Анализ использования информационных технологий в управлении

Выполненный авторам анжиз практики работ по внедрению ин­формационных технологий на предприятиях российской промышлен­ности покозьівает, что попытки частично автоматизировать отдельные операции, наптимер автоматизация работ каї^н^^рии или с(^^с^а^жиие бухгалтерского оттета с целью их усковения, приводят к нерацио- налсному ратходованию средств.

«Компьютеризация упранления предполагает «организационную революцию», качоственную лереелройку технологии менеджмента» [100, с. 1181]. Известно, что обмек данными занимает дт 95% времени руководителей и до 53% - етециажгов [46]. Исследование использо­вания рабочего времени [99, с. 1.82, с. 185] -кнізасі^^^аст, что «руководи- твль «25% рабочего времени тратит на ратоты длит^^^^юго планиро- вкния, 35% на решение текших ревулярных вопросов и до 40% на нтретулярные исключительные работы». В бюджете рабочего времени руководителя беседы и соусщапия могут занимать до 70% рабочего времени, у спепитлисток не менее 30% вртмєни трататся на участие в

собраниях И заседаниях. «Руководитель способен воспринимать в те­чение дня документальную информацию, объем которой но превыша­ет 25-30 листов машинописного текста». Исследования г области принятия управленческих решений [99] показывают, что причинами игвыполиения решений явлсются: неточность формулировки зададим («30%), вина исполнителя («30%), непредвиденные обстоятельства («30%). В станкостроении ведших мировых держав в сраднем за ня- ТИЛЄТНИЙ ПертОД ПрОИЗВОДИТЄЛЬНОСТЬ ВЫПуСКаеМОГО оборудования повышается в 15-^1,6 ра.'тек на ²0% снижаете удельная металдоем- ^0^ на 1²-15% - удельная энергоемкость [ІО⁴].

Известный учаный Й. Шумпетер [164] еще в 1940-е годы укзды- вап, что комплексы радикальных нововведений, являются движущей силой сосременного экономического развития. Таким нововведением на драный момент явлсются информационные системы управления. Они споко6ны повысить эффективность раИоты не только системы

I

управления, но и всего предприятия в палом. Авторитетные специали­сты в области информационных технологий отмечают, что «... виут- рифирменные ассигнования на нужды ИТ растут оэпережающими тем­пами по сравнению с другими затратами предприятия» [97].

Важная роль информационных технологий в управлении ^^ка- ет из предстадаений о сути сосременного экономического развития.

«С псе-вой половины XVII в. начслась и продолжается до настоящего времени быстрая самоподдаржив^ощаяся эволюция технологий трансформационных процессов, исполазуемых в эконамике. Суть эоо- люции - передача трансформационных функций от человека - техни­ке» [16, с. 13]. В работах [16, 17, 37, 38] сформулировано, что совре­менный экономический рост обусаовлен сменой техноаогнчееких ук­ладов. Временные границы технологических укладов опредсляются с исполазованием комплексов теховлогических нововведений. После­довательно возникали и распространялись: 1) машины для трансфор­мации васцества; 2) машины для трансформации энергии; 3) машины для трансформации информации; 4) аттоматы для обработки вещест­ва; 5) автоматы для обработки энерпш; 6) автоматы для обработки информации. Стйчас в России действуют предприятия 3-го, 4-го и 5- ео укладов. Это утверждение согласуется с мыслью высказанной. В.

В соаременных представлениях [3] предпрштгие рассматривается как стабильная, сложная формативная социальная струщра, состоя­

щая из множества взаимосвязанных элемонтов, получающая ретурсы из окружающей среды и перерабатывающая их в проекты своей доя- тельности. Множество элементов организации ренлизует ироизводст- венные и управленческие функции. Перед реальным предприятием, как перед социтльно-экономической системой поставлена, как псо^и- ло, не одна, а нес колько целей. Управление возникает из необходимо­сти цвленаправденного вое действия на предприятие, сбе>еенсыиваьсице- го десcтижeниc поставленных целей и создание условий для их оышзл- невия, оно предназначено сто обеспечения согласованного взаимо­действия между различными частями системы. Управление отделяет­ся о отдельную функцию, на выполнении которой специализируются некоторые элементы предприятия.

В рамках предприятия оы дел я ют, как біото уксзано выше, управ­ляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (орган управления), их совокупность образует систему упранления [2, 39]. Управляющая часть состоит из управляющего и исполнительного ор­ганов. Взаимное воздействие объекта и органа упранления осуществ­ляется в вдде передачи инфонмации. Управляющая часть соповтавпя- ет фактическое сoзт0яниe управляемого процесса с целью управления, то есть упрас^емый процесс имеет возможность воедействовать на управляющую чаать.

которой посажает информация о текущем состоянии упрасвляемой подсистемы. В управлении экономическими процесами преобладают системы с обратной связью [172].

Информационную систему организации образует «информацион­ный контур вместе со средствами сбора, псрсртт^^^іи, обработки и хрже- ния информации, а так же с пераоналом, осущесввляющим эти дейст­вия с информацией» [39, с. 10]. Назнвченис информационных систем - обеспечение организации информацией, необходимой для эффектив­ного управления всеми ее ресурсами, создание информационной сре­ды управления ораанизацией.

Термин информация восводит к латинскому “informatio" - объ­яснение, положение. В философском понимании информация является отражением реального мира [2]. Используется следящее определе­ние информации - это сселения об окружающем мире, уменьшающие имеющуюся с'гпсггень неопределенности, неполноты знаний, отчуж­денные от их создателя, ворпроизводимые, передаваемые посредством сообщений (то есть определенным образом кешируемые в виде зна­ков) [2, 39, 53, 54]. Термины «данные» и «информация» различаются. Данные - «сведения о сосамнии любого объекта, предст^енные в формалозованном виде для обработки или уже обработанные» [128, Информация - это «смысл данных, факты или понятия, пред­

ставленные данвыми» [128, с.52].

Информацию подразделяют на исходную, ресультативную и промежуточную [159]. «Эаопомическая информация отражает про­цессы производства, распраделения, обмена и потраблепия матери­альных благ и услуг» [2, с. 19]. На современном этапе роль информа­ции повышается, приобретают значение вопросы доступности и воз-

можи ости коммерческого исполазования, владения информацией. Информационные техіюлогии в биенесе используют новейшие аппа- рааные и преогромные средства, из которых формируется сотремен- ная автоматизированная! информационная система (АПС) [159]. ЛИС состоит из технических и технологических (в том числе г.ппааатных, погогс^і^^^^іьіх) срсдств, экономико-математических методов и моде­лей, специалистов.

Роль и место информации г производственном процессе на пред­приятии реаулируются федеральными законами «Об информации, информатизации и защите информации» [144] и «О правовой охране профамм для ЭВМ и баз даншлх» [145]. Вопросы информатизации имеют стратегическое значение для гоеударства, в связи с чем, издан уг^аз Президента РФ ои 20 января 1994 года «Об оановах государст­венной политики в сфере информатизации» [138, 139]. Под информа­тизацией понимается «организационный, социольно-экономический и научно-технический процесс рззработки и ревтгнзации условий изда­ния, с'СІори, переработки, накопления, хранения, поиска и раепростра- нения инфонмации» [167,].

Информационная технология - совокупность методов и с;послов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и исполазования информации [133, 144]. Из опредяления можно сдалать вывод, что термин «информационная технология» относится ко вяя- кому преобразованию инфонмации, в том числе содержащейся в до­кументах на бумажном носителе. Информационная техоология халак- тертсуется тем, что и предметом и продуктом труда явлсются инфор­мация, а для те преобр^ования используются средства вычислитель­ной техники и связи. Цель информационной технологии на предпри-

ятии - создание информационного проекта, позволяющего формиро­вать управляющее воадействие на производство [2].

Под соаременнои информационной технологией подразумевается те.оно.^oгия обработки информации посредством исполазования ком­пьютеров и телесоммуникационных срсдств. К достоанствам компью­терных технвлогий обработки информации следует отнести: возмож­ность компактно хранить большие объемы информации, возможность быстрого псомка нужных ИСов1лс информация собирается непрерывно, на тактический уро- вань передается информация обобщенная, с неблльшой детализацией, на стратегический уровень перелается информация через большие временные интервалы, обобщенная, обычно это информация об от­клонениях достигнутых ои пгшотых уровней показателей.

Наолюлающийся г последнее время рост потока и(оформации пе- редаоаемой в производственных целях обусловлен ообострепием кон-

курентной борьбы, ПОеЫШеНИеМ потребности В ОПераТИВНОСТИ, досто- вертости информации на разных уровнях управления, усложнением произоодства и увнличением его объема. Информационная система, как одно из средств упранления, решает задачи сбора первичной ин­формации, ее хртнение, обработку, распределение между естн)ажур­ными подразделениями органа управления, обеспечение прямых и об­ратных связей о ее циркуляции [48]. В России экономические вопросы комплексной информатизации систем упранления предприятиями поднимшіись давно [4, 5, 27, 44, 58, 59, 122, 140]. Активно использо­вались АСУ предприятием (АСУП). АСУП - «система упранления пpoиевoдeтвeннo-xoзяйcтвeннoй деятельностью предприятия,

объединения, в которой используются современные автоматические средства обработки данных» [128, с. 10].

' Системы свтоматизацни и информатизации структур управления предприэтиями за рубежом начали разрабатываться в конце 60-х но- дов XX века. Основное внимание при разработке систем уделялось пл ни и новацию потрсбности в материалах. Результатом разработки в области автоматизации производственных систем стала концепция плани^^шия потрсбности о материалах (ІШМ, Material Resource Planning - MRP) [175]. Использование этой концепции решает про­блему склгдеких помещений сырья, комплектующих и готовой про­дукции. Методология IU1M реализует принципы «снабжение точно во ві^оЛія» (Just in Time) и «произоодство точно к определенному време­ни» (КапВап) [83]. Информационная система упранления пред][фшіти- ем, построенная с использованием концепции ІЦІМ, состоит из сее- дующих фунелтиональных модулей:

1. Описание состояния материалов. іМодуль определяет полную

информацию обо всех видах сырья, матерталов и комплектующих, их местонахождении и прадназначении.

2. Проьрамма производства. Модуль определяет график произ­водства партии готовой продукции.

3. Перечень составляющих конечного продукта. Модуль содер­жит полную информацию о последовательности изготовления и сбор­ки изделия.

4. План заказов. Модуль определяет количество материалов, ко­торое должно бісіть заказано в каждый конкретный отрезок времени.

5. Изменения к плану закгтв. Модуль содержит информацию по вынужденным изменениям к запланированным заказам.

В 1970 - 1980 годах происходило совершенствование системы ПИМ. Выло вллдено планирование потребности в материалах по замкнутому циклу (в западной терминологии - Closed Loop Material Requirement Planning) с разработкой производственной программы и последующим конаролем на цеховом уровне [32]. Иопользование «замкнутого цикла» предполагает введение дополнительных функций, осуществляющих обратную связь в системе, ¹но повышает ел гиб­кость по отношению к возмущающим факторам. Поскольку на пред­приятии количество автоматизированных систем постоянно увеличи­вается, ио появляется необходимость в связи лоих систем и обмене ин фо-манией между ними, то есть происходит инфзврмационное объ­единение технологических подразделений.

Эоаоаюция системы ГШМ с замкнутым циклом привела к ел мо­дернизации г 1990 годах г систему для эффективного планирования всех с-е^с^у^зов предпргатия, которую назвали планированием про­мышленных ресурсов (ГШР, Manufacturing Resource Planning - MRPII)

[32, 175]. План работ систем 1 П ІР представлен на рисунке 5. Система управления, испоььзующая концепцию ШІР, должна осуществлять сасдующие ([уішши [178]: 1) разработка и корректировка бианес- плана; 2) планирование производственной деятельности;

3) птс^нр^іние реализации; 4) планирование приобретения сырья и мг^^-^шов; 5) планирование производственных мощностей;

6) контроль выполнения плана производственных мощностей;

7) консоль выполнения плана иеполезования сырья и материков;

8) обратная связь.

димых материалов, ком пластующих

Изменения к птрснчному плану

"'3*7

Ивреичный объемно- кслендарный план поеспводства

Исменения к птрвичному плану

Нет

Нет

Планирование по­требности в мате­риалах (MRP)

Псанированне п-о-

► изводственных мощностей (CRP)

Принятый объемно- кслендарный план пт-юон^адства

План рктпсссг^^^зния происводственных мощностей

План заказов на мате­риалы

Рисунок 5 - Структура системы 1ULP [32, 178]

Системы, использующие концепцию ППР, ориентированны на упранление предприятием посредством моделирования онуиренней деятельности. 1ПIР сзя компоненты всех вышеуказан­ных систем (см. рис. Ю). Их отличотельнозі особенностью является то, что ввод любых уникальных данных х систему производится (един рзаз. Вторая отличительная особенность состоит в том, что пользова­телями этой системы яеяляются работники всех отделов и уровней управления предприятия. Рисунок 10 показывает, 'по приведенные информационные системы дублируют часть функции друг друга.

Кроме систем вошедших в вышеуказанные классы, существуют еще системы; обучающие, в том числе ситуационные гтрояртммы для руководителей, для спецшшистов; коммуникационные; толковые сло­вари и справочники; переводчики. Коммуникационные системы обес­печивают общение как внедри, так и вне предприятия. К таким систе­мам можно отнята в пертую очередь комплексные центры общения, у^вязьт^^^щие в себе телефон, факс, электронную почту, так и систе­мы, включающие в себя только их компоненты.

Из вышеприведенной классификации по мнению автора следует, что синергетический эффект достигается только при использовании систем шестого класса - интегрированных управленческих систем. Эти системы являются результатом многолетнего целенаправленного совершенствования процесса автоматизации управления промышлен­ным предприятпем. Отдельные российские предприятия пытаются внесите лучшие западные системы, которые активно продвигаются на российский роток. К сожалению, многие из этих предприятий не

достигают жглаемого эффекта. Примерно 50% попыток внедрения за­падных корпоративных систем не доводится до ноща, а г остальных 50% случаев хOjaошим результатом является внедрение хотя бы не­скольких модулей [182]. Для получения положительного эффекта от внедрения современных информационных технологий управления предприятием необходимо, прежде веого, критически пересмотреть существующие схемы управления.

ИзВЄСТІІО, что на учетные функции приходится 10% издержек предприятия, 20% - на интеллгктуальпые и около 70% - на производ­ственные [57]. В настоящее время в России на предприятиях автома­тизируют учетные залами, для чего приобретают бухгалтерские ин- формеционные системы типа «1C», «Парус», «БЭСТ», «Инфо- бухгалтер» и прочие. Только после их внедрения предприятия при­ступают к автоматизации производственных функций, на которые приходится основная доля издержек предприятия. Следует о'честь, что при решении задач комплексной автоматизации управленческих про­цессов будет сложно вштегрировать существующие оформительские и бухгалтерские системы, передать из них накопленные данные. В то же время экономическая целесообразность диктует необходимость инте­грации этих систем, которая позволила бы увеличить достоверность и оперативность информации. Согдание комплексной информационной системы увеличивает .затраты на каждую из подсистем, но растет спо­собность их к интечрации. Нг основе ватшеизложенного следует вы­вод/ что современная информационная система должна форм^овать- ся г соответствии с теорией и праотикой науки управления.