загрузка...

4.3. Проверка хозяйственных операций с денежными средствами

Операции с денежными средствами предприятия можно разделить на две группы: операции с наличными денежными средствами и операции на банковских счетах организации.
Проверка операций с наличными денежными средствами.
Правила ведения кассовых операций в организациях изложены в «Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утв. решением Совета директоров ЦБР от 22.09.1993 г. № 40). Однако органи-зации, имеющие территориально удаленные подразделения, не всегда могут в точности следовать вышеназванному Порядку. Поэтому остановимся на некоторых особенностях ведения и учета кассовых операций в таких организациях. В настоящее время не существует четко прописанного порядка ведения кассовых операций организациями, имеющими подразделения вне местонахождения головной организации. Так, в соответствии с п. 3 ст. 5 Федерального закона «О бухгалтерском учете» головная организация должна самостоятельно утвердить Порядок ведения кассовых операций для территориально удаленных подразделений и за- фиксировать его в учетной политике. Прежде всего это касается порядка ведения кассовой книги и лимита наличности в кассе.
Согласно п. 23 Порядка ведения кассовых операций в РФ организация должна ежедневно сдавать в единую кассу все поступившие наличные денежные средства и вести только одну кассовую книгу. Для выполнения этого требования можно открыть в каждом региональ-ном подразделении отдельный раздел единой кассовой книги. Чтобы сохранить единую сквозную нумерацию кассовых ордеров, подразделениям можно присвоить буквенный индекс. Во внутрифирменном документе должны быть установлены способ ведения кассовой книги в территориально обособленных подразделениях и периодичность сдачи кассовых отчетов в головную бухгалтерию.
В письме Департамента налоговой и таможенно-та- рифной политики Минфина России от 16.11.2006 г. № 03-02-07/1-326 «О порядке уплаты налогов касательно гаражно-строительных кооперативов» указано, что наличные деньги в кассах предприятий могут храниться только в пределах лимитов, которые устанавливаются обслуживающими их банками. Для обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс и имеющих счет в банке, лимит устанавливается соответствующим банком по его местонахождению, но не выше лимита головной организации. Между голов- ным офисом и подразделениями, не состоящими на отдельном балансе, лимит распределяется приказом руководителя головной организации.
Руководством компании должен быть также закреплен в нормативных документах порядок расчетов с подразделениями. Например, передача денежных средств от головной организации территориально уда-ленным подразделениям может осуществляться следующими способами:
перечислением денежных средств на счет в банке. Кассир обособленного подразделения получает их в банке и приходует в кассу;
перечислением денежных средств на выплату зарплаты на банковские карточки работников подразделения;
перевозкой денежных средств уполномоченным лицом;
инкассацией.
Если филиалы, представительства и другие структурные подразделения выделены на отдельный баланс и им открыты текущие счета в банках для осуществления текущих расходов (как то: оплата труда, некоторые виды хозяйственных расходов, командировочные расходы и др.), то поступление и расходование указанных средств отражаются на отдельном субсчете к счету 55 «Специальные счета в банках».
Основная цель внутреннего аудита операций с на- личными денежными средствами - проверка законности, достоверности и целесообразности совершения этих операций и правильности их отражения в бухгалтерском учете.
Подготовка к проверке. На этом этапе внутренний аудитор знакомится с особенностями проверяемого подразделения и применяемыми в нем правилами ведения кассовых операции. Он должен ответить для себя на следующие вопросы:
каков статус подразделения (филиал, представи-тельство или др.);
выделено ли оно на отдельный баланс;
имеет ли расчетный или другие счета в банке по своему местонахождению;
осуществляет ли продажу товаров населению и имеет ли операционные кассы, сколько их;
каков порядок взаиморасчетов подразделения с головной организацией, работниками, покупателями и другими контрагентами;
каков порядок ведения и учета кассовых операций в данном подразделении;
каков лимит остатка наличности в кассе подраз-деления и др.
Источниками такой информации служат:
положение о данном подразделении;
учетная политика организации на проверяемый период;
3) внутрифирменный Порядок ведения кассовых операций и другие внутренние нормативные акты, связанные с объектом проверки.
Эта информация используется внутренним аудитором для разработки программы проверки или корректировки типовой программы, разработанной СВА.
Составление программы проверки. В программу проверки рекомендуется включать такие этапы, как:
инвентаризация денежных средств и других ценностей в кассе;
проверка соблюдения в подразделении установленного порядка ведения кассовых операций;
проверка правильности заполнения первичных документов и ведения учетных регистров;
проверка полноты и своевременности оприходо-вания денежных средств и правильности отражения расходов.
Осуществление проверки на месте
Инвентаризация денежных средств и других ценностей в кассе. В начале проверки следует провести инвентаризацию денежных средств в кассе подразделения и обследовать условия хранения в ней денежных средств. Инвентаризация проводится с участием кассира и главного бухгалтера (обслуживающего бухгалтера) подразделения. Кассир должен:
1) оформить отчет на день проверки и вывести остаток денег по кассовой книге;
составить расписку о наличии в отчете всех приходных и расходных документов и отсутствии в кассе неоприходованных или неописанных денежных средств;
по частично оплаченным платежным ведомостям (если таковые имеются) подсчитать выплаченные суммы и итоги, о чем сделать отметку в отчете;
подсчитать количество денег в кассе (полистно и покупюрно) и их общую сумму и сравнить ее с данными учета по кассовой книге;
проверить наличие бланков строгой отчетности и других ценностей в сейфе кассы и сверить с данными учета. Главный бухгалтер должен завизировать отчет кассира.
Аудитор должен:
принять отчет кассира;
подсчитать денежные знаки и проверить наличие бланков строгой отчетности и других ценностей, находящихся в кассе;
принять к зачету незакрытые платежные ведомости, о чем делается запись в акте.
После инвентаризации составляется акт, который подписывают аудитор, главный бухгалтер и кассир. При обнаружении недостачи или излишков денег, документов или других ценностей берется письменное объяснение у кассира.
Если в подразделении имеются операционные кас- сы для расчетов с населением, то каждый кассир-опе- рационист должен «закрыть кассу», т.
е. сделать смен-ный отчет кассира, записать в книгу кассира-операци- ониста данные счетчиков ККМ, подсчитать полученную выручку, сверить ее с отчетом, сдать наличные деньги и отчет кассиру подразделения.
Проверка соблюдения порядка ведения кассовых операций проводится аудитором.
В ходе проверки изучаются следующие вопросы:
имеется ли приказ о назначении кассира, касси- ров-операционистов;
заключены ли с ними договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, соответствуют ли они установленной форме;
обеспечивается ли сохранность денежных средств в кассе и при их доставке из банка и сдаче в банк;
хранятся ли дубликаты ключей от сейфа кассы в опечатанных кассиром пакетах или пеналах у руководителя подразделения;
имеется ли комиссия по проведению инвентаризации кассы;
проводятся ли и с какой периодичностью внезапные проверки кассы, операционных касс, имеются ли акты проверок.
Проверка правильности заполнения первичных документов и ведения учетных регистров. На этом этапе аудитор должен проверить:
правильность заполнения приходных и расходных кассовых ордеров;
правильность ведения журнала регистрации кас-совых ордеров;
ведение кассовой книги, правильность ее оформления, подтверждение записей в ней кассовыми документами;
ведение книг кассиров-операционистов;
соответствие остатков, выведенных в кассовой книге, записям в регистре бухгалтерского учета;
правильность отражения денежных средств в пути.
Приведем примеры типичных ошибок, выявляемых в ходе проверки:
неправильное заполнение кассовых ордеров - не указывается наименование организации или подраз-деления; не проставляются номера ордеров или нарушается принятый порядок их сквозной нумерации; не указывается или искажается дата; не проставляется или неверно указывается корреспондирующий счет; не делаются отметки об оплате; отсутствуют подписи должностных лиц и печати; нет росписей получателей денег;
неправильное заполнение кассовой книги:
а) не проставляются или неверно указываются кор- респондирующие счета;
б) не проставляются суммы остатков на начало дня; суммы остатков подсчитываются неверно;
в) записи ведутся не ежедневно, а помесячно.
Проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств и правильности отра-жения расходов. На этом этапе аудитор проверяет:
соблюдение лимита остатков наличных денежных средств в кассе;
соблюдение максимального размера расчетов наличными деньгами с юридическими лицами;
правильность оформления получения наличных денег и сдачи их в банк;
правильность оформления получения наличных денег и сдачи их в кассу головной организации;
состояние расчетов с подотчетными лицами;
наличие документов, подтверждающих факты приобретения имущества за наличный расчет;
правильность отражения НДС;
правильность бухгалтерских проводок по кассовым операциям;
значимость выявленных ошибок в учете кассовых операций и их влияние на достоверность отчетности и финансовый результат деятельности подразделения и компании в целом.
Источниками информации для аудитора являются:
приказы компании и распоряжения руководителя подразделения;
договоры о материальной ответственности, акты ревизий и инвентаризаций кассы, хозяйственные договоры, документы на ККМ, кассовая книга, отчеты кассира;
приходные и расходные кассовые ордера;
журнал регистрации ПКО И РКО;
книги кассиров-операционистов;
выписки банка, чековая книжка, справка банка или приказ руководителя организации об установлении лимита остатка денег в кассе;
журнал регистрации выданных доверенностей, список подотчетных лиц, авансовые отчеты, журнал регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, журнал регистрации депонированных сумм;
учетная политика в части документооборота, Главная книга, журналы-ордера, а также пояснения кассиров, членов инвентаризационной комиссии, бухгалтера, руководителя подразделения, других сотрудников подразделения.
Если подразделение не выделено на самостоятельный баланс, то проверка может заключаться:
в инвентаризации кассы;
проверке соблюдения в подразделении порядка ведения кассовых операций, установленного внутренними нормативными документами;
3) проверке правильности заполнения первичных документов.
Оформление результатов проверки. Результаты проверки аудитор систематизирует и оформляет в виде отчета в соответствии с методикой, разработанной СВА и утвержденной руководством компании. Кроме общих сведений о проведенной проверке (состав аудиторской группы; сведения о проверяемом подразделении; период, за который проверена документация в ходе аудита; список должностных лиц, ответственных за ведение и учет кассовых операций и составление отчетности; применяемая методика проверки), в отчет обязательно должны быть включены сведения обо всех выявленных недостатках и нарушениях порядка ведения и учета операций с наличными денежными средствами; вывод о достоверности отчетности, представляемой подразделением в головную организацию, а также сведения о нарушениях, существенно искажающих бухгалтерскую отчетность, и рекомендации по их устранению и предупреждению. Сведения, изложенные в отчете, должны содержать информацию о сути каждого нарушения, его виновнике, времени его совершения, последствиях для подразделения и организации в целом, включая сумму нанесенного ущерба. Выводы аудитора должны опираться на действующее законодательство и внутренние нормативные акты и инструктивные материалы, которые мы называли вы- ше, и иные, относящиеся к осуществлению наличных денежных расчетов в организациях.
Неотъемлемой частью отчета аудитора является перечень аудиторских доказательств. Это могут быть: акт инвентаризации кассы; справка банка об установлении лимита остатка в кассе; реестр кассовых документов с превышением лимита остатка в кассе; реестр кассовых документов, составленных с нарушениями; реестр кассовых документов с превышением лимита расчетов наличными; реестр сумм, полученных из банка, но неоприходованных; реестр возврата и оприходования неизрасходованных остатков подотчетных сумм; ведомость расхождений между платежными ведомостями и реестрами депонированных сумм; реестр операций, не пробитых на ККМ; акты экспертизы; письменные объяснения должностных лиц и другие документы.
Иногда в ходе проверки могут быть выявлены такие нарушения, которые требуют немедленного устранения (например, отсутствие сигнализации в помещении кассы). В таком случае аудитор составляет промежуточный отчет в ходе проверки и направляет его руководителю проверяемого подразделения или головной организации.
Замечания и рекомендации внутренних аудиторов являются обязательными для исполнения руководителем подразделения в сроки, установленные внутрифирменными стандартами.
<< | >>
Источник: И. Н. Пашкина А. В. Евдокимова. Внутренний аудит и контроль финансово-хозяйственной деятельности организации. 2009

Еще по теме 4.3. Проверка хозяйственных операций с денежными средствами:

  1. 4.7. Проверка операций с основными средствами и нематериальными активами
  2. Проверка сальдо денежных средств на конец периода
  3. Проверка сальдо денежных средств на конец пери ода
  4. 9.2. Аудит кассы и проверка соблюдения условий хранения денежных средств
  5. 18.23. Стабильность потоков денежных средств в результате хозяйственной деятельности
  6. 13.3. Определение чистых потоков денежных средств в результате хозяйственной деятельности
  7. 13.5. Определение суммы денежных средств в результате хозяйственной деятельности — два метода
  8. 10.4. Аудит операций с денежными средствами в пути
  9. Раздел Б КЛАССИФИКАЦИЯ ОПЕРАЦИЙ С   ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ
  10. Учет денежных средств в расчетных операциях
  11. Глава 11.   ПОНЯТИЕ  ОПЕРАЦИЙ С  ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ
  12. 4.2. Порядок совершения операций с наличными денежными средствами в кредитной организации
  13. Часть третья ОПЕРАЦИИ С ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ В ЖИЗНИ ОБЩЕСТВ
  14. Глава 7УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ, ФИНАНСОВЫХ ВЛОЖЕНИЙ, РАСЧЕТНЫХ И КРЕДИТНЫХ ОПЕРАЦИЙ
  15. § 8. АРЕСТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ КЛИЕНТА, НАХОДЯЩИХСЯ НА БАНКОВСКОМ СЧЕТЕ, И ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ ПО СЧЕТУ
  16. Проверка операций с банковскими счетами.
  17. 4.6. Проверка расчетных и кредитных операций
  18. 4.8. Проверка операций с материальными ценностями