4.3. Проверка хозяйственных операций с денежными средствами

Проверка операций с наличными денежными средствами.

Правила ведения кассовых операций в организациях изложены в «Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утв.

Согласно п. 23 Порядка ведения кассовых операций в РФ организация должна ежедневно сдавать в единую кассу все поступившие наличные денежные средства и вести только одну кассовую книгу. Для выполнения этого требования можно открыть в каждом региональ-ном подразделении отдельный раздел единой кассовой книги. Чтобы сохранить единую сквозную нумерацию кассовых ордеров, подразделениям можно присвоить буквенный индекс. Во внутрифирменном документе должны быть установлены способ ведения кассовой книги в территориально обособленных подразделениях и периодичность сдачи кассовых отчетов в головную бухгалтерию.

В письме Департамента налоговой и таможенно-та- рифной политики Минфина России от 16.11.2006 г. № 03-02-07/1-326 «О порядке уплаты налогов касательно гаражно-строительных кооперативов» указано, что наличные деньги в кассах предприятий могут храниться только в пределах лимитов, которые устанавливаются обслуживающими их банками.

Руководством компании должен быть также закреплен в нормативных документах порядок расчетов с подразделениями. Например, передача денежных средств от головной организации территориально уда-ленным подразделениям может осуществляться следующими способами:

перечислением денежных средств на счет в банке. Кассир обособленного подразделения получает их в банке и приходует в кассу;

перечислением денежных средств на выплату зарплаты на банковские карточки работников подразделения;

перевозкой денежных средств уполномоченным лицом;

инкассацией.

Если филиалы, представительства и другие структурные подразделения выделены на отдельный баланс и им открыты текущие счета в банках для осуществления текущих расходов (как то: оплата труда, некоторые виды хозяйственных расходов, командировочные расходы и др.), то поступление и расходование указанных средств отражаются на отдельном субсчете к счету 55 «Специальные счета в банках».

Основная цель внутреннего аудита операций с на- личными денежными средствами - проверка законности, достоверности и целесообразности совершения этих операций и правильности их отражения в бухгалтерском учете.

Подготовка к проверке. На этом этапе внутренний аудитор знакомится с особенностями проверяемого подразделения и применяемыми в нем правилами ведения кассовых операции. Он должен ответить для себя на следующие вопросы:

каков статус подразделения (филиал, представи-тельство или др.);

выделено ли оно на отдельный баланс;

имеет ли расчетный или другие счета в банке по своему местонахождению;

осуществляет ли продажу товаров населению и имеет ли операционные кассы, сколько их;

каков порядок взаиморасчетов подразделения с головной организацией, работниками, покупателями и другими контрагентами;

каков порядок ведения и учета кассовых операций в данном подразделении;

каков лимит остатка наличности в кассе подраз-деления и др.

Источниками такой информации служат:

положение о данном подразделении;

учетная политика организации на проверяемый период;

3) внутрифирменный Порядок ведения кассовых операций и другие внутренние нормативные акты, связанные с объектом проверки.

Эта информация используется внутренним аудитором для разработки программы проверки или корректировки типовой программы, разработанной СВА.

Составление программы проверки.

инвентаризация денежных средств и других ценностей в кассе;

проверка соблюдения в подразделении установленного порядка ведения кассовых операций;

проверка правильности заполнения первичных документов и ведения учетных регистров;

проверка полноты и своевременности оприходо-вания денежных средств и правильности отражения расходов.

Осуществление проверки на месте

Инвентаризация денежных средств и других ценностей в кассе. В начале проверки следует провести инвентаризацию денежных средств в кассе подразделения и обследовать условия хранения в ней денежных средств. Инвентаризация проводится с участием кассира и главного бухгалтера (обслуживающего бухгалтера) подразделения. Кассир должен:

1) оформить отчет на день проверки и вывести остаток денег по кассовой книге;

составить расписку о наличии в отчете всех приходных и расходных документов и отсутствии в кассе неоприходованных или неописанных денежных средств;

по частично оплаченным платежным ведомостям (если таковые имеются) подсчитать выплаченные суммы и итоги, о чем сделать отметку в отчете;

подсчитать количество денег в кассе (полистно и покупюрно) и их общую сумму и сравнить ее с данными учета по кассовой книге;

проверить наличие бланков строгой отчетности и других ценностей в сейфе кассы и сверить с данными учета. Главный бухгалтер должен завизировать отчет кассира.

Аудитор должен:

принять отчет кассира;

подсчитать денежные знаки и проверить наличие бланков строгой отчетности и других ценностей, находящихся в кассе;

принять к зачету незакрытые платежные ведомости, о чем делается запись в акте.

После инвентаризации составляется акт, который подписывают аудитор, главный бухгалтер и кассир. При обнаружении недостачи или излишков денег, документов или других ценностей берется письменное объяснение у кассира.

Если в подразделении имеются операционные кас- сы для расчетов с населением, то каждый кассир-опе- рационист должен «закрыть кассу», т. е.

Проверка соблюдения порядка ведения кассовых операций проводится аудитором.

В ходе проверки изучаются следующие вопросы:

имеется ли приказ о назначении кассира, касси- ров-операционистов;

заключены ли с ними договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, соответствуют ли они установленной форме;

обеспечивается ли сохранность денежных средств в кассе и при их доставке из банка и сдаче в банк;

хранятся ли дубликаты ключей от сейфа кассы в опечатанных кассиром пакетах или пеналах у руководителя подразделения;

имеется ли комиссия по проведению инвентаризации кассы;

проводятся ли и с какой периодичностью внезапные проверки кассы, операционных касс, имеются ли акты проверок.

Проверка правильности заполнения первичных документов и ведения учетных регистров. На этом этапе аудитор должен проверить:

правильность заполнения приходных и расходных кассовых ордеров;

правильность ведения журнала регистрации кас-совых ордеров;

ведение кассовой книги, правильность ее оформления, подтверждение записей в ней кассовыми документами;

ведение книг кассиров-операционистов;

соответствие остатков, выведенных в кассовой книге, записям в регистре бухгалтерского учета;

правильность отражения денежных средств в пути.

Приведем примеры типичных ошибок, выявляемых в ходе проверки:

неправильное заполнение кассовых ордеров - не указывается наименование организации или подраз-деления; не проставляются номера ордеров или нарушается принятый порядок их сквозной нумерации; не указывается или искажается дата; не проставляется или неверно указывается корреспондирующий счет; не делаются отметки об оплате; отсутствуют подписи должностных лиц и печати; нет росписей получателей денег;

неправильное заполнение кассовой книги:

а) не проставляются или неверно указываются кор- респондирующие счета;

б) не проставляются суммы остатков на начало дня; суммы остатков подсчитываются неверно;

в) записи ведутся не ежедневно, а помесячно.

Проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств и правильности отра-жения расходов. На этом этапе аудитор проверяет:

соблюдение лимита остатков наличных денежных средств в кассе;

соблюдение максимального размера расчетов наличными деньгами с юридическими лицами;

правильность оформления получения наличных денег и сдачи их в банк;

правильность оформления получения наличных денег и сдачи их в кассу головной организации;

состояние расчетов с подотчетными лицами;

наличие документов, подтверждающих факты приобретения имущества за наличный расчет;

правильность отражения НДС;

правильность бухгалтерских проводок по кассовым операциям;

значимость выявленных ошибок в учете кассовых операций и их влияние на достоверность отчетности и финансовый результат деятельности подразделения и компании в целом.

Источниками информации для аудитора являются:

приказы компании и распоряжения руководителя подразделения;

договоры о материальной ответственности, акты ревизий и инвентаризаций кассы, хозяйственные договоры, документы на ККМ, кассовая книга, отчеты кассира;

приходные и расходные кассовые ордера;

журнал регистрации ПКО И РКО;

книги кассиров-операционистов;

выписки банка, чековая книжка, справка банка или приказ руководителя организации об установлении лимита остатка денег в кассе;

журнал регистрации выданных доверенностей, список подотчетных лиц, авансовые отчеты, журнал регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, журнал регистрации депонированных сумм;

учетная политика в части документооборота, Главная книга, журналы-ордера, а также пояснения кассиров, членов инвентаризационной комиссии, бухгалтера, руководителя подразделения, других сотрудников подразделения.

Если подразделение не выделено на самостоятельный баланс, то проверка может заключаться:

в инвентаризации кассы;

проверке соблюдения в подразделении порядка ведения кассовых операций, установленного внутренними нормативными документами;

3) проверке правильности заполнения первичных документов.

Оформление результатов проверки. Результаты проверки аудитор систематизирует и оформляет в виде отчета в соответствии с методикой, разработанной СВА и утвержденной руководством компании. Кроме общих сведений о проведенной проверке (состав аудиторской группы; сведения о проверяемом подразделении; период, за который проверена документация в ходе аудита; список должностных лиц, ответственных за ведение и учет кассовых операций и составление отчетности; применяемая методика проверки), в отчет обязательно должны быть включены сведения обо всех выявленных недостатках и нарушениях порядка ведения и учета операций с наличными денежными средствами; вывод о достоверности отчетности, представляемой подразделением в головную организацию, а также сведения о нарушениях, существенно искажающих бухгалтерскую отчетность, и рекомендации по их устранению и предупреждению. Сведения, изложенные в отчете, должны содержать информацию о сути каждого нарушения, его виновнике, времени его совершения, последствиях для подразделения и организации в целом, включая сумму нанесенного ущерба. Выводы аудитора должны опираться на действующее законодательство и внутренние нормативные акты и инструктивные материалы, которые мы называли вы- ше, и иные, относящиеся к осуществлению наличных денежных расчетов в организациях.

Неотъемлемой частью отчета аудитора является перечень аудиторских доказательств. Это могут быть: акт инвентаризации кассы; справка банка об установлении лимита остатка в кассе; реестр кассовых документов с превышением лимита остатка в кассе; реестр кассовых документов, составленных с нарушениями; реестр кассовых документов с превышением лимита расчетов наличными; реестр сумм, полученных из банка, но неоприходованных; реестр возврата и оприходования неизрасходованных остатков подотчетных сумм; ведомость расхождений между платежными ведомостями и реестрами депонированных сумм; реестр операций, не пробитых на ККМ; акты экспертизы; письменные объяснения должностных лиц и другие документы.

Иногда в ходе проверки могут быть выявлены такие нарушения, которые требуют немедленного устранения (например, отсутствие сигнализации в помещении кассы). В таком случае аудитор составляет промежуточный отчет в ходе проверки и направляет его руководителю проверяемого подразделения или головной организации.

Замечания и рекомендации внутренних аудиторов являются обязательными для исполнения руководителем подразделения в сроки, установленные внутрифирменными стандартами.