2.2 МЕХАНИЗМ СИСТЕМАТИЗАЦИИ ИИФОРМ/кЦИОНИОГО ПО­ТОКА

Систематизация управленческой информации в холдинге призвана сде­лать прозрачным процесс сбора, обработки и подготовки информации и структурировать информационные потоки, что является основой для опреде­ления специализации информационных центров.

Еще раз подчеркнем, что особенность создания единой информацион­ной модели в холдинге, в первую очередь, связана:

• с многоуровневой иерархией организационной структуры управления и территориальной распределенностью деятельности;

• с многообразием применяемых информационных сие іем;

• с наличием нескольких фокусов управлення (многофокуснос управ­ление);

• с постоянными изменениями структуры управления в условиях быст­ро меняющейся внешней ситуации.

В таких условиях достаточно с ложно осуществлять:

• непрерывный контроль элементов управления на всех уровнях с точ­ки зрения решения операционных задач и реализации корпоративной страте­гии;

• обеспечивать своевременный и объективный анализ всей совокупно­сти управленческих решений путем уточнения точек контроля и постоянной корректировки объектов конгроля.

Это приводит к необходимости выработки адекватного подхода к по­строению информационной всей бизнсс-іруппьі.

Для решения этой задачи в рамках данного исследования нами был раз­работан и предложен к использованию блочно-модульный подход система­тизации информационного поюка смысл которого заключается в том, что вначале происходи! систематизация всей информации по определенным биз­нес-отношениям внуїри холдинга в 5 блоков - операционный, финансовый, инвестиционный, маркетинговый и организационный блоки (Рис. 13).

1) Операционный блок

Информация, отнесенная в данный блок, призвана оценить возможно­сти субъекта хозяйствования но производству продукции и оказанию услуг.

Подобная оценка основана на следующей информации:

• эффективность использования производственных мощностей;

• эффективность организации процесса производства;

• резервы выпуска продукции и повышения фондоотдачи, смены ас­сортимента и номенклатуры;

• эффективность использования прочих основных фондов;

- эффективность логистки материальных ресурсов и полноценность их использования;

• способность предприятий производить продукцию с меньшими из­держками;

• состояние процесса обеспечения качества;

• производительность труда;

• состояние системы могивации персонала;

• обеспеченность трудовыми ресурсами и эффективность их использо­вания;

• прочая информация.

2) Финансовый блок

Информация, отнесенная в данный блок, призвана оценить финансовые HO1OKH для достижения целей компании.

Подобная оценка основана на следующей информации:

• эффективность совокупности источников финансирования, какие средства могут быть привлечены дополнительно;

• основные источники формирования прибыли;

• состояние процесса расчетов с инвесторами;

• соблюдение платежной дисциплины с кредиторами, поставщиками, потребителями, государственными органами и пр.;

• эффективность форм оплаты и получения средств (кредиторская и дебиторская задолженность);

• способность компании погасить свои краткосрочные обязательства;

• возможность погасить обязательства досрочно;

• состояние финансовой устойчивости;

• тенденции изменения финансовых результатов и финансового со­стояния компании;

• способность рассчитаться по налоговым обязательствам;

• прочая информация.

3) Инвестиционный блок

Информация, отнесенная в данный блок, призвана оцепить решения по вложению капиталов.

Подобная оценка основана на следующей информации:

• варианты стратегических вложении доступных компании;

• какие дивизиональные подразделения подлежат приоритетному инве­стированию:

• какие производства следует сократить или перевести на самофинан­сирование;

• эффективность размещения и использования финансовых средств;

• виды активов для долгосрочных вложений;

• оценка инвестиционных проектов;

• оценка инвестиционных рисков:

• эффективность инвестиционного портфеля компании;

• прочая информация.

4) Маркетинговый блок

Информация, отнесенная в данный блок, призвана оценить степень со- зидатсльности и плодотворное ги отношений организации со средой, в кото­рой она осуществляет реализацию продукции.

Подобная оценка основана на следующей информации:

• эффективность использования всех имеющихся маркетинговых воз­можностей для развития;

• эффективность используемых инструментов воздействия компанией на контролируемые факторы и достаточна ли адаптация к неуправляемым факторам внешней и внутренней среды;

• фактические и потенциальные потребители продукции;

• приоритетные рынки для компании и для ее продукции;

• тенденции развития коїгьектурьі рынка;

• фактические и потенциальные партнеры компании и стратегии со­трудничества;

• эффективность стратегии маркетинговой деятельности компании сте­пень достижения преследуемых целей;

• эффективность номенклатуры и ассортимента продукции:

• оценка коммерческих рисков;

• исследование ключевых компетенций компании и ее конкурентные преимущества;

• прочая информация.

5) Организационный блок

Информация, отнесенная в данный блок, призвана оценить соответст­вие системы управления назначению компании на рынке.

Подобная оценка основана на следующей информации;

• основное назначение компании и насколько она достигает своих стратсінческнх целей:

• эффективность стратегии компании;

• степень качества процесса достижения поставленных целей и страте­гический разрыв;

• эффективность использования различных ресурсов;

• эффективность организационной, функциональной структуры, орга­низационно-правовой формы;

• качество корпоративной культуры и ее соответствие стратегии ком­пании;

• потенциал управленческого персонала;

• качество используемых информационных систем и направления их развития в будущем;

• прочая информация.

Следующим уровнем систематизации является группировка информа­ции внутри каждого блока в определенные модули в зависимости от принад­лежности информации к определенной функциональной области. Каждый модуль представляет собой систему справочников, на основании которых получают пакеты необходимых документов и отчетов, т.е. определяет пере­чень и форматы документов, сопровождающих процессы в компании, а так­же задает форматы описания объектов определенной функциональной облас­ти, компонентов и регламентов самой компании.

Мы предлагаем группировку на следующие модули:

1) Операционный блок

Модули: 1.1 Управление основной производственной деятельностью, 1,2 Управление вспомогательной деятельностью, 1.3 Управление основными средствами, 1.4 Управление логистикой материальных ресурсов, 1.5 Управ­ление системой договоров, 1.6 Управление трудовыми ресурсами, 1.7 Управ­ление системой учета операционных затрат.

2) Финансовый блок

Модули: 2.1 Управление финансовыми результатами и системой бухгалтерского учета, 2.2 Система налогового учета, 2.3 Управление финансовым положением.

3) Инвестиционный блок

Модули: 3.1 Управление инвестиционной стратегией, 3.2 Управление текущей инвестиционной деятельности.

4) Маркетинговый блок

Модули: 4.1 Управление системой мониторинга внешней среды, 4.2 Управление маркетинговой политикой, 4.3 Управление продажами.

5) Организационный блок

Модуль: 5.1 Управление системой оценки управления.

Таким образом, на наш взгляд, информационный центр с точки зрения

систематизации информационных потоков будет иметь блочно-модульную структуру(Рис. 14):

Мы считаем, что специализация информационных центров в холдинге на основе предложенного нами блочно-модульного подхода позволяет пе­рейти к процессам непосредственной постановки задач анализа, сформиро­вать конкретные форматы для сбора и обобщения необходимой информации в целях выработки управленческих решений ио блокам.

Особенностью модели является сс гибкость, т.е. возможность модифи­кации во времени с точки зрения изъятия устаревших и добавления, в случае необходимости, новых модулей. Пример представлен в Таблице 2.

Таблица 2

Пример систематизации совокупности информации на основе блочно - модульного подхода

Блок

Модуль/Инфор.чацишіньїіі центр (ИЦ)

і. Операционный

I 1.4 Управление до- I і неги кон матери- ! альных ресурсом I

1.4 Управление ло­гистикой матери­альных ресурсов

1.5 Унратеиие системой догоїм» рои 1.5 Управление системой дого­воров

1.6 Управление трудовыми ресур­сами.

1.7 Управление

системой учет

операционных за[*] , ірит і

1.6 Управление трудовыми ресур­сами

1.7 Управление системой учет операционных за­трат

16 Управление трудовыми рс-

I сурсамн

!---------------------------

і

I 1.7 Управление I системой учета I операционных

затрат

—

1.6 Управление трудовыми ресур­сами

1.7 Управление I системой учета I операционных за- I трат

I

т

Продолжение таблицы 2

Из таблицы 2 видно, что информационные модели различных инфор­мационных центров хоп. и состоят из 5 блоков, но все же имеют разные мо­дули. Это связано с функциональной структурой участников холдинга. На­пример, при дивизиональном построении объединения дивизион «Произвол­

отчетов, должны удовлетворять потребностям управления на каждом уровне руководства холдинга. Причем эти потребности индивидуальны и специфич­ны. С другой стороны, управленческая отчетность структурных элементов должна быть унифицированной и стандартизированной в целях корректного сравнительного анализа и консолидации информации в целом по холдингу. Консолидированный отчет должен отражать информацию по компании в це­лом, а также по информационным центрам. При этом необходимо решать ряд серьезных проблем:

• различная периодичность предоставления информации от структур­ных элементов холдинга:

• использование разных методик расчета одноименных показателей;

• избыточность информации в отчетах, не позволяющая концентриро­вать внимание руководства на самых важных, оказывающих наибольшее влияние факторах;

• невозможность подготовить информацию требуемой точности ко времени принятия решения;

• эффект от использования информации не покрывает стоимость ее подготовки.

Таким образом, на наш взгляд, при разработке структуры отчетности холдинга необходимо решить задачу нахождения наиболее приемлемого ва­рианта, учитывая разнонаправленные тенденции в корпоративных отноше­ниях: стандартизацию (регламентацию) процедур и предоставление большей самостоятельности. Эго значит, что требуется обеспечение некоего инфор­мационного противовеса той свободе действий, которая предоставлена ме­неджерам в целях обеспечения баланса управленческих интересов в холдинге в целом.

Определение требований к содержанию и порядку представления управленческой отчешосги относится к видению менеджеров. Задача ме­неджеров состоит в том, чтобы разъяснить исполнителям свои требования в отношении того, какую информацию и в каком объеме им необходимо иолу-

ство» и дивизион «Сбыт» выполняют различные функции и, соответственно, их руководителям нужна разная информация. В то же время применение предложенного нами подхода позволяет систематизировать информацию внутри холдинга в целом и его структурных единицах и дает возможность для четкой специализации информационных центров.

Свойство прогрессивности подхода объясняется целесообразностью разработки информационной модели не только с целью интеграции различ­ных аспектов информационного обеспечения, но и в дальнейшем комплекс­ной автоматизации процессов сбора, аі'регированпя, обработки и передачи информации менеджменту.

Мы считаем, что использование блочно-модульного подхода к по­строению информационной модели холдинга позволит четко систематизиро­вать увеличивающийся поток неструктурированной информации, который является неизбежным следствием при объединения предприятий в единую структуру.