5.1. Направление сотрудника в командировку

При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разхезднон либо подвижной характер, командировками не считаются (ст. 16С Трудового кодекса РФ)

Направление работника в командировку оформляется приказом ру-ководителя организации Командированному работнику выписывается командировочное удостоверение. Из кассы организации по расходному кассовому ордеру-работнику выдается вванс на командировочные расходы, сумма которого, шк правияо, рассчитывается по смете.

В день отьезда в командировочном удостоверении делается отметка о выбытии работника в командировку. Выбытие работника также регистрируется в журнале учета работников, выбывающих в команди-ровки из данной организации.

По прибытии работника из командировки в его командировочном удостоверении делается отметка о возвращении. Дата факшческого прибытия фиксируется в журнале учета работников, выбывающих в командировки из данной организации

В течение трех дней со дня возвращения из командировки работ-ник сдает в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных затратах и прикладывает к нему оправдательные документы и командировочное удосюверевас.

Бухгалтером проверяется целесообразность расходования средств, наличие оправдательных документов, правильность подсчета сумм. Затем авансовый отчет утверждается руководителем организации (ияи уполномоченным им лицом) и принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдастся в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход по авансовому отчету выдается работнику по расходному касоовому ордеру.

Суммы оплаченных работнику расходов (в части суточных), пре-вышающие установленные законодательством нормы, включаются в бухгалтерскую себестоимость (см.

Рассмотрим порядок заполнения документов при направлении работ-ника орідіїизации в командировку в преоелах Российской Федерации.

Оформление командировки

Согласно п. 2 Инструкции № 62 направление работников органи-заций в командировку производится руководи! елями этих организа-ций и офорьшяется приказом (распоряжением) о направлении работ-ника в командировку с выдачей работнику командировочного удос-товерения и служебного задания дли направления в командировку. Формы всех названных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01 2004 N° 1,

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен [извратиться из командировки в тот же день, в который он был командирован (п. 2 Инструкции N° 62)

В этом случае для подтверждения фактов выбытия и прибытия работника и обоснования возмещения ему транспортных расходов обычно выписывается разъездной лист.

Оформление командировки в пределах Российской Федерации приказом по предприятию дополнительно к выписанному комвндиравоч- ному удостоверению не обязательно (п. 2 Инструкции № 62). Однако в случае, когда командировочное удостоверение не выписывается, приказ необходим для подтверждения факта направления ища в командировку.

В командировочном удостоверении указывается;

фамилия, имя и отчество командируемого лица;

должность и место работы командируемого;

пункт назначения (город, село, поселок, деревня, район, об-ласть, республика и т.п.);

наименование организации, в которую'направляется команди-руемый работник;

цель командировки;

срок командировки в днях (не считая времени в пути).

Обращаем вайе внимание, что согласно п 4 Инструкции № 62 срок командировки работников определяется руководителями орга- ннзаций. однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пуги.

При этом в Трудовом кодексе РФ никаких ограничений по срокам командировок не установлено. Поскольку в соответствии со ст. 423 Трудового кодекса все правовые акты применяются постольку, поскольку они не противоречат Трудовому кодексу РФ, рассматриваемый п 4 Инструкции Ns 62 после вступления в силу Трудового кодекса РФ (т.е. с 1 февраля 2002 г.) не действует.

На оборотной стороне командировочного удостоверения делаются отметки о прибытии и убытии в следующие сроки:

в день убытия в командировку (по месту работы командированного сотрудника);

в день прибытия на место назначения (на предприятии, куда командирован сотрудник);

в день убытия из места командировки к месту постоянной работы (с предприятия, куда командирован сотрудник);

в день прибытия из командировки (к месту работы командиро-ванного сотрудника).

Сделанная запись заверяется подписью руководителя или должно-стного лица, ответственного за выполнение отметок в командировочном удостоверении, назначаемого приказом руководителя. Здесь же ставится печать организации.

Согласно п. б Инструкции № 62 отметки в командировочном удо-стоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печа-тью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности таили инап организация для засвидетельствования подписи соответ-ствующего должностного лица

В день отъезда работника из организации в командировочном удостоверении делается отметка о выбытии работника в команди-ровку- Одновременно выбытие работника регистрируется в журнвле учета работников, выбывающих в командировки из данной органи-зации (форма журнпла приведена в приложении N° 2 к Инструкции № 62).

По прибытии работника из командировки в его командировочном удостоверении делается отметка о возвращении. Дата фактического прибытия фиксируется в журнале учета работников, выбывающих в командировки из данной организации.

Если работник командирован на ряд предприятий и разные насе-ленные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытии делаются на каждом из предприятий (п.

При этом прибытие и убытие работника, командированного из другой организации; регистрируется в журнале учета работников, прибы-вающих в командировки в данную организацию (приложение Mb 3 к Ин-струкции N° 62).

В течение трех дней со дня возвращения из командировки работ-ник сдаст в бухгалтерию своей организации авансовый отчет о произ-веденных затратах и прикладывает к нему оправдательные дом-менты и командировочное удостоверение (п. И Порядка ведений кассовых операций).

Соответствующее должностное лицо организации определяет це-лесообразность израсходованных средств. В бухгалтерии проверяется наличие оправдательных документов, правильность подсчета сумм Затем авансовый отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом) к принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход по авансовому отчету выдастся работнику по расходному кассовому ордеру.

Согласно статьям 167—168 Трудового кодекса и п. 10 Инструкции К? 62 командированному работнику помимо выплаты средней зара-ботной платы за время нахождения в командировке возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные. Кроме того, работнику возмещаются все иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Обратите внимание, что в Трудовом кодексе РФ не предусмотрено выплаты взамен суточных надбавок к заработной плате или каких- либо иных выплат вне зависимости от цели и продолжительности командировки. Это означает, что с учетом требований ст. 423 Трудового кодекса во всех случаях командированному работнику выплачи-ваются лишь суточные по установленным нормам независимо оттого, что по этому поводу написано в других нормативных актах (в том числе и в Инструкции N® 62).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служеб-ными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры воз-мещения не мотут быть ииже размеров, установленных Правитель- стиом РФ дли организаций, финансируемых из федерального бюдже-та (ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Суточные

Согласно п. 14 Инструкции № 62 суточные выплачиваются коман-дированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Суточные не выплачиваются при командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет возможность ежед-невно возвращаться к месту своего постоянного жительства (п. 15 Инструкции № 62).

Это же требование вытекает и из сі. 168 Трудового кодекса РФ, так как в соответствии с ней суточными являются дополнительные расходы, связанные с проживанием командированного работника вне места постоянного жительства Соответственно, если работник имеет возможность ежедневно возиращаться домой, то ни о каком прожи-вании вне места его постоянного житепьства речь идти не может и ему полагаются не суточные, а компенсация расходов на ежедневный проезд домой и обратно к месту командировки.

Из этого же следует, что если работник направляется в одноднев-ную командировку, то суточные ему не выплачинаютс1!.

Согласно п. 7 Инструкции N° 62 днем выезда в командировку счита-ется день отправления поезда, самолета; автобуса или другого транспор-тного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — пікледуюшис сутки.

Если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транс-портное средство, находится за чертой населенного пункта, при оп-ределении дня выезда в командировку (приезда из командировки) учитывается время, необходимое для Проезда до станции, пристани, аэропорта.

Аналогично определиется день приезда работника я место посто-янной работы

Например, если поезд уходит 25 мая в 23 часа 57 минут (вокзал находится в черте города, где находится место постоянной работы командированного), то первым днем командировки, подлежащим оплате, будет считаться 25 мая. Если же поезд уходит 26 мая в 00 ча-сов 04 минуты, то первым днем командировки считается 26 мая. Однако в том случае, если станция (вокзал) находится за чертой на-селенного пункта и дорога до станции занимает больше четырех минут, то первым днем командировки будет считаться 25 мая.

Фактическое время пребывания в месте командировки определя-ется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия яэ места командировки. Если же работник командирован в разные населенные пункты, то отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте (п. 6 Ин-струкции № 62).

При командировках в пределах Российской Федерации суточные выплачиваются по нормам не ниже установленных постановленим Правительства РФ от 02.10 2002 N° 729 - 100 руб. за каждый день нахождении в командировке. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки (п. 14 Инструкции № 62).

Соответствующим приказом руководителя размер суточных может быть установлен более 100 руб. в сутки

При этом выплата суточных сверх норм на счетах бухгалтерского учето будет включаться в себестоимость продукции на общих основа-ниях (см. ПБУ 10/99) Но при формировании налогооблагаемой прибыли потребуется соответствующая корректировка балансовой прибыли для целей налогообложения (пп. 12 n 1 ст. -264 НК. РФ). Подробно порядок учета рпеходов для целей налогообложения рассмотрен в книге «Расходы: бухгалтерский и налоговый учет». — М.: Информ-центр XXI века, 2005 (условия приобретения см. на с. 4).

Расходы по проезду

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ роботнику возмещаются все произведенные им расходы на проезд без каких-либо ограниче-ний Поэтому (с учетом ст 423 Трудового кодекса) ограничения, ус-тановленные п. 12 Инструкции № 62, начиная с 1 февраля 2002 г. не действуют.

При этом не следует забывать о необходимости документального подтверждения любых произведенных расходов. В частности, в письме Минфина России от 12.05 92 .N? 30 «О порядке возмещения ко-мандированным работникам затрат за пользование постельными при-надлежностями в поездах» разъясняется, что затраты за пользование постельными принадлежностями в поездах командированному работнику подлежат возмещению по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (квитанциями).

В тех случаях, когда командированному работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы, подтверждающие произ-веденные работником расходы по проезду, не могут быть представлены, руководитель организации, coDiacHo п. 19 Инструкции № 62, имеет право разрешить оплату проезда по минимальной стоимости

Расходы по найму жипого помещения

Согласно п. 11 Инструкции № 62 расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня его прибытия и по день выезда.

При этом в соответствии сост. 168 Трудового кодекса РФ начинвл с I февраля 2002 г отменяются все установленные нормы по возме-щению таких расходов.

Не установлено каких-либо норм и для целей налогообложения (см пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ)

Как отмечалось выше (см. с. 229), организациям предоставлено право самостоятельно устанавливать более высокие нормы возмеще-ния командировочных расходов по сравнению с нормами, установ-ленными постановчением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729.

Журнал учета работ/ иксе, выбывающих в командировки (приложение №2к Инструкции № 62)

Согласно п. 6 Инструкции № 62 регистрация лиц, отбывающих в командировки, ведется в специальном журнале по форме, приве-денной в приложении № 2 к Инструкции № 62 (см. с. 231).

Лицо, ответственное за ведение журнвлов регистрации работни-ков, выбывающих в командировки, и проставление отметок в коман-дировочных удостоверениях, назначается приказом руководителя орга-низации.

Приложение 2 к Инструкции Мтиствдства финансов СССР. Госкомтруда СССР о ВЦСПС or 7 апрала 1908 г. Ns 62

ЖУРНАЛ

УЧЕТА РАБОТНИКОВ, ВЬ БЫВАЮЩИХ В КОМАНДИРОВКИ

из ООО ¦Сяадтофууа» .

(киванием! йапви. гредціияшя.

уЧрввдо™, организации)

До того, как будут сделаны первые записи, в специально отведен-ной строке журнала необходимо указать наименование организации.

Затем по мере направления работников к командировки и их воз-вращения в журнал вносятся соответствующие сведения

Служебное задание для направления е командировку и отчет о его еыттепии (форма № T-JOa)

Этот документ применяется для оформления и учето служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его вы-полнении

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утвер-ждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу лип издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или -Ns Т-9а) .

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем

структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма Ns Т-10) — см. с. 248 и авансовым отчетом (см. с. 259).

Как видим, на одном и том же бланке составляются два документа: само служебное задание и отчет о его выполнении. При этом служебное задание для напршзения в командировку передается в отдел кадров, так как является основанием для составления соответствующего приказа, и поэтому остается для хранения в делах кадровой службы Таким образом, по возвращении из командировки отчет о выпол-нении задания работник должен будет сделать на другом (точно та-ком же) бланке по форме № Т-10а.

Для облегчения процесса заполнения документов мы рекомендуем составлять служебное задание для напрааления в командировку и от-чет о его выполнении по форме № Т-10а сразу в двух экземплярах, один из которых передастся в кадровую службу (см. с. 236—237), «другой — работнику для составления отчета о выполненном задании.

Можно составлять форму К» 10а в одном экземпляре. Но тогда придется отдавать работнику единственный экземпляр, который он вернет лишь по окончании командировки (если не потеряет, не ис-портит и т.п.)

Действие 1. Составление проекта служебного задания

для направления работника в командировку

Действующими нормативными документами не установлено, кто именно должен составлять проект служебного задания для направле-ния работника в командировку. Таким образом, это может сделать любое заинтересованное лицо на основании устного распоряжения (или даже без такового) руководителя структурного подразделения, в котором работает командируемый сотрудник (это может быть и сам командируемый)

Действие 2. Утверждение служебного задания руководителем структурного подразделения

Унифицированное форма № Т-10а

Сюрма по ОКУД го ОКГО

СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ

Путевый Иван Пеіровнч

Таблица 5.1.1

Нвименошние реквизита ПорйдокэаПояивния Строю «Наименова-ние организации» Наименоваииеорпнвщ», в которой работает командируемый сотрудник Строка<Ф uvttfl, имя, отчество» В ииенитедыюн падеже указывается фамилия, имя мотчествосотрудника, которого предполагается «пра итъвмужвбщюкаманцировку Грифа «Табельный Табельный номер кочвцдирувмого раБотшга нов порразделе- 1 Графа 2 ({Должность

(специальность,

профессия)» Профессия ком нтоеисгосотрдаиа и присвоенный ему разряд или класс ква- і^фикаі|ин {если он валяется р?о*м) или х*чі мая дотаешь и присвоенный цисо (категория) квапш^икации (если си относится к И1Р, служащим и т п.). В заві mocra от гехтиюгичеоиуогсбвихт и произведет уовиселиного в оргэнизгцж штатного расписания и З»«ШЕМОЙ должности (или профессии)

І&рщицзм^дорниіам, зкопдаї^ам, курьерам ит п.). В эигм сцчае уизыеает- город» графы «мео игся в следующем порядке: внутри страны заитььки - РФ}; ра№ ногоподіивешя),

-пункт «мвдро в1 (город, поселок, станция итл,| зация» графы имвс- ОБХОДИМО гозаботипгя о том, чтобы сокращений ПОЗВОЛЯЛИ Однозначно ицентм-

Ешн работник направляется просто «яа разведку (например, дли изучения рынка сбыта, поиска новых постащиков и т.п.) иаилвлвагме ергвнизации можно не указывал. Однако ватом ел>чае следет позаботиться о том, их получить подтверждение того, чю сотрудник двйстекгатьно прибыл к месту командировки к провел тан «в гоудахправедны» положенное время (подробнее їй этом читайте нас. 246) Подграфа5«Датв Qara отъезда со трудим в командировку ГІодірафабіДата Прадт слагаемая пата возвращения сотрудаив из командировки Заполнение служебного задания для нэдавления работника

в командировку

Если у руководителя имеются замечания по тексту документа или по самому факту направления сотрудника в командировку, то проект возвращается на доработку.

Если возртжений нет — руководитель структурного подразделения в специально отведенном для этого месте документа ставит свою подпись (см образец заполненного документа на с, 233)

Действие 3. Утверждение служебного задания руководителем организации

Подписанное в действии 2 (см. выше) руководителем структурного подразделения служебное задание для направления в командировку передается на подпись руководителю организации

Если у руководителя имеются замечания по тексту докумсіпа или по самому факгу направления сотрудника в командировку, то проект возвращается на доработку.

Если возражений нет, то в специально отведенном для этого месте он ставит свою подпись (см. образец заполненного документа на с. 233).

Возможна гакая организация документооборота, при которой слу-жебное задание передается на подпись руководителю одновременно с проектом приказа (распоряжения) о направлении работника в ко-мандировку (см. с. 238 и с. 243). При этом удается существенно сократить срок прохождения документов по инстанциям и упростить график документооборота."

В таком случае после действия 2 выполняется действие 4, а дей-ствие 3 будет выполняться одновременно с действием 2 (см. выше).

Действие 4. Регистрация служебного задания и передача его для исполнения

Подписанное в действии 3 (см. выше) руководителем организации служебное задание для направления в командировку передается сек-ретарю или иному ответственному работнику на регистрацию.

Этот работник ставит на служебном задании номер и дату и передает в отдел кадров (или в секретариат) для подготовки приказа о направлении работника в командировку (см с. 238 и с. 243).

Действующими нормативными документами не запрещено реги-стрировать служебные задания непосредственно в момент их выпис- ки (т.е при выполнении действия I). Однако в этом случае время от времени будут регистрироваться «несуществующие» служебные задания (т.е. те, которые потом не подпишет руководитель или срок реального исполнения которых будет перенесен на более позднюю дату). Все это затрудняет ведение учета и составление отчетности. Поэтому авторы рекомендуют регистрировать служебные задания только после их окончательного утверждения руководителем орга-низации или уполномоченным им лицом

В графе «Номер документа» указывается порядковый номер служебного задания. Нумерация может быть как сквозноП в целом по органи-зации, так и отдельной по каждому структурному подразделению Но-мер может быть простым ИЛИ СЛОЖНЫМ, СОСГО'ПЪ только из цифр или содержать помимо цифр буквенные или какие-либо иные символы. Подробно возможные системы нумерации документов рассматривались в предыдущем выпуске альманаха.

В графе «Дата составления» указывается дата окончательного ут-верждения служебного задания (т.е. дата его подписания руководителем организации).

Приказ (распоряжение) о направленна работника в команд ровку (форма Л§ Т-9)

Согласно п. 2 Инструкции N? 62 направление работников орга-низаций в командировку производится руководителями этих организаций и, как правило, оформляется изданием соответствующего приказа.

Форма приказа (распоряжения) о направлении работника в ко-мандировку (форма № Т-9) утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26. Она применяется для оформления и учета направления работника в командировку.

Эта форма заполняется работником кадровой службы и подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия «инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) ко-мандируемого, а также цель, время и место командировки

При необходимости в приказе указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Унифицированная форма Ns Т-Э

Утверждена Постшэагелирм Госхс-исгета Россия 01 05 012004 №1

Форма по ОВД по ОКПО

75

о поправлении работника в командировку

Направить в командировку:

Лггстый Иван Петрович

ив (страна, горой, организаций!

Оюком ив J 5 | календарных дней

С-1Э- ченТРГ^РЯ— 20 М года

Командировмаа счетсредств ООО «Славі Основание (документ, номер, дата}.

s подпись (жшкірояз подписи

¦Л «17" сентября 2006 года

Руководитель организации С приказом (распор жеяем;

служебное заданна, другое ос

ДеГствие 1. Составление проекта приказа

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку готовится на основании документа, подтверждающего необходимость данной поездки. Ттким документом может быть служебное задание (см. с. 231), служебная записка руководи геад подразделения или иной документ, из которого следует необходимость направления сотрудника в сцужебную командировку с определенной целью н на определенный срок.

Мы рекомендуем составлять для этой цели служебное задание по форме № Т-Ша (см. с. 233), поскольку двнная форма одновременно являете»] и отчетом о командировке (соответственно отпадает необходимость составления такого отчета в качестве отдельного до-кумента).

Таблица 5.1 2

Заполнение приказа (распоряжения! о направленим работника в командировку (форма № T-9J Наименование

реквизита Порядок заполнение Примечаний автора Строка «Наиме-нование орга-низации^ Наименование организации, е которой работает командируемый См. запмненивэнаюгичиой строки в служебном задании нас. 234 Сірога ифами- Фамилия, имя и отчество сотрудника, которого лрейюлагается иалра- вятъ в служебную командирові? ФИО указывается в радагапьнш падеже См. ена- лотадуюстрокуслум&югозадэкив^с. 234 графа пТабель- Табельный номер зтогорабоїща См акаїяпииїїоірзфуслужебисгозздани) Строіга "Структур ио« под-разделение» в котором чим ится направляемый в коианаироекусотрудник СМ. графу 1 служебного задания на с 234 Строка «Дояж-

альность, профессия)" Профессия командируемого со-трудника (если от является рабо-чим) иякзанимаемая им дойность (если снотжсится к другим гагр.о- риям сотидаиков- ИТР.служа- См. графу 2 служебного задания на с. 234

Окончание табл. 512

Наименование реквизита ПР,.™™, CrjlOsa иМвсто

[страна, город, српшйзаиииЬ Датыео том, куда комащцруетст работюк - См графа 3 и 4 службкяо задания на с 234. Эт сввциия уиз^аиются в сланцам порвдке:

страна, в которую работник на.^елявтся

в нмлда prety (ФИКМ, вдиражах вида стра-

pecnytntR, край, область (записывается, вели пункт коиаедкровш не являетсяреспублиш- ским, краевым или облаетиымцтшртм);

район (затисшааюя, вели место «матировки

ввпветсяиаселенным пунктом районного подчи-нения);

пункт командировки (город, поселок, станция ется коющцзу работник, желательно указы-вать полностью, алри испсиьзоваыи сокращенного нашенования необходимо позаботиться Орока «Сроком Коятесшо калечимых дей, на которое кюмч^адеуетсясотруд- шкісуигом времени а луга) См. гоафу/ служабногозалания вас. 235 «... Записиваются даты начала иокон-чания командировки См. графу5иВслужебногозадания нас.234 СірскачСца- Цатьимакдирсаи См. графу 10 служебного задания на с. 235 Сірока ^Коман-дировка за MET средств» гісточтик 4»И»сіфЄЕаііИй рэяо- зов,связанных с командирован сргаповция вавегруктурнсепод- эаэдеиенив-ялателыцик! См. грэфуВ служебного заданиям с 235 Строка «Основа- Эоноваже для ссета влвния данно-го приказа Основанием могут бытьспукебное задание, ПИ фик для напрзвлениясотруднихов в команди роа- ку, служебная записка и т.п. Стр«а «Рукою- диштьоргаии- ^ахносп, и расшифрошса падписи Указывается должность и расшифровка подписи должностного лица, которому пп ч^увісяпере- їать на подій» данный документ

Действие Z. Утверждение приказа руководите тем организации

Составленный в действии 1 (см. с. 238) проект прикіза (распоряжения) о направлении работника в командировку передается на под-пись руководителю организации.

Если у руководителя имеются замечания по тексту документа ил 11 по самому факту направления сотрудника в команднропку, то проект возвращается па доработку

Если возражений нет - в специально отведенном для этого месте он ставит свою подпись (см. образец заполнения документа на с. 238).

Возможна такая организация документооборота, при которой одно-временно с приказом руководитель организации подписывает и слу-жебное задание (см. с. 231-237).

Действие 3, Регистрация приказа и передача его для исполнения

Подписанный в действии 2 (см. с. 240) руководителем организации приказ передается секретарю или иному ответственному работнику на регистрацию

Этот работник ставит на приказе номер и дату и вместе с копией служебного задания для направлення в командировку (которая впо-следствии будет служить бланком для составления отчета о его вы - полнении — см. с. 231) передает в отдел кадров (или в секретариат) для ознакомления с ним работника и подготовки командировочного удостоверения.

Действующими нормативными документами не запрещено регис-трировать приказы (раслоряжения) непосредственно в момент их подготовки (т.е. при выполнении дейетвия I). Однако в этом случае время от времени будут регистрироваться «несуществующие» приказы (те, которые не подпишет руководитель или подпишет в более позднюю дату). Все это затрудняет ведение учета и составление от-четности. Поэтому авторы рекомендуют регистрировать приказы (рас-поряжения) только после их окончательного утверждения руководителем организации или уполномоченным им лицом.

В графе «Номер документа» указывается порядковый номер приказа (распоряжения) Нумерация может быть как сквозной в целом по организации, так и отдельной по каждому структурному подразделению Номер может быть простым или сложным, состоять только из цифр или содержать помимо цифр буквенные или какие-чибо иные символы. Подробно возможные системы нумерации документов рас-сматривались в предыдущем выпуске нашего альманаха.

В графе «Дата» указывается дата издания приказа (т.е. дата его подписания руководителем организации).

Действие 4. Ознакомление работника с приказом

Подписанный и зарегистрированный приказ вручается для ознакомления командируемому сотруднику.

Одновременно с приказом (распоряжением) о направлении работ-ника в командировку ему вручается копия служебного задания для направления в командировку, которая впоследствии будет служить бланком для составления отчета о его выполнении (см с. 231).

Ознакомившись с приказом (распоряжением), работник подписы-вает его в специально oi веденном для этого месте и ставит дату ознакомления (см. образец заполненного документа на с. 238).

Приказ (распоряжение) о направлении работі иков а командировку (форма Л? Т-9а)

В том случяе, если в командировку одновременно направляется группа работников, приказ (распоряжение) о направлении ртботни- ков в командировку составляется по форме № Т-9а. Она заполняется работником кадровой службы и подписывается руководителем орга-низации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку >(ызываются фамилии и иниц иалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цель, время и место командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм коман- даровочнык раскодов, другие условия направления в командировку

Действие 1. Составление проекта приказа

Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку готовится на основании документа, подтверждающего необходимость данной поездки Таким документом может быть служебное задание (см. с. 23J), стужебная записка руководителя Подразделения или иной документ, из которого следует необходимость направления сотрудника в служебную командировку с определенной целью и на определенный срок.

Мы рекомендуем составлять для этой цели служебное задание по форме № Т-10а (см. с. 233), поскольку данная форма одновременно является и отчетом о командировке (соответственно отпадает необхо-димость составления такого спета в качестве отдельного документа).

Направить в командировку: Тавог.ьный номер 012 о<з Структурное пцераадележв ОИГС онге Должность (специальность,ттрфвссия) Командировка нааначвнт страна, город организация т. Ивчш» TS.09.J00e окончим 1S.03.200t tB.ot.20ee срок (олидарные дни) е « W.L ngtp'r.H*. КомаHftxpowiзаснет средств (указать мсгочл« финвн-ировли!) ОООїСмд о ¦**»¦ С п»1Ц>зом<раслорвженив)оэнаюмЛен.

Личная подпись работой»

дата

Унифицированная форма Ке Т-Эа

Утверждена

Постановлением

Гсхдомсштв России ог OSJOUOM № 1

ПРИКАЗ (распоряжение) о направлении работников е командиром)

служебное задание, фугеа ж Руководитель организации директор

расшяфровк" ПОДПИСИ

Составление приказа (распоряжения) о направлении работников а командировку (форма № Т-9а) Порядокэаполнения і— Строка «Наимено-вание организа- Наименованиаорганмащи, о которой раЬлаэт командируемый сотрудник См. аналогичную «року в служебной задании на с. 23< Слюка «Фамилия, В родительном падеже укатываются фа-милии, имена и отчества сшрвднчюа, ютдо предтаагаетсв иаправшьв слу-жебную ююиірсоку См.жатдаичную строку служейногоаада- им на с. 234 Строка «Табель-ный НОЫОри Указываются табельные номера атх Си. аналогичную графу служебногозада- Ния на с. 234 Строка «Структур- ность, профвс- Структурные падраэдзлвтм), в которых См графу 1 слухебиогожщания нас 234 ««РУДНИКИ Строка «Место

(страна, город}» Данные о том, куда комантяруется рабо- - Си, графу 3 служебногозадриии на с. 234. Эти сведения указываются в следующем

орана, в которую рабошик направляется в к-маїдировку (при юмачояроеквх

республика, край, область (заливает со еслипунктксмачдировшнея—жея ИЫм Центрам);

- рейон (записывается, есм место станция и т.п.)1 ^ ^ ™ Строи «Место гакипацмя)" Наименование срганкзацт, в которую

направляется комаедци ы й работник "и. графу4служобнсго задания нас. 234, Жеівіельноукашватьлалтоеїв кенсеа- Строка «'Дата Наш отъезда ССТрулИИИЖВКоыандаровку См. грофуБслужсбиогоэадания нас. 234 Строка «Дата amSSSSmlSS^ Си графубслухебиого задания нас. 234 Дрока «Срок (календарные дни)» Количество шечдарнш дней, ив котсров Си графу7слу*ебногозданияивс.235 вреизни'впутк) РУ 1 Г Строи «Цельв Цель команд, рсим Си. графу 10 спужебдаго задания тс. 235

Скончание табл 5.1.3

Наименование Порядок заполнения Примечания автора Строке иКоманди- средст». Ияиник финадарованиярводав, евг -жыкеммацд ревой(«гашяцня См.графуВслужесногоззданияюс, 235. Эта гіафз заполняется но мере необхо-димости. Еоіи иихакогоспеці гпьиого

не градюпагается, давнув строіу ножно Строга сОсноеэ- Основание да составления дінногоіця- ^аш^фикдіииа^даиясотрУД- итп. Сіроіа і Руководи-тель органкэа- еодитепя организации или иного гада, Слвдесуказаіь должность и расшифровку najwx го мюслмт ница, котрому дмршы вместо руководите™ /•.окуней

Дейстаие 2. Утверждение приказа руководителем организации

Составленный в действии I (см. с 242) проект приказа (распоря-жения) о направлении работника в командировку передается ш под-пись руководителю организации

Если у руководителя имеются замечания по тексту документа или по самому факту направления сотрудника в командировку, то проект возвращается кг доработку.

Если возражений нет — в специально отведенном для этого месте он ставит свою подпись (см. пример заполнения документа ш с. 243).

Возможна такая организация документооборота, при которой одно-временно с приказом руководитель организации подписывает и служебные задания (см. с. 231—237).

Действие 3. Регистрация приказа и передача его для исполнения

Подписанный в действии 2 (см. выше) руководителем организации приказ передается секретарю или иному ответственному работнику на регистрацию.

Этот работник ставит на приказе номер и дату и вместе с копией служебного задания для направления в командировку (которая впо-следствии будет служить бланком для составления отчета о его вы-полнении — см. с. 231) передает в отдел кадров (или в секретариат) для ознакомления с ним работников и подготовки командировочных удостоверений.

Действующими нормативными документами не запрещено регис-трировать приказы (распоряжения) непосредственно п момент их подготовки (т.е. при выполнении действия I). Однако в этом случае время от времени будут регистрироваться «несуществующие» приказы (т.е. те, которые потом вообше не подпишет руководитель или подпишет в более позднюю дату) Все это затрудняет ведение учета и составление отчетности. Поэтому авторы рекомендуют регистрировать приказы (распоряжения) только после их окончательного утверждения руководителем организации или уполномоченным им лицом.

В графе «Номер документа» указывается порядковым номер приказа (распоряжения). Нумерация может быть как сквозной в целом по организации, так и отдельной по каждому структурному подразделению. Номер может быть простым или сложным, состоять только из цифр или содержать помимо цифр буквенные или какие-либо иные символы. Подробно возможные системы нумерации документ ов рас-сматривались в предыдущем выпуске альманаха.

В графе «Дота» указывается дата издания приказа (т.е. дата его подписания руководителем организации).

Действие 4. Ознакомление с приказом работников

Подписанный и зарегистрированный приказ вручается аля ознакомления каждому командируемому сотруднику.

Одновременно с приказом (распоряжением) о направлении в ко-мандировку каждому работниху вручается копия служебного задания для направления в командировку, которая впоследствии будет служить бланком для составления отчета о его выполнении (см. с. 231).

Ознакомившись с приказом (распоряжением), каждый работник подписывает его в специально отведенном для этого месте и ставнт дату ознакомления (см. пример заполненного документа на с. 243).

Командировочное удостоверение (форма № Т-10)

Согласно п. 2 Инструкции N° 62 направление работников организаций в командировку производится руководителями этих организаций и оформляется выдачей командировочного удостоверения. Фор-

МП такого удостоверения (№ Т-10) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № I.

Командировочное удостоверение является важнейшим документом, служащим для того, чтобы работник мог Подтвердить право на компен-сацию произведенных расходов, а предприятие - обоснованность включения в затраты указанных сумм, поэтому мы не советуем пренебрегать правильным оформлением этого документа.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в тот же день, в ко-торый он был командирован (п. 2 Инструкции № 62).

В этом случае для подтверждения фактов выбытия и прибытия работника и обоснования возмещения ему транспортных расходов выписывается разъездной лист (см. ниже). ООО BtneflHKf

Утвесхдаю

в сумме МО руб, 80 кол. Дч**тср Подпись Нковлевдав 19 ШІ 2006 г.

Разъездной писг Ns JUL

на Коробково ИЛЬЮ И ин емчп Дата Пункт мми. Затри* в проезд. ГЬ 1 ТР»** ш •Є: Июго мтраты МО fem серок] руб. ВО коп.

Бухгалтер C*ulU Сними О.Г. IS ті 2006 г

Унифицироввиноя формо NsT-10 Угееркдекв Лостаномением Госкомстата России га 05.01 2004 Из 1

для приобретения сырья

На 3 квлвгодчых дней (на считая времени наковдений в луге) С-л- csnxalPs..- года года по -21- cgmhw. 20 fig года

Действительно по предыилении паспорта илизаменвющегоего документа

Руководитель организации директор LLcr***» ВЙц"Чц}1сгр пимость яичн«гояпйёь рвриифр.в е подписи

Отметхи о выбытии в командировку, прибытии в пункты на тни в место постоянной работы

инспектор огдв<а кадров Kjuhu^L О.С. Кротом

ресшифрмел подписи

Обратите внимание, оформление командировки в пределах РФ приказом но предприятию дополнительно к выписанном}' командировочному удостоверению не обязательно (п 2 Инструкции N° 62). Однако в случае, когда командировочное удостоверение не выписывается, приказ необходим для подтверждения фаюга направления лица п командировку.

Действ те 1. Составление командировочного удостоверения

Командировочное удостоверение выписываегся должностным лицом организации, направляющей своего работника в командировку.

Таблиш 5.1.4

Заполнение командировочного удостоверения по форме Ms T-10 Наименоваиио реквизита Лор«док заполнена Примечания автора вание прганиаа- квбнои аздэннн на с. 234 Строка «Работой» ^^мїїїГиш. См шапагачнуп стржу в приказе на с. 239 к в слу-жебном задании на с. 234 раку Графа иТабвЯкиый

номери Табельной номер атого работника См анвлсигиуютрафугри1азаиас.239ислу*гбного задания на с. 234 Строка "Структур-ное подразделе. Структурное подразделение, в которой числится иалрав- пяемій вкомачдировч1 со-трудник См аналогичную строку приказа нас. 239 nip. 1 слу- жебвогозданиянас.234 Строка «Долж-ность (спе иапь- ность, профес Профессия комвцдфуемзго соїрдаиа (если он являет- ся рабст м! или занимаемая им липкость (для ИТР, слу- См а)1алоогчку»строкупр«шанае.239иф.2сяу- хабногозадания нас, 234 сиям «Место на-значение (страна, город, орга- Даннывотом, куда команди-руется работник См аналогичную строкулртааза на с. 240 и графы 3 и 4 служебного заданий на е. 234. Эти сведения указываются в следующем порадев: -страна, в ютоде {обогни* направляется L комаиироа^ри к мшкревыхвнутри сіраш

- республика, граВ. область {записывается, если

Окончание табл. 5.1,4

п.р.„„—, Примечания «втора - район (записывается, еслимесгоинащиров и на плвтея кгае пыл пунктом paflctuuo подимної,

пункт командировки (город, поселок, станции и т.в 1;

іаіНвноваїие tpranoaj к, в которую направляется и*гцді работник (жавіетп иезайпь пол- указанную организацию! Строка «Для. .» Цапь командировки Смвн алогичную стрзуврмза нас. 240 и гр. |0слу- Строка «На...» Количество калецдарнь» дней, на когероа мжзддоу- етмеотрудник (Не считая

Феызнивпупт) См авлсги№уис|рокугрмказанас.240итр.7слу- жебнога задании на с. 235 Строка «С... времени в пути См. шіалогичні» строку приказа нас 240 и Графы 6 и 6 служебжхо задания на с. 234 Строка «Руководи- Указывается должность и расшифровка подгиси далжностногоиида, которому планируется лсродап. наоедписьданныйдокумен!

Действие 2. Подписание командировочного удостоверения

Командировочное удостоверение передается на подпись руководи-телю организации.

Если у руководителя имеются замечания, то документ возвращается без подписи на доработку (или уничтожается, если руководитель вообще не считает необходимым посылать данного сотрудника в ко-мандировку).

Если возражений нет — в специально отведенном для этого месте он ставит свою подпись (см. образец заполнения на с 248).

Возможна такая организация документооборота, при которой ко-мандировочное удостоверение подписывается одновременно с приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку и слу-жебным заданием (см. с. 237 и с. 231).

Действие 3. Регистрация командировочного удостоверения и передача его для исполнения

Подписанное в действии 2 (см с. 250) руководителем организации командировочное удостоверение передается секретарю или иному ответственному работнику но регистрацию.

Этот работник ставит на удостоверении номер н дату и вместе с копией служебного задания для направления и командировку (кото-рая впоследствии будет служить бланком для составления о.тчега о его иыполнении — см. с. 231) передает в отдел кадров (или в секретариат) для вьиачи работнику.

Действующими нормативными документами не запрещено регис-трировать командировочные удостоверении непосредственно и момент их подготовки (т.е. при выполнении действия I). Однако в этом случае время от времени будут регистрироваться «несуществующие» документы (т.е. те, которые пегом не подпишет руководитель или подпишет в более позднюю дату) Все это затрудняет ведение учета и со-ставление отчетности. Поэтому авторы рекомендуют регистрировать командировочные удостоверения только после того, как их подпишет руководитель организации или уполномоченное им лицо.

В графе «Номер документа» указывается порядковый номер командировочного удостоверения. Нумерация может быть как сквозной в целом по организации, так и отдельной по каждому структур-ному подразделению Номер может быть простым или сложным, состоять только из цифр или содержать помимо цифр буквенные или какие-либо иные символы Подробно возможные системы нумерации документов рассматривались в предыдущем выпуске нашего альманаха.

В графе «Дата» указывается дата выписки командировочного удостоверения (т.е. дата его подписания руководителем организации).

Действие 4. Проставление в командировочном удостоверении отметок о выбытии и прибытии

Отметки о прибытии и выбытии делаются в хронологическом по-рядке в той части командировочного удостоверения, где имеется четыре группы парных записей о выбытии и прибытии.

Отметки в удостоверении делаются:

вдень убытия и командировку (по месту работы командированного сотрудника);

вдень прибытия на место назначения (на предприятии, в кото-рое командирован сотрудник);

вдень убытия из места командировки к месту постоянной работы (на предприятии, в которое командирован сотрудник);

вдень прибытия из командировки (по месту работы командированного сотрудника).

Если работник командирован на ряд предприятий в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делвются на каждом из предприятий (п. б Инструкции № 62).

Согласно л. 7 Инструкции N° 62 днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, ашобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении трансгортно- ' го средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Нв оснований отметок, сделанных в командировочном удостоверении, определяется фактическое время пребывания в месте командировки.

В организации, направившей работника в командировку, делается самал первая отметка. По строке «Выбыл из» указывается место нахождения этой организации.

В следующей строке указывается дата выбытия — число, месяц (прописью) и год.

Сделанная запись заверяется подписью руководителя или должностного лица, отвегетвенного за производство отметок в командировочном удостоверении, которое наэмачеется приказом руководителя. Здесь же ставится печать организации (см. образец заполнения документа на с. 248).

Согласно п 6 Инструкции Ns 62 отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности та или

Таблица 5.ІД

Правила наполнения необходимых граф журнала учета работников, еыБьвакяц х в командировки Неимаюеаиие реквизита Порядок заполнения Графа "Фамилия, имя и отче-ство командиров иного ра-ботников Омнир, имйноічестео(поіігастио)зїогоробатаика.См соответст-вующую іярокуішачдароаочадгодамеерадвнг с 249 Графа "Занимаемая долж Должсть к<*щднйшол> работника. См. соответствующую строку комвіщировочнсго лр-говерскуя на с.249 ного удосговерони»» См ахяветсіїрщюстрокугаАвд^очюго удоен- пения вас.251 Графа «Ф.И.О., должность лица, подписавшего удосто- Фамилия, (шлиотчюгвоссотаотств.м^далмютатср лица, на с. 230 У' : Графа «Дата факти «кого выбытия» Ддгв(члсло, моя» и год), когда рабами: выбывает в тгащ ровку. должна совладеть с первой спуатксй, вделанной в кмацдоово1 ном Графа «Дета фактического прибытия» жча совпадать с последней отметши, щепанной в гаиащцмво««им удосчере я и, тя сотматкай о прибыли работника в организац ию, nail /шута ere е гшвкпировку См, соответствующую строку комаи- «чювочнего iffcTcecpeiHR нас, 251 Графа «Расписка юмафЦн- ванного работника в получв- имм комаКднравсмэго удос-товерения» подпись (при э'оипредадущие двегрэфы ^ібьпмветмадаровку иеб,„/т заполнены)

иная организация для свидетельствован ия подписи соответствующего должностного лица (см. образец заполненного документа на с. 248).

Действие 5. Регистрация в журнале учета работников, выбывающих в командировки

Порядок ведения журнала рассмотрен на с. 230. Правила заполнения необходимых граф журнала учета работников, выбывающих в ко-мандировки. приведены ниже в таблице.

Действие б. Проставление в командировочном удостоверении отметки о прибытии

После возвращения работника организации из командировки, в его командировочном удостоверении уполномоченным на это работником делается отметка о прибытии (см. с. 248):

записывается место нахождении организации;

указывается лига прибытия;

ставится подпись и расшифровка подписи (фамилия и инициалы) рнботика, сделавшего отметку,

ставится печать.

Действие 7. Регистрация возвращения работника в журнале учета работников, выбывающих в командировки

В графе «Дата фактического прибытия» журнала указывается дата возвращения работника из командировки, которая должна совпадать с датой огметкн и командировочном удостоверении о прибытии работника в организацию, направившую его г< командировку (см. действие 6 ни с. 253).

Расход шй кассовый ордер (форма № КО-2)

Как правило, при выезде работника организации в командировку ему авансом выдается денежная сумма для покрытия предстоящих расходов (на проезд по найму жилого помещения и других). Возможна и ситуация, когда эти расходы работник производит за счет собственных средстп, п по возвращении из командировки ему возмещаются произведенные затраты в утвержденных руководителем суммах.

Выдано аванса на командировочные расходы

Рассмотрим порядок оформления расчета и выдачи аванса на командировочные расходы.

Действие 1. Расчет аванса на командировочные расходы

Выдача наличных денег под отчет на расходы, сказанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели (п. 11 Порядка по ве-дению кассовых операций).

При этом командированному работнику перед отъездом в коман-дировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных (п. 19 Инструкции № 62).

При расчете размера аванса на командировочные расходы необхо-димо учитывать:

стоимость проезда к месту командировки;

размер расходов на проживание;

установленный размер суточных;

время пребывания в командировке.

Размер суточных зависит от фактической продолжительности командировки, при этом они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождении в пути, в т.ч. за время вынужденной остановки.

Для расчета аванса на командировочные расходы организациям рекомендуется составлять соответствующую смету.

В нашем гримере смета командировочных расходов представлена ниже. ООО •Сладкою»»

СМЕТА том идщровоады* рпачдав на повадку в служебную к не дироеку экспедитора Путевого И.П. Место командировки пп. Обильный Солнечногорской евл.

Срок ксмаптхюм 5 дней

(без учета времени в путні

Вид транспорта ж/р Расчет затрат Na Вцдэатрат Сумма, руб. Расчет 1 Суточные 600 100 руб. к 5 суток 2 Станиоль проезда в оба конца 740 37В руб. *2 3 Оплата за пользование постельными принаадеж- ностами в поезде 40 20руб х2 4 Стоимость проживания в гостиница «15 270руб *4,5сугок Итого 2495 составил главный бухгалтер СгмЫ Соловьев О .Г. ПсектЪр* !Ш Г.

Унифицированная форма № КО-2

Утверждена

Постановление/ Госкомстата России от 16 08.98 №88

ООО «Сваякоешуа»

структурное подреадвленив

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР fitter я ¦ант «одсгдичиого —Г'" - 71-3 71352 so 349S.D0 -

Приложение кодхи приказа И Рукоэгдагег^ организации

Главный бухгалівр Получил Дне трскчи четыре

"!!• сентября 2Ш Г- По Пропуску Ні от. в

IfyuttUiL

е pop .Сдалгеща. ,

ш новши, номер, лата и шею выдачи документе, удосгоеоряющето личность полутона

AuMufwU Ю-А- Лияжцеа»

j Действие 2- Выдача аванса ия командировочные расходы

Выдача аванса на командировочные расходы оформляется расход-ным кассовым ордером (см. с. 256).

Подробное описание заполнения расходных кассовых ордерои см на с. 29.

Здесь мы только отметим, что при выдаче денег на командировочные расходы;

» по строке «Освоиан, со указывается - пп комтдировтные расходы,

• по строке «Причммгше» может быть указано — Копим приказа

¦Л6 от , Кимаидировтное удоен овереннс Лё и смета

камандировошых расходов.