9.3. Аудит кассовых операций
В первую очередь надо установить правильность оформления кас- ! совых документов и их достоверность.
При этом аудитор должен знать, что кассовые ордера (приходные и расходные) и заменяющие их доку-менты должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на пишущей машинке или с помощью компьютера. Подчистки, помарки или исправления, даже оговоренные, в этих документах не допускаются. Эти документы после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром и погашаются штампом «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год). Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Надо проверить также регистрируются ли бухгалтерией приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях. Одновременно аудитор устанавливает, все ли приходные ордера, по которым в кассу приняты наличные деньги за реализованные товарно-материальные ценности и оказанные услуги, зарегистрированы в Инспекции Министерства по налогам и сборам, в которой зарегистрирован учетный номер налогоплательщика. При этом аудитор должен знать, что в соответствии с законом «О налогах и сборах, взимаемых в бюджет Республики Беларусь» юридические и физи-ческие лица, реализующие продукцию (работы, услуги) за наличный расчет, осуществляют прием денежных средств на основании приходных кассовых ордеров с обязательной их регистрацией в Инспекции Министерства по налогам и сборам.
Аудитор проверяет также использование по целевому назначению полученных из банка наличных денег и соответствуют ли кассовые остатки лимиту, установленному банком.При проверке расходования полученных из банка наличных денег по целевому назначению рекомендуется составить ведомость о движении наличных денег по следующей форме (табл. 9.1).
Ведомость заполняется на основании данных отчетов кассира и прило-женных к ним документов, а также журнала-ордера № 1. По данным этой ведомости можно сделать выводы не только об использовании денег по целевому назначению, но и полноте взносов в банк неиспользованных денег, соблюдения установленного лимита остатка денег в кассе и др. При проверке соблюдения установленного лимита остатка наличных денег в кассе аудитор должен сопоставить остатки денег в кассе по данным кассовой книги с лимитом. Затем, надо установить своевременно ли возвращаются в банк остатки денежных средств по невыданной заработной плате; сдаются ли в банк выручка от реализации материальных ценностей за наличный расчет и другие поступления в кассу; своевременно ли составляется отчет кассира и передается ли в бухгалтерию второй отрывной лист (копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге; не допускается ли приобретение материальных ценностей за наличный расчет сверх раз-решенных предельных сумм, а также не производятся ли расчеты через кассу по тем операциям, по которым можно сделать безналичный расчет.
При проверке правильности и своевременности отражения по кассе полученных из банка наличных денег надо сверить записи кассовой книги с записями в выписке, полученной из банка и отраженной в жур- нале-ордере № 2.
Для этой цели надо составить таблицу следующей формы (табл. 9.2).
В эту таблицу записываются данные всех чеков в порядке возрастающих номеров, включая номера испорченных и аннулированных чеков. По данным таблицы могут быть выявлены случаи неоприходования или несвоевременного оприходования денег по кассе.
На следующем этапе проверки надо установить достоверность кассовых отчетов, правильность указанных в них оборотов и выведенных остатков.
Для этой цели надо проверить наличие кассовых документов, приложенных к отчету кассира, соответствие порядковых номеров и сумм кассовых ордеров номерам и суммам, указанным в кассовых отчетах. Кассовые документы проверяются по форме и существу. По каждому кассовому отчету надо просчитать обороты по приходу и расходу и проверить правильность выведенного в каждом отчете остатка денег, а также сверить месячные обороты и остатки по кассовым отчетам с оборотами и остатками в журнале-ордере № 1. Затем надо проверить ведо-Таблица 9-1
Ведомость
движения наличных денег по кассе
за период с « » 200_г. по « * 200_г. Месяц Остаток Поступило, руб. Израсходовано, руб. месяца из банка но чекам Возврат О г роди За реа Прочие На вы На вы На опла Подот Сдано Сдана Итого Остаток для выплаты подот телей лизован плату плату ту раз- чет в банк в банк на конец зарплаты и премий пенсий и посо-бий ком аі щиро «очных и хо-зяйст-венных расходов четных сумм за содер- жапие детей ные ма-териалы н услуги зарплаты и премий пенсии и посо-бий ных счетов за мате-риалы н прочие суммы зармлп r;i МССЯІІІІ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 И 12 13 И 15 1(5 17 Таблица 9.2
Номер п/п Номер чека Дата выписки Сумма по чеку Получено по выписке банка Оприходовано по кассе Отклонение чека дата сумма дата номер приходного ордера сумма дни сумма 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 И
мости на выплату заработной платы, премий, пособий и т.д. Наряду с подсчетом итогов и просмотром правильности их оформления проверяются (выборочно) расписки лиц в получении денег и устанавливается, соответствуют ли подписи получателей их подписям на других документах, нет ли в ведомостях приписок, на какой счет отнесены выплаченные суммы денег, производятся ли кассиром в платежных ведомостях отметки «Депонировано» против фамилий лиц, не получивших причитающихся им сумм. Сумма в каждой платежной ведомости сверяется с суммой, указанной в расчетной ведомости по начислению заработной платы в графе «К выдаче».
Следует также выборочным путем проверить, не включены ли в платежные ведомости подставные лица. С этой целью фамилии лиц, записанные в ведомости, сверяются с данными учета личного состава строительной организации. Надо также обратить внимание на то, чтобы не было дописанных фамилий, цифр, подчисток, неоговоренных исправлений сумм, сомнительных расписок, некачественно оформленных доверенностей и т.д. При сомнении в правильности суммы ее надо сверить с суммой, указанной в расчетной ведомости, первнчных документах (нарядах, табелях и др.).При проверке выплаты депонированной заработной платы, оплаты по договорам подряда, трудовым соглашениям надо обратить внимание на то, чтобы в расходных кассовых ордерах или заменяющих их документах были указаны данные, удостоверяющие личность получателя наличных денег.
Следует внимательно проверить операции по расходу наличных де-нег, которые сразу по кассе (журнал-ордер № 1) списываются на затраты производства без последующего представления отчетов по их использованию. Если имели место случаи выдачи наличных денег из кассы на хозяйственные и операционные расходы, а также списания денег на затраты производства по первичным документам, надо проверить и установить правильность отражения кассовых операций на счетах бухгалтерского учета.
Следует также проверить соблюдение действующих правил расчетов наличными денежными средствами. Данная проверка проводится на основании документов, приложенных к кассовым ордерам.
При этом аудитор должен знать, что расчеты наличными деньгами между предприятиями, включая нерезидентов, на территории Республики Беларусь производятся в соответствии с Порядком расчетов меж-ду юридическими лицами, предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь 29 июня 2000 г. № 359. Строительные организации должны получить разрешение обслуживающего банка на проведение расчетов наличными деньгами между предприятиями и предпринимателями, за исключением использования личных денежных средств физических лиц при оформлении документов для государственной регистрации и открытия текущего (расчетного) счета в банке вновь образуемому предприятию и других установленных законодательством случаев.
жебными командировками работников за границу в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Аудитор должен знать, что выдача наличной иностранной валюты йод отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам, а также запрещается выдавать наличную иностранную валюту на расходы, связанные со слу-жебными командировками работников за границу, за счет возврата средств, ранее выданных на эту цель и хранящихся в кассе организации. Наличная иностранная валюта, полученная в банке лицом, направляемым в служебную командировку за границу, может не сдаваться в кассу организации, если сумма наличной иностраннойвалюты не превышает сумму наличной иностранной валюты, предназначенную для выдачи организацией этому лицу. Следует также проверить и установить, правильно ли оформляются платежные ведомости на выплату наличной иностранной валюты на оплату труда.
Одновременно надо проверить, имеются ли подписи кассира на приходных и расходных кассовых ордерах и погашены ли они штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года), а также регистрируются ли они до передачи в кассу в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в наличной иностранной валюте.
На следующем этапе проверки надо проверить, правильно ли ведется кассовая книга, своевременно ли в ней производятся записи кассиром в день получения или выдачи наличной иностранной валюты отдельно по каждому приходному или расходному кассовому ордеру.
Следует также проверить и установить, проводится ли ревизия кассы в сроки, предусмотренные Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, составляются ли акты ревизии наличной иностранной валюты.