Контроль над результатами
Раз в месяц, а первоначально даже два раза в месяц управленческий комитет созывает совещания, на которых координаторы внедрения отчитываются перед ним об успехах, достигнутых каждой группой, равно как и о текущей стадии реализации каждого плана. Поскольку планы деятельности составляются с указанием лиц, ответственных за осуществление кон- кретных этапов, данный процесс подразумевает строгую отчетность. По-добные обзорные совещания служат также для разрешения каких бы то ни было затруднений, проистекающих из конфликтов приоритетов в дея-тельности различных групп.
Избежание «подводных камней» в процессе реинжиниринга
Существует несколько основных моментов, которые неизменно должны быть в центре внимания руководства банка, чтобы запланированные масштабные преобразования возымели действие.
Предложения о пересмотре бюджета
У руководителей групп и подразделений банка наверняка найдется множество причин продолжить обсуждение уже одобренных идей, равно как и связанных с ними перспектив экономии средств и увеличения дохода. Управленческий комитет, вынужденный иметь дело с огромным количеством индивидуальных планов, не сможет отличить обоснованные требования от отвлекающих маневров. Поэтому ему необходимо твердо стаять на том, что любые отклонения от утвержденной программы могут рассматриваться только при условии четко аргументированного обоснования. Опыт практически всех программ реинжиниринга, осуществленных на протяжении всей моей карьеры, свидетельствует о том, что затраты на реализацию поданных предложений недооцениваются в 90% случаев.
Причиной этого является излишний консерватизм, проявляемый на стадиях разработки и отбора вариантов.Поскольку разработка программы реорганизации производится лучшими специалистами банка, управленческий комитет должен рассматривать оценку сумм планируемой экономии в качестве документа, обязательного для безусловного выполнения. В этом случае недостижение той или иной группой планируемых показателей экономии или дохода может расцениваться как результат стороннего влияния.
Требования о дополнительном финансировании
Любые требования о дополнительном финансировании в размере более 50 тыс. долл. должны выноситься на рассмотрение управленческого комитета в рабочем порядке на регулярных (происходящих два раза в месяц) информационных совещаниях. Требования, реализация которых не ведет к возникновению положительных разниц в годовом бюджете, дол ж- ны отметаться, за исключением случаев, когда они могут быть подкреплены достаточным количеством успешных примеров из практики. В этом случае дальнейший контроль над расходами и доходами от реализации утвержденных инвестиций вменяется в обязанность координа-торам внедрения.
Наем новых сотрудников
В свете двух первых положений вопрос о найме дополнительного персонала приобретает особую важность. Он должен стать предметом обязательного утверждения управленческим комитетом на протяжении по крайней мере первого квартала с момента начала реинжиниринга. В дальнейшем подобный порядок необходимо сохранить только в отношении сотрудников с ненормированным рабочим днем.
Кроме того, на каждом из регулярных информационных совещаний координаторы внедрения должны отчитываться о разнице между текущим и планируемым количеством сотрудников с полным рабочим днем по каждой категории персонала. В случае возникновения каких-либо отклонений от намеченных цифр необходимо уделять им самое пристальное внимание, привлекая к рассмотрению ответственных за это лиц.
Минимизация числа отказов от оолаты услуг
Контролировать реализацию предложений, связанных с сокращением числа отказов от оплаты услуг, оказывается сложней всего. В связи с этим координаторы внедрения должны прежде всего очертить круг подобных идей и определить порядок контроля над их осуществлением, специально уделив внимание методам выявления «нарушителей».