Деловые переговоры.

Деловые переговоры составляют важную часть коммерческой деятельности. Переговоры необходимы для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая может представлять взаимный интерес.

Процесс переговоров обычно складывается из трех этапов (рис. 4.2):

· подготовка к переговорам;

· проведение переговоров;

· анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей.

Рис. 4.2. Этапы переговоров

В рамках подготовки к переговорам следует, в зависимости от целей переговоров:

· получить необходимую информацию о партнере;

· выявить области взаимных интересов;

· наметить круг вопросов, который желательно было бы обсудить;

· установить рабочие отношения с партнерами и согласовать организационные вопросы (повестка, место и время встречи);

· сформулировать основную и запасную (допускающую компромисс) позицию на переговорах;

· подготовить документы, которые будут представлены партнеру (материалы о работе предприятия, проект договора или дополнительных соглашений, каталоги, рекламные проспекты и т.п.);

· подобрать аргументы в пользу сотрудничества;

· сформулировать варианты решения возможных проблем и выработать предложения по обсуждаемым вопросам.

Подготовительная работа в целом включает два направления: формирование содержательной части переговоров и решение организационных вопросов.

Содержательная сторона связана с выработкой стратегии переговоров, формированием предложений и их аргументацией.

Организационная сторона предполагает выбор и согласование места и времени переговоров, подготовку помещений для переговоров и решение других подобных задач.

Для проведения переговоров необходимо соблюдать деловой протокол - правила, которые регламентируют порядок встреч, проведения бесед и переговоров, организацию приемов, оформление деловой переписки и т.д.

Договариваться о переговорах принято заранее. Предмет встречи также желательно предварительно обсудить, чтобы участники переговоров могли подготовиться. В случаях, если возникла необходимость переноса встречи, партнера необходимо своевременно известить.

Место и время переговоров должны определяться по взаимной договоренности участников переговоров. Местом переговоров может быть служебное помещение одного из участников или нейтральная территория. Иногда переговоры проводятся в форме таких мероприятий, как фуршет, коктейль и т. п.

Для проведения встреч с партнерами, особенно с руководителями других фирм, желательно специально подготовить помещения. На столах не должно быть лишних предметов, в то же время могут лежать блокноты, ручки и т. п. Желательно также поставить прохладительные напитки, подать чай или кофе.

Для успеха переговоров важно также владеть техникой ведения переговоров.

В процессе переговоров поведение участников может соответствовать трем различным стилям:

· жесткий, агрессивный, конфронтационный стиль связан со стремлением добиться от второй стороны не отдельных уступок, а максимума возможного с помощью прямого давления на участников переговоров;

· мягкий, заискивающий стиль связан с тем, что одна из сторон, обычно с более слабыми позициями, пытается вести себя заискивающе и тем самым добиться дружеского к себе отношения со стороны партнера по переговорам;

· партнерский стиль основан на совместном поиске таких решений, которые бы в максимальной степени отвечали интересам обеих сторон.

В практике ведения переговоров обычно одновременно реализуются элементы нескольких стилей при преобладании какого-либо из них.

Процесс ведения переговоров обычно включает, следующие этапы.

Первый этап — уточнение интересов, позиций и целей участников переговоров. На этом этапе участники приветствуют друг друга, уточняют повестку и договариваются о ходе переговоров (час, два, с перерывом или без и т. п.), выясняют неясные моменты в позиции партнера.

Второй этап — обсуждение позиций. На этом этапе стороны подробно излагают свои предложения и аргументируют их. Устанавливаются разногласия партнеров.

Третий этап — согласование позиций. Обычно согласуются сначала общие контуры соглашения, а затем детали. Если в процессе переговоров предполагается подписание какого-либо документа, то на атом этапе иногда осуществляется редактирование текста.

Четвертый этап - подведение итогов и завершение переговоров. Стороны резюмируют результаты переговоров, подписывают документы, если они подготовлены и по ним достигнуто согласие сторон, договариваются о дальнейших действиях.

Эти этапы не обязательно четко разграничены, но в целом их последовательность должна сохраняться.

Реальная практика не исключает переговоров с партнерами, использующими в процессе беседы различные «грязные уловки», которые необходимо уметь распознать, в частности:

· максимальное завышение начального уровня — партнер старается как можно дольше отстаивать крайнюю позицию, от которой затем впоследствии может безболезненно отказаться, выдавая за уступку и ожидая аналогичных шагов от партнера;

· вымогательство - выдвижение новых требований в последнюю минуту, когда договоренности по всем вопросам достигнуты и партнер заинтересован в подписании договора; тактика реализуется с намерением получить определенные уступки;

· выдвижение требований по нарастающей - видя, что партнер соглашается с вносимыми предложениями, участник выдвигает все новые и новые предложения

· намеренный обман - предоставление заведомо ложной информации;

· двойное толкование - одна из сторон пытается заложить в формулировки документа двойной смысл, который был бы не замечен партнером, чтобы затем интерпретировать соглашение в собственных интересах;

· личные выпады — один из участников пытается психологически воздействовать на представителя другой стороны, вызвать у него дискомфорт в процессе переговоров, показывая пренебрежительное отношение к его общественному статусу, компетентности и т.

При участии в переговорах - особенно в тех случаях, когда партнер не настроен на конструктивный лад, - желательно:

· избегать негативных и неконтролируемых эмоций, раздражения; стараться понять точку зрения, проблемы и мотивы партнера;

· выявить моменты, которые объединяют участников, и разработать предложения, которые способствовали бы реализации взаимных интересов; придерживаться делового тона, избегать как заискивания, так и поучительных интонаций; соблюдать деловой этикет;

· быть внимательным, следить за ситуацией, контролировать собственную речь, мимику, жесты и т. п.;

· уметь «красиво уйти» в случае невозможности прийти к соглашению. После завершения переговоров рекомендуется произвести внутреннюю

оценку их итогов. Для оценки результатов переговоров желательно проанализировать:

· были ли достигнуты цели переговоров;

· по каким причинам были достигнуты или не достигнуты поставленные цели;

· хорошо ли была осуществлена подготовка к переговорам;

· насколько эффективной оказалась аргументация;

· насколько серьезными были уступки и почему пришлось идти на компромисс;

· в чем состояли недостатки при подготовке и ведении переговоров и как их избежать в будущем.

4.3.