Возмещение перерасхода по авансовому отчету

На сумму перерасхода не основании представленного в бухгалтерию авансового отчета выписывается рвечадный кассовый ордер.

По строке «Основание» расходного кассового ордера указывается — Возмещение нереросходо по авансовому отчету А? от .

По строке «Пр июжмие» указываются наименования и реквизиты прилагаемых к расходному кассовому ордеру документов. Обычно таким документом бывает авансовый отчет. Следует отметить, что он может прилагаться к расходному кассовому ордеру, а может храниться отдельно (см. раздел 22 на с. 28).

Более подробно о заполнении расходных кассовых ордеров читайте в разделе 2.2 на с. 29-

Авансові й отчем (форма № АО-1)

В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций сказано, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечения срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы.

Аналогичное положение содержится и в it 19 Инструкции № 62, согласно которому в течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах.

Форма авансового отчета утиерждена постановлением Госкомстата России от 01.08-2001 N° 55 (форма № АО-!). Она применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Форма N9 АО-1 составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (коман-дировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдпельные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным липом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуется на эти суммы (графа 9)

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), за-полняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте о соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неис-пользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке Перерасход но авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Ни основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Профессия (дотнссіь) монедкед Назначение аванса Л Бустпгерамзамз, ПредыдувдйавЩс $T5L Попучси аванс 1. иа кассы 2160-00 г 5-зо газе-оо 7 зззо-оо 2. Перчмпфд f оо-оо

Унифицированной форма № «СМ Утвервдвга Постановлением Госкомстата России от 01-082001 Hi 55

Пригораю tUssa.

Отчет проверен. X утверждение В сумме Рве гавч» триста тташдть—тб. СО кої

сумма проте»

Главный бухгалтер И/мфю^и. ЩацеДКННй-

подпись расшифровка подписи

-22- Леїв 'пи 20 Ой г

в оуымв|Щруй|и1коп. DO ЮСС0ЄВМУордеру Ns 62 Бухгалтер (кассир! Ли***им**.

Бухгалтер Г,Г. Гжюфесда

Оборотная сторона формы Ni AO-1

При предоставлении отчета го командировочным расходам к аван-совому отчету, клк правило, прилагаются следующие документы:

командировочное удостоверение, оформленное в устаноияенном порядке;

документы о найме жилого помещения,-

документы, подтверждающие фактические расходы по проезду Рассмотрим порядок заполнения авансового отчета подробно.

Действие I. Заполнение авансового отчета подотчетным лииом

После возвращения из командировки работник организации за-полняет авансовый отчет. Заполнение авансового отчета мы рекомендуем начинать с оборотной стороны (там приводится перечень документов и соответствующие суммы произведенных расходов). После того, как записаны и подсчитаны все суммы произведенных расходов, можно приступить к заполнению общих сиелений на лішеиоіі стороне авансового отчета.

После заполнении авансового отчета подотчетное лицо ставит свою подпись с расшифровкой на его оборотной стороне (см, образец заполнения документа на с. 259—260)

Порядок заполнения всех необходимых реквизитов систематизирован в приведенной ниже таблице

Таблица S.1JB

Заполнение авансового отчета (форма № АО-1) | Порадокмполнекия | Примечания алора Заполнит» лицевой стороны авансового отчете Строка «Нацменова- ние аргеиимщии» Полное наишяоюиие организации Указывается в соогеетствиисуредитешим і доку-ментами. Рекомендуем раздать работниам, вкло-

чеиныивлЕреченьРйЦОтчептхлиц,образцы за-полнения авансового отчета, в которых будет приве-демо правильноезголнение есех сведений об орга- ПолеміоОКПОг Код сдангаиииіюОКПО Если latfR гол работнику неизвестен, ноадо возло- шьобязаиностъпозапопадмюданногореквиэитэ набулалтерз либо всобщоегоне заполнять (ато не бдетеелятъея существенным нарушением, за падоевы нохстебитыакзззны)

Продолжение табл.

Порядок заполнения Примечании «дтора ; Строка Авансовый отчет номері Номер авансового отчета nJoiSpe^^ Строка «Авансовый отчетдата» ПодрМінаеосржах составления читайте кас, 257 Югооїчета ПОДЖЗДОАВНИВ. данный реквизит на заполняется Голе «Структурное код» ЗД Кодструкіурносогодраз-

делеит, в копрой чис-лится работ» Запол(Я97галишь при ислотьзовамт ворганизации системы кодирования Строка «Лодотчвт- вэо^зашученны фаиильцы.у которых совладают инициалы, вдатЯ ПоленТебельный Табельный ионаррабопіи- Если работникнеэяетсвой іабе ыыВнонор, этот Строка і Профессия

(должность)* Профессия сотрудника Отсутствие указанных сведении таюкенебудет суше должность (для MP. слу-жащие и гл.) Строка яНмнэченив rrszrr» ниям, указанным в документах, на основании «вторых гржвдагеск вьшяча аванса (приказу, распоряжению, заваленню работника и т.п.) Сірою оПрвдыду- щий аванс остаток» Остаток предцфтдаго Отметиц, что согласно п. 11 Поряди ведения кассовых огераіии, лица, получившие наличные деньги лсд отчет, обязаны не лоадам усемаїїмого срока предъявить® бухгалтерию предприятия отчет об из-расходований: суммах И произвести а нчатвпыий расчет по ним. Ввдача наличных денег подотчет производится при условии полного оічета конкрет-ного годлчетисго лица по ранее выданному ему авансу

Из этого можно вделать вывод, что остатка денежных средств у подотчетного лица быть не может, так как подотчетное лицо не иыеет праза получать новый аванс полностью не отита шип. по преды-

вги™™™..,^.»»»™. рому работник неотчитая- то Их результатам -крайне редкое явление

Продолжение табл 5.1.6

І Наименование I реквизита Порядокзапалнения „

Примечания автора Строю иПредццу-

щий (юане поре- предняцд mv - псоэому ОТЧ81У, который не Бып вы дан работнику кадету и- сшиеиия следующего Что хасавгсяперерэсхдо, тоета переносе лредыду- щегоа хвзгоогчета в прящипе возможен Однако, помюиию авторов, такиед ~ твия осе*еиг*е- пагельны, поскольку это эатруд • гг ведение учета. Нез"™ "швзгой графы не яи^атсясуивстоапшм щаіие перерасхода ргЕошику ила старому авансе®»- муавансашу отчету суммы, полученныелод отчет дня других нужд (т.е. суммы, заютсрые шотчитывается в дшнш авансовом отчета Строка«Получск Сумма получемога авансе

вруйтх Те (спрсеочно)* Сумма полученного авансе левый эквивалент данной суммы кадету ве выплаты Строга <йд Кя?5? Эта строка используется крайне редко {например, дмпфгтньк/щ.гдодашклвукапе ных районах* лиуивщих средства гад отчет вне места на- qwi, еслидииа^средстмоадм^^ отчет Пустая строи после

строен »ї.» Предназначена діія ращифровхи свдтцЛ, указанных в строке 2, или указания дополнительных источников пол)»™» денежных средств под отчет Строка «Итого пояу- Общая сумма полученных

средетв в рублю Сумма предыдущих четырех сірок Строка «Изрвеходо- Сумма фактически произ-веденных раседое Эта сумма дел* в совпадать ссуммой, угазаниой по спрске -Итого» в rpaie 5 ііаобоооїиой стороне Строга«0стагею1 Сумма полученного аванса. •Преднитй аванс. Остаток- плюс •Итого получено» минус-йрасидаовано» или- «Итогололучсно» минус ¦ИзрэсвдОвано»минуе «Лре- дыдущв аванс. Перфэоод» Строка Перерас-ход» тавансойуотчігіу (м. расходов, приве-денных сверх подученных сгцвдтриятисумм) ^рэслрмано- минус ¦Лредадущий ввакс. Остаток» минус Jtao получено» или; ЇТОЧЯавгнс.Перерапюд» явнвющихса подтвержде-нием произведших рас ходов, и общее количество листа вэтехдакумектах «правления в ляхе последующем, которые могут прмвестикраэкоглзсиямобгёьеме и количестве кумекгоешя количества листов в них прописью еще осталссьгаобсиное иесто, era заполняют прочерком (см образец ааполненного документа нас 259)

Окончание табл. 5.1J6

Н,рюмоїтТ Порядок заполнения | Примечания сато;и На оборотной стороиеваанссеогоотата подотчетов лицо указывав! иіфермещиво произведенных рас- Графа 1 «Номер

го порядку» Порядковый номерэаписи Графа 2 'Документ, подтверждающий

расходыдата» Дата (число, меач и год}, указанная на олр; -зтвь- ном (реументе, поверх- даюцем проиаеденные затраты Графа 3 "Документ, подіє ркдэктцй проиж деттюлыв

расходы номер» Номер, указа шый на оправдатеяшем доку- ueirre, лодтп р»даиі)ви

прошедо вне затраты (расхода)" ции,которойрт1^ны

Явный;

тенистотовара, рйота или услуги. лишьодно прав глее запись долина давап, возмож-ность чею иденгифициролагь документ, по которому гро ш юти» расходы, и видсамого расхода (сугон- и т.п.) Если на одну покупку ви получаете нвекишп документов, впервуюотередьеледувтушывать тог. которым подтверждается уплата денег.а затем дау гие (подвчржда -щие получение материальных цен-ностей и гп.) Графе 5 «Сумма 1 расхода по отчету В руб. коп... Величина затрате рублях и кітйкт покаадому до-кументу и пересчитанные в рубли по Іраоипам бухгалтерскою ГрафабчСумна рас-хода по отчету ева- Вепичта затри е втлюте покаадомудокуненгу При заполнении этой графы погадай Сумме Обяза-тельно называется вед валюта Строке «Итого" Сумма всех произведение Складываются все суммы, страживыев графах5 ив

Действие 2. Проверка целесообразности произведенных расходов

264

Расчеты с подегетнь ш лицами

После заполнения подотчетным лицом авансового отчета необходимо в отчете поставить отметку о целесообразности произведенных расходов. Лицо, имеющее право подтверждать целесообразность произведенных расходов, проверяет авансовый отчет и, в том случае, если все расхода произведены обоснованно, ставит дату, расписывается и указывает расшифровку подписи (фамилию и инициалы).

В нашем примере такую отметку делает коммерческий директор, который в специально отведенном месте авансового отчета указывает дату, ставит свою подпись и ее расшифровку (см. заполненный документ на с. 259),

Действие 3. Проверка правильности заполнения авансового отчета бухгалтерией

Подотчетное лицо сдает и бухгалтерию заполненный авансовый отчет и все прилагаемые к нему оправдательные документы и коман-дировочное удостоверение

В строке «АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ N° _ от 20 г.» работник бухгалтерии указывает номер этого документа Специальные правша по нумерации авансовых отчетов не установлены, поэтому каждая организация может их разрабатывать самостоятельно Как правило, авансовые отчеты нумеруются по порядку с начала календарного года. Возможна отдельная нумерация дая каждого подот-четного лица. Тогда структура номері должна быть разработана таким образом, чтобы можно было определить, кто из подотчетных лиц сдал отчет.

Например, для работника Коровина Сергея Ивановича нумерация авансовых отчетов может строиться как КС-І, КС-2 и т.д. (в номер включены инициалы подотчетного лица).

Взамен сданного авансового отчета бухгалтер немедленно (но пос-ле сверки всех представленных документов с приведенным на обо-ротной стороне авансового отчета перечнем) выдает работнику соот-ветствующую расписку. Такой распиской служит отрывная (нижния) часть бланка авансового отчета (см. образец документе на с. 259)-

В расписке бухгалтер указывает: от кого принят авансовый отчет, его номер и дату, а также общую сумму расходов и количество листов подтверждающих их документов. При этом если при приемке документов бухгалтер просто пересчитает количество листов, не сверив их с перечнем, то впоследствии ему' будет очень трудно доказать, что, например, шесть листов приложений оказались шестью копиями одного и того же документа, а остальные пять документов, перечисленных в отчете работника, представлены не были.

После этого бухгалтер ставит на расписке спою подпись с расшифровкой и дату принятия им авансового отчета от работника.

Зачем работник бухгалтерии проверяет:

целесообразность произведенных расходов;

правильность подсчетов (арифметику);

соответствие оправдательных документов установленным требовании».

Бухгалтер делает отметку в авансовом отчете — в разделе «Отчет проверен. К утверждению» указывается сумма, предназначенная к утверждению, — сумма целесообразно произведенных и документально подтвержденных затрат, и также сумма расходов, которые не подтверждены документально, но в соответствии с действующим законодательством подлежат возмещению но нормам (например, суточные).

Напоминаем, что порядок возмещения расходов, произведенных работником и связи с командировкой, во многом определяется наличием или оку і стонем документов, подтверждающих эти расходы.

Бухгалтер, проверивший авансовый отчет, расписывается, ставит спою фамилию и инициалы, а также дату — число, месяц (прописью) и год. Этот же бухгалтер может записать и проводки на оборотной и лицевой сторонах авансового отчета (см. также действие 5 ниже)

Образец заполнения соответствующих реквизитов вы найдете на с. 259-260.

Да ствие 4. Утверждение авансового отчета главным бухгалтером

Главный бухгалтер (или лицо, им уполномоченное) проверяет це-лесообразность расходования денег и правильность составления аван-сового отчета и при отсутствии замечаний расписывается, указывает свою фамилию и инициалы.

Действие 5. Бухгалтерское оформление

Утвержденный главным бухгалтером авансовый отчет передается в бухгалтерию для принятия к учету.

Отметим, что к учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу, на соответствие выданного аванса назначению и утвержденные руководителем. Бухгалтер в процессе обработки авансового отчета проставляет на отчете бухгалтерские проводки, которые показывают направление расходования средств (если это не было сделано на этапе его проверки)

На оборотной стороне формы авансового отчета напротив каждой суммы затрат в графе «Дебет, счет» указы кается номер счета, по дебету которого отразятся произведенные заїраш (см. с. 260)

Если сумма произведенных расходов относится в дебет разных счетов (например, выделяется НДС), то в этой графе указываю гея номера двух счетов.

Затем на лицевой стороне авансового отчета бухгалтер отражает итоговую информацию о бухгалтерском учете операции списания подотчетных сумм в таблице указывается информация о том, по дебету каких счетов отражаются произведенные затраты.

В графе «Дебет, счет» отртжасгся номер счета (п. если необходимо, - субсчета), но дебету которого отражаются затраты.

В следующих двух графах указывается сумма в рублях и копейках, отраженная по соотпетствующнм счетам.

В следующих графах указывается отражение произведенных рас-ходов по кредиту счетов.

В гра(]>е «Кредит, счет» отражается номер счета (и, если необходимо, — субсчета), с кредита которого списываются затраты.

В следующих двух графах указывается сумма в рублях к копейках, отраженная по соответствующему счету.

Действие б. Отметка о внесении остатка (возмещении перерасхода)

В том случае, если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств у подотчетного лица, этот остаток необходимо внсстн в кассу, если же выявлен перерасход, то его сумма должна быть возмещена подотчетному лицу.

Отметка о сумме и реквизитах кассового документа (приходного или расходного кассового ордера), по которому вносится остаток или возмещается перерасход, указывается в специально отведенной строке на лицевой стороне авансового отчета Эта запись заверяется подписью бухгалтера (см. образец заполнения на с. 259).

Налог но доходы физических лиц

В соответствии с пп. З сї. 217 НК РФ при оплате работникам расходов на краткосрочные командировки не облагаются налогом на доходы физических лиц:

суммы суточных и предстах норм, усыновленных законодатель-ством ,

следующие подтвержденные документально фактически произ-веденные целевые расходы:

на проезд до места назначения и обратно**,

сборы за услуги аэропортов;

комиссионные сборы;

расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

расходы на провоз багажа;

расходы по найму жилого помещения;

оплата услуг связи;

расходы ни получение и регистрацию служебного заграничного паспорта;

расходы на получение виз;

расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;

другие расходы, если обязанность по их возмещению работнику установлена действующим законодательством

При непредоставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, уста-новленных в соответствии с действующим законодательством.

Обращаем внимание читателей, что аналогичный порядок налогооб-ложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия о заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Таким образом, при надлежащем документальном подтверждении расходов налогом на доходы физических лиц будут облагаться только суммы суточных, превышающие нормы, установленные законодатель-ством.

При предоставлении спчетл по командировочным расходам к аван-совому отчету, как правило, прилагаются следующие документы:

командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке;

—документы о найме жилого помещения;

—документы, подтверждающие фактические расходы на проезд (в т.ч. документы, подгверадающие стоимость использованных в поезде постельных принадлежностей)

Если на момент проведения проверки контролирующими органами выяснится, что работник в установленные сроки не предъявил отчет по полученным суммам и окончательный расчет произведен не был, то взятая сумма (но имеющимся в бухгалтерии документам неизрасходованная и иеоозвращенная) налоговыми органами может быть расценена в качестве дохода работника с последующим включением в налоговую базу для расчета налога на доходы физических лиц.

В этом случае доказывать, что эта сумма в действительности доходом работника не является, организации, по всей видимости, придется в суде Доказательством этого могут служить два обстоятельства:

данная сумма числится в учете как задолженность работника перед организацией (если, конечно, с моменте ее выдачи не истек срок исковой давности и эта задолженность не является нереальной ко взысканию),

рассматриваемая сумма задолженности фактически была возращена работником в последующем (т.е. уже после налоговой проверки).

Наличие хотя бы одного из приведенных обстоятельств дает организации (или непосредственно работнику) вполне реальный шанс дока-зать, что Диетически в данном случае доход получен ие был. При этом, если задолженность на момент рассмотрения спора в суде будет погашена, то такой спор твтоыатачески решается в пользу налогоплательщика.

Платежи по единому социальному налогу

В пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ сказано, что выплаты, салзанные с возмещением работникам командировочных расходов, не подлежат обложению единым социальным налогом При этом приводится тот же перечень расходов, чта и в ет. 217 НК РФ. Таким образом, единым социальным налогом не облагаются те же суммы, которые не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц (см. с. 267).