ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫСОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО КАССОВЫМИ БАНКОВСКИМ ОПЕРАЦИЯМ

Согласно п 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного при-казом Минфина России от 29.07.98 N° 34н (далее — Положение по ведению бухгалтерского учета), требование главного бухгалтера (или лица, исполняющего его обязанности) документально оформлять хо-зяйственные операции и представлять в бухта ітерскую службу соответствующие документы и сведения должно п обязательном порядке выполняться всеми работниками организации

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению по письменному распоряжению руководителя организации, который несет лею полноту ответственности за послед- стоил осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность (п. 14 Положения по веденню бухгалтерского учета).

Основные требования, предъявляемые к бухгалтерским документам

Основные требования к бухгалтерским документам изложены в Фе-деральном законе от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N» 129-ФЗ) и Положении по ведению бухгалтерского учета, Пунктом 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ и п. 12 Положении по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что записи о регистрах бухгалтерского учета делаются на основании первичных учетных документов, которые могут создаваться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях информации.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствпми, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш (тактя запись очень легко может быть уничтожена или заменена датой без видимых следов выполненных действий).

Не принято заполнять документы чернилами или пастой зеленого или красного цвета. Одним из оснований для этого запрета является, например, дейстние, которое в бухгалтерской практике называется «запиелть красным». Это означает, что произведена сторнировочная запись (тс есть записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «минус»). Твким образом, если какая-либо цифра вдокументе будет проставлена красными чернилами, то профессиональный бухгалтер из этого может сделать вывод, что данная сумма подлежит вычитанию иэ общего итога.

Момент составления первичных учетных документов

Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 15) предусмотрено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это практически невозможно—непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.

Лица, имеющие право подписи первичных учетных документов

В соответствии с л. 14 Положения по веденню бухгалт ерского учета перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства* считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Форма составления первичных учетных документов и их обязательные реквизиты

Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а утверждаемые организацией документы, форма которых не предусмотрена в этих вяьбомах, должны содержать установленные этим положением обязательные реквизиты.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона. № 129-ФЗ первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;

личные подписи указанных выше должностных ЛИН.

¦ Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В пункте 13 Положения іш ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также

код формы;

расшифровки подписей должностных лив, подписавших данный документ, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.

Поскольку Положение по ведению бухгалтерскою учета является подзаконным кормалпиным актом и не может устанавливать новые нормы, формально требование о расшифровке подписей на документах и указаний наименования организации, от нмемн которой составлен документ, может быть оспорено, а документ, в котором отсутствуют эти рсквиэиш, не может быть признан недействительным.

Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета, что может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций Ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась. Так, например, в случае отсутствия документов» подтверждающих факт использования тех или иных ресурсов в процессе производства, при документальной проверке работники налоговых органов могут посчитать неправомерным списание расходов на себестоимость.

Дополнительные реквизиты первичных учетных документов

Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 13) предприятиям преаостаияено право, помимо указанных выше обязательных реквизитов, вквючать и первичные учетные документы дополнительные реквизиты, учитывающие характер операции, требования действующих нормативных актов, а также специфику производственного про- цесса и технологии обработки учетной информации на конкретном предприятии.

Как правило, предприятиями используются следующие дополнительные реквизиты:

номер документа;

адрес предприятии;

основание для сопсршешт хозяйственной операции, зафикси- роианноП документом (договор, приказ, расіторяжение н т п.);

другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документируемых хозяйственных операций.

Например, п. 4 ст. 168 НК РФ предусмотрено выделение п первичных учетных документах сумм НДС отдельной строкой В соответствии с этим предприятие должно включить п первичные учетные документы дополнительный реквизит — «в том числе НДС ... руб.».

Можно пи первичный учетный документ чем-нибудь заменить?

Если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом, перед организацией неизбежно возникает проблема, как в этом случае доказать факт совершения хозяйственной операции? При возникновении споров косвенным подтверждением факта со-вершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п. Однако получение таких доказательств, как правило, вызывает затруднения, и, кроме того, нх может оказаться недостаточно

В конечном итоге не исключено, что предприятию придется доказывать факт совершения той или иной козяйсгвенной операции п суде.

В этом случае в качестве доказательств могут быть использованы сведения, полученные в соответствии с требованиями ст. 64 Арбит-ражного процессуального кодекса РФ (далее - АПК РФ):

письменные доказательства (документы, прямо или косвенно подтверждающие факт осуществления хозяйственной операции. Например, при отсутствии приходного кассового ордера косвенным подтверждением факта оплаты конкретного товара может служить кле- совыП чек, предъявленный покупателем);

вещественные доказательства (например, при проведении инвентаризации могут быть выявлены в наличии денежные средства, полученные организацией в результате совершения хозяйственной операции, оформленной неналлежашим образом);

заключении экспертов (как правило, такие заключения требуются при отсутствии документов по списанию материалов в производство или при начислении сдельной заработной платы без надлежа- щим образом оформленных нарядов на выполнение работ и т.п.);

показания свидетелей;

объяснения лиц, участвующих в деле (например, если кассир выдал деньги под отчет, не имея письменного распоряжения руюиюдігге- ля организации, но впоследствии его действия были одобрены руководителем, то отсутствие подписи последнего на расходном кассовом ордере, несомненно, является нарушением порядка ведения кассовых операций, но не влечет за собой применения штрафных санкций к организации).

Однако в любом случае необходимо иметь в виду, что согласно ст. 68 АПК РФ обстоятельства дели, которые согласно закону должны быть подтверждены определенными доказательствами, не могут подтверждаться иными доказательствами.

Допустимые сокращения при составлении первичных учетных документов

Сокращения в бухгалтерских документах должны быть общепринятыми либо понятными, не допускающими двоякого толкования.

Допустимость того или иного сокращения зависит от конкретных условий, но в любом случае сиедует позаботиться, чтобы сделанные вами сокращения были понятны не только вам По мнению автора, использовать какие-либо сокращения, кроме общепринятых, следует только в том случае, если указание полного наименования невозможно из-за ограниченности места в отведенной для этого строке или графа документа.

Исправления в первичных учетных кассовых и банковских документах

Согласно п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета вне- еднне исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении ошибки кассовые к банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

Неверная запись в бухгалтерском учете

При выявлении фактов неправильного оіріжения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета составляется бухгалтерская справка об ислравительных проводках. Порядок составления такой справки нигде не регламентирован. Также никакими нормативными документами не предусмотрена обязательность ее составления. Тем не менее составление такой справки целесообразно и оправдано с точки зрения требований к полноте отражения информации о деятельности предприятия в бухгалтерском учете.

Нвломинаем читателям, что в соответствии с п 39 Положения по ведению бухгалтерского учета исправление выпаленных ошибок производится в бухгалтерской отчетности того отчетного периода, в котором они были выявлены.

При этом для производства исправительных записей в бухгалтерских регистрах необходимо основание — пераичный учетный документ. Однако и правильна л, и неправильная записи делаются в учетных регистрах фактически на основании одного и того же первичного документа, которым был зафиксирован факт совершения хозяйственной операции, уже приложенного к тому учетному регистру, в котором была савлана неправильная запись.

Поэтому к тем учетным регистрам, в котсрых делаются исправления ранее допущенных ошибок, целесообразно приложить справку с указанием, какая именно исправляется ошибка и где искать первичный учетный документ, который является основанием для ее исправления.

Исоравительные записи в бухгалтерском учете производятся одним из следующих способов:

неправильно сделанная в предыдущем периоде бухгалтерская запись сторнируется, и делается правильная запись;

производится дополнительная запись на сумму, не отраженную на счетах бухгалтерского учета;

делается обобщенная проводка, приводящая счета бухгалтерского учета в состояние, отвечающее первоначахьно правильному отражению операции (по ошибкам, выявленным по прошлым отчетным годам)

Основанием для таких действий является не только факт совершения хозяйственной операции, но и факт выявления неправильного отражения этой хозяйственной операции не счетах бухгалтерского учета. Выявление ошибки также необходимо зафиксировать докумен-тально (хотя специвльно никакими нормативными актами такие действия не предусмотрены).

Таким образом, бухгалтерская справка об исправительных проводках фиксирует факт неправильного отражении хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и обосновывает необходимость исправительных записей, произведенных в учетных регистрах. Справка в данном случае выполняет роль первичного бухгалтерского документа, на основании которого прокі водятся записи в учетных регистрах.

По мнению автора, твкая справка должна соответствовать требова- нилм, чредъявлясмым к первичным учетным документам, и содержать следующие реквизиты:

наименование документа (бухгалтерская справки);

—дату составления;

содержание операции (подробное описание неправильно отра-женной операции, содержание неверно произведенной записи, обоснование причин неверно произведенной записи и способа ее исправления на счетах бухгалтерского учета, содержание исправительной записи);

измерители операции (в денежном и натуральном — при исправлении записей об операциях, связанных с движением товарно-материальных ценностей, — вырпжении);

наименование должностей лиц, ответственных за бухгалтерский учет данной операции (главный бухгалтер, бухгалтер), и их личные подписи

Хранение документов

Дохументы должны храниться в закрывающемся помещении, в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, в которой указывается:

наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы,

период, к которому относятся скомплектованные документы;

перечень скомплектоваїшьіх первичных документов,

—дата комплектации и передачи документов в архив;

подпись ответственного лица

Кассовые док) ¦ «и ш, авансовые отчеты, выписки бачка с относящимися к чим дакучч така должны быть подобраны в хронологическом порядке и переолетены.

Предприятие обязано хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет (п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета)

При этом согласно п. 99 Положения по ведению бухгалтерского учета рабочий План счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составлении бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 101 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Изъятие первичных документов

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации (л. 100 Положения по ведению бухгалтерского учета). Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причины их изъятия (то есть основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства) Обращаем внимание читателей, что изъятие документов просто «на проварку» действующим законодательством не предусмотрено.

Гтавный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органол, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Документальное оформление кассовых и банковских операций

Должен ли банк Предоставить ипм мемориальные ордера иа суммы банковских комиссий или достаточно отражения сумм комиссий в банковской выписке?

Согласно n I ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на осно-вании которых н ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные п- 2 ст 9 Закона № 129-ФЗ.

По суммам, проведенным по кредиту, к выпискам из лицевых счетов лотжны прилагаться документы (их копии), на основании которых совершены записи по счету (например, платежные поручения, платежные требования и т.п).

При осуществлении операций по дебету счетов (возврат' изяишне поступивших сумм чеками и т.п.) по суммам, проведенным по дебету счетов, к выпискам прилагаются мемориальные ордера (так как выписка не может служить первичным документом из-за отсутствия необходимых реквизитов).

На документах, прилагаемых к выпискам, должен проставляться штамп и календарный штемпель даты провода документа по лицево* му счету.

Таким образом, банк обязан предоставить мемориальные ордера на суммы банковских комиссий.

На основании каких документов (Z-отчета или счетов-фактур) теперь делать запись в книге продаж в случав продажи товаров юридическим лицам?

Согласной. 16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж при

расчетах по НДС, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, ленты контрольно-кассовых аппаратов подлежат регистрации в книге продаж одновременно со счетами-факту- рами.

В рассматриваемой ситуации следует заносить в'книгу продаж все выданные юридическим лицам счета-фактуры, а общий итог поленте контрольно-кассового вппарата, который также записывается в книгу продаж, скорректировать (уменьшить) на сумму по счетам-фактурам (в части их оплаты наличными через контрольно-кас- совую машину).

Подобного мнения придерживаются и специалисты Минфина РОССИИ В письме от 06.08.2003 N° 04-03-11/63.

Можно ли принять к вычету НДС, если в кассовом чека сумма налога отдельной строкой не выделена (все другие необходимые документы имеются, и в них НДС выделен)?

Порядок применения налоговых вычетов, в общем случае, уста-новлен ст. 172 НК РФ. Согласно ст. 172 НК РФ налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении товаров (работ, услуг), и документов, подтвер-ждающих фактическую уплату сумм НДС

В соответствии с п. 4 ст. 168 НК РФ в расчетных документах, в том числе в реестрах чеков и реестрах на получение средств с ак-кредитива, первичных учетных документах и в счетах-фактурах, соответствующая сумма налога выделяется отдельной строкой. В дан-ном контексте НК РФ не упоминает платежные документы, одним из которых является чек. Поэтому, с одной стороны, факт уплаты НДС продавцу подтверждается сверкой суммы, указанной в чеке, с суммами, указанными в счете-фактуре, счете, накладной (акте) и договоре (суммы должны быть одинаковыми), так как налог входит в стоимость реализуемых товаров. Можно сделать вывод, что к вычету НДС принимается и по тем платежным документам, я которых сумма НДС не выделена. С другой стороны, вам придется потратить немало времени и нервов, отстаивая данную позицию перед представителями налоговой инспекции, причем неизвестно еще, чем дело закончится (хотя есть прецедеиш принятия судами решений по аналогичным делом в пользу налогоплательщиков).

Поэтому, по мнению автора, в чеке лучше все же выделять сумму НДС. Тем более, что 1> большинстве случаев кассовые аппараты могут пропечатывать в чеках суммы налогов. Если же в кассовом аппарате эта функция не налажена, наладить ее поможет Центр технического обслуживания

Можно также дописать сумму НДС в чеке «от руки». Но таквп запись должно Сыть заверена подписями главного бухгалтера и кассира и печатью организации.

С одного и того же кассового аппарата осуществляется продажа и физическим лицам, и юридическим, при этом Z-отчет - один. Граном рно ли в этом случае выписывать два приходных ордера - на юридические лица и на общую сумму выручки, поступившей за день от физических лиц?

Пробивать чеки при расчетах с населением и юридическими лицами, действительно, целесообразно п разных секциях аппарата (или на разных аппаратах). А на их основе лучше выписывать Не два при-ходных ордера, а отдельный ордер на каждую продажу юридическому липу {для аналитического учета расчетов), и один общий ордер на продажи физическим лицам Такой порядок не противоречит действую-щим нормативным документам и позволяет угцюстить ведение аналитического учета, поскольку такие продажи в бухгалтерском учете могут отражаться по-разному:

Дебет счета 50 Кредит счета 90 - отражена сумма выручки от продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) населению

Дебет счета 50 Кредит счета 62 - отражена сумма денежных средств, полученных от организаций и индивидуальных предпринимателей за товары (работы, услуги);

Дебет счета 62 Кредит счета 99 — отражена выручка от продажи товаров (выполненва работ, оказания услуг) организациям и индиви-дуальным предпринимателям