих отчетов целесообразно утвердить формат, содержание, сроки и частоту представления, а также правила распространения. Стандартизация позволит сделать информационный процесс прозрачным. Стандартизация не означает, чго все руководители будут получать одинаковые отчеты. Она оз­начает. что руководители будут знать о том, комплект из каких отчетов, в ка­кой форме и с какой периодичностью они будут получать.

Среди возможных форматов представления информации в управленче­ской отчетности можно выделить следующие:

• табличный формат

Значительная часть управленческой информации является количест­венной, поэтому табличный формат отчетов представляется наиболее естест­венным. Большинство руководителей привыкли получать отчеты в виде на­бора цифр и считают их достаточно полезными. Значительную часть управ­ленческой информации можно представить всего лишь на одной странице такого отчета. Правильно структурированные отчеты в цифровом виде явля­ются основой управленческой отчетности при условии наличия соответст­вующих коммешариев и раскрытия ключевых показателей.

• графический форма т

Графики и диаграммы - наглядный способ представления данных. Ос­новной проблемой применения графического формата является то, что при одновременном отображении большого количества показателей загрудняется восприятие информации.

• текстовый формат

Информация, которая, как правило, не имеет количественных показа­телен, предоставляется в письменной форме, в обычном текстовом формате. Составитель такого отчета имеет возможность сделать акцент на каких-либо моментах, разъяснить взаимосвязь и значение представляемых данных.

На четвертом этапе также необходимо определить периодичность со­ставления отчетов и получения их соответствующими менеджерами. В этих целях отчетность классифицируется по частоте предоставления информации:

• периодические - отчеты предоставляются менеджменту с определен­ной частотой и носят регулярный характер;

• разовые - отчеты предоставляются менеджменту по специальному запросу и единожды.

Частота подготовки периодических отчетов определяется премснсм, за которое информация, представленная в них, перестанет быть актуальної! и отвечать главному требованию - быть полезной при выработке управленче­ских решений. Это означает, что некоторые виды информации необходимо предоставлять ежедневно или даже чаще, а другие - ежемесячно или реже. Кроме того, менеджеры моїут получать информацию, которая должна подго­тавливаться для каждого конкретного случая.

Системы формирования отчетности должны быть способна обеспечить предоставление отчетов руководству в кратчайший срок после окончания от­четного периода (день, неделя. месяц, квартал и т.д.). Таким образом, еже­дневный отчет должен быть предоставлен либо до окончания текущего дня либо в самом начале следующего дня; еженедельный - в первый день сле­дующей недели; ежемесячный отчет - на третий или четвертый день сле­дующего месяца. Решения о частоте формирования периодических отчетов и

кументов, регламентирующие процесс информационного обеспечения ме­неджмента и процесса создания управленческой отчетности. Внутренние до­кументы устанавливают нормы общего поведения, обязательные для испол­нения каждым из участников холдинга. Необходимо понимать, что если с точки зрения управления холдинг представляет собой единую систему, то юридически это совокупность самостоятельных компаний. Исходя из этого, представляется обоснованным систему управленческой отчетности в виде пакета документов и регламентов утвердить компетентными органами управления, как холдинговой компании, гак и дочерних компаний.

Формирование системы управленческой отчетности позволит руково­дству холдинга иметь информацию относительно ключевых индикаторов деятельносги компании с четким определением ответственных за формиро­вание подобных показателен. Таким образом, с разработкой управленческой отчетности руководство компании получает эффективный механизм опера­тивного анализа и выявления проблемных областей деятельности холдинга, что в свою очередь способствует более быстрой выработке управленческих решений в той или иной сфере деятельности компании.

о приемлемой задержке в их предоставлении должны приниматься с учетом соотношения затрат и выгод.

Ответственные за составление отчетов должны учитывать тот факт, что включение в отчеты необходимых комментариев и поясняющей информации позволит более корректно воспринимать информацию и правильно прини­мать управленческие решения. Дополнительная аналитическая информация может повысить ценность представляемых данных. Поэтому при составле­нии отчетов представляется достаточно обоснованным использование прин­ципа управления по отклонениям. Это значит, что на этапе планирования для каждой отчетной позиции устанавливаются рамки колебании, которые при­нимаются как нормальные.

Преимущество применения данного принципа заключается в том, что менеджер направляет основное свое внимание на проблемные места и, соот­ветственно, уделяет больше времени и затрачивает больше усилий для устра­нения нежелательных колебаний. Таким образом, осуществляя текущий кон­троль, появляется возможность возникновения более эффективной обратной связи с объектом управления, что позволит менеджменту холдинга выявить возникшие ошибки и скорректировать управление таким образом, чтобы до­биться решения задач наилучшим образом.

При составлении отчетов также рекомендуется использовать прогнози­рование. Необходимо не только сравнивать фактические и плановые значе­ния, но н экстраполировать фактические значения на определенный времен­ной интервал. Уже на ранних стадиях выявляется информация о том, как бу­дут выглядеть определенные показатели в конце временного интервала без дополнительного воздействия. Эго дает возможность заранее выявить неже­лательные отклонения, поняті, их причины и пытаться их устранить. Тем са­мым такие отчеты создают основу для мероприятий но улучшению ситуации и недопущению критических отклонений в будущем.

Заключительным этапом предложенного нами алгоритма является фор­мализация процесса. Формализация включает в себя целую совокупность до-

<< | >>
Источник: Галиев Айрат Наилевич. Управление машиностроительным холдингом: информационное обеспечение принятия управленческих решений. ДИССЕРТАЦИЯ на соискание ученой степени кандидата экономических наук. Казань - 2008. 2008

Скачать оригинал источника

Еще по теме 2.3 ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙСИСТЕМЫ:

- Антимонопольное право - Бюджетна система України - Бюджетная система РФ - ВЭД РФ - Господарче право України - Государственное регулирование экономики России - Державне регулювання економіки в Україні - ЗЕД України - Инвестиции - Инновации - Инфляция - Информатика для экономистов - История экономики - История экономических учений - Коммерческая деятельность предприятия - Контроль и ревизия в России - Контроль і ревізія в Україні - Логистика - Макроэкономика - Математические методы в экономике - Международная экономика - Микроэкономика - Мировая экономика - Муніципальне та державне управління в Україні - Налоги и налогообложение - Организация производства - Основы экономики - Отраслевая экономика - Политическая экономия - Региональная экономика России - Стандартизация и управление качеством продукции - Страховая деятельность - Теория управления экономическими системами - Товароведение - Управление инновациями - Философия экономики - Ценообразование - Эконометрика - Экономика и управление народным хозяйством - Экономика отрасли - Экономика предприятий - Экономика природопользования - Экономика регионов - Экономика труда - Экономическая география - Экономическая история - Экономическая статистика - Экономическая теория - Экономический анализ -