Процедуры и системы обработки данных
Систематическое исследование документооборота и реорганизация процесса в целом
Целью реорганизации не является повышение эффективности существующих процедур. Речь идет, скорее, об изменении последовательности операций в целях устранения лишних действий и необходимости повторной проверки и контроля. Реорганизация может потребовать автоматизации повторяющихся процедур или полного устранения уже автоматизированных функций, которые продолжают выполняться вручную. Для осуществления подобного рода преобразований руководителям групп необходимо переключить свое внимание с деталей на более общие проблемы. В этом случае руководитель вполне сможет доверить некоторые конкретные и технические аспекты реорганизации своим подчиненным.
Анализ потребности в операции
Почему необходима та или иная операция? Удовлетворению каких клиентских потребностей она служит? Не существует ли лучшего способа их удов-летворить? Типичный пример возможностей анализа необходимости конкретной операции можно проследить на примере выписки чеков по банковским операциям и выдачи их клиентам банка вместе с выпиской со счета. Предполагается, что эти чеки помогут решить проблемы клиента и возможные разногласия между ним и банком.
Между тем гораздо лучше было бы не выписывать чеки всем клиентам подряд, а выдавать их лишь по мере необходимости. Таким образом банк экономит на выписке чеков.Экономическое обоснование внедрения новых систем и усовершенствований
По мере реализации проекты по созданию и реструктуризации систем обработки данных становятся все более громоздкими, подробными и, как следствие, дорогими. Данная тенденция усугубляется в связи с постоянным изменением требований пользователей, изначально заниженной оценкой затрат и отсутствием ясности в отношении стоимости различных методов. Из-за неадекватной оценки возможной экономии затрат и затягивания сроков осуществления проектов внедрение систем обработки данных зачастую не приносит планируемой выгоды.
В этой связи полезно задаться двумя основными вопросами: нужна ли нам система вообще, можем ли мы ее себе позволить. Любой проект, подразумевающий как создание новой, так и улучшение либо модификацию старой системы, требует четкого обоснования затрат и реалистичной оценки преимуществ, ожидаемых в результате его реализации. Кроме того, прежде чем заняться разработкой чрезмерно сложных компонентов, об-служивание которых требует избыточного внимания со стороны системного персонала, не лишним будет подумать о том, чтобы перепоручить разработку сторонней организации. Подробный пример реорганизации процедур и систем обработки данных, сэкономивший банку 20% затрат, можно найти в приложении, посвященном Star Banc, Цинциннати.