РАСЧЕТЫС ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

При определении порядка выдачи под отчет работникам организа-ции денежных средств следует руководствоваться правилами, уста-новленными Поряцком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Банком России 22 09,93 Ns 40, изложен-ным в письме Банка России or 0410.93 № 18 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

Из пункта II Порядка ведения кассовых операций следует, что порядок выдачи денежных средств под отчет и представления отчет-ности по использованию подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации, в котором должно быть установлено следующее:

перечень лиц, которым могут выдаваться под отчет денежные средства;

сроки, на которые выдаются денежные средства;

целевое назначение выдаваемых под отчет денежных средств;

размер выдаваемых денежных средств.

Наличные деньги могут выдаваться под отчет но следующие виды расходов:

на хозяйственно-операционные расходы (в том числе на приоб-ретение ГСМ и представительские расходы);

на командировочные расходы;

на расходы экспедиций, геологоразведочных партий;

на расходы уполномоченных предприятий и организаций;

на расходы отдельных подразделений хозяйственных организа-ций, в том числе фиииалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций (п.

Как правило, выдача наличных денег под от чет производится из касс организаций (п. 10 Порядка ведения кассовых операций).

При расчетах с подотчетными лицами должны соблюдаться следу-ющие требования: *

деньги пол отчет выдаются только лицам, список которых утвержден приказом руководителя организации. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п.

подотчетные суммы выдаются на сірого определенные цели. Основанием для выдачи денежных средств может являться приказ (распоряжение) руководителя организации, заявление работника (с визой руководителя), командировочное удостоверение. В расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача денежных средств, по строке «Основание» должно быть указано целевое назначение вы-даваемой под отчет суммы. Расходование подотчетных средств на иные цели не допускается.

Если на заявлении работника на выдачу денежных средств отсут-ствует виза руководителя, то его подпись обязательна на расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача денег ш каесы под отчет;

средства должны выдаваться в определенном размере, например, фмма денежных средств, выданная на общехозяйственные расходы не должна превышать указанной в приказе максимальной величины.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со слу-жебными командировками, производится в пределах сумм, причита-ющихся командированным лицам на эти цели;

отчет об израсходованных подотчетных суммах должен сдаваться своевременно,

В приказе должен быть указан срок, на который выдаются подот-четные среасты по различным видам операций. Указание срока не-обходимо для того, чтобы обосновать нахождение средств у подотчет-ного лица определенное время, так как согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) и произвести окончательный расчет по ним

К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы (счета, чеки, накладные и др.), подтверждающие факт целевого использо-вания денежных средств.

Обращаем ваше внимание, чго выдача нвличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного • лица по ранее выданному ему авансу (п, 11 Порядка ведении кассовых операции)

На основании данных, отраженных в авансовом отчете, утвержден-ном рукоіюдіяечсм предприятия, бухгалтерия погашает аванс (списывает с работника числящиеся за ним подотчетные суммы), в в случае необходимости вываачишет работнику разницу между фактически потраченными средствами и с>ммой аванса (перерасход).

Выдача наличных денег под отчет или в порядке возмещения пе-рерасхода по авансовому отчету из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприя-тии или лицами на это уполномоченными

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях! счетах и др ) имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна (п 14 Порядка ведения кассовых операций).

Рассмотрим порядок заполнения документов при расчетах с по-дотчетными лицами на примере расходов, связанных с направлением работников в командировки, и расходов на хозяйственные нужды