4.8. Проверка операций с материальными ценностями

Организовывая учет и контроль операций с мате-риальными ценностями (МЦ), компании должны прежде всего установить общий порядок оформления сделок по поступлению МЦ, в том числе в филиалы и обособленные другие подразделения. МЦ могут приобретаться головной организацией, которая сама заключает договоры купли-продажи, производит расчеты с поставщиками и передает купленные МЦ структурному подразделению. В другом варианте подразделение в пределах полномочий его руководителя осуществляет оформление сделок и составление первичных документов, а при наличии расчетного счета - и расчеты с поставщиками. В этом случае подразделение само должно вести первичный и аналитический учет этих операций. Но формирование показателей отчетности, исчисление и уплата налогов могут происходить в головном офисе. Поэтому важно организовать своевременную передачу филиалами и другими структурными подразделениями учетных регистров и подтверждаю-щих первичных документов в центральную бухгалтерию.
Разрабатывая систему внутреннего документообо- рота, компания должна определить порядок документального оформления операций по перемещению МЦ из головной организации в территориально обособленное подразделение и наоборот. Практика показывает, что факт такого перемещения МЦ целесообразно оформлять первичными документами на внутреннее перемещение. Поскольку унифицированной формы такого документа не существует, организация может разработать специальную форму первичного документа, закрепив ее применение в учетной политике, или предусмотреть возможность использования формы № М-11. При этом должны быть оговорены сроки и порядок оформления первичных документов.
В процессе функционирования компании может идти постоянная передача ценностей между головной организацией и ее подразделениями. Поэтому важно определить порядок учета МЦ материально ответственными лицами в соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материаль- но-производственных запасов (утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 г. № 119н)и ПБУ 5/01 «Учетма- териально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 г. № 44н). Часто головная организация разрабатывает форму материального отчета, предусматривающую указание направлений расходования МЦ, что существенно облегчает работу центральной бухгалтерии по отражению на счетах бух- галтерского учета этих операций. Головной офис устанавливает также порядок и графики проведения инвентаризации МЦ, находящихся на складах региональных подразделений.
Организация учета операций с МЦ в обособленных подразделениях зависит от того, выделено ли оно на отдельный баланс или нет. Учет расчетов по взаимному отпуску материальных ценностей с подразделениями, выделенными на отдельный баланс, ведется на субсчете 79-2 «Расчеты по текущим операциям». При этом составляются следующие проводки.
В головной организации: передача купленных материалов в обособленное подразделение:
Дебет субсчета 79-2 «Расчеты по текущим операциям»,
Кредит счета 10 «Материалы».
В обособленном подразделении: оприходование материалов, полученных от головной организации:
Дебет счета 10 «Материалы»,
Кредит субсчета 79-2 «Расчеты по текущим операциям».
Программа проверки операций с материальными ценностями включает:
проверку обеспечения материальной ответственности сотрудников за сохранность МЦ;
проверку правильности оформления документов по приходу и расходу МЦ;
проверку полноты учета поступления МЦ;
проверку наличия аналитического учета и его соответствия синтетическому;
проверку наличия складских помещений и их оборудования, правильности учета МЦ на складах;
проверку правильности учета малоценных бы-строизнашивающихся предметов (МБП), организации их сохранности, соблюдения нормативных сроков службы форменного обмундирования;
проверку наличия актов ежегодной инвентаризации МЦ;
общий вывод о значимости ошибок в учете МЦ и их влиянии на достоверность отчетности;
проведение выборочной инвентаризации МЦ на складах для оценки надежности системы внутреннего контроля.
Осуществление проверки. Проверка начинается с изучения приказов и распоряжений руководства головной организации и структурного подразделения. Про-веряется наличие приказов об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы и отпускать их со склада, о назначении материально ответственных лиц за сохранность МЦ, а также договоров о полной индивидуальной материальной ответственности с назначенными лицами.
Затем аудиторы должны проверить, насколько правильно оформляются первичные документы по по- ступлению, внутреннему перемещению и отпуску материалов со склада. При этом изучаются договоры, заключенные с поставщиками на поставку материалов, их целесообразность, законность, а также соответствие порядка их заключения требованиям внутрифирменных стандартов.
Аудиторы должны также проверить наличие и достоверность счетов, накладных, счетов-фактур, выставленных поставщиками; авансовые отчеты на суммы, израсходованные на приобретение МЦ за наличные средства.
В рамках проверки правильности оформления прихода МЦ проверяются соблюдение подразделением установленного порядка документального оформления перемещения МЦ из головной организации и других подразделений компании, полнота и своевременность оприходования поступивших МЦ. Контроль расходования материалов включает проверку обоснованности норм расхода материалов, целесообразности и законности их расходования, сличение первичных данных о расходовании материалов с данными производственных и материальных отчетов, выявление лиц, виновных в перерасходе материалов. Этот этап является очень важным, так как несоблюдение порядка оприходования и списания материалов может привести к хищению товаров или созданию излишков сырья, которые используются для изготовления и реализации неучтенной продукции и присвоения полученной
выручки.
Далее аудиторы проверяют организацию учета МЦ в проверяемом подразделении. При этом должны быть получены ответы на следующие вопросы:
произведена ли классификация материалов на соответствующие группы;
соответствует ли метод оценки и учета МЦ учетной политике компании;
соответствует ли отражение на счетах бухгалтерского учета разработанным в компании схемам;
является ли корректной корреспонденция счетов;
ведется ли аналитический учет МЦ, имеются ли карточки складского учета материалов и правильно ли они заполняются, своевременно ли отражается в них движение МЦ;
соблюдается ли график документооборота по учету движения МЦ;
выделяется ли НДС в расчетно-платежных документах;
соблюдается ли установленный в компании порядок учета МБП;
соответствуют ли данные аналитического и синтетического учета МЦ.
Аудиторы должны также проверить правильность отражения в учете неотфактурованных поставок и МЦ, находящихся в пути, а также операций по реализации МЦ. Производится сверка данных регистров учета МЦ
с Главной книгой.
Важным этапом проверки является проверка организации работы склада, в процессе которой аудиторы путем личного осмотра проверяют наличие и правильность ведения карточек учета материалов, ведомостей, накладных. В задачи аудиторов входит также проверить, созданы ли условия, обеспечивающие сохранность МЦ.
Далее изучаются акты инвентаризации МЦ, их достоверность и правильность составления, а также выполнение установленных сроков проведения инвентаризаций. Результаты проведенных инвентаризаций сравниваются сданными аналитического учета. Аудиторы должны также проверить соблюдение порядка списания МЦ в случае их порчи и недостачи, выяснить, принимаются ли (и какие) меры по взысканию недостачи с виновных лиц. Целесообразно провести выборочную инвентаризацию МЦ на складах с целью проверки достоверности данных аналитического и синтетического учета.
В заключение аудиторы оценивают влияние отклонений, полученных в ходе инвентаризации, других выявленных ошибок и отклонений в учете МЦ, фактов мошенничества на достоверность отчетности и финансовый результат.
Информацию, необходимую аудиторам для осуществления проверки, они могут получить из таких источ- ников, как: положение об учетной политике организации; положение о структурном подразделении; приказы и распоряжения руководителей головной организации и подразделения; договоры с поставщиками; договоры о материальной ответственности; накладные; счета-фактуры; счета; книга покупок; карточки складского учета материалов; накладные на внутреннее перемещение материалов; авансовые отчеты; ведомости; акты инвентаризации; инвентаризационные описи; расчетно-платежные документы; ведомости учета МБП; акты списания; материальные и производственные отчеты; журналы-ордера № 6, 7, 10; ведомость № 10; оборотные ведомости; Главная книга; баланс, бухгалтерская отчетность и др.
В ходе проверки могут быть выявлены следующие типичные ошибки и нарушения при учете операций с материальными ценностями:
нарушение графиков проведения инвентаризации;
фальсификация результатов инвентаризации;
отсутствие договоров о материальной ответственности;
завышение норм расхода материалов;
отсутствие договоров на поставку МЦ или неправильное их оформление;
неполное оприходование поступивших МЦ;
нарушение сроков оформления первичных доку- ментов по учету МЦ:
отсутствие или неправильное ведение карточек складского учета материалов;
неоприходование выявленных в результате инвентаризации излишков материалов;
арифметические ошибки в материальных отчетах;
отсутствие первичных документов на отдельные МЦ;
оприходование отдельных МЦ по завышенным ценам и др.
<< | >>
Источник: И. Н. Пашкина А. В. Евдокимова. Внутренний аудит и контроль финансово-хозяйственной деятельности организации. 2009

Еще по теме 4.8. Проверка операций с материальными ценностями:

  1. 11.3. Проверка обеспечения сохранности материальных ценностей и состояния складского хозяйства
  2. 11.8. Проверка полноты и качества проведенныхинвентаризаций товарно-материальных ценностей и отражения их результатов в учете
  3. 11.5. Аудит операций по использованию материальных ценностей в производстве
  4. Учет операций по централизованному снабжению у получателя материальных ценностей
  5. 11.4. Аудит операций по движению материальных ценностей и правильности их оценки
  6. 11.3. Учет операций по централизованному снабжению материальными ценностями учреждениями (грузополучателями)
  7. Глава 11. Учет операций по централизованному снабжению материальными ценностями учреждений, состоящих на бюджете
  8. 4.3.3. Ревизия ценностей и проверка организации кассовойработы
  9. Выпуск материальных ценностей
  10. 2.1.2. Доходные вложения в материальные ценности
  11. 18.2. Материальные ценности, принятые на хранение (счет 02)
  12. 18.5. Материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению (счет 05)
  13. Расчеты по централизованному снабжению материальными ценностями
  14. 18.20. Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению (счет 22)
  15. 12.7. Учет материальных ценностей, оплаченных по централизованному снабжению
  16. Оценка материальных ценностей
  17. 12.4. Учет материальных ценностей, принятых на ответственное хранение
  18. Получение материальных ценностей (работ, услуг), оплаченных авансом