Организация закупочной деятельности

Закупки являются важной составляющей коммерческой деятельности, позволяя торговому предприятию сформировать ассортимент востребованных рынком товаров, а также создавая условия для получения прибыли.

При закупке товара необходимо ориентироваться на информацию о структуре и объеме покупательского спроса и приемлемых для потребителя ценах, поэтому закупочная деятельность должна основываться на результатах маркетингового анализа.

Основные задачи закупочной работы:

· определение потребности в товарах;

· выбор оптимальных поставщиков;

· определение сроков и частоты поставок;

· контроль поставок по срокам поступления партий, ассортименту и качеству товаров.

Процесс закупочной работы можно условно разделить на три вида операций.

Предварительные операции по закупке включают:

· изучение источников поступления и поставщиков товаров;

· разработку преддоговорных требований к поставщикам и условий поставки;

· выбор поставщиков, удовлетворяющих поставленным требованиям;

· планирование закупочной деятельности.

Закупочные операции включают:

· заключение договоров и разовых сделок на поставку товаров;

· координацию закупочной деятельности со сбытом и складированием;

· приемку товаров;

· составление заявок и заказов на поставку, уточнение ассортимента закупаемых товаров;

· осуществление расчетов с поставщиками.

Заключительные операции по закупкам предполагают:

· оперативный учет выполнения договоров;

· оформление и предъявление штрафных санкций за нарушение положений договоров;

· контроль закупочной деятельности.

Для того чтобы предложить покупателям пользующийся спросом товар, необходимо обладать информацией о поставщиках и их товарном ассортименте. Поставщиков можно классифицировать по различным признакам. Так, по территориальному признаку выделяются:

· местные поставщики - поставщики, которые расположены внутри соответствующего города или области;

· региональные поставщики - поставщики, расположенные внутри соответствующего региона;

· внерегиональные поставщики - отечественные поставщики, расположенные за пределами региона;

· зарубежные поставщики - поставщики, расположенные за пределами страны.

По форме собственности выделяются государственные и муниципальные предприятия, частные предприятия, кооперативы.

По размеру можно выделить крупные, средние и малые предприятия. Наиболее часто используемый признаков для классификации поставщиков - место поставщика в каналах распределения.

Канал распределения - совокупность фирм или отдельных лиц, которые принимают на себя или помогают передать кому-то другому право собственности на конкретный товар при его движении от производителя к потребителю. По сути, это путь, по которому товары продвигаются от производителя к конечному потребителю.

По месту поставщика в каналах распределения выделяются:

· поставщики-изготовители - производственные предприятия разных отраслей, выпускающие потребительские товары;

· поставщики-посредники (организации оптовой торговли) - организации, закупающие товары у изготовителей и оптовых посредников для их последующей реализации.

К поставщикам-посредникам относятся:

· оптовые предприятия федерального, регионального и местного значения различной специализации, занимающиеся оптовой торговлей и использующие переход к ним права собственности на товары;

· посреднические структуры, не использующие в своей деятельности перехода к ним прав собственности на товары (комиссионеры, агенты, брокеры);

· организаторы оптового оборота (оптовые ярмарки, аукционы, оптовые рынки и т.д.).

Таблица 7.1. Информация, необходимая при выборе поставщика

Грамотную организацию закупочной деятельности сегодня необходимо рассматривать как одно из конкурентных преимуществ.

Для выбора выгодных поставщиков необходимо вести работу по сбору и анализу соответствующей информации. Состав необходимой информации о поставщиках зависит от разных факторов, таких как планируемые объем и стоимость закупок, желаемая продолжительность сотрудничества, специфика товара и т. д. Если фирма намеревается заключить серьезную сделку, то желательно иметь о поставщике информацию, представленную в таблице 7.1.

Источниками информации о поставщиках могут быть:

· рекламные объявления поставщиков в специализированных журналах,

Интернете;

· каталоги, бюллетени и т. п.;

· посещение выставок и ярмарок;

· данные в различных бизнес-справочниках;

· беседы с торговыми представителями поставщиков;

· отзывы деловых партнеров и другие неофициальные источники.

При рассмотрении вопроса о заключении сделки с поставщиком необходимо выдвинуть критерии положительного решения. Наиболее часто в качестве критериев используются:

· надежность и репутация поставщика;

· ассортимент товаров;

· качество товаров;

· цены на товары;

· организация поставки (доставка, сроки поставки, гибкость выполнения

заказа и т.д.).

В случае наличия нескольких альтернатив выбирается поставщик, который в наибольшей степени удовлетворяет сформулированным критериям.

При принятии решении могут применяться формальные методики, в частности метод экспертной оценки. Суть метода отражена в таблице 7.2.

Таблица 7.2. Пример использования экспертной оценки для выбора поставщика

Для оценки поставщика выбираются несколько критериев, например репутация поставщика, цена товара, ассортимент товаров и график оплаты.

Каждому критерию присваивается степень его значимости в долях единицы, причем сумма показателей значимости должна быть равной 1 (в приведенном примере самый значимый критерий - товарный ассортимент).

Каждый поставщик рассматривается экспертами по выбранным критериям, при этом производится балльная оценка степени соответствия поставщика этим критериям по выбранной экспертом шкале: минимальное значение означает, что поставщик не удовлетворяет или плохо оценивается по данному критерию, максимальное значение - что поставщик получает высокую оценку по принятому критерию.

Определяется интегральная оценка (рейтинг) поставщика - как сумма произведений оценки поставщика по выбранному критерию на значимость критерия. Выбирается поставщик с наиболее высоким рейтингом (в приведенном примере это поставщик C).

В настоящее время при осуществлении закупок использование формальных методик не является распространенной практикой. Однако при принятии ответственных коммерческих решений необходимо в той или иной мере взвешивать все факторы и обосновывать сделанный выбор.

Организация контроля поставок - одна из основных задач закупочной деятельности. Целью контроля оптовых закупок является отслеживание выполнения поставщиками действующих договоров в целях обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном количестве и ассортименте и надлежащего качества.

Контролируется, таким образом, прежде всего соблюдение сроков поставки, условий о транспортировке, требований по количеству и качеству товаров.

Исполнение договорных обязательств должно быть документально оформлено. Поставщик, отгружая товары, должен выписать документы, предусмотренные условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов. Такими документами являются:

· накладная - оформляется при отпуске товара покупателю, в ней указываются дата, номер, наименования поставщика и покупателя, наименование и характеристика (сорт, категория и т. п.) товара, количество, цена и стоимость каждого товара и общая сумма поставленных товаров, отдельной строкой выделяется сумма НДС; накладная подписывается материально ответственным лицом, сдавшим товар и материально ответственным лицом, принявшим товар;

· счет-фактура - выписывается поставщиком на имя покупателя при отгрузке товаров, в нем должны быть указаны дата выписки, номер, наименование, ИНН и адрес продавца и покупателя, наименования продуктов, количество, цена, стоимость, ставка и сумма НДС по каждому товару и общая стоимость товаров с учетом НДС, а также страна происхождения товара, если товар выпущен не в РФ; счет-фактура имеет особое значение в учете, так как является основанием для исчисления НДС;

· счет - документ, служащий основанием для оплаты товара, его содержание аналогично счету-фактуре, дополнительно указываются банковские реквизиты сторон; в отличие от накладной и счета-фактуры, счет не может являться основанием для прихода или списания товаров;

· товарно-транспортная накладная - выписывается поставщиком, если товар доставляется автомобильным транспортом; она содержит товарный раздел, где содержатся данные о наименовании, цене, количестве и стоимости товаров, виде упаковки и т.д., и транспортный раздел, в котором приводятся сведения о марке транспортного средства, пунктах погрузки и разгрузки и т.д.; при доставке товаров железнодорожным или водным транспортом транспортная организация выписывает железнодорожную (водную) накладную, при перевозке грузов морским путем выписывается коносамент, которые являются товаросопроводительными документами.

Приемка товаров по количеству - это приемка по массе и количеству товарных единиц. Приемка товаров по количеству производится по сопроводительным документам. При этом проверяется соответствие фактически поступившего товара с тем, что указано в накладной и предусмотрено в договоре или в заявке покупателя. В связи с этим важным документом является прилагаемая к договору спецификация, в которой указывается развернутый ассортимент товара, количество товара, подлежащего поставке, сроки поставки и т. д. Если по договору товар поставляется партиями по заявкам или заказам покупателя, то проверяется соответствие поставленного товара заявке или заказу.

При приемке груза от транспортной организации получатель обязан проверить, обеспечена ли сохранность груза при перевозке, в частности наличие на транспортных средствах или на контейнерах пломб отправителя, целостность пломб и т. д., а также соответствие наименования груза и транспортной маркировки данным, указанным в транспортном документе. Во всех случаях, когда при приемке груза устанавливаются его повреждение, порча, несоответствие наименования и веса данным, указанным в транспортном документе, получатель должен потребовать от транспортной организации составления коммерческого акта.

Приемка продукции производится лицами, уполномоченными на то руководителем или заместителем руководителя предприятия. Если при приемке продукции будет обнаружена недостача, то о выявленной недостаче составляется акт за подписями лиц, производивших приемку продукции. Одно-

временно получатель должен вызвать для участия в продолжении приемки продукции и составления двустороннего акта представителя отправителя. При его неявке приемка продукции и составление акта производятся предприятием-получателем или с участием сторонних представителей.

Если при приемке продукции одновременно будут выявлены не только недостача, но и излишки против сопроводительных документов отправителя, то в акте должны быть указаны данные об этих излишках. Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке продукции.

Приемка товаров по качеству производится по товаро

сопроводительным документам, удостоверяющим качество поставленных товаров - сертификат соответствия, гигиенический сертификат, технический паспорт и др.

При обнаружении несоответствия качества, комплектности, маркировки поступившей продукции, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, образцам, договору либо данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах, получатель составляет акт, в котором указывает количество осмотренной продукции и характер выявленных при приемке дефектов. Получатель также должен вызвать для участия в продолжении приемки продукции и составления двустороннего акта представителя отправителя, если это предусмотрено в нормативных актах или договоре.

Акты приемки товаров по количеству и качеству являются основанием для предъявления претензий поставщику.

В претензионной работе с поставщиками необходимо:

· обеспечивать защиту своих коммерческих интересов;

· стремиться по возможности устранять возникшие проблемы путем переговоров и компромиссов без судебных разбирательств;

· грамотно оформлять претензию и все документы, служащие основанием для ее предъявления.

Претензии высылаются поставщику заказными или ценными письмами или вручаются под расписку в срок, предусмотренный законом или договором.

В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения ответа на претензию соответствующая сторона вправе обратиться с исковым заявлением в арбитражный суд.

Для непрерывного контроля и учета поставок товаров и хода выполнения договоров необходимо принять соответствующие организационные меры, т. е. должна быть создана система такого контроля. Контроль выполнения договоров поставки осуществляется путем фиксирования сведений о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявлении случаев нарушения поставщиками договорных обязательств. Для учета этих данных могут использоваться специальные карточки и журналы. Однако такая форма учета трудоемка и не позволяет иметь текущих данных по всему товарному ассортименту. В настоящее время для целей контроля поступления товаров широко используются средства автоматизированного учета с помощью компьютерной техники. Современные программные средства позволяют осуществлять непрерывный контроль поставок по каждому поставщику, договору и каждой позиции ассортимента.

7.3.