4.2. Методика работы аудитора с документами организации

Выполнение требований к оформлению документов обеспечивает их юридическую силу.

При проведении внутреннего контроля производится проверка общих документов предприятия.

При проведении контроля аудитор должен руководствоваться соответствующими законами, положения-ми по бухгалтерскому учету, методическими указаниями и др.

Анализ учетной политики позволяет выявить лишь общие сведения об организации и ведении бухгалтерского учета.

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105 по согласованию с ЦСУ СССР) под документооборотом понимаются создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработ- ка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

Первичные и сводные учетные документы можно со-ставлять на бумажных и машинных носителях информации. При составлении документов на машинных носителях организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях. Согласно ст. 8, 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все первичные учетные документы составляются по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, не предусмотренные в таких альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Регистры бухгалтерского учета используются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения их на счетах бухгалтерского учета и в отчетности.

Ответственность за противоправные действия с документами предусмотрена Уголовным кодексом Российской Федерации (УК РФ). Так, в ст. 183 УК РФ указано, что собирание сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, путем похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом наказывается штрафом в размере до 80 ООО руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного до шести месяцев либо лишением свободы на срок до двух лет.

Незаконные разглашение или использование сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, без согласия их владельца лицом, которому она была доверена или стала известна по службе или работе, наказываются штрафом в размере до 120 ООО руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет либо лишением свободы на срок до трех лет.

Формы финансово-учетных документов создаются и утверждаются государственными органами:

Министерством финансов России;

Центральным банком России;

Федеральной службой государственной статистики России;

Федеральной налоговой службой России;

Федеральное архивное агентство России.

Министерства и ведомства РФ создают и утверждают типовые формы внутриведомственного пользования.

Исправления, внесенные в документы без оговорок, считаются недействительными. Используют три вида оговорок: «исправленному верить», «вписанному ве-рить» и «зачеркнутое не читать». Исправления должны сопровождаться подписями участников хозяйственных операций, которые составляли документ, с указанием даты внесения исправлений.

Запрещено вносить исправления в кассовые и банковские документы.

Документам, перечень которых определен инструкциями министерств и ведомств Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, присваивают регистрационный номер, после чего регистрируют в специальном журнале.

Номера документам присваиваются в порядке воз- растания цифр. Нумерацию принято начинать с первого января каждого года. К некоторым документам приходится обращаться довольно часто (договорам, гарантийным письмам и т. п.). Для оперативного использования таких документов им присваивают реги-страционный индекс. Индекс содержит обозначение структурного подразделения, к которому относится документ, год, при необходимости указываются число и месяц составления документа.

Должностные лица, осуществляющие в организации делопроизводство, составляют номенклатуру дел по ее структурным подразделениям (таким как юри-дический отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, дирекция, отдел главного механика, главного инженера и т. д.), по сферам деятельности (торгово-закупочная деятельность, подсобное хозяйство, производство, реализация продукции, материально-техническое снабжение и т. д.).

График документооборота фиксирует движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив). Существуют два варианта оформления графика документооборота - в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием ответственных исполнителей и сроков.

График документооборота, должностные инструкции и учетная политика организации должны взаимо- дополнять друг друга.

Заключительным этапом движения документов является их сдача в архив. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч.

Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.

Условия доступа к архивным документам, находя- щимся в частной собственности, за исключением ар-хивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов (ст. 24 Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации»).

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах и находятся под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки стро-гой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность, или в кассе организации.

Руководство организации должно соблюдать правила архивного дела. Поэтому документы прошлого года должны храниться в бухгалтерии на протяжении всего текущего года, затем их сдают в архив организации. Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия (ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»),

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин случившегося. В необ-ходимых случаях для участия в работе комиссии приглашают представителей следственных органов, органов охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации.

Для того чтобы предотвратить факт нарушений, необходимо, чтобы каждый служащий организации точно знал, за какой участок работы он отвечает. В случае обнаружения факта хищения или любого другого вида нарушения легче проследить и выявить эти нару-шения.

На каждом предприятии применяют различные методы анализа информационных потоков, т. е. существуют собственные правила составления графиков информационных потоков.

Информационный поток - единичное перемещение информации - имеет следующие признаки: 1) документ (где содержится информация);

проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация);

исполнителя (человека, который эту информацию передает);

периодичность.

Методика проверки каждого раздела бухгалтерского учета должна состоять:

из перечня основных нормативных документов;

описания альтернативных учетных решений, которые будут отражены в учетной политике экономического субъекта;

первичных документов по разделу учета;

регистров синтетического и аналитического учета и отчетности;

классификатора возможных нарушений;

вопросника аудитора для составления программы проверки;

методов сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке.

Данную методику разрабатывают по единой схеме.

В ходе обследования системы бухгалтерского учета аудитор особое внимание обращает на установление строгости, соблюдение проверяемой организацией требований Федерального закона «О бухгалтерском учете», ПБУ и других нормативных правовых актов. Во-первых, аудитор проверяет структуру и объем учетной работы в бухгалтерии, определяет штат работни- ков, количество отделов в составе бухгалтерии, проверяет наличие и соблюдение должностных инструкций отдельными бухгалтерами и т. д. Во-вторых, аудитор проверяет, соблюдаются ли требования по оформлению первичной документации. Аудитор рассматривает ведение учетных регистров, устанавливает, какая форма бухгалтерского учета применяется на данном предприятии. После такого обследования аудитор может сделать определенные выводы: позволяет ли система бухгалтерского учета гарантировать, что хозяй-ственные операции своевременно и верно отражены на счетах бухгалтерского учета, ограничена возможность появления умышленных нарушений и злоупотреблений. Результаты оценки эффективности системы бухгалтерского учета оформляются в виде справки, рекомендации или разработки проекта постановки организации бухгалтерского учета. Кроме того, аудитор оценивает систему внутрихозяйственного контроля (при ее наличии). Поэтому аудитор должен адекватно оценить систему внутреннего контроля и дать рекомендации по его совершенствованию.

Приемы документального контроля:

формальная проверка документов - это проверка соблюдения действующих форм доказательств, правильности и полноты заполнения реквизитов и наличия соответствующих подписей;

арифметическая проверка;

экспертная проверка - направлена на выявление подделок документов;

логическая проверка документов - проводится путем сопоставления данных, представленных в документе, и реально совершенных фактов;

нормативная правовая проверка - устанавливает соответствие совершенных операций действующим правилам;

сопоставление документов - встречная сверка документов, относящихся к одним и тем же или взаимосвязанным хозяйственным операциям;

письменный запрос;

проверка документов по корреспондентским счетам - позволяет выявить несоответствие записей в регистрах бухгалтерского учета, отсутствие бухгалтерских проводок, необоснованные документами сторнировочные или дополнительные записи;

экономический анализ.

Приемы фактического контроля (инвентаризация, лабораторный анализ, экспертная оценка, учетный опрос, обследование) включают фотохронометраж, анкетирование рабочих и наблюдение за процессами выполнения работ, контрольную проверку.

Как было отмечено, внутренний контроль значительно облегчает проведение аудита. В ходе аудита должны быть проведены:

1) оценка системы внутреннего контроля на осно- ве нормативно-распорядительных документов организации, графика документооборота, учета и хранения документов; опросы аппарата управления, руководителей подразделений;

экспертиза с целью выяснения соответствия системы одной из трех градаций: высокой, средней, низкой;

выявление ненадлежащего документирования, степени формализации, нарушения расчетно-платеж- ной дисциплины, расхождения при сверке данных; определение системы и схемы учета;

оценка системы внутреннего контроля в части ав-томатизации бухгалтерского и налогового учета:

а) использование единого программного продукта;

б) использование лицензионных чистых копий программ отраслевых разработчиков;

в) соответствие используемых программ действующему законодательству в области бухгалтерского, налогового учета;

г) обеспечение упорядоченного учета хозяйственных операций. Все документы внутреннего контроля носят конфиденциальный характер.