Переписка в коммерческой деятельности

Для решения различных вопросов, связанных с урегулированием взаимоотношений партнеров в процессе осуществления коммерческих соглашений, широко используется деловая переписка. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, разрешаются возникающие при реализации договорных отношений проблемы, излагаются претензии.

Официальные письма обычно пишутся на фирменных бланках и должны содержать ряд обязательных элементов (реквизитов), которые необходимо располагать в определенном порядке. Реквизиты в деловых письмах могут иметь угловое (рис. 4.1) или продольное расположение.

Наименование организации Наименование структурного подразделения

Справочные данные об организации

Адресат

от _

на №

от

Заголовок письма (начинается с «О» или «Об»)

Текст

Должность

Подпись

Расшифровка подписи (Инициалы, фамилия)

Фамилия или ФИО исполнителя, телефон

Рис. 4.1. Образец углового размещения реквизитов делового письма

Для делового письма рекомендуется использовать следующий состав реквизитов:

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения (при необходимости);

· справочные данные об организации (юридический и почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, банковские реквизиты);

· дата и регистрационный номер исходящего документа;

· ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ;

· адресат (наименование и адрес организации-получателя письма, при необходимости - структурное подразделение, должность и ФИО лица, которому направляется письмо);

· вид документа - для особого вида писем (например, претензий); для остальных писем вид документа («письмо») не указывается;

· заголовок к тексту (помещается перед текстом письма, должен отражать основной вопрос, которому посвящается письмо, начинается с «О» или «Об»);

· текст письма;

· отметка о наличии приложений (при необходимости);

· подпись (наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка);

· отметка об исполнителе (при необходимости) - фамилия или ФИО исполнителя письма, служебный телефон.

Стандартизация в оформлении деловых писем позволяет сократить трудозатраты на их составление и облегчить визуальный поиск необходимой информации.

В деловой практике используют следующие виды писем:

· просьбы - излагают какую-либо просьбу, начинаются со слов «прошу», «просим» и т.п.;

· запросы - письма-просьбы, в которых запрашивается какая-либо информация о партнере, производимых им товарах, о ходе выполнения работ по договору и т.п.;

· сопроводительные письма - составляются при отправке каких-либо документов и содержат дополнительные разъяснения, служат для контроля сохранности отправляемых документов;

· информационные письма - используются для информирования о каком- либо событии;

· приглашения - содержат приглашение на какое-либо мероприятие;

· предложения - содержат предложения в связи с решением какого-либо вопроса;

· оферты - письма-предложения, представляющие заявление о желании заключить сделку на конкретных условиях;

· претензии (рекламации) - содержат предъявление претензий к стороне, нарушившей условия договора, конкретные требования к этой стороне, а также ссылки на предусмотренные договором санкции;

· письма-ответы - разнообразны по содержанию, содержат реакцию на полученное письмо (принятие к рассмотрению, отказ и т.д.).

При заключении и осуществлении коммерческих сделок основное значение имеют:

· запросы и ответы на них;

· оферты и ответы на предложения (акцепты);

· рекламации (претензии) и ответы на рекламации.

Запрос - письмо, представляющее обращение к деловому партнеру с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложение на поставку. При этом указывается, что конкретно интересует автора запроса (какие товары, услуги и т.п.) и на каких условиях он желал бы сотрудничать.

Ответ на запрос должен быть дан в разумный срок. В нем продавец, в частности, может сообщать:

· что вопрос принят к рассмотрению;

· что он вынужден отказать (с указанием причин);

· что в ближайшее время будет направлено коммерческое предложение.

В случае, если партнер согласен удовлетворить просьбу покупателя, он направляет ему коммерческое предложение (оферту).

Оферта - предложение, достаточно определенно выражающее намерение лица, сделавшего предложение, заключить коммерческую сделку, и содержащее все существенные условия соглашения.

Если условия оферента принимаются другой стороной, то это выражается в ответном письме (акцепте), за которым следует заключение договора. Если же предложение в целом или какие-то конкретные условия не устраивают другую сторону, то предложение в письменной форме отклоняется или осуществляется дальнейшее обсуждение условий посредством деловой переписки или переговоров.

Претензия (рекламация) - документ, в котором излагаются претензии к стороне, нарушившей условия договора, и выдвигаются конкретные требования. Претензия обычно содержит:

· основания для предъявления претензий (например, ссылки на соответствующие пункты договора);

· доказательства нарушения положений договора (акты, данные экспертизы и т.п.);

· конкретные требования к стороне, нарушившей условия договора;

· указание на возможность применения санкций или обращения в арбитражный суд.

В ответе на претензию выражается согласие с рекламацией либо полный или частичный отказ от удовлетворения содержащихся в ней требований, а также мотивы такого отказа; иногда - просьба отсрочить применение санкций с указанием веских причин и со ссылкой на принятые меры.

В коммерческой переписке необходимо придерживаться норм делового этикета. Письма должны быть грамотными, удобочитаемыми, по возможности краткими, а также ясными, содержательными и вежливыми.

4.2.