9.2. Аудит кассы и проверка соблюдения условий хранения денежных средств
Аудиторская проверка, как правило, не предусматривает проведение инвентаризации кассовой наличности и других ценностей, находящихся в кассе. Однако, если это предусмотрено заданием на проведение аудиторской проверки, ее необходимо проводить внезапно.
Инвентаризацию наличных денег, денежных документов и ценных бумаг, хранящихся в кассе, аудитор проводит в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. Если по каким-либо уважительным причинам кассир не может присутствовать при инвентаризации кассы, руководителем организации назначается комиссия. До начала инвентаризации (при необходимости) по требованию аудитора кассир обязан закрыть и опечатать сейф, в котором хранятся денежные средства и другие ценности. При наличии на предприятии нескольких касс, обслуживаемых одним кассиром, аудитору надо опечатать все кассы, а затем последовательно проводить их ревизию. Кас-сиру предлагается составить отчет по кассовым операциям за текущий день и дать расписку в том, что все расходные и приходные документы на наличные деньги сданы в бухгалтерию и все наличные деньги и другие ценности, поступившие в кассу оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Проверяется также наличие образцов подписей лиц, имеющих право подписывать денежные документы, специальных штампов на гашение кассовых документов и проставление их на первичных документах. Находящиеся в кассе на момент инвентаризации частные расписки или другие неоформленные документы на получение денег из кассы должны быть внимательно изучены аудитором и установлена объективность выдачи наличных денег из кассы по ним. В акте проверки кассы такие документы должны быть подробно перечислены с указанием даты выдачи, суммы, кому и на какие цели они выданы, по чьему распоряжению.
Имеющиеся в кассе приходные и расходные документы тщательно проверяются аудитором и визируется им. Если в момент проверки в кассе имеются отдельные ведомости, по которым выплата заработной платы и других выплат произведена неполностью, аудитор должен обязать кассира и главного бухгалтера закрыть эти ведомости и включить их в отчет кассира.
При совпадении проверки кассы с днем выдачи заработной платы и невыплате ее большинству работающих платежные ведомости в отчет кассира могут не включаться, а записываться в акте как частично оплаченные платежные ведомости, не включенные в отчет кассира. В этом случае в каждой платежной ведомости указывается, по каким порядковым номерам выдана заработная плата, ее общая сумма и ставятся подписи кассира, главного бухгалтера и аудитора.Отчет кассира, составленный надень инвентаризации кассы, проверяется аудитором. При этом надо установить, соблюдена или в отчете последовательность нумерации приходных и расходных документов, сопоставить реквизиты документов с записями в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях, с корешками использованных чеков.
После этого подсчитывается фактическое наличие денег и денежных документов. Подсчет денег и денежных документов, находящихся в кассе, производится сначала кассиром в присутствии аудитора и главного бухгалтера, после этого его делает аудитор.
Аналогично проверяются фактические остатки денежных документов, находящихся на хранении в кассе.
Результаты проверки оформляются актом. При обнаружении недостачи или излишков ценностей в кассе в акте указывается сумма не-достачи или излишка и обстоятельства ее возникновения.
Одновременно при проверке денег в кассе надо проверить и установить: изолировано ли помещение кассы; имеются ли сейфы (несгораемые шкафы) для хранения денег и опечатываются ли они и помещение кассы в конце рабочего дня; имеются ли ключи-дублеры от сейфов (шкафов) и дверных замков кассы, сданы ли они на хранение в сейф ру-
ководителю организации в опечатанном кассиром пакете; как организована охрана кассы и т.д.
Кроме того, надо проверить, имелись ли случаи возложения обязанностей кассира (постоянно или временно) на счетных или других работников, связанных с расчетами по заработной плате (бухгалтера, нор- мнровгцики, мастера, прорабы и т.д.); как обеспечивается сохранность денежных средств при доставке их из банка и сдаче в банк.
При этом аудитор должен знать, что в соответствии с пунктом 60 Правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами исполнять обязанности кассиров запрещается бухгалтерам н другим работникам предприятия, которые подписывают кассовые документы, за исключением случаев, когда в штате нет другого лица, на которого можно возложить ведение кассовых операций.