2.3. Права и обязанности сотрудников службы внутреннего контроля и аудита

Служба внутреннего аудита, являясь неотъемлемой частью системы корпоративного управления компании, призвана содействовать достижению целей компании, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности систем управления рисками, контроля и корпоративного управления.

Аудиторский комитет утверждает условия трудового соглашения (контракта) с руководителем службы внутреннего аудита, а также решения о поощрении (наказании) руководителя службы внутреннего аудита.

Основные функции службы внутреннего аудита:

проверка того, основывалось ли руководство организации при составлении внутренних документов и процедур контроля (приказов, распоряжений, инструкций и др.) на действующих нормативных актах и учредительных документах предприятия;

проверка правильности ведения бухгалтерского

учета и достоверности бухгалтерской отчетности;

оценка влияния внешних факторов на деятельность предприятия;

организация подготовки к проведению внешнего аудита;

организация подготовки к проверкам налоговых и других контрольных органов.

Решение о необходимости работы службы внутреннего аудита принимается руководителем предприятия или на собрании учредителей.

Во многих случаях служба внутреннего аудита подчиняется непосредственно генеральному директору.

Рассмотрим организацию работы службы внутреннего аудита (рис. 3).

j Руководство предприятия

V

Рис. 3. Организация внутреннего аудита на предприятии

Служба внутреннего аудита действует на основании законодательных и нормативных актов РФ, органов местного самоуправления, правил (стандартов) аудита. При проведении внутреннего аудита, кроме вышеперечисленных документов, она руководствуется учредительными документами, инструкциями, положениями, приказами и распоряжениями руководителя проверяемого предприятия.

Руководитель службы внутреннего аудита разрабатывает план внутреннего аудита. Затем этот план утверждает руководитель предприятия.

Руководитель службы внутреннего аудита несет ответственность перед аудиторским комитетом и высшим руководством компании за организацию работы службы и выполнение поставленных задач.

Руководитель службы внутреннего аудита периодически отчитывается перед аудиторским комитетом и высшим руководством о деятельности службы внутреннего аудита. Отчеты должны содержать информацию о существенных рисках, проблемах контроля и корпоративного управления, другие сведения, необходимые аудиторскому комитету и высшему руководству для выполнения своих обязанностей.'

Руководитель службы внутреннего аудита представляет аудиторскому комитету и высшему руководству:

на утверждение ежегодный план деятельности службы внутреннего аудита, а также регулярно отчитывается о его выполнении;

ежегодный отчет по оценке надежности и эффективности систем управления рисками, контроля и корпоративного управления;

информацию о существенных недостатках систем управления рисками, контроля и корпоративного упра-вления, а также рекомендации по улучшению существующих систем;

информацию о результатах и качестве выполне-

1 [і] Веселое В.И.

ния мероприятий (корректирующих шагов), разработанных менеджментом по результатам проведенных аудитов;

5) информацию о существующих ограничениях, препятствующих службе внутреннего аудита эффективно выполнять поставленные задачи.

Руководитель и сотрудники службы внутреннего аудита:

составляют план деятельности, определяющий приоритеты внутреннего аудита и соответствующий целям компании на основании проведенного анализа рисков;

своевременно и на должном профессиональном уровне выполняют план деятельности и предоставляют менеджменту отчеты о результатах проделанной работы;

оказывают содействие менеджменту компании в разработке мероприятий (корректирующих шагов) по результатам проведенных аудитов, а также отслеживают прогресс в выполнении мероприятий;

консультируют менеджмент компании по вопросам управления рисками, контроля, корпоративного управления;

поддерживают и взаимодействуют с подразделениями (функциями) компании по вопросам, относящимся к ведению внутреннего аудита;

координируют деятельность и взаимодействуют с другими функциями контроля (отделом управления рисками, юридическим отделом, службой безопасности);

координируют деятельность с внешним аудитором с целью избежать дублирования усилий и минимизировать затраты на аудит;

содействуют в расследовании мошенничеств и информируют аудиторский комитет и высшее руководство о результатах расследований;

выполняют другие задания и участвуют в других проектах по запросу аудиторского комитета и высшего руководства. Руководитель и сотрудники службы внутреннего аудита уполномочены:

иметь прямой и беспрепятственный доступ к аудиторскому комитету;

составлять планы деятельности, определять объекты и объемы аудита, принимать решения о частоте проведения аудитов;

запрашивать и получать беспрепятственный доступ к любым активам, документам, бухгалтерским записям и другой информации о деятельности компании, делать копии документов;

изучать и оценивать любые документы, запра-шиваемые в ходе выполнения аудиторских заданий, и направлять эти документы или соответствующую информацию аудиторскому комитету и высшему руководству;

запрашивать и получать необходимую помощь сотрудников подразделений, в которых проводится аудит, а также помощь сотрудников других подразделений компании;

доводить до сведения аудиторского комитета и высшего руководства любые предложения по улучшению существующих систем, процессов, политик, процедур, методов ведения деятельности, а также комментарии по любым вопросам, относящимся к ведению внутреннего аудита;

при необходимости привлекать сторонних экспертов при выполнении аудиторских заданий.

Руководитель и сотрудники службы внутреннего аудита не должны:

выполнять никакие функциональные обязанности в компании, не связанные с деятельностью внутреннего аудита;

инициировать или утверждать транзакции, не относящиеся непосредственно к деятельности службы внутреннего аудита;

руководить действиями сотрудников других подразделений (функций), за исключением случаев, когда эти сотрудники назначены участвовать в выполнении аудиторского задания;

участвовать в какой-либо деятельности, которая могла бы нанести ущерб беспристрастности их оценки или восприниматься как наносящая такой ущерб;

использовать конфиденциальную информацию в личных интересах или любым другим образом, противоречащим законодательству или могущим нанести ущерб компании;

принимать в подарок ничего, что могло бы нанести ущерб их профессиональному мнению или воспри-ниматься как наносящее такой ущерб.

В соответствии с планом внутреннего аудита должны осуществляться все этапы проверки.

Служба внутреннего аудита имеет право:

проверять первичные документы, учетные регистры, планы, сметы и другие документы по финансо- во-хозяйственной деятельности;

обследовать территорию предприятия (цеха, складские и служебные помещения, строящиеся объекты);

проводить инвентаризацию имущества и обязательств предприятия;

опечатывать места хранения документов и ценностей (сейфы, кассы, склады, архивы);

проверять, насколько верно отражены хозяйственные операция в бухгалтерском учете;

при необходимости представлять интересы предприятия в суде и арбитражном суде.

Служба внутреннего аудита несет ответственность:

1) за своевременность представления руководству предприятия заключений о состоянии бухгалтерского учета и отчетности;

составление учредительных и внутрихозяйственных документов в соответствии с действующим законодательством;

предложения и рекомендации, данные аудитором в ходе проверки.

На предприятиях, где работает служба внутреннего аудита, значительно выше уровень сохранности имущества, организации бухгалтерского учета и достоверности отчетности.

Для эффективного функционирования системы внутрихозяйственного аудита необходимо соблюдение следующих требований:

наличие персонала с четко определенными правами и обязанностями;

разделение обязанностей на предприятии;

создание необходимых условий для работы службы внутреннего аудита (выделение помещения, специалистов, наличие нормативной и справочной базы данных и т. п.);

повышение квалификации сотрудников службы внутрихозяйственного аудита;

определение уровня оплаты труда работников службы внутреннего контроля.

Аудитору разрешается:

1) проверять документы финансово-хозяйственной деятельности (первичные документы, бухгалтерские регистры, сметы, планы, наличие денег и ценных бумаг в кассе);

знакомиться с приказами, постановлениями со-брания акционеров, учредителей, распоряжениями должностных лиц, проектами и уже заключенными с другими организациями договорами;

обследовать объекты строительства, цеха, складские и служебные помещения;

проверять сохранность имущества у материально ответственных лиц;

проводить полную или частичную инвентаризацию имущества и обязательств организации, опечатывать места хранения ценностей и документов (сейфы, кассы, склады, кладовые, архивы);

организовывать подготовку перед проверками внешнего аудита и налоговой инспекции;

проводить проверки выполнения сотрудниками своих обязанностей.

При организации работы службы внутреннего аудита используют следующие типовые формы документов:

набор основных вопросов для руководителей и работников бухгалтерии;

блок-схемы и графики;

специально разработанные тесты;

специальные бланки и проверочные листы;

5) перечни замечаний, протоколы или акты.

Служба внутреннего аудита организации самостоятельно разрабатывает методики, порядок изучения и оценки финансово-экономической системы.

В ходе аудиторской проверки могут быть выявлены серьезные недостатки системы внутреннего контроля. Эти недостатки также, как и рекомендации по их устранению, следует отражать в письменном отчете аудитора руководству проверяемого экономического субъекта.

Эффективная работа системы внутреннего аудита характеризуется достижением предприятием следующих целей: 1) хозяйственные операции выполняются с одобрения руководства;

все операции отражаются в бухгалтерском учете в правильных суммах, на соответствующих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде времени, в соответствии с принятой в экономическом субъекте учетной политикой и обеспечивают возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;

доступ к активам разрешен только с согласия руководства;

при обнаружении расхождений входе проведения инвентаризации руководство организации предпринимает соответствующие меры.

При обнаружении действия, которое вызывает подозрение, аудитор дополнительно проводит процедуры подтверждения, чтобы рассеять свои сомнения или подтвердить факт нарушения.

В обязательном порядке аудитор проверяет причину нарушений, а также выясняет возможные последствия этих нарушений. Прежде всего проверяются операции, отраженные в документах. Это позволяет обнаружить факты нарушений правил отпуска материалов другим организациям и частным лицам, передачи ТМЦ другому материально ответственному лицу без проведения инвентаризации, бестоварные операции при перемещении материала с одного объекта на другой, наруше-ние сроков сдачи отчетов и др.

Затраты на проведение аудиторской проверки относят на себестоимость посреднических услуг на основании положения о составе затрат. К возмещаемым расходам будут относиться счета-фактуры, поступающие посреднику.

При проверке системы бухгалтерского учета и хозяйственных операций аудитор должен проверить законность составления документов. Проверку можно дополнить экспертной оценкой и другими приемами. Служба внутреннего аудита при проверке экономического субъекта не может дать полной гарантии выявления всех отклонений и нарушений. Аудитором могут быть допущены ошибки. Ошибки могут произойти по разным причинам, таким как невнимательность, про-верка не всех подряд документов, разночтение нормативных актов и т. д.

Решая, каким способом проводить внутренний контроль, руководитель организации должен определить его роль и место в данной организации. Так, например, при использовании ревизионной комиссии для проведения внутрихозяйственного контроля руководство организации может отказать аудитору в получении необходимой информации или специально дать ложные сведения в финансовой отчетности. Другое дело, когда внутрихозяйственным контролем в организации занимается специальный отдел - служба внутреннего аудита. Служба внутреннего аудита является самостоятельным подразделением и создается с целью обеспечения эффективности деятельности всех служб по защите законных имущественных интересов собственников.

Для определения эффективности работы внутрихозяйственного контроля большое значение имеют следующие вопросы:

насколько четко и точно выполняются все запланированные работы по отношению к отдельным объектам контроля во времени;

какие использованы процедуры проверки и насколько они были эффективны;

можно ли доверять надежности информации по

результатам внутрихозяйственного контроля.

Наиболее выгодным для организации является организация службы внутреннего аудита, которая бу-дет осуществлять постоянную проверку достоверности финансовой работы экономических служб.